Meeting 4

Perencanaan
(PLANNING)
 Pengertian Perencanaan

• Perencanaan atau Planning adalah sebuah proses yang dimulai dari

penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian
tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan
sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan
mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya
tujuan organisasi.
 Pengertian Perencanaan
dapat dilihat dari 3 hal
Dari sisi proses, fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan
untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan
dicapai.

Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan

menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau
merubah tujuan dan kegiatan organisasi.

Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan merupakan pengambilan

keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang
mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, siapa yang
akan melakukannya, dimana keputusan yang diambil belum tentu sesuai
hingga implementasi perencanaan tersebut dibuktikan di kemudian hari.
 Fungsi Perencanaan

• proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk

mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan
penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan
target dan tujuan organisasi.
 Manfaat dari Perencanaan

• Pengarah Organisasi
• Minimalisasi Ketidakpastian
• Minimalisasi inefisiensi sumber daya
• Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas
 Maksud dan Kegunaan Perencanaan

1. Membantu pemimpin dalam melaksanakan koordinasi.

2. Mendorong pemimpin puncak untuk menampilkan garis-garis besar
haluan organisasi demi tercapainya tujuan.
3. Membantu pelaksanaan pengawasan terhadap perkembangan dari apa
yang direncanakan.
4. Membantu pemimpin dalam menghadapi perkembangan di masa depan.
5. Membantu terciptanya gambaran dan hubungan pertanggungjawaban
dari masing-masing bagian organisasi.
 Prosedur Perencanaan
1. What (Apa yang harus dikerjakan)?
2. Why (Mengapa direncanakan)?
3. Who (Siapa yang harus mengerjakan)?
4. When (Kapan harus dikerjakan)?
5. Where (Dimana harus dikerjakan)?
6. How (Bagaimana harus mengerjakannya)?
 Langkah-langkah Perencanaan
1. Menetapkan masalah secara jelas.
2. Mencari informasi lengkap yang berhubungan dengan kegiatan.
3. Menganalisis dan mengklarifikasi informasi.
4. Menetapkan perencanaan dan mempertimbangkan hambatannya.
5. Menentukan rencana alternatif.
6. Memilih rencana yang diajukan.
7. Mengatur urutan dan waktu rencana secara terperinci.
8. Memeriksa rencana yang diajukan.
 Tahap dalam Perencanaan

• Menetapkan tujuan dan target bisnis

• Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis
tersebut
• Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan
• Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian
tujuan dan target bisnis
 Tipe Perencanaan
• Tipe Perencanaan
• Perencanaan Strategis
• Dari misi organisasi diturunkan tujuan strategis. Rencana strategis ditujukan untuk
mencapai tujuan strategis. Biasanya rencana strategis ditetapkan oleh manajemen
puncak.
• Perencanaan Taktis / Operasional
• Rencana taktis diturunkan dari misi dan rencana strategis. Rencana taktis ditujukan
untuk mencapai tujuan taktis yang merupakan bagian tertentu dari rencana strategis.
Fokus pada hubungan manusia dan aksi, dan biasanya ditetapkan oleh menajemen
menengah.
 Tipe Perencanaan
• Rencana Operasional
• Tujuan operasinal diturunkan dari tujuan dan rencana taktis. Rencana operasional lebih
sempit dengan jangka waktu yang lebih pendek dan banyak melibatkan manajemen
tingkat bawah.
• Rencana Tunggal untuk aktivitas tidak berulang, contoh: program, proyek, dan anggaran.
• Rencana Standing untuk aktivitas yang berulang, contoh: kebijakan, prosedur standar, dan
aturan.
 Tipe Perencanaan

• Perencanaan Situasional (kontijensi)

merupakan perencanaan yang mencakup perencanaan
alternatif jika kejadian situasional muncul.
• Perencanaan dan Tingkatan Manajemen
manajemen puncak akan lebih banyak terlibat dalam
perencanaan strategis, manajemen menengah dalam
perencanaan taktis, dan manajemen tingkat bawah dalam
perencanaan operasional.
 Perencanaan Strategis
• Pengertian dan Komponen Strategi
• Strategi didefinisikan sebagai “penetapan tujuan jangka panjang yang
mendasar dari suatu organisasi, dan pemilihan alternatif tindakan dan
alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut”.
• Proses Perencanaan Strategis
1. Formulasi Misi dan Tujuan
• Fokus pada pasar
• Dapat dicapai
• Dapat memotivasi
• Spesifik
 Proses Perencanaan Strategis

2. Analisis Tujuan dan Strategi Saat Ini

• Tujuan dan strategi saat ini dievaluasi untuk menentukan apakah
sudah sesuai dengan tujuan dan strategi seharusnya.
3. Analisis Lingkungan
• Perubahan di lingkungan dianalisis untuk melihat apakah ada
kesempatan strategis yang bisa dimanfaatkan.
4. Analisis Sumberdaya
• Mencoba melihat kekuatan sumberdaya organisasi relatif terhadap
pesaingnya, dalam mencapai tujuan organisasi dan memanfaatkan
kesempatan strategis.
 Kelebihan dan Kekurangan
Perencanaan Strategis
 Kelebihan
1. Memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan organisasi
2. Membantu para manajer dalam membuat keputusan
3. Meminimalkan kemungkinan kesalahan

 Kekurangan
1. Memerlukan biaya, waktu dan tenaga lebih
2. Membatasi beberapa alternatif
 Hambatan Perencanaan
1. Para perencana tidak cakap melihat ke masa depan dengan tepat.
2. Kewenangan dan kekuasan yang tidak jelas sehingga tidak cukup besar
dan luas untuk mengerjakan tugasnya.
3. Anggaran tidak cukup atau tidak sesuai rencana.
4. Tidak ada dukungan dari lingkungan luar, adanya protes dari
masyarakat.
 Cara Mengatasi Hambatan
1. Melibatkan semua pegawai, terutama yang terkena pengaruh dalam
proses perencanaan.
2. Memberikan informasi kepada pegawai tentang rencana dan
kemungkinan akibatnya.
3. Mengembangkan pola perencanaan dan penerapan yang efektif.
4. Menyadari dampak dari perubahan yang diusulkan terhadap anggota
organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu.
 Kriteria penilaian efektifitas perencanan

Ketepatan
Kegunaan Waktu Efektifitas Biaya

Efektiftas
Perencanaan

Ketepatan & Akuntabilitas

Obyektifitas Ruang
Lingkup