BAB 4

PERANCANGAN

‘ABDULLAH KHAIRI BIN MOHD ASRI

 PENDAHULUAN
• Perancangan adalah berkedudukan paling atas sekali di dalam fungsi-
fungsi pengurusan diikuti oleh pengorganisasian, kepimpinan dan
pengawalan.
• Perancangan melibatkan proses menetapkan objektif dan memajukan
strategi untuk mencapai objektif.
• Tanpa perancangan yang rapi akan menghalang perkembangan dalam
mencapai objektif dan para pengurus akan mengalami kesulitan
bagaimana untuk menyusun sumber dan tenaga kerja secara berkesan.
• Perancangan dapat menunjuk arah kepada kumpulan pengurusan dan
menggembleng sumber dan usaha organisasi ke arah mencapai matlamat.
• Perancangan merupakan satu proses intelek yang memerlukan para pengurus
memikirkan kaedah yang lebih baik dan berkesan untuk menjalankan tugas
mereka. Ia merupakan sesuatu yang proaktif.
• Melalui perancangan pengurus dapat memutuskan apa yang harus dilakukan, bila
ia perlu dilakukan, bagaimana ia perlu dilakukan dan siapa yang akan
melakukannya.
• Perancangan perlu mempunyai keupayaan untuk berubah yang mana
menyesuaikan diri dengan perubahan tanpa melibatkan kos tambahan. Keadaan
sentiasa berubah, oleh itu sesuatu perancangan mesti bersedia dengan seberapa
banyak keadaan luar jangkaan (contingencies) yang boleh.
• Pengurusan tertinggi biasanya menumpukan kepada perancangan yang berjangka
masa panjang sekitar enam bulan ke lima tahun atau lebih panjang lagi.
• Pengurus peringkat rendah lebih menumpukan merancang aktiviti harian,
mingguan atau bulanan. Sebagai contoh, para penyelia tahap satu merancang
aktiviti kerja harian untuk kakitangan bawahan mereka.
• Mereka tidak bertanggungjawab untuk membuat ramalan jualan atau pembelian
bahan mentah untuk enam bulan ke hadapan.
• Perbezaan kedua berkaitan masa yang digunakan dalam proses merancang. Pada
amnya, pihak pengurusan atasan menggunakan lebih banyak masa untuk membuat
perancangan. Mereka lebih menumpukan dengan menetapkan objektif-objektif dan
merangka perancangan untuk mencapai objektif. Para pengurus peringkat bawah
lebih terlibat dalam melaksanakan perancangan yang telah dibuat.
 JENIS PERANCANGAN
• Rancangan organisasi adalah disusun dalam bentuk hierarki. Di atas hierarki ini
adalah objektif.
• Objektif memberi hala tuju yang jelas tentang kewujudan dan tujuan organisasi
ditubuhkan dan ini dapat dicapai melalui strategi.
• Strategi adalah lebih kepada objektif yang spesifik yang memaparkan secara
umum aktiviti-aktiviti organisasi dan memperuntukkan sumber untuk mencapai
objektif.
• Strategi ini pula dilaksanakan dalam dua jenis rancangan utama iaitu rancangan
guna sekali dan rancangan tetap (standing plans).
 Rancangan Guna-sekali
• Disediakan untuk mencapai sesuatu tujuan spesifik dan apabila tujuan
tertentu telah dicapai maka rancangan ini dimansuhkan.
• Rancangan ini diguna pakai hanya sekali untuk satu rancangan sahaja.
• Program dan belanjawan merupakan contoh penggunaan rancangan guna-
sekali.
 Rancangan Aktiviti Ulangan
• Rancangan aktiviti ulangan pula direka untuk situasi yang sentiasa
berulang dan satu rancangan standard dapat digunakan berulang-kali.
• Prosedur, dasar-dasar (policies), kaedah dan peraturan adalah contoh
rancangan aktiviti ulangan.
 OBJEKTIF
• Objektif merujuk kepada sasaran atau pencapaian yang organisasi itu ingin
capai. Semua aktiviti perniagaan digembleng untuk mencapai matlamat ini.
• Pendekatan SMARTER digunakan apabila merangka objektif iaitu matlamat
hendaklah Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-line, Exciting,
Rewarding’ baik secara luar (extrinsically) atau hakiki (intrinsically).
• Objektif adalah sasaran yang spesifik yang perlu dicapai oleh organisasi. Ia
adalah terjemahan misi organisasi kepada sesuatu yang kukuh di mana
keputusan/pencapaian boleh diukur.
 STRATEGI
• Strategi korporat adalah rancangan yang mengambil kira peluang
persekitaran, kekuatan dan kelemahan organisasi dan menyediakan
pasangan yang optimum di antara firma dan persekitaran.
• Inti pati strategi korporat adalah untuk mengetahui dan mengeksploit
kekuatan sambil mengelakkan kelemahan dan memadankannya dengan
peluang yang ada.
• Dua aktiviti penting melibatkan perumusan strategi adalah penilaian
persekitaran dan penilaian korporat.
 Penilaian Persekitaran
• Analisis dalaman yang relevan dengan persekitaran di mana dikenal pasti
ancaman dan peluang yang terdapat di persekitaran luaran organisasi.
• Antara beberapa faktor penting persekitaran yang perlu diberi perhatian
adalah:
1. Faktor politik dan undang-undang
a) Kestabilan dan falsafah politik kerajaan.
b) Undang-undang percukaian dan perlesenan
c) Dasar fiskal dan kewangan.
d) Sekatan atas pelaburan modal, penghantaran balik modal dan keuntungan dan
lain-lain.
2. Faktor ekonomi
• Tahap perkembangan ekonomi, kuasa membeli dan pengagihan pendapatan
persendirian.
• Trend harga, kadar penukaran, baki pembayaran dan lain-lain.
• Membekalkan buruh, bahan mentah, modal dan lain-lain.
3. Faktor persaingan
a) Mengenal pasti pesaing-pesaing utama.
b) Analisis program-program dan prestasinya dalam bidang utama seperti
penebusan pasaran, campuran produk, saluran pengagihan dan jualan,
organisasi, perkhidmatan, penghantaran dan kredit, pengiklanan dan promosi,
peletakan harga dan penjenamaan, kesatuan pekerja, latihan kakitangan,
pembangunan teknologi, kecekapan dan produktiviti dalam pembuatan,
kekuatan kewangan, keuntungan, pulangan atas jualan dan pelaburan.
c) Undang-undang mencegah monopoli dan peraturan tentang persaingan.
d) Perlindungan kepada paten, tanda niaga, jenama, harta intelek dan industri yang
lain.
4. Faktor sosial dan kebudayaan
a) Tahap celik huruf penduduk
b) Ciri-ciri keagamaan dan sosial
c) Tahap dan kadar urbanisasi
d) Kadar perubahan sosial
 Penilaian Korporat
• Ini adalah analisis kekuatan dan kelemahan syarikat.
• Syarikat mestilah membuat rancangan untuk mengeksploitasi kekuatan ke
tahap maksimum.
• Sebaliknya, ia mungkin mempunyai kelemahan tertentu yang perlu
diatasi.
 POLISI
• Polisi adalah panduan am untuk membuat keputusan. Ia menjadi sempadan
apabila membuat keputusan sama ada keputusan yang boleh diambil atau tidak.
Polisi menjadi penggerak untuk memulakan langkah dan digunakan oleh pihak
pengurusan sebagai rujukan, apa yang patut dibuat dalam situasi tertentu.
• Polisi hanya memberikan rangka kerja dalam lingkungan di mana keputusan
mesti dibuat oleh pihak pengurusan dalam suasana berbeza. Boleh dikatakan,
polisi dan objektif memandu pemikiran dan aksi tetapi dengan perbezaan.
Objektif merupakan hasil akhir proses perancangan manakala polisi adalah
kaedah untuk mencapai objektif.
 PROSEDUR
• Prosedur menyediakan arahan terperinci untuk melakukan turutan aksi yang dilakukan pada kerja
yang tertentu. Langkah-langkah yang sama dipatuhi setiap kali tugas yang sama dilakukan.
Beberapa perbezaan antara polisi dengan prosedur:
a) Polisi adalah panduan am pemikiran dan tindakan untuk mereka di tahap tinggi. Prosedur adalah
panduan am untuk tindakan sahaja,
b) biasanya untuk mereka di tahap yang rendah.
c) Polisi membantu dalam pencapaian objektif firma. Prosedur menunjukkan cara untuk
melaksanakan polisi yang ditetapkan.
d) Polisi pada umumnya lebih luas dan memberi ruang untuk menggunakan budi bicara oleh
pembuat keputusan. Prosedur adalah lebih spesifik dan menggariskan satu siri tindakan untuk
melakukan sesuatu tugas.
e) Polisi selalunya dibuat tanpa analisis terperinci. Prosedur selalu dibuat selepas analisis yang
terperinci.
 KAEDAH
• Kaedah adalah satu cara tertentu setiap langkah dalam sesuatu prosedur harus
dilakukan.
• Kaedah adalah komponen-komponen dalam prosedur. Untuk melakukan
sesuatu tugas, sesuatu organisasi itu mungkin mempunyai beberapa kaedah.
• Kaedah yang dipilih untuk melakukan sesuatu tugas pada masa ini mungkin
menjadi ketinggalan zaman pada masa akan datang apabila kaedah baru yang
lebih cekap dan berekonomi ditemui.
• Kaedah membantu meningkatkan kegunaan dan keberkesanan prosedur.
 PERATURAN-PERATURAN
• Peraturan-peraturan adalah arahan terperinci dan direkodkan yang
menetapkan sesuatu tindakan mesti dilakukan atau tidak dilakukan pada
suatu situasi tertentu.
• Peraturan-peraturan ini mengelakkan rujukan berulang kepada pihak
atasan untuk pengesahan bagi perkara-perkara yang rutin.
 PROGRAM
• Program adalah rancangan yang tetap atau mempunyai langkah tertentu
yang perlu dilakukan dalam turutan tertentu untuk melakukan sesuatu
tugas.
• Program merangkumi segala aktiviti yang diperlukan untuk mencapai
sesuatu objektif.
• Program dibentuk supaya sejajar dengan objektif-objektif yang terdiri
daripada polisi, prosedur, belanjawan dan sebagainya.
 BELANJAWAN
• Belanjawan adalah “satu penyata kewangan dan/atau kuantitatif yang disediakan
untuk satu jangka masa tertentu, berkenaan dasar yang ingin dilaksanakan untuk
jangka masa itu dengan tujuan mencapai objektif yang diberi.” Belanjawan adalah
rancangan masa depan yang terdiri daripada penyata-penyata hasil yang dijangka
yang disebut dalam angka tertentu seperti ringgit atau dolar, jam kerja, unit produk
dan sebagainya. Antara belanjawan yang penting adalah belanjawan jualan,
belanjawan pengeluaran dan belanjawan pendapatan dan perbelanjaan.
• Belanjawan dinyatakan dalam bentuk berangka, ini menjadikan ia sebagai satu asas
pengukur yang memudahkan perbandingan hasil sebenar dengan yang dirancang dan
sebagai pengukuran (benchmark) untuk mengukur prestasi.
 PERANCANGAN ORGANISASI
• Organisasi secara khususnya diuruskan oleh dua jenis rancangan yang dipanggil
rancangan strategik dan rancangan operasi.
• Rancangan strategik direka oleh penguruspengurus atasan dan mendefinisikan
secara umum matlamat organisasi. Ia melibatkan perhubungan dengan manusia
atau pengurusan dari organisasi lain.
• Rancangan operasi mengandungi perlaksanaan yang terperinci rancangan
strategik dalam aktiviti harian. Rancangan operasi berurusan dengan manusia di
dalam organisasi danbagaimana untuk mendapatkan keputusan yang optimum
daripada mereka.
 Perbezaan antara Perancangan Operasi
dengan Strategik
• Perancangan strategik dan perancangan operasi mempunyai tiga perbezaan utama
(Hayes dan Wheelwright, 1984).
1. Jangka masa
Rancangan strategik memandang masa hadapan untuk beberapa tahun malahan
dekad. Untuk perancangan operasi, biasanya tempoh satu tahun adalah lebih relevan.
2. Skop
Perancangan strategik memberi kesan yang lebih luas ke atas aktiviti organisasi
manakala perancangan operasi mempunyai skop yang lebih terhad dan sempit.
3. Tahap keperincian
• Biasanya matlamat strategik dinyatakan secara ringkas dan umum. Ini adalah perlu
untuk mengarahkan anggota di dalam organisasi berfikir secara menyeluruh tentang
operasi organisasi mereka. Perancangan operasi adalah terhasil dari perancangan
strategik dan dinyatakan dengan lebih terperinci. Perancangan operasi terlibat
dengan memutuskan secara spesifik bagaimana sumber organisasi akan digunakan
untuk membantu mencapai matlamat strategiknya. Kenyataan-kenyataan di bawah
menunjukkan perbezaan antara perancangan strategik dengan perancangan operasi
(Tripathi dan Reddy, 1991)
• Perancangan Strategik
1. Ia menetapkan matlamat dan polisi utama tentang pengagihan sumber untuk
mencapai matlamat organisasi.
2. Ia dirancang pada peringkat tertinggi pengurusan organisasi.
3. Ia bersifat jangka panjang.