DASAR-DASAR

PERENCANAAN
 Perencanaan
Perencanaan (Planning) adalah
• Pendefinisian tujuan organisasi, penentuan strategi untuk mencapai
tujuan tersebut serta pengembangan rencana dan mengkoordinasi
kegiatan kerja mereka
• Aktivitas utama manajerial yang melibatkan:
• Menentukan tujuan organisasi.
• Membangun keseluruhan strategi untuk mencapai sasaran.
• Membangun rencana untuk aktivitas mengorganisasikanaktivitas kerja

Perencanaan berhubungan dengan hasil akhir (apa) dan sarana

(bagaimana)
• Tipe Perencanaan.

 Informal:
Tidak tertulis, fokus jangka pendek, spesifik ke unit
organisasi.
 Formal:
Tertulis, spesifik, dan fokus jangka panjang,melibatkan sharing
tujuan orgnaisasi.
 Rencana
Rencana
adalah dokumen yang menentukan kerangka bagaimana tujuan itu akan
terpenuhi.
Ada 8 Jenis rencana yaitu :
 Rencana Strategik :
Rencana yang diterapkan pada seluruh organisasi dan menetapkan tujuan
keseluruhan organisasi
 Rencana Operasional :
Rencana yang meliputi area operasional tertentu dari sebuah organisasi
 Rencana Jangka Panjang :
Rencana dengan jangka waktu lebih dari 3 tahun
 Rencana Jangka Pendek :
Rencana yang berjangka waktu satu tahun atau kurang
 Rencana Spesifik :
Rencana yang didefinisikan secara jelas dan tidak memberi ruang bagi interpretasi
 Rencana Arahan :
Rencana yang fleksibel dan memberikan panduan umum
 Rencana Sekali Pakai :
Rencana satu kali yang secara spesifik di desain untuk memenuhi kebutuhan dalam situasi
yang unik
 Rencana Siaga :
Rencana berkelanjutan yang memberikan panduan untuk aktivitas yang dilakukan berulang
kali
 Jenis
Rencana

Kerangka Frekuensi
Jangkauan Spesifisitas
Waktu Penggunaan

Strategis Jangka Panjang Arahan Sekali Pakai

Operasional Jangka Pendek Spesifik Siaga

 Tujuan Perencanaan”

• Menentukan arah
• Mengurangi ketidak pastian.
• Meminimasi limbah/kemubajiran dan duplikasi.
• Membuat standar untuk pengendalian.
Komponen Perencanaan.
Tujuan(Juga sasaran)
Hasil yang diharapkan untuk individu, kelompok, atau orgnisasi.
Menentukan arah dan evaluasi kriteria.

Perencanaan
Dokumentasi yang menggambarkan secara garis besar
bagaiamana tujuan diselesaikan.
Memaparkan bagaiamana sumberdaya dialokasikan dan
membangun aktivitas jadwal.
 Pendekatan Penetapan Tujuan
Ada 3 pendekatan penetapan tujuan yaitu sebagai berikut :
1. Penetapan Tujuan Tradisional :
Pendekatan penetapan tujun di mana manajer puncak
menetapkan tujuan yang diteruskan ke tingkat bawah organisasi
dan menjadi subtujuan bagi setiap area organisasi.
Pendekatan Penetapan Tujuan

Tujuan
Manajemen Puncak
Tujuan Manajer Divisi
Tujuan Manajer Departemen
Tujuan Karyawan Individu
2. Means-ends chains :
Jaringan tujuan yang terintegrasi di mana pencapaian
tujuan pada satu tingkat berfungsi sebagai perantara
untuk mencapai tujuan, atau akhir, pada tingkat
berikutnya

3. Manajemen menurut Tujuan (MBO)

Proses penetapan tujuan yang disetujui bersama dan
menggunakan tujuan tersebut untuk mengevaluasi
kinerja karyawan
 Langkah-Langkah Dalam MBO :

1. Tujuan dan strategi organisasi secara keseluruhan

diformulasikan
2. Tujuan utama dialokasikan di antara unit divisi dan departemental
3. Manajer unit berkolaborasi menentukan tujuan spesifik bagi
unitnya dengan manajernya
4. Tujuan spesifik ditetapkan bersama-sama dengan seluruh
anggota departemen
5. Rencana tindakan, mendefinisikan bagaimana tujuan dicapai
6. Rencana tindakan diimplementasikan
7. Kemajuan mencapai tujuan direview secara periodik, dan umpan
balik diberikan
8. Keberhasilan pencapaian tujuan diperkuat dengan penghargaan
berbasis kinerja
 PROSES PERENCANAAN (PLANNING)

• Pengertian :
Adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya
apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa.
Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuatan
keputusan (decision making), proses pengembangan dan penyeleksian
sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu
 EMPAT TAHAP DASAR PERENCANAAN
Tahap 1,
Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang
keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja
Tahap 2,
Merumuskan keadaan saat ini tahap ini memerlukan informasi terutama tentang keuangan dan
data statistik, yang diperoleh melalui komunikasi
Tahap 3,
Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan segala kekuatan dan kelemahan serta
kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam
mencapai tujuan
Tahap 4,
Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan Pengembangan
berbagi alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, alternatif-alternatif terbaik dan paling
memuaskan
 Langkah-langkah Dalam
Penetapan Tujuan
1. Mereview misi atau tujuan organisasi misi
2. Mengevaluasi sumber daya yang tersedia
3. Menentukan tujuan secara individu atau dengan masukan dari pihak
lain
4. Menulis tujuan secara individu atau dengan masukan dari pihak lain
5. Mereview hasil dan apakah tujuan telah tercapa
 Mengembangkan Rencana
Proses pengembangan rencana dipengaruhi oleh tiga faktor kontinjensi dan
oleh pendekatan perencanaan yang mengikutinya
 Tingkat organisasi :
mencakup dari eksekutif puncak, manajer tingkat menengah, manajer tingkat
pertama.
 Tingkat ketidakpastian lingkungan :
yaitu manajer harus mempersiapkan untuk mengubah atau mengganti rencana
disaat sudah diimplementasikan.
 Lamanya komitmen masa depan :
yaitu bahwa rencana harus ditarik sejauh mungkin untuk memenuhi komitmen
yang dibuat pada saat rencana dikembangkan.
 Masalah Dalam Perencanaan

Beberapa Kritik Terhadap Perencanaan:

1. Perencanaan dapat menyebabkan kekacauan
2. Rencana tidak dapat dikembangkan untuk lingkungan yang dinamis
3. Rencana formal tidak dapat mengganti intuisi dan kreativitas
4. Perencanaan memfokuskan perhatian manajer pada persaingan dewasa ini,
bukan kemampuan bertahan hidup esok.
5. Perencanaan formal memperkuat kesuksesan, yang dapat menimbulkan
kesalahan
6. Hanya perencanaan belumlah cukup
 MANFAAT PERENCANAAN

• Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan- perubahan

lingkungan
• Membantu kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama
• Memungkinkann manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
Membantu penempatan tanggungjawab lebih cepat
• Memberikan cara pemberian perintah untuk operasi
• Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi.
Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
• Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti 9. Menghemat waktu, usaha dan dana
 KELEMAHAN PERENCANAAN

• Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada

kontribusi yang nyata
• Cenderung menunda kegiatan .
• Terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi
• Kadang-kadang hasil yg paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi
individual .
• Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten
 TUGAS

Buatlah Perencanaan Masa Depan Anda setelah Lulus dari

Politeknik AKA Bogor
Ikuti 4 Tahap Dasar Perencanaan