Fungsi Perencanaan dan

Pengambilan Keputusan
Oleh:
Muhammad Avicenna
Muhammad Fahmi Zain
Muhammad Hafizh
 Pengertian Perencanaan
Dari sisi proses : proses yang digunakan untuk memilih tujuan dan
menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai.
Dari sisi manajemen : fungsi di mana pimpinan menggunakan pengaruh
atas wewenangnya untuk menentukan atau mengubah tujuan dan
kegiatan organisasi.
Dari sisi pengambilan keputusan : pengambilan keputusan untuk jangka
waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan
dilakukan, bagaimana melakukanya, bilamana dan siapa yang akan
melakukannya, di mana keputusan yang diambil belum tentu sesuai,
hingga implementasi perencanaan tersebut dibuktikan di kemudian
hari.
 Fungsi dari Perencanaan
Menurut Robbins dan Coulter (2002):
• Perencanaan sebagai pengarah
• Perencanaan sebagai minimalisasi ketidakpastian
• Perencanaan sebagai minimalisasi pemborosan
sumber daya
• Perencanaan sebagai standar dalam pengawasan
kualitas
 Persyaratan Perencanaan
• Faktual atau realistis
• Logis dan rasional
• Fleksibel
• Komitmen
• Komprehensif
 Melakukan Perencanaan
A. Peran Tujuan dan Rencana dalam Proses dalam Proses Perencanaan
Pengertian tujuan dan rencana
Tujuan adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu,
kelompok, atau seluruh organisasi.

Rencana adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan

bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan
dialokasikan, penjadwalan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang
terkait dengan pencapaian tujuan.
 Jenis-Jenis Tujuan
Dari segi kejelasan
• Tujuan yang dinyatakan (stated goals): dinyatakan secara formal oleh
sebuah organisasi kepada publik
• Tujuan yang aktual dan nyata (real goals): tidak dinyatakan pada
publik, tetapi secara aktual dan nyata, berusaha dicapai oleh para
anggota dalam sebuah organisasi
 Jenis-Jenis Tujuan

Dari segi keluasan dan waktu pencapaian

• Tujuan strategis 3-5 tahun

• Tujuan taktis 1-3 tahun

• Tujuan operasional 6 bulan – 1 tahun

 Jenis-Jenis Rencana
• Dari segi keluasan dan waktu
1. Rencana Strategis/Jangka panjang
2. Rencana Taktis/Jangka menengah
3. Rencana Operasional/Jangka pendek
• Dari segi kejelasan
1. Rencana spesifik: rumusannya sudah jelas dan tidak memerlukan
spesifikasi
2. Rencana direktif: pada pencapaian tujuannya diberikan keleluasaan
atau fleksibilitas
Dari segi frekuensi penggunaan
1. Rencana sekali pakai (single use plans)
Biasanya dilakukan untuk organisasi yang sifat kegiatannya temporal,
seperti kepanitiaan
2. Rencana yg penggunaanya terus menerus
Biasanya digunakan oleh organisasi yang kegiatannya terus
berkelanjutan dari waktu ke waktu (Renstra dipakai selama 5 tahun)
 Beberapa Pendekatan dalam Penetapan Tujuan

• Pendekatan tradisional
Perumusan dan penetapan tujuan dilakukan oleh manajer tingkat
puncak untuk kemudian tujuan itu diturunkan lagi menjadi tujuan
manajer di bawahnya secara spesifik.
Tujuan manajemen puncak Kinerja perusahaan meningkat

Tujuan manajemen divisi Meningkatkan keuntungan secara

signifikan dalam divisinya

Tujuan manajemen departemen Meningkatkan keuntungan

bagaimanapun caranya

Tujuan pekerja secara individu Pengerjaan yang cepat dalam

setiap pekerjaan
• Pendekatan menggunakan Management by Objectives (MBO)
Penentuan tujuan secara spesifik dirumuskan bersama antara pimpinan dan
bawahan.
Agar proses Management by Objectives (MBO) dapat tercapai ada 4 faktor
yang perlu disepakatai antara bawahan dan pimpinan dengan bawahan dalam
hal :
1.Tujuan yang ingin dicapai oleh setiap bagian / bawahan
2.Perencanaan yang akan dilakukan
3.Standar pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan
4.Prosedur untuk mengevaluasi keberhasilan pencapaian tujuan
Proses MBO diawali dengan adanya kesadaran dan kesepakatan antara pimpinan
dengan bawahan untuk mewujudkan kinerja yang lebih baik dari perusahaan,dimana
kinerja teersebut dpt dicapai apabila adanya proses perencanaan implementasi dan
pengawasan secara bersama-sama dan integrasi.
Beberapa alat bantu bagi perencanaan

1.Perencanaan dengan flow chart

Flow cart adalah model grafis yang menunjukan model sistem yang
menggambarkan kejadian yang berkesinambungan (sequencial) dan
keputusan ya-tidak
2.Penjadwalan melalui Gantt chart

• Gantt chart adalah teknik penjadwalan secara grafis atas berbagai rencana kegiatan.
Beberapa sebutan lain untuk Gantt Chart diantaranya adalah Milestones Chart,
Project Bar Chart dan juga activity chart. Gantt Chart yang dikembangkan oleh Henry
Laurence Gantt pada tahun 1910 ini pada dasarnya adalah suatu gambaran atas
perencanan, penjadwalan dan pemantauan (monitoring) kemajuan setiap kegiatan
atau aktivitas pada suatu proyek. Gantt Chart merupakan salah satu alat yang sangat
bermanfaat dalam merencanakan penjadwalan dan memantau kegiatan pada suatu
proyek,  mengkomunikasikan kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan dan juga
status pelaksanaannya. Dalam Gantt Chart juga dapat dilihat urutan kegiatan
ataupun tugas yang harus dilakukan berdasarkan prioritas waktu yang ditentukan.
3.Perencanaan dengan jariangan PERT
• PERT (Program Evaluation and Review Technique) merupakan alat
bantu perencanaan melalui penjadwalan dan penggambaran rencana
kerja secara kronologis dan berkelanjutan bagi pekerjaan yang
sifatnya tidak rutin,berskala besar maupun kompleks.
• Keterbatasan dan kelemahan diagram PERT secara umum adalah
bahwa perkiraan atas waktu yang dibutuhkan bagi masing-masing
kegiatan bersifat subyektif dan tergantung pada asumsi. Sehingga
secara umum PERT cenderung terlalu optimis
dalam menetapkan waktu penyelesaian sebuah proyek.
Pengambilan keputusan:
Faktor lingkungan dan pengambilan keputusan
Lingkungan adalah salah satu faktor yang akan mempengaruhi seseorang
ataupun sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan. Lingkungan dapat
bersifat mikro atau makro. Informasi yang terkait dengan lingkungan perlu
dimiliki agar keputusan yang di ambil dapat secara tepat untuk menyelesaikan
masalah.
• Pengambilan keputusan di saat keadaan yang pasti
Dalam keadaan ini seseorang atau organisasi di hadapkan dengan informasi yg
lengkapmengenai suatu keadaan lingkungan yang di hadapinya, sehingga
estimasi masa depan dapat dipastikan. Sekalipun keadaan ini juga berarti tetap
mengandung ke tidak pastian, tetapi sangat kecil.
• Pengambilan keputusan di saat yang tidak pasti
Keadaan yang tidak pasti (uncertainty) adalah keadaan dimana
seorang atau sebuah organisasi berhadapan dengan informasi
yang tidak lengkap atau tidak memiliki informasi.

• Pengambilan keputusan pada keadaan yang mengandung

resiko
Keadaan yang mengandung resiko adalah kedaan dimana
seorang atau organisasi berhadapan dengan informasi yang
dimiliki, namun relatif tidak lengkap jika di bandingkan dengan
keadaan yang pasti, dan relatif memadai jika di bandingkan
dengan keadaan yang tidak pasti
Keterbatasan dalam pengambilan keputusan
Di antara beberapa keterbatasan seperti di terangkan oleh Williams(2000), adalah
yang terkait dengan
• Kesalahan umum dalam pengambilan keputusan: bisa di akibatkan oleh sebuah
kesalahan yang biasa terjadi atau yang terkenal sebagai “bias” bias ini dapat di
sebabkan karena pengambilan keputusan terlalu melakukan generalisasi atas
situasi yang di hadapi. Faktor penyebabnya adalah emosi yang terlibat, dsb
• Keterbatasan rasionalitas: ketika apa yg mungkin dapat di peroleh dan dimiliki
oleh pengambil keputusan tidak sejalan dengan kemampuan dari pengambil
keputusan itu sendiri. Faktor penyebabnya adalah sumber daya yang terbatas,
kelebihan informasi, keterbatasan ingatan, dan masalah keahlian.
• Dan resiko dari faktor lingkungan: suatu keadaan yang terjadi di luar kendali atau
di luar perkiraan kita.
Memperbaiki keputusan
• Penggunaan aturan terhadap alternatif putusan: digunakan untuk
memastikan apakah alternatif keputusan yang di ambil akan
memenuhi kriteria yang di anggap harus memenuhi dalam setiap
keputusan. Kriterianya di bagi dua, yaitu kriteria prioritas dan kriteria
minimum.
• Pengujian terhadap berbagai alternatif putusan: pengujian ini
dilakukan dengan melakukan simulasi atas skenario dari alternatif yg
mungkin di lakukan.
• Pengambilan keputusan secara berkelompok: pengambilan keputusan
ini di lakukan untuk meminimalisasi keterbatasan dalam pengambilan
keputusan dengan cara teknik curah ide, teknik kelompok nominal,
dan teknik delphi.
• Keterbatasan pengambilan keputusan secara berkelompok timbul
ketika setiap anggota kelompok memiliki kepentingan dantujuan
kelompok yang berbeda beda. Juga membutuhkan waktu yang relatif
lebih lama karena menunggu pandangan dari setiap kelompok.