Planning

DR DIAN INDIYATI., SH., SE., MSI

Definisi Planning
• Planning adalah proses penetapan tujuan dan
langkah-langkah untuk mencapai tujuan tersebut
(Schermerhorn: 2005)

• Planning adalah penetapan misi dan tujuan serta

langkah-langkah untuk mencapainya, yang
melibatkan proses pengambilan keputusan dari
berbagai alternatif (Koontz: 2005)
Peranan Planning dalam Proses Manajemen

Planning
Untuk menset arah Organizing
Memutuskan Untuk membuat
kemana akan pergi
struktur
Memutuskan arah
yang terbaik

Controlling
Untuk memastikan Leading/Actuating
hasil tercapai Untuk
Memastikan kinerja menggerakkan
Mengambil langkah usaha
perbaikan
 Fungsi adanya Planning
• Sebagai pengarah
Planning mencegah bagian dari organisasi bekerja sendiri-sendiri,
sehingga dapat mencegah konflik kepentingan, pemborosan,
kegagalan, dsb
• Sebagai minimalisasi ketidakpastian
Dapat mengantisipasi perubahan dan kepastian jauh-jauh hari
• Minimalisi pemborosan sumber daya
Planning dapat mengestimasi jumlah SDM yang diperlukan, cara
terbaik dalam penggunaan, dsb. Sehingga meningkatkan efisiensi
organisasi
• Penetapan standar pengawasan kualitas
Planning menentukan rencana dan tujuan,
juga menetapkan hasil yang diinginkan dengan
realisasi, sehingga apabila tidak sesuai
dapat mengambil langkah perbaikan
Manfaat Planning
• Legitimasi : misi perusahaan (bagi
pelanggan, investor, pemasok,
masyarakat)
• Sumber motivasi dan komitmen
• Alokasi sumberdaya
• Panduan tindakan
• Dasar pengambilan keputusan
• Dasar kinerja
 Proses Planning
Tetapkan tujuan
Ketahui secara spesifik kemana akan pergi, arah dan waktu yang
akan ditempuh dalam mencapai tujuan
Tentukan posisi organisasi saat ini
Evaluasi pencapaian yang telah diperoleh organisasi yang
berhubungan dengan tujuan saat ini

Kembangkan pemikiran mengenai masa yang akan datang

Buat skenario alternatif yang dapat membantu proses pencapaian tujuan

Analisis dan pilih berbagai alternatif langkah-langkah

Uraikan step by step dari setiap langkah

Implementasikan perencanaan tsb dan lakukan evaluasi

Langkah Apa yang dibutuhkan planning, evaluasi hasil, langkah perbaikan, revisi
planning bila perlu
Proses Planning
Melibatkan 2 elemen penting (Sule, 2009)
 Tujuan
 Rencana

Tujuan  hasil akhir yang ingin dicapai

Rencana  konsep dan dokumentasi yang
menggambarkan bagaimana tujuan akan
dicapai, sumber daya akan dialokasikan,
proses penjadwalan, dsb untuk mencapai
tujuan
 Tipe-tipe Tujuan (Types of Goals)
Dari segi keluasan dan waktu, tujuan terbagi 3:
1.Strategic goals
Tujuan yang ingin dicapai dalam jangka waktu lama
(3-5 tahun atau lebih)

2.Tactical goals
Tujuan yang ingin dicapai dalam jangka waktu
menengah (1-3 tahun)

3.Operational goals
Tujuan yang ingin dicapai dalam satu periode
kegiatan (6 bulan-1 tahun)
 Tipe-tipe Planning
Ditinjau dari Berbagai Segi

Segi keluasan dan Segi Frekuensi

Waktu Segi Kejelasan Penggunaan
(Breadth and Time (specificity) (frequency of
Frame) use)
• Rencana Strategis • Rencana Spesifik • Rencana sekali
(jangka panjang) • Rencana Direktif pakai (single use
• Rencana Taktis plan)
(jangka menengah) • Penggunaan terus
• Rencana menerus (standing
Operasional plan)
(jangka pendek)
 Breadth and Time Frame
• Rencana Strategis
Ex: menjadi market leader dalam bisnis
• Rencana Taktis
Tujuan jangka menengah untuk mendukung tujuan
jangka panjang
Ex: target peningkatan pangsa pasar 30%
• Rencana Operasional
Tujuan jangka pendek untuk mencapai tujuan
jangka menengah
Ex: bagaimana meningkatkan penjualan di tiap toko
perusahaan
 Specificity
• Rencana Spesifik
Rumusannya disusun dengan jelas
Ex: rencana peningkatan penjualan 30% dengan
menetapkan prosedur kerja yang spesifik,
anggaran yang ketat, jadwal yang jelas dan ketat

• Rencana Direktif
Rencana dirumuskan dengan memberikan
keleluasaan dan fleksibilitas dalam pencapaian
tujuannya.
Ex: manajer menyerahkan pada bawahannya untuk
bersikap kreatif dalam meningkatkan penjualan
sebesar 30%
 Frequency of Use
• Rencana sekali pakai (single use plan)
Biasanya dilakukan untuk organisasi yang bersifat
temporal, ex: kepanitiaan

• Rencana penggunaan terus-menerus

(standing plan)
Ex: kebijakan, prosedur, aturan kerja, dalam
organisasi
Unsur Rencana
Dalam menetapkan suatu rencana haruslah
mengandung unsur-unsur  tertentu yang
akan menjadi suatu ukuran bagi perencanaan
tersebut. Unsur-unsur tersebut adalah
sebagai berikut:
1. Tujuan : Jelas dan Fokus
2. Strategy : ways to achieve ends.
3. Policy: guide to action : kewenangan,
delegasi dan pertanggung jawaban dalam
pelaksanaan sebuah rencana. Sehingga
tujuan yang telah direncanakan akan
berhasil.
4. Prosedur
merupakan urutan tindakan atau kegiatan yang
terorganisir dalam rangka pencapaian tujuan tersebut.
5. Anggaran atau Budget
merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam
pencapaian tujuan. Anggaran ini harus dibuat
serealistis mungkin, sehingga beban dari pelaksanaan
ini tidak tidak lah begitu berat.
6. Program
merupakan gabungan dari policy, prosedur dan
anggaran serta perlu adanya alternatif tujuan
bilamana tujuan utamanya tidak tercapai sebagaimana
yang diharapkan.
Tingkatan Tujuan/Rencana
A. Pesan Eksternal : Legitimasi bagi para
investor, pelanggan, pemasok, masyarakat
• Pernyataan Misi
B. Pesan Internal
• Rencana Strategis..Manajemen Puncak
(perusahaan keseluruhan)
• Rencana Taktis..Manajemen Menengah (divisi
dan unit utama)
• Rencana Operasional..Manajemen Bawah
(departemen, pegawai)
Sifat Rencana
• Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas, artinya
mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran
yang berbeda-beda dapat ditiadakan.
• Fleksibel, artinya suatu rencana harus dapat menyesuaikan
dengan keadaan yang sebenarnya. Bila ada perubahan
keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan
dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian. Jadi
sifatnya tidak kaku. Walaupun keadaan lain dari yang
direncanakan, perubahan secara menyeluruh dari rencana
tidak diperlukan.
• Stabilitas, artinya tidak perlu setiap kali rencana mengalami
perubahan.
• Ada perimbangan, artinya masalah waktu  harus seimbang
dengan kebutuhan.
• Efisien dan Efektif, artinya seluruh tindakan yang
dibutuhkan sesuai dengan fungsi-fungsi yang ada.
PROSES PERENCANAAN
1. Menentukan
Tujuan

5.
Mengimplementasikan 2. Menentukan
suatu rencana dan tindakan untuk
mengevaluasi mencapai tujuan
hasilnya

4. Menganalisa
3.
alternatif tindakan
Mengembangkan
dan membuat
dasar pemikiran
rencana untuk suatu
untuk masa depan
tujuan
PROSES PERENCANAAN
1. Membuat Rencana :
Menentukan visi,misi
Menetapkan Tujuan

2. Menerjemahkan Rencana :
5. Memonitor dan Membuat rencana dan sasaran taktis
Mempelajari : Memetakan strategi
Mengevaluasi perencanaan Membuat rencana kontingensi dan
Mengevaluasi operasi skenario
Membentuk tim

4. Melaksanakan
Rencana : menggunakan : 3. Merencanakan Operasi :
MBO Membuat tujuan dan rencana
Rencana sekali pakai operasional
Tanggung jawab terdesentralisasi Memilih ukuran dan target
Menentukan tujuan abadi
Membuat perencanaan krisis
Strategic Management
• Serangkaian keputusan dan tindakan yang
digunakan untuk merumuskan dan
melaksanakan strategi yang memungkinkan
kesesuaian sangat kompetitif antara
perusahaan dan lingkungannya sehingga
dapat mencapai tujuan perusahaan
Tingkatan Strategi

• Corporate level strategy : pada bidang usaha

apa kita bergerak ?. Berkaitan dengan
perusahaan secara keseluruhan dan
gabungan unit bisnis dan lini produk yang
menyusun perusahaan.
Contoh : perolehan usaha baru, penambahan
atau pengurangan unit bisnis, pabrik atau lini
produk, usaha patungan dg perusahaan lain
di bidang usaha baru
Tingkatan Strategi

• Business level strategy : Bagaimana cara kita

bersaing ? berkaitan dg setiap unit bisnis
atau lini produk.
Berhubungan dg : iklan, R&D,
perubahan&pengembangan produk baru,
peralatan&fasilitas,
penambahan/pengurangan lini produk dan
layanan.
Tingkatan Strategi

• Functional level strategy : Bagaimana kita

mendukung strategi tingkat usaha ?
Berhubungan dg departemen fungsional
utama di unit usaha
Mencakup : semua fungsi utama
 Planning Tool & Technique
(Schermerhorn: 2005)
Terbagi menjadi empat:
1. Forecasting
2. Contingency Planning
3. Scenario Planning
4. Benchmarking
 Planning Tool & Technique (1)
1. Forecasting
Proses memprediksi segala sesuatu yang dapat
terjadi di masa depan
Terbagi 2 yaitu:
 Qualitative Forecasting
Menggunakan pendapat ahli dalam
memprediksi
 Quantitative Forecasting
Menggunakan data, model matematika dan
statistik
Planning Tool & Technique (2)
2. Contingency Planning
Mengidentifikasi berbagai alternatif yang dapat
ditempuh saat terjadi perubahan atau kesalahan
prediksi

3. Scenario Planning
Mengidentifikasi berbagai alternatif skenario
rencana untuk tiap peristiwa yang akan terjadi di
masa yang akan datang

4. Benchmarking
Melakukan perbandingan dengan kinerja organisasi
lain yang lebih baik dari kita untuk mendapatkan
best practice
 Alat Bantu Perencanaan
• Flow chart
• Gantt Chart
• PERT network
Flow Chart
• Model grafis yang menunjukkan model
sistem yang menggambarkan kejadian yang
berkesinambungan dan keputusan ya-tidak

• Dasarnya adalah pengurutan kejadian-

kejadian berdasarkan urutan kronologis
 Contoh Flow Chart
Mulai

Perlu
buku Tidak
bacaan Berhenti
?

Ya
Beli
buku Tidak
Pinjam
bacaan
?

Ya
Membeli buku bacaan Membaca buku bacaan selesai
 Gantt Chart
• Gantt chart pertama kali diperkenalkan oleh
Henry L. Gantt rekan kerja Frederich W.
Taylor di Midvale Steel Company tahun
Henry L. Gantt
1887 (1861-1919)
• Gantt chart adalah teknik penjadwalan
secara grafis atas berbagai rencana kegiatan
• Gantt chart juga memiliki keterbatasan
dalam menjadwalkan kegiatan yang bersifat
detail dan kompleks

Frederich Winslow
Taylor (1856-1915)
 Contoh Gantt Chart
Pekerjaan Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4
I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
I. Artikel bu 20
Dian /4
1. Browsing
2. Baca artikel
3. Baca buku

= Jadwal Pengerjaan
PERT Network
• PERT = Program Evaluation and Review
Technique

• PERT merupakan gabungan dari flow chart

dan gantt chart

• PERT merupakan alat bantu perencanaan

melalui penjadwalan dan penggambaran
rencana kerja secara kronologis dan
berkelanjutan bagi pekerjaan yang sifatnya
tidak rutin, berskala besar, maupun kompleks
 Empat Konsep dalam PERT
1. Event
Ex: Event “bagian produksi menerima bahan baku”

2. Activity
Kegiatan yang diawali dan diakhiri oleh event. Ex: pembuatan sepatu,
pemberian label, dsb

3. Critical Path
waktu krisis yang menunjukkan batas toleransi pengerjaan

4. Time
Waktu pengerjaan, terdiri dari: optimistic time (To), most likely time (Tm),
pessimistic time (Tp)

Te = To+4Tm+Tp
6
Any question … ?
Thank You...