PERENCANAAN

ARTI DAN TUJUAN PERENCANAAN

DEFINISI PERENCANAAN

Proses pemilihan alternatif tindakan yang

terbaik dan penetapan strategi keseluruhan
untuk mencapai tujuan organisasi.
 PERENCANAAN
 Suatu persiapan untuk menghadapi masa depan
 mencerminkan upaya untuk mendapatkan hasil yang terbaik dengan
dukungan sumber daya terbatas
 Tahap awal dari proses manajemen untuk membuat keputusan dalam
rangka mencapai tujuan organisasi
 Perencanaan merupakan pemikiran yang mendahului tindakan dan proses
terpenting dari semua fungsi manajemen untuk pencapaian tujuan secara
efektif dan efisien.
 Perencanaan adalah suatu proses yang tidak pernah berakhir bila rencana
telah ditetapkan maka rencana harus dilaksanakan dengan
mempertimbangkan kebutuhan fleksibilas agar mampu menyesuaikan
diri dengan situasi dan kondisi.
 Terkait 5W + 1 H kegiatan yang hendaknya dilaksanakan
Tujuan Perencanaan
(Stephen Robbins , Mary Coulter )

Memberikan pengarahan baik untuk manajer

maupun karyawan non manajerial.

Mengurangi ketidakpastian pola perencanaan

yang terpadu

Meminimalisir pemborosan.
Menetapkan tujuan dan standar yang digunakan
dalam fungsi selanjutnya , yaitu proses pengontrolan
dan pengevalusasian untuk pengendalian
 PROSES
PENYUSUNAN PERENCANAAN
1. Merumuskan tugas dan tujuan
tugas dan tujuan adalah dua (2)
pengertian yang saling berhubungan, tujuan
tidak akan tercapai bila tidak melaksanakan
aktifitas, oleh karena itu tujuan merupakan
landasan yang kuat dari pembuatan rencana.
Organisasi tidak akan melakukan
perencanaan yang efektif kalau tidak tahu
tujuan apa yang akan dicapai.
 PROSES
PENYUSUNAN PERENCANAAN
2. Mengobservasi dan menganalisis
Setelah tugas dan tujuan suatu perusahaan dapat
dicapai maka perlu melakukan pengamatan:
-* observasi dengan mencari segala kekuatan
(strengths) dan kelemahan ( weaknesses) organisasi
(pengamatan internal), mencari peluang
(opportunities) dan ancaman (threats) terhadap
lingkungan diluar organisasi (pengamatan
eksternal).
-* Menganalisis dari hasil observasi tersebut guna
mengukur kemampuan organisasi terhadap ancaman
yang datang dari dalam atau dari luar.
 PROSES
PENYUSUNAN PERENCANAAN
3. Mengindentifikasi Alternatif
Dari hasil analisis rencana tersebut dirumuskan untuk
menggambarkan beberapa alternatif, yang kemudian diurutkan atas
dasar prioritas misalnya lama waktu penyelesaian, biaya yang
dibutuhkan.

4. Membuat Sintesis (Uji Coba)

Dalam pembuatan alternatif ini kemungkinan dan seringkali tidak
tepat karena selalu terdapat unsur negatif dan positifnya oleh
karena itu perlu melakukan ujicoba dengan melakukan
penggabungan dan pengembangan alternatif untuk meminimalisir
unsur negatifnya sehingga dapat diambil pemilihan alternatif yang
terbaik dari berbagai alternatifyang ada.
 GAMBAR PROSES
PENYUSUNAN PERENCANAAN
T

TAHAP I TAHAP II TAHAP III U

TAHAP IV
Menetapkan Mengobservasi Mengindentif
Membuat J
tugas dan dan ikasi
sintesis
tujuan menganalisis Alternatif
U

N
 ALASAN DASAR PERLUNYA
PERENCANAAN
 Mencapai ”PROTECTIVE BENEFITS” yang dihasilkan
dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan
dalam pembuatan keputusan. Misalnya: manajer
harus menghindari atau meminimalisasi kemungkinan
kesalahan yang berakibat pada kerugian perusahaan.

 Mencapai “POSITIVE BENEFITS” dalam bentuk

meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.
Misalnya : Manajer harus mengoptimalkan dari
perencanaan agar mencapai keuntungan yang
memuaskan.
Elemen Perencanaan

Sasaran

Rencana
GAMBAR
HIERARKHI PERENCANAAN DALAM ORGANISASI

Goal (sasaran)

Rencana
Strategis

Rencana
Operasional

Single-Use Plans Standing Plans

Program Kebijakan

Anggaran

Proyek Standard
Procedures
dan metoda

Aturan
SASARAN / GOAL
 adalah hal yang ingin dicapai oleh
individu, grup, atau seluruh organisasi.
Sasaran sering pula disebut tujuan.
Sasaran memandu manajemen
membuat keputusan dan membuat
kriteria untuk mengukur suatu
pekerjaan.
Kelompok Sasaran

Stated Goals

Sasaran Riil
 1.Stated Goals

 Stated goals adalah sasaran yang

dinyatakan organisasi kepada masyarakat
luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di
piagam perusahaan, laporan tahunan,
pengumuman humas, atau pernyataan publik
yang dibuat oleh manajemen. Seringkali
stated goals ini bertentangan dengan
kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk
memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan
 2. Sasaran Riil

 Sasaran riil adalah

sasaran yang benar-benar dinginkan oleh
perusahaan.

 Sasaran riil hanya dapat diketahui dari

tindakan-tindakan organisasi beserta
anggotanya.
Pendekatan mencapai sasaran

Pendekatan
Tradisional

Management By
Objective (MBO)
1. Pendekatan Tradisional

 Perencanaan dari atas ke bawah dimana

Manajer puncak memberikan tujuan dan
sasaran-sasaran umum, yang kemudian
diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-
tujuan (subgoals) yang lebih terperinci.
Bawahannya itu kemudian menurunkannya
lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga
mencapai tingkat paling bawah
2. Management By Objective

 Pada perencanaan ini, sasaran dan tujuan

organisasi tidak ditentukan oleh manajer
puncak saja, tetapi juga oleh karyawan.
Manajer dan karyawan bersama-sama
membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka
capai. Dengan begini, bisa dipakai untuk
mengevaluasi kinerja karyawan sehingga
mereka merasa dihargai dan produktivitas
mereka akan meningkat
 EMPAT UNSUR MBO

1. Spesifikasi tujuan
2. Pembuatan keputusan adalah partisipatif
3. Jangka waktu eksplisit (tegas, jelas, terus
terang)
4. Umpan balik kinerja
RENCANA / PLAN
 adalah dokumen yang digunakan
sebagai skema untuk mencapai tujuan.
 Rencana biasanya mencakup :
- Alokasi sumber daya
- Kerangka waktu (jangka panjang
atau pendek)
- Speksifisitas (arahan spesifik)
- Frenkwensi penggunaan (sekali
pakai atau siaga)
- Jangkauan ( strategis atau operasional)
- Tindakan-tindakan lainnya.
 TIPE RENCANA

RENCANA STRATEGIK RENCANA

(STRATEGIC PLANS) OPERASIONAL
(OPERASIONAL PLANS)
- Dirancang untuk
memenuhi tujuan - Penguraian lebih rinci
organisasi secara luas bagaimana rencana-
rencana strategik akan
- Mengimplementasikan dicapai
misi yang memberikan
alasan khas keberadaan
organisasi
 Rencana Operasional
Sekali Pakai
(Single Use Plans)
 Rencana yang dikembangkan
untuk menyelesaikan suatu
tujuan yang sangat spesifik dan
tidak digunakan lagi setelah
tujuan yang dimaksudkan
diselesaikan
 Program. Proyek. Anggaran
 Contoh : RAB kegiatan
peresmian, Proyek Pembangunan
Gedung M tidak sama dengan
proyek pembangunan gedung P
karena berbeda : konstruksinya,
lokasinya, anggarannya
Tetap
(Standing Plans)
 Pendekatan atau rencana yang
dibakukan untuk menangani
situasi yang sedang dihadapi
atau diperkirakan dan terjadi
berulang-ulang
 Wujud umum rencana tetap
adalah : Kebijakan. Aturan.
Policy
 Contoh : Peraturan
Perusahaan, SOP surat masuk,
kebijakan jam kerja
JENIS-JENIS PERENCANAAN
 BERDASAR RUANG LINGKUP
A. Rencana Strategis (Strategic Plan)
B. Rencana Operasional (Operational Plans)
 BERDASAR KERANGKA WAKTU
A. Jangka Pendek
B. Jangka Menengah
C. Jangka Panjang
 BERDASAR FREKUENSI PENGGUNAAN
A. Sekali Pakai ((Single Use Plans)
B. Tetap (Standing Plans)
 BERDASAR SIFAT KHUSUS
A. Direksional
B. Spesifik
 Rencana Berdasar Ruang Lingkup
RENCANA STRATEGIS RENCANA OPERASIONAL
 Adalah rencana yang berlaku bagi
seluruh organisasi untuk menentukan
sasaran umum organisasi dan
berusaha menempatkan organisasi
dalam lingkungannya.
 Mempertemukan organisasi dengan
tujuan yang ditetapkan organisasi,
dalam rangka mengimplementasikan
misi perusahaan
 rencana umum yang berlaku
diseluruh lapisan organisasi
 Adalah Rencana detail
yang menjabarkan
bagaimana rencana
strategis dapat
direalisasikan ke dalam
pelaksanaan pekerjaan
sehari-hari
 rencana yang mengatur
kegiatan sehari-hari
anggota organisasi.
Rencana Berdasar Sifat Khusus
RENCANA DIREKSIONAL
 Rencana direksional adalah
rencana yang fleksibel yang
menetapkan pedoman
umum bagi para manajer
guna membatasi manajer
kedalam sasaran khusus atau
rangkaian tindakan.
Contoh : rencana meningkatkan
laba perusahaan sebesar 5 % -
10 % selama 6 bulan mendatang
RENCANA SPESIFIK
 rencana spesifik adalah
rencana yang sudah
dirumuskan secara detail
dan jelas dan tidak
menyediakan ruang untuk
interprestasi.
Contoh : alokasi anggaran,
jadwal kegiatan
Rencana Berdasar Kerangka Waktu
 Rencana Jangka Pendek
adalah rencana yang ditetapkan dengan batas waktu yang
mencakup satu tahun. Contoh : Penempatan Karyawan Tepat,
Produk yang mencapai target.

 Rencana Jangka Menengah

adalah rencana dengan batas waktu antara jangka pendek
dan jangka menengah. Contoh : evaluasi jabatan, standar
mutu, merekrut karyawan baru.

 Rencana Jangka Panjang

adalah rencana yang ditetapkan dengan jangka waktu
berkisar antara tiga – lima tahunan. Contoh : Ekspansi
perusahaan, go publik, Go Internasional
Rencana Berdasar Frekuensi
SINGLE USE PLAN
(RENCANA SEKALI PAKAI)
 Rencana yang dikembangkan
untuk menyelesaikan suatu
tujuan yang sangat spesifik
dan tidak digunakan lagi
setelah tujuan yang
dimaksudkan diselesaikan
 Program. Proyek. Anggaran
 Contoh : RAB kegiatan
peresmian, Proyek
Pembangunan Gedung
STANDING PLAN
(RENCANA TETAP)
 Pendekatan atau rencana
yang dibakukan untuk
menangani situasi yang
sedang dihadapi atau
diperkirakan dan terjadi
berulang-ulang
 Kebijakan. Aturan. Policy
 Contoh : Peraturan
Perusahaan, SOP, tata tertib
Bentuk Rencana
 Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis
dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu
organisasi.
 Rencana formal adalah rencana tertulis yang harus
dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu
tertentu. Rencana formal merupakan rencana
bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota
harus mengetahui dan menjalankan rencana itu.
Rencana formal dibuat untuk mengurangi
ketidakjelasan dan menciptakan kesepahaman
tentang apa yang harus dilakukan.
Siapa yang menggunakan?
Top Manajer
 mengutamakan keselamatan
dan pengembangan
perusahaan dalam waktu
panjang. Misal apa strategi
persaingan perusahaan dan
upaya dalam pengembangan
perusahaaan. Apa rencana
produk baru. Apa inovasi
produk.
Middle Manajer
 kompetisi & pengembangan
sumber daya. Misal
bagaimana memperbaiki
koordinasi? Bagaimana
memanfaatkan para
manajer lini pertama secara
baik
First line Manajer

 persoalan operasional
 Misal bagaimana
mengimplementasikan
kebijakan, penugasan
kerja baru? Bagaimana
menaikkan efisiensi?
 Analisis SWOT

 SETIAP ORGANISASI PUNYA PERENCANAAN

YANG BERBEDA WALAUPUN BENTUK
ORGANISASINYA SAMA , KARENA :
A. Perbedaan dalam bentuk organisasi dan misi
yang akan dicapai dalam mewujudkan tujuan
B. Perbedaan waktu pelaksanaan
C. Gaya kepemimpinan manajer sehingga
perencanaan yang diambil juga berbeda
 Berdasarkan ruang lingkup masalah yang
dihadapi manajer inilah maka diperlukan
rencana global,rencana strategik, rencana
operasional dengan menggunakan analisis
SWOT yaitu analisis situasi perusahaan
secara keseluruhan dengan melihat dari
kekuatan dan kelemahan perusahaan
terhadap kesempatan dan ancaman dari
luar .
 Elemen Analisis SWOT
STRENGHTS (KEKUATAN) WEAKNESSES (KELEMAHAN)
A. Kompetensi yang unik’ A. Tidak ada arah strategi yang jelas
B. Sumber Daya keuangan yang B. Posisi persaingan yang kurang baik
ANALISIS memadai C. Fasilitas yang usang
INTERNAL C. Keterampilan yang unggul D. Kesenjangan kemampuan manajerial
D. Citra perusahaan yang baik E. Citra perusahaan yang kurang baik
E. Keunggulan biaya F. dsb
F. Kemampuan inovasi yang tinggi
G. dsb

OPPORTUNITY (PELUANG) THREATS (ANCAMAN)

A. Pesaing baru
A. Segmen pasar baru B. Peningkatan penjualan produk
ANALISIS B. Penambahan produk baru substitusi
EKSTERNAL C. Diversifikasi produk yang C. Pertumbuhan pasar lemah
berkaitan D. Tingginya bargaining power
D. Cepatnya pertumbuhan pasar konsumen
E. dsb E. Perubahan selera konsumen
F. dsb
 ANALISIS SWOT
Mengindentifika
Menganalisa
si peluang dan
lingkungan
ancaman

Mengindentifik
asi organisasi
sekarang, ANALISIS SWOT Melaksana
tujuannya, Merumuskan Mengevalu
kan
strateginya strategi asi hasil
strategi

Menganalisis Indentifikasi
sumber daya kekuatan dan
organisasi kelemahan
 Faktor Internal
Kekuatan Kita Kelemahan Kita
a. a.
b. b.
c. c.
d. d.
Faktor Ekstenal
Kesempatan yang
Strategi SO: Strategi WO:
ada
Menggunakan Menjadikan
a.
kekuatan untuk kelemahan kita
b.
memanfaatkan untuk
c.
kesempatan yang memanfaatkan
d.
ada peluang yang ada

Ancaman yang ada

Strategi ST: Strategi WT :
a.
Menggunakan Menjadikan
b.
kekuatan untuk kelemahan kita
c.
mengatasi untuk menghadapi
d.
ancaman yang ada ancaman yang ada
 Contoh :

Kekuatan Produk Kita

1. Bahan baku mudah
2. Hampir setiap orang butuh
3. Sudah jelas halal

Kesempatan yg ada
Strategi SO
1. Pasar masih luas
1. Produksi yg banyak
2. Pesaing belum banyak
2. Tambah outlet
3. Ada program KUR
3. Buat harga terjangkau
Strength (kekuatan) internal PT Pertamina
Contoh Analisa SWOT PERTAMINA
Strenghts (Kekuatan)
1. Menyediakan produk yang berkualitas
tinggi (sudah memiliki pengakuan dari
dunia dan punya sertifikat ISO)
2. Memilki pelayanan yang baik ( sudah dpt
mendistribusikan produknya ke seluruh
indonesia bahkan sampai daerah
terpencil
3. Sumber daya manusia yang handal
Opportunities (Peluang)
1. Pasar bisnis yg masih tinggi
(penggunaan migas merupakan
kebutuhan pokok dunia sehingga
permintaan tinggi walaupun terjadi
gejolak harga
2. Sebagai pemimpin dalam pasar BBM
Weaknesses (Kelemahan)
1. Kurang modal dalam kegiatan
eksplorasi dan eksploitasi SDA
sehingga bekerja sama dengan
pihak asing.
2. Birokrasi yg menghambat kinerja
3. Jumlah armada yang kurang
Threats (Ancaman)
1. Masuknya pihak swasta untuk
beroperasi di bidang non BBM
dimana cakupan pasar pertamina
dalan hal non bbm seperti oli
menjadi berkurang
2. Image bahwa produk yang
ditawarkan kompetitor (shell dan
petronas) memilki tingkat kualitas
TERIMA KASIH