Pertemuan ke 3

Management

Modul 3 - 4
Proses Management

“ Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, Pengendalian “

Jangan lupa
Perencanaan

Tujuan dari perencanaan : Membantu mencapai tujuan organisasi

Fungsi dari perencanaan : Perencanaan dapat meminimalkan resiko atau

ketidakpastian suatu tindakan.
Perencanaan harus mendukung keempat fungsi manajemen lainya yaitu :
pengorganisasian,staffing, leading, dan pengendalian.

Organizing Staffing Leading Controlling

Perencanaan
Jenis perencanaan

1. Misi : Tujuan dari organisasi

2. Tujuan : Hasil akhir / titik akhir dari perencanaan
3. Strategi : Rencana pokok untuk mencapai tujuan organisasi
4. Kebijakan : Pernyataan yang mengarah ke pengambilan keputusan
5. Prosedur : Detail bagaimana suatu aktifitas harus dilakukan
6. Aturan : Merupakan rencana yang harus dilakukan atau tidak

Program : Gabungan rencana dari point 1-6

Anggaran: Rencana yang dinyatakan dalam angka angka / dana / biaya

Jenis perencanaan
Misi

Tujuan

Strategi Program

Kebijakan

Prosedur
Anggaran

Aturan
Proses perencanaan
MISI ORGANISASI

Tujuan Strategis Rencana Strategis

Tujuan Taktis Rencana Taktis

Tujuan Operasional Rencana Oprasional

Perencanaan Organisasi

Perencanaan organisasi berdasarkan tujuan organisasi dapat dikelompokan dalam tiga

jenis perencanaan :

Perencanaan Jangka Waktu Pembuat

Strategis Panjang (> 5 Tahun) Manajemen Puncak
Taktis Menengah (1-5 Tahun) Manajemen Puncak dan
Menengah
Operasional Pendek (< 1 Tahun) Manajemen Menengah
dan Bawah
Perencanaan Situasional
(Contingency)
Mengembangkan
rencana,
mempertimbangkan
kejadian situasional Melaksanakan rencana
dan secara formal
mengidentifikasi kejadian
situasional Menetapkan indikator
situasional dan
mengembangkan rencana
situasional untuk setiap
kejadian situasional Menyelesaikan
rencana atau rencana
situasional
Merupakan perencanaan yang memasukkan alternatif
perencanaan yang berbeda jika suatu kondisi
tertentu terjadi. Jika rencana A tidak berhasil,
rencana B akan dilakukan
Hambatan dan Pemecahan Masalah dalam
Perencanaan
Hambatan Utama
• Tujuan yang tidak tepat
• Lingkungan yang kompleks
• Keengganan untuk menetapkan
tujuan
• Keengganan untuk berubah
• Tidak memahami organisasi
• Tidak percaya diri
Mengatasi Hambatan
• Memahami tujuan dan perencanaan
• Komunikasi dan partisipasi
• Konsistensi, revisi, dan perbaikan
• Sistem balasan yang efektif
• Membantu individu menetapkan
tujuan
• Mengatasi keengganan untuk
berubah
MBO (Management By Objectives)

Management By Objective merupakan metode penetapan tujuan secara partisipatif

MBO merupakan metode formal atau semiformal yang dimulai dari penetapan tujuan,
pelaksanaan, dan kemudian diteruskan dengan evaluasi.

Tujuan MBO adalah mendorong partisipasi bawahan, memperjelas, serta

mengkomunikasikan tujuan dan hasil yang diharapkan untuk mencapai tujuan tersebut.
Efektifitas MBO

Manfaat penting dari MBO adalah memotivasi karyawan.

Elemen yang harus ada :

● Komitmen dari manajemen puncak

● Penetapan tujuan jelas dan dapat diukur.
● Tujuan individu harus jelas.
● Partisipasi
● Komunikasi yang intensif.
● Bawahan diberikan otonomi yang cukup.
● Review prestasi/ review kemajuan yang telah dicapai & memberikan input perbaikan.
Kelemahan MBO

1. Kurangnya komitmen manajemen puncak

2. Menekankan segi kuantitatif & pekerjaan administratif
3. Style manajemen otoriter
4. Perubahan dalam organisasi
5. Keterampilan sosial
6. Koordinasi dan penetapan tujuan sulit
7. Ketergantungan pada pihak lain
8. Sistem balas jasa yang tidak mendukung
Pengertian dan Komponen Strategi

Strategi adalah penetapan tujuan jangka panjang yang dasar dari suatu organisasi, dan
pemilihan alternatif tindakan serta alokasi sumberdaya yang diperlukan untuk
mencapai tujuan tersebut.

Konsep komponen strategi : perencanaan dan pengambilan keputusan (grand plan).

Proses Perencanaan Strategi
Formulasi Tujuan

Analisis Tujuan dan

Strategi Saat Ini

Analisis Lingkungan: Analisis Sumber Daya:

Kesempatan dan Ancaman Kekuatan dan Kelemahan

Identifikasi Kesempatan Strategis

Pengambilan Keputusan Strategis

Pelaksanaan Strategis

Evaluasi dan Pengendalian Strategis

Tingkatan Strategi
Tingkat Keputusan pasar mana Penggabungan usaha (untuk memasuki
Korporasi yang akan dimasuki pasar baru) atau yang ada saat ini
menggunakan sumber daya

Tingkat Unit Keputusan bagaimana

Menjalankan strategi yang dipilih untuk
Bisnis bersaing pada setiap
setiap unit bisnis
pasar

Tingkat Keputusan bagaimana

Menjalankan strategi yang dipilih untuk
Fungsional menjalankan fungsi
setiap fungsi
dalam organisasi
Implementasi Strategi

1. Strategi dan Struktur

Organisasi mengalami perubahan strategi karena perubahan faktor

demografis, sosial, politik, dan ekonomi yang mengakibatkan
ketidakseimbangan dalam kondisi internal organisasi untuk
mengatasi masalah dan mengoptimalkan organisasi.
Implementasi Strategi
2. McKinsey Model 7s
a. Strategi (Strategy)
b. Struktur (Structure)
c. Sistem (Systems)
d. Tujuan atau Misi Organisasi (Superordinate Goals)
e. Kemampuan atau Keterampilan (Skills)
f. Staf (Staff)
g. Pola Perilaku atau Pengambilan Keputusan (Style)
Model 7s
Implementasi Strategi
3. Peranan Manajer Puncak (CEO)
✓ Merumuskan strategi
✓ Mengimplementasikan rencana
✓ Melembagakan strategi yang merupakan nilai, norma,
peranan, kelompok, yang berkembang untuk mencapai
tujuan tertentu.
Hambatan Pelaksanaan Strategi

Faktor Penghambat Perencanaan secara Formal:

1. Konflik antara proses perencanaan formal dengan gaya manajemen

2. Ketidaktepatan perencanaan formal untuk organisasi kecil

3. Biaya perencanaan yang cukup besar

4. Penekanan yang berlebihan pada aspek kuantitas

5. Kerentanan perencanaan formal terhadap peristiwa yang tidak diharapkan

Faktor Penghambat Pelaksanaan Perencanaan Strategis:

1. Perencanaan formal tidak diterima oleh manajer

2. Beberapa aspek perencanaan formal tidak dipahami oleh manajer
3. Manajer pada beberapa tingkat tidak diikutsertakan dalam proses
perencanaan
4. Tanggung jawab yang utama dari perencanaan formal diserahkan ke staf
5. Rencana jangka panjang dianggap tidak akan berubah
6. Sistem perencanaan yang kompleks dan mahal dipilih
7. Perencanaan yang baik dihindarkan begitu saja
8. Informasi tidak tersedia memadai
9. Peramalan dan anggaran campur aduk dengan perencanaan
10. Manajer terperangkap pada detail perencanaan, dan melupakan aspek lain
yang lebih penting
Pengambilan Keputusan
Pada dasarnya memilih satu alternatif
dari beberapa alternatif keputusan.

Pendekatan Rasional dalam pengambilan

keputusan.
Alat perencanaan dan pengambilan keputusan
Penentuan Masalah
● Metode ilmiah

Pembuatan Model

Penyusunan Algoritma

Implementasi
● Metode Peramalan

Kuantitatif Time Series Model rata – rata bergerak

Model Penghalusan
Eksponensial
Model Box-Jenkins

Sebab Akibat Model regresi tunggal atau

berganda
Model ekonometri

Kualitatif Jury of Selection Method

Sales-force-composition

Metode Delphi

Metode kriteria ganda

Metode evaluasi -
pelanggan
● Bagan Positif dan Negatif (Bagan – T)
Merupakan penyajian poin – poin positif (keuntungan) dan poin – poin negatif (kelemahan/kerugian) yang
berkaitan dengan keputusan.

Sisi Positif Sisi Negatif

Mobil lebih aman dan Perawatan mahal
nyaman
Meningkatkan reputasi Bensin mahal dan boros
didepan klien
Asuransi mahal
● Matriks Multikriteria

Dengan teknik ini kita akan menyajikan sejumlah kriteria yang berkaitan dengan alternatif keputusan
tertentu, memberi skor dan menjumlahkan skor – skor tersebut.

Kriteria Bobot Pesawat Kereta Api Bus

Terbang
Kenyamanan 0.2 80 85 60
Waktu 0.5 90 60 50
Biaya 0.1 60 70 90
Keamanan 0.2 80 85 60
Total 1 83 71 70
● Matriks Pay-off

Matriks tersebut terdiri atas beberapa alternatif keputusan dengan kemungkinan hasilnya. Resiko setiap
analisis keputusan dapat dianalisis.
Kondisi Baik Sedang Resesi Hasil yang Standar
Ekonomi Diharapkan Deviasi
Probabilitas 25% 50% 25%
Keberhasilan
Alternatif 1 10.000.000 7.500.000 5.000.000 7.500.000 1.250

Alternatif 2 25.000.000 10.000.000 2.000.000 11.750.000 8.318

Alternatif 3 50.000.000 15.000.000 -5.000.000 18.750.000 19.83

lainya

● Programmasi Linear
● Analisis Titik Impas
● Pohon Keputusan
Terima kasih