PERTEMUAN - 11

• Merencanakan
Aktivitas Kerja

Wiewiek Indriani SE MM

1
 Menetapkan Tujuan
1. Identifikasi apa yang ingin dilakukan/dicapai
di bidang-bidang kehidupan yang penting.
2. Buatlah tujuan Anda dapat ditindaklanjuti:
a. Tuliskan tujuan Anda.
b. SMART: Spesifik, Measurable (terukur), Attainable
(dapat dicapai), Relevan/Realistis, Timetrackable (dapat
ditelusuri).
c. Hindari tujuan yang: ambigu, ambisius/tidak realistis,
tidak terdokumentasi, kurang/tanpa rencana.
 Menetapkan Tujuan
3. Buatlah rencana Anda demi mencapai tujuan
tersebut.
4. Tentukan bagaimana Anda akan mengukur
kemajuan untuk mencapai tujuan Anda.
5. Tinjau tujuan Anda secara berkala.

3
 Perencanaan
• Perencanaan adalah fungsi manajemen, yang
melibatkan:
1. Pendefinisian tujuan perusahaan
2. Penetapan strategi keseluruhan untuk mencapai
tujuan ini
3. Pengembangan rencana untuk aktivitas kerja
organisasi

4
 Perencanaan:
Mengapa Melakukannya?
• Empat tujuan perencanaan adalah:
1. Memberikan arah
2. Mengurangi ketidakpastian
3. Meminimalkan pemborosan dan kesia-siaan
4. Menciptakan tujuan atau standar dalam
pengendalian

5
 Perencanaan dan Kinerja
? besar diasosiasikan
• Perencanaan formal sebagian
dengan kinerja keuangan yang positif.
• Lebih penting untuk melakukan pekerjaan
perencanaan yang baik dan mengimplementasikan
rencana, daripada merencanakan lebih jauh lagi.
• Lingkungan eksternal biasanya merupakan alasan
perusahaan saat rencana tidak mencapai kinerja
tertingginya.
• Kelihatannya, hubungan perencanaan-kinerja
dipengaruhi oleh jangka waktu perencanaan.

6
 Tujuan dan Rencana
• Tujuan:
Hasil yang diinginkan.
• Rencana:
Dokumen yang memberikan kerangka
bagaimana tujuan akan dicapai.

7
 Jenis-jenis Tujuan:
Keuangan dan Strategis
• Tujuan keuangan:
Berhubungan dengan kinerja keuangan
organisasi.
• Tujuan strategis:
Berhubungan dengan semua bidang kinerja
organisasi lainnya.

8
 Jenis-jenis Tujuan:
Dinyatakan dan Riil
• Tujuan yang dinyatakan (stated goal):
Pernyataan resmi tentang tujuan yang
dikatakan organisasi—dan yang ingin diyakini
oleh para pemangku kepentingan.
• Tujuan riil (real goal): Tujuan yang secara
aktual dikejar oleh organisasi, terdefinisi
dalam tindakan para anggotanya.

9
 Jenis-jenis Rencana
Rencana strategis: Rencana operasional:
Diterapkan pada seluruh Meliputi area fungsional
organisasi. tertentu.
Rencana jangka panjang: Rencana jangka pendek:
Mempunyai jangka waktu lebih Berjangka waktu satu tahun
dari tiga tahun. atau kurang.
Rencana spesifik: Rencana arahan:
Terdefinisi dengan jelas, tidak Bersifat fleksibel dan
memberi ruang interpretasi. menetapkan panduan umum.
Rencana sekali pakai: Rencana siaga:
Rencana satu waktu yang Rencana berjalan yang
didesain untuk memenuhi memandu aktivitas yang
kebutuhan situasi yang unik. dilakukan berulang kali.
 Penetapan Tujuan:
Pendekatan Tujuan Tradisional
• Penetapan tujuan tradisional:
Tujuan ditetapkan di bagian atas organisasi,
kemudian menjadi subtujuan bagi tiap
areanya.
– Means-ends chain:
Jaringan tujuan terintegrasi—pencapaian tujuan di
satu tingkat menjadi perantara untuk mencapai
tujuan (hasil) di tingkatan berikutnya.
11
Kelemahan Penetapan Tujuan
Tradisional

12
 Penetapan Tujuan:
Management By Objective
• MBO (management by objective—manajemen
berdasarkan sasaran): Penetapan tujuan
disetujui oleh kedua pihak di dalamnya, dan
digunakan untuk mengevaluasi kinerja
karyawan.

13
Langkah-langkah dalam MBO

14
 Penetapan Tujuan:
Penulisan yang Baik
1. Dalam konteks hasil 5. Tertulis
2. Dapat diukur dan 6. Dikomunikasikan, ke
dikuantifikasi seluruh anggota
3. Jelas jangka waktunya organisasi yang perlu
mengetahuinya
4. Menantang, tapi dapat
dicapai

15
 Penetapan Tujuan:
Langkah-langkah
1. Meninjau misi 4. Menuliskan tujuan,
organisasi mengomunikasikannya
2. Mengevaluasi sumber kepada semua yang
daya yang tersedia perlu mengetahui

3. Menentukan tujuan 5. Meninjau hasil, dan

secara individu, atau mengubah tujuan bila
dengan masukan dari diperlukan
yang lain

16
 Visi Masa Depan
• Tujuan Abadi—Menetapkan Tujuan yang
Tidak Realistis
–?
–?

17
 Pengembangan Rencana:
Faktor Kontinjensi
1.Tingkat manajer dalam organisasi
2.Derajat ketidakpastian lingkungan
3.Jangka komitmen masa depan
– Konsep komitmen:
Rencana harus ditarik cukup jauh agar memenuhi
komitmen yang dibuat ketika rencana itu
dikembangkan.

18
 Pengembangan Rencana:
Pendekatan
1.Departemen perencanaan formal:
Sekelompok spesialis perencanaan yang hanya
bertanggung jawab membantu menulis
rencana organisasi.
2.Rencana dikembangkan oleh anggota
organisasi di berbagai tingkat dan unit kerja
sesuai kebutuhan khususnya.

19
 Perencanaan Kontemporer:
Lingkungan yang Dinamis
• Rencana spesifik, tapi fleksibel.
• Penting untuk terus merencanakan, bahkan
ketika lingkungan sangat tidak pasti.
• Sedikitnya waktu penyebaran tujuan dan
rencana, tingkat lebih rendah harus berwenang
menetapkan/mengembangkan tujuan dan
rencananya.
20
 Perencanaan Kontemporer:
Pemindaian Lingkungan
• Pemindaian lingkungan (environmental
scanning): Menyaring informasi demi
mendeteksi tren yang sedang berkembang.
– Pemindaian lingkungan ini membantu
menganalisis lingkungan eksternal dengan lebih
baik.

21
 Pemindaian Lingkungan:
Intelijen Pesaing
• Salah satu bentuk pemindaian lingkungan,
intelijen pesaing, dapat sangat berguna untuk
mengetahui tindakan yang dilakukan pesaing.
– Intelijen pesaing (competitor intelligence):
Mengumpulkan informasi tentang pesaing yang
memungkinkan manajer mengantisipasi tindakan
pesaing ketimbang hanya bereaksi terhadapnya.

22
 MELATIH KETERAMPILAN
Menetapkan Tujuan
1.Mengidentifikasi tugas-tugas utama dari
pekerjaan karyawan.
2.Menetapkan tujuan yang spesifik dan
menantang, untuk setiap tugas utama itu.
3.Menentukan tenggat waktu tiap tujuan itu.
4.Mengizinkan karyawan berpartisipasi aktif.

23
 MELATIH KETERAMPILAN
Menetapkan Tujuan
5.Memprioritaskan tujuan.
6.Mengurutkan tujuan, sesuai tingkat kesulitan
dan kepentingannya.
7.Membangun mekanisme umpan balik demi
menilai kemajuan tujuan.
8.Menautkan imbalan ke pencapaian tujuan.

24
 MELATIH KETERAMPILAN
Membuat To-Do List
1.Memisah-misahkan proyek menjadi tugas-
tugas kecil dan memprioritaskannya.
2.Realistis dalam to-do list Anda.
3.Mengetahui serta memerhatikan waktu dan
energi Anda sendiri.

25
 MELATIH KETERAMPILAN
Membuat To-Do List
4.Mengetahui pemboros waktu dan gangguan
terbesar Anda.
5.Jadikan teknologi sebagai alat, bukan
gangguan.
6.Menaklukkan tantangan e-mail/instant
messaging.

26