PERENCANAAN

Hanung Eka Atmaja, S.E., M.M.

Definisi
• Perencanaan adalah proses
mendefinisikan tujuan organisasi,
membuat strategi untuk mencapai
tujuan itu, dan mengembangkan
rencana aktivitas kerja organisasi.
Perencanaan merupakan proses
terpenting dari semua fungsi
manajemen karena tanpa
perencanaan fungsi-fungsi lain seperti
pengorganisasian, pengarahan, dan
pengontrolan tak akan dapat berjalan.
Definisi 2
• Tahap awal dari proses
manajemen
• Suatu persiapan untuk
menghadapi masa depan dan
mencerminkan upaya untuk
mendapatkan hasil yang terbaik
dengan dukungan sumber daya
terbatas
• Terkait 5W (What, Where, When,
Who, Why) + 1 H (How) kegiatan
yang hendaknya dilaksanakan
• What
Apa yang akan dilakukan atau dikerjakan.
• Where
Dimana kita melakukan kegiatan.
• When
Kapan kita melakukan tugas
• Who
Menganalisis kebutuhan tenaga kerja baik kuantitatif maupun
kualitatif : Pola pembinaan karir, kebijaksanaan di dalam
pengolahan dan penggajian, dan metode dan teknik tentang
pengadaan tenaga kerja yang akan dilaksanakan.
• Why
Rencana itu harus mempermudah suatu pekerjaan sehingga
mudah dilaksanakan.
tentang mengapa hal itu yang menjadi tujuan, bukan yang lain,
alasan yang kuat akan membuat tujuan menjadi semakin bagus
• How
Mampu menentukan bagaimana arah suatu pekerjaan
akan dilaksanakan.

Dengan menggunakan prinsip 5W +1H tujuan sebuah

perusahaan akan lebih terarah dan tepat sasaran, aktifitas
pekerjaan akan terorganisasi dengan baik, memudahkan
untuk melakukan evaluasi, dan prinsip tersebut dapat
dijadikan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan.
Tujuan Perencanaan
(Stephen Robbins , Mary Coulter )
Memberikan pengarahan baik untuk manajer
maupun karyawan nonmanajerial.

Mengurangi ketidakpastian.

Meminimalisir pemborosan.

Menetapkan tujuan dan standar yang digunakan

dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses
pengontrolan dan pengevalusasian.
Elemen Perencanaan

Sasaran

Rencana
1. SASARAN / GOAL
• Sasaran adalah hal yang ingin
dicapai oleh individu, grup, atau
seluruh organisasi. Sasaran sering
pula disebut tujuan. Sasaran
memandu manajemen membuat
keputusan dan membuat kriteria
untuk mengukur suatu pekerjaan.
2. RENCANA
• Rencana atau plan adalah
dokumen yang digunakan sebagai
skema untuk mencapai tujuan.
Rencana biasanya mencakup
alokasi sumber daya, jadwal, dan
tindakan-tindakan penting lainnya.
• Rencana dibagi berdasarkan
cakupan, jangka waktu,
kekhususan, dan frekuensi
penggunaannya.
a. Rencana berdasarkan cakupan
Berdasarkancakupannya,rencanadapatdb j direncanastrategisdanrencanaoperasional. 
i agimena

Rencana strategis Rencana operasional

• Mempertemukan • Rencana detail yang

organisasi dengan tujuan menjabarkan bagaimana
yang ditetapkan rencana strategis dapat
organisasi, dalam rangka direalisasikan ke dalam
mengimplementasikan pelaksanaan pekerjaan
misi perusahaan sehari-hari
• rencana umum yang • rencana yang mengatur
berlaku diseluruh lapisan kegiatan sehari-hari
organisasi anggota organisasi.
b.Rencana berdasarkan waktu
jangka panjang Jangka pendek

• Rencana jangka panjang • rencana jangka pendek

umumnya didefinisikan adalah rencana yang
sebagai rencana dengan memiliki jangka waktu
jangka waktu tiga tahun satu tahun
c. Rencana berdasarkan kekhususan
RENCANA DIREKSIONAL RENCANA SPESIFIK

• Rencana direksional • rencana spesifik adalah

adalah rencana yang rencana yang secara
hanya memberikan detail menentukan cara-
guidelines secara umum, cara yang harus dilakukan
tidak mendetail. untuk mencapai tujuan.
d. Rencana berdasarkan frekuensi
SINGLE USE PLAN STANDING PLAN

• Rencana yang • Pendekatan atau rencana

dikembangkan untuk yang dibakukan untuk
menyelesaikan suatu menangani situasi yang
tujuan yang sangat sedang dihadapi atau
spesifik dan tidak diperkirakan
digunakan lagi setelah • Kebijakan, Prosedur dan
tujuan yang dimaksudkan Metoda standar, Aturan.
diselesaikan
• Program, Proyek,
Anggaran
GAMBAR
HIERARKHI PERENCANAAN DALAM ORGANISASI
Goal (sasaran)

Rencana
Strategis

Rencana
Operasional

Single-Use Plans Standing Plans

Program Kebijakan

Anggaran

Proyek Standard
Procedures
dan metoda

Aturan
Bentuk Rencana
• Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan
bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu
organisasi.
• Rencana formal adalah rencana tertulis yang harus
dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu
tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama
anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus
mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana
formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan
menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus
dilakukan.2
Kelompok Sasaran

Stated goals

Sasaran riil
1.Stated Goals
• Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi
kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat
di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman
humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh
manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan
dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk
memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan
2. Sasaran Riil
• Sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan
oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari
tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.
Pendekatan mencapai sasaran

Pendekata
n
Tradisional

Management
By Objective
(MBO)
1. Pendekatan Tradisional
• Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan
sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh
bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih
terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi
kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat
paling bawah
2. Management By Objective
• Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak
ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh
karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama
membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai.
Dengan begini karyawan akan merasa dihargai sehingga
produktivitas mereka akan meningkat
Siapa yang menggunakan?
Top Manajer
• mengutamakan keselamatan
dan pengembangan
perusahaan dalam waktu
panjang. Misal apa strategi
persaingan perusahaan dan
upaya dalam pengemabangan
perusahaaan. Apa rencana
produk baru. Apa inovasi
produk.
Middle Manajer
• kompetisi & pengembangan
sumber daya. Misal
bagaimana memperbaiki
koordinasi? Bagaimana
memanfaatkan para
manajer lini pertama secara
baik
First line Manajer
• persoalan operasional
• Misal bagaimana
mengimplementasikan
kebijakan, penugasan
kerja baru? Bagaimana
menaikkan efisiensi?
LANGKAH PERENCANAAN

Langkah 3 :
Langkah 1 : Langkah 2 : Dukungan Langkah 4 :
Penetapan Pendefinisian Penetapan
Tujuan Situasi saat ini dan Tindakan
Hambatan
Hambatan perencanaan efektif
• Kurang pengetahuan tentang organisasi
• Kurang pengetahuan tentang lingkungan
• Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif
• Biaya
• Takut gagal
• Kurang percaya diri
• Penolakan terhadap perubahan
TERIMA KASIH