PERENCANAAN

Materi Perkuliahan
Perencanaan dan Evaluasi

Institut Kesehatan Sumatera Utara

Medan 2021

By: David Siagian, SKM.M.Kes

 Pengertian Perencanaan
• Penentuan serangkaian tindakan untuk
mencapai hasil yang diinginkan (Louis
A.Allen dalam Manulang, 2005: 40)
• Perencanaan adalah fungsi seorang manajer
yang berhubungan dengan pemilihan dari
berbagai alternatif dari tujuan,
kebijaksanaan, prosedur, dan program
( Koontz dan O’Donnel dalam Manulang,
2005: 40)
• Perencanaan adalah menetapkan pekerjaan
yang harus dilaksanakan oleh kelompok
untuk mencapai tujuan yang ditetapkan
(Terry dalam Majid, 2005: 16)
Pengertian Perencanaan (Lanjutan)
• Perencanaan adalah menyusun langkah-
langkah penyelesaian suatu masalah atau
pelaksanaan suatu pekerjaan yang terarah pada
pencapaian tujuan tertentu (Hadari Nawari
dalam Abdul Majid, 2005: 16)
• Perencaan adalah proses yang sistematis dalam
pengambilan keputusan tentang tindakan yang
akan dilakukan pada waktu yang akan datang
(Nana Sudjana dalam Abdul Majid, 2005: 16)
 Pengertian Perencanaan (Lanj.)
• Perencanaan adalah proses dasar di mana
manajemen memutuskan tujuan dan cara
mencapainya (Handoko, 2008: 77)

• Dalam perencanaan memutuskan:

1. Apa yang harus dilakukan,
2. Kapan melakukannya
3. bagaimana melakukannya;
4. Siapa yang melakukan
 Perencanaan:
• Serangkaian tindakan untuk mencapai hasil
• Pemilihan alternatif, kebijaksanaan, prosedur dan
program
• Menetapkan pekerjaan untuk mencapai tujuan
• Langkah menyelesaikan masalah untuk mencapai tujuan
• Proses sistematis mengambil keputusan yang akan
dijalankan
 Aspek perencanaan:
 Subyek permasalahan
 Tujuan yang akan dicapai – (visi,
misi, orientasi)
 Potensi daya dukung
 Strategi/metode mencapai tujuan
 Indikator keberhasilan
 Model monitoring dan evaluasi
(Monev)
 Lanjutan

Perencanaan adalah uraian sistematis mengenai

tujuan yang akan dicapai oleh organisasi
berdasarkan pada identifikasi potensi daya
dukung, metode mencapai tujuan, penetapan
indikator keberhasilan, model monitoring dan
evaluasi.
 Dimensi Perencaan:

 Signifikansi
 Feasibilitas
 relevansi
 Kepastian
 Ketelitian
 Adaptabilitas
 Waktu
 monitoring
 Isi Perencanaan
 Aspek penting Perencanaan

1. Pembuatan keputusan (decision making)

2. Proses pengembangan dan penyeleksian
sekumpulan kegiatan untuk memecahkan masalah
 Alasan Perencanaan
• Protective benefits: perencanaan dimaksudkan untuk
mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam
pengambilan keputusan
• Positive Benefits: dimaksudkan untuk meningkatkan
sukses pencapaian tujuan organisasi.
 Manfaat Perencanaan
 Membantu manajemen untuk menyesuaikan
dengan perubahan-perubahan lingkungan
 Membantu kristalisasi persesuaian dalam masalah-
masalah utama
 Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan
mudah dipahami
 Memudahkan dalam melakukan koordinasi
 Meminimalisasi pekerjaan yang tidak pasti
 Menghemat waktu, usaha dan dana
 Keuntungan dari perencanaan :
1. Aktivitas-aktivitas akan teratur yang ditujukan ke arah
pencapaian sasaran
2. Menunjukkan perlu diadakannya perubahan pada masa
yang akan datang
3. Menjawab pertanyaan-pertanyaan : “apakah yang akan
terjadi apabila … ?”
4. Memberikan sebuah dasar atau landasan untuk melakukan
pengawasan
5. Mendorong orang memberikan prestasi (sebaik mungkin)
6. Memaksakan orang untuk memandang perusahaan secara
menyeluruh
7. Memperbesar dan mengimbangkan pemanfaatan fasilitas-
fasilitas
8. Membantu seorang manajer mencapai status
 Kelemahan
• Pekerjaan yang tercakup dalam perencaan
mungkin berlebihan dibanding kenyataannya
• Perencanaan cenderung menunda pekerjaan
• Perencanaan mungkin terlalu membatasi
manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi
• Kadang-kadang hasil terbaik didapat dari
penyelesaian situasi individual, bukan
berdasarkan perencanaan
• Sering kali rencana tidak diikuti dengan
tindakan yang konsisten
 Strategi Perencanaan
1. Cara pendekatan “sedikit demi sedikit”
2. “Menebarkan bibit ke tanah yang subur”
3. Cara “penyerangan” secara terkonsentrasi
4. Kacaukan issu yang bersangkutan
5. Gunakan taktik-taktik keras hanya apabila hal tersebut
diperlukan
6. Waktu merupakan alat penyembuh yang mujarab
7. Laksanakan tindakan pada saat yang tepat
8. Hasil pemikiran beberapa orang lebih baik dibandingkan
dengan hasil pemikiran satu orang
9. Lakukan tindakan “memecah-belah” dan kuasailah
 Langkah-langkah pokok dalam
bidang perencanaan :
1. Jelaskan problem yang bersangkutan
2. Usahakan untuk mencapai keterangan-keterangan tentang
aktivitas-aktivitas yang akan dilaksanakan
3. Analisia dan klasifikasi keterangan-keterangan yang
diperoleh
4. Tetapkan premis-premis perencanaan dan penghalang-
penghalang terhadapnya
5. Tentukan rencana-rencana alternatif
6. Pilih rencana yang diusulkan
7. Tetapkan urutan-urutan dan penetapan waktu secara
terperinci bagi rencana yang diusulkan tersebut
8. Laksanakan pengecekan tentang kemajuan rencana yang
diusulkan
Pertanyaan Dasar (5W+1H) Dalam
Bidang Perencanaan
What  Tindakan apa yang harus dilaksanakan ?
Why  Mengapa hal tersebut harus dilaksanakan ?
Where  Dimana hal tersebut akan dilaksanakan ?
When  Kapan hal tersebut akan dilaksanakan ?
Who  Siapa yang akan melaksanakannya ?
How  Bagaimana hal tersebut akan dilaksanakan?
 Pihak yang Melaksanakan Tindakan
Perencanaan
Kemungkinan pertama  seorang manajer
melaksanakan perencanaannya sendiri
Kemungkinan kedua  manajer melakukan
perencanaan, tetapi perencanaan dilaksanakan dengan
memanfaatkan saran-saran dari para rekan
Kemungkinan ketiga  manajer menyajikan garis
besar rencana-rencana kepada pihak bawahan, lalu
pihak bawahan melengkapi hal-hal detailnya
Kemungkinan keempat  para bawahan menyusun
rencana dan menyerahkannya kepada pihak manajer
untuk disetujui
 Kegiatan Perencanaan
• Meramalkan (forecasting)
• Menetapkan maksud dan tujuan (establishing
objective)
• Mengacarakan (programming)
• Menyusun tata waktu (scheduling)
• Menyusun Anggaran (budgeting)
• Mengembangkan prosedur (developing
procedure)
• Menetapkan dan menafsirkan kebijakan
(establishing & interpreting policy)
Proses Pembuatan Rencana

Menetapkan tugas dan tujuan

Mengobservasi dan menganalisis
Mengantisipasi berbagai kemungkinan
Membuat sintesis
Menyusun rencana
 Sifat Perencanaan

• Berjangka waktu (panjang, menengah, pendek)

• Berjenjang, menggunakan tahapan pelaksanaan
• Terpadu
• Berkelanjutan
• Terukur
• Realistis
• Akurat
• Menantang
 Ciri-ciri Perencanaan yang Baik

 Sesuai visi, misi yang akan diwujudkan

 Mudah dipahami
 Fleksibel
 Sistematis
 Mempunyai stabilitas
 Menjaga perimbangan
 Mencakup semua tindakan yang diperlukan
 Pola-pola Perencanaan :
 Satisficing (mempertahankan cara-cara kerja yang
lazim dilakukan)
 Optimizing (mengoptimalisasi)
 Adaptivizing (mengadaptasi)
 Beberapa Konsep Dalam Bidang
Perencanaan
 Perencanaan harus mendahului pelaksanaan fisik sesuatu
tindakan. Lebih baik merumuskan sebuah rencana yang
akan kita lakukan, sebelum kita melakukannya.
 Dalam tindakan-tindakan ada waktu yang tepat.
 Ada elemen waktu dalam konsepsi pertahapan dari
banyak rencana.
 Jangka waktu pada suatu rencana harus cukup lama
untuk memenuhi komitmen-komitmen manajerial
(recovery cost).
Prinsip-Prinsip, Fakta-Fakta, dan Perencanaan

Untuk dapat menyusun sebuah rencana yang efektif,

orang perlu mencapai semua fakta-fakta penting yang
tersedia, kemudian menghadapi fakta-fakta tersebut dan
memasukkan ke dalam rencana, tindakan-tindakan yang
diharuskan oleh fakta-fakta tersebut.
Perencanaan dipengaruhi oleh etika pihak perencana.
Perencanaan dipengaruhi oleh apa yang dianggap benar
oleh perencana, dan apa yang dianggapnya sebagai
tindakan yang tepat dalam keadaan tertentu.
Standard-standart etis yang diikuti oleh seorang manajer
membantu mendeterminasi etika perusahaannya. Patokan
kelakuan seorang manajer mempengaruhi kelakuan etis
atau kelakuan non-etis yang akan diikuti.
 Etika Perencanaan
Etika intern  etika di dalam lingkungan sebuah
perusahaan/organisasi

Etika ekstern  etika perusahaan yang

bersangkutan dengan perusahaan lain, dengan para
konsumen, dan dengan badan-badan pemerintah
 Kreativitas dan Perencanaan
Kreativitas berhubungan dengan penciptaan ide-ide,
melakukan inovasi dengan pererapan ide-ide. Dipandang
dari sudut manajerial, kreativitas saja tidak cukup, ide
perlu diimplementasi (memanfaatkan ide-ide dalam
rencana-rencana manajerial).
 Jenis-Jenis Rencana :
1. Prosedur (Procedure)
Suatu kumpulan tugas-tugas yang berhubungan satu sama lain,
yang merupakan bagian dari urutan kronologis dan cara yang
ditetapkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan.
2. Metode (Method)
Suatu cara yang ditetapkan untuk melaksanakan suatu tugas
tertentu, dengan cukup memperhatikan sasaran, fasilitas-
fasilitas yang tersedia, dan pengeluaran total berupa waktu,
uang, serta usaha.
Penyederhanaan pekerjaan  penerapan akal sehat untuk
mencapai penggunaan dengan paling ekonomis dari usaha-
usaha manusia, bahan-bahan, mesin-mesin, waktu, serta
ruangan, hingga dapat diterapkan cara-cara bekerja yang lebih
mudah dan yang lebih baik
3. Standard (Standard)
Suatu kesatuan pengukuran yang ditetapkan sebagai suatu patokan
atau tingkat referensi.
Sumber-sumber untuk menetapkan sebuah standard:
 Pengalaman masa lampau
 Penilaian
 Metode ilmiah
4. Anggaran (Budget)
Sebuah rencana untuk pendapatan, atau pengeluaran, ataupun untuk
keduanya, yang menyangkut uang, personil, barang-barang yang
dibeli, barang-barang penjualan, ataupun entitas lain mengenai
penetapan tindakan-tindakan yang akan dilakukan pada masa yang
akan datang yang akan membantu usaha-usaha manajerialnya.
5. Program (Program)
Sebuah rencana komprehensif yang meliputi penggunaan
macam-macam sumber daya untuk masa yang akan datang,
dalam bentuk sebuah pola yang terintegrasi, dan yang
menetapkan suatu urutan tindakan-tindakan yang perlu
dilaksanakan, serta jadwal-jadwal waktu untuk masing-
masing tindakan tersebut, dalam rangka usaha mencapai
sasaran-sasaran yang ditetapkan.
6. Faktor teknis (Techno-factor)
Suatu rencana berhubungan dengan adanya faktor- faktor
teknis, seperti waktu, biaya, atau arus bahan.
 Tipe Perencanaan
1. Perencanaan Strategik (Renstra)
2. Perencanaan Operasional
 Perbedaan Rencana Strategik dan Operasional
Aspek Renstra
Pusat Bahasan Kelangsungan dan
Pengembangan Jangka Panjang
Sasaran Tercapainya tujuan jangka
panjang
Batasan Lingkungan sumber daya waktu
yang akan datang
Hasil yang diperoleh Pengembangan potensi
mendatang
Informasi Peluang di waktu mendatang
Kepemimpinan Mengilhami perubahan
Pemecahan Masalah Antisipasi, menemukan
pendekatan baru
Rencana Operasional
Masalah pengoperasian
Tercapainya tujuan
sekarang
Lingkungan sumber daya
sekarang
Efisiensi dan stabilitas
Dunia bisnis sekarang
Konservatif
Berdasar pengalaman masa
lalu