MANAJEMEN

PERENCANAAN

Yudhistira Tesla

Proses Manajemen
Komponen fungsi manajemen :
Perencanaan
Pengorganisasian
Pengarahan
Pengendalian

Perencanaan
Perencanaan ditujukan untuk membantu mencapai tujuan organisasi.
Perencanaan dapat meminimalkan resiko atau ketidakpastian suatu
tindakan. Dengan mengasumsikan kondisi tertentu di masa mendatang dan
menganalisis konsekuensi dari setiap tindakan, ketidakpastian dapat
dikurangi dan keberhasilan mempunyai kemungkinan yang lebih besar.
Perencanaan harus mendukung komponen fungsi manajemen lainnya yakni
: pengorganisasian (organizing), pengarahan (staffing and leading), dan
pengendalian (controlling).

Perencanaan

Perencanaan
Penelitian menunjukkan bahwa perusahaan yang menggunakan
perencanaan formal dan terstruktur memiliki trend laba yang lebih
tinggi daripada perusahaan yang hanya menggunakan
perencanaan informal dan tidak terstruktur.

Sumber : DW Karger, Integrated Formal Long Range Planning abd How To Do It, Long Range Planning, Vol. 6,1973.

Hasil penelitian tersebut merupakan bukti pentingnya perencanaan

untuk membantu mencapai tujuan organisasi.

Positif dan Negatif Perencanaan

Sisi Positif Perencanaan

Sisi Negatif Perencanaan

Membantu manajer melihat

masa mendatang
Koordinasi yang lebih baik
Penekanan / fokus terhadap
tujuan organisasi
dsb

Jika perencanaan tidak dapat

dilaksanakan dengan baik,
waktu dan tenaga manajer
akan terbuang percuma.
Penekanan yang terlalu
berlebihan pada fungsi
perencanaan membuat fungsi
manajerial yang lain akan
terabaikan. Membantu
manajer melihat masa
mendatang.
dsb

Jenis Perencanaan

Program

Anggaran

Jenis Perencanaan
Misi atau maksud (mission atau purposes)
Misi merupakan persyaratan penting untuk mencapai tujuan organisasi.
Contoh misi :
1. Misi suatu perusahaan bank : menciptakan jasa berkualitas untuk
memenihi kebutuhan keuangan organisasi lain atau konsumen individu.
2. Perusahaan makanan : memenuhi kebutuhan makanan yang
berkualitas dengan harga yang memadai.
Tujuan
Tujuan merupakan hasil akhir saat aktifitas organisasi diarahkan /
ditujukan. Tujuan merupakan titik akhir dari perencanaan. Tujuan bagian
organisasi harus menyumbang tujuan organisasi secara keseluruhan.
Contoh :
Tujuan bagian pemasaran : menyampaikan barang ke tangan
konsumen.
Tujuan bagian produksi : memproduksi barang berkualitas.

Jenis Perencanaan
Strategi
Strategi merupakan rencana umum / pokok untuk mencapai tujuan organisasi
melalui pemilihan alternatif tindakan yang diperlukan.
Contoh :
Perusahaan mobil memiliki misi : memproduksi barang berkualitas dengan
harga terjangkau. Tujuannya yaitu mendapatkan keuntungan dengan menjual
hasil produksi mobil tersebut. Strategi untuk mencapai tujuan tersebut yaitu
memproduksi mobil untuk konsumen kelas menengah kebawah agar hasil
produksi dapat diminati oleh seluruh elemen masyarakat.
Kebijakan
Kebijakan merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu
mengarahkan pengambilan keputusan.
Contoh kebijakan :
Karyawan tidak diperbolehkan menerima hadiah dari supplier, kecuali barang
promosi yang diberikan oleh supplier.

Jenis Perencanaan
Prosedur
Prosedur menjelaskan secara detail bagaimana suatu aktifitas
harus dilakukan.. Prosedur dapat ditemui di semua lapisan
manajemen, baik pada bagian/departemen pemasaran,
keuangan, produksi, personalia, logistik, dsb.
Prosedur seringkali menembus batas-batas departemen.
Contoh :
Pengembalian barang rusak dari konsumen akan melalui
bagian pemasaran, kemudian masuk kebagian produksi, dan
terakhir masuk kebagian keuangan bila perusahaan
mempunyai kebijakan penggantian uang kembali.

Jenis Perencanaan
Aturan
aturan merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif yang harus
dilakukan atau tidak dilakukan.
Contoh :
Karyawan tidak diperbolehkan bermain game di ruang kerja dan jam kerja.
Program
Program merupakan jaringan yang kompleks dan terdiri atas tujuan,
kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah yang harus dilakukan,
alokasi sumber daya, dan elemen lain yang harus dilakukan berdasarkan
alternatif tindakan yang dipilih.
Contoh program :
Pengembangan produk baru, program peningkatan kualitas produk, dsb.

Jenis Perencanaan
Anggaran
Anggaran merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka angka /
dana / biaya / budget.
Contoh :
Anggaran pemasaran artinya dana yang dibutuhkan dalam kegiatan
pemasaran produk.
Anggaran mempunyai variasi yang beragam, mulai dari anggaran
tetap (fixed budget), anggaran fleksibel atau variabel, dan anggaran
nol (zero-base budget)

Proses Perencanaan
Misi Organisasi

Tujuan Strategis

Rencana Stategis

Tujuan Taktis

Rencana Taktis

Tujuan Operasional

Rencana Operasional

Perencanaan Organisasi
Perencanaan organisasi berdasarkan tujuan organisasi dapat
dikelompkkan dalam tiga jenis perencanaan :

Perencanaan

Jangka Waktu

Pembuat

Strategis

Panjang (> 5 Tahun)

Manajemen Puncak

Taktis

Menengah (1-5 Tahun)

Manajemen Puncak
dan Menengah

Operasional

Pendek (< 1 Tahun)

Manajemen Menengah
dan Bawah

Perencanaan Operasional
Tujuan
Rencana Strategis
Rencana Taktis
Rencana Operasional
Aktifitas Tidak berulang
(Nonrecurrent)
Rencana Penggunaan Tunggal
(Single Use Plan)

Aktifitas Berulang (Recurring)

Rencana Standing (Standing Plan)
Kebijakan

Program
Anggaran
Proyek

Prosedur, Standar, dan Metode

Aturan

Perencanaan Operasional
Terdapat dua jenis perencanaan operasional :
1. Rencana Tunggal/Sekali Pakai (Single Use Plan)
Contoh rencana tersebut adalah ketika perusahaan merencanakan
ekspansi. Perusahaan kemudian mengembangkan berbagai rencana sekali
pakai, seperti pembuatan pabrik baru, penarikan tenaga kerja baru, analisis
pemasaran, dan lainnya. Beberapa jenis rencana sekali pakai, yaitu
program, proyek, dan anggaran.
2. Rencana Standing (Standing Plan)
Jika suatu aktifitas muncul berulang-ulang, satu atau dua serangkaian
rencana dikembangkan untuk mengarahkan aktifitas tersebut. Rencana
standing akan menghemat waktu dan tenaga manajer sebab situasi yang
berulang-ulang tersebut diselesaikan dengan rencana yang standar.
Beberapa contoh rencana standing adalah kebijakan, prosedur operasional
standar (SOP), dan aturan.

Perencanaan Situasional
Perencanaan situasional merupakan perencanaan yang
memasukkan alternatif perencanaan yang berbeda jika suatu
kondisi tertentu terjadi. Jika rencana A tidak berhasil, rencana
B akan dilakukan
Contoh :
Sebuah perusahaan merencanakan membuka 100 outlet baru
10 tahun yang akan datang. Namun bila inflasi mencapai 10
persen pada dua tahun mendatang atau bila penjualan
mengalami penurunan sebesar 20%, maka perekonomian
dianggap tidak mendukung. Pembukaan outlet baru
diturunkan menjadi 50-75 outlet.

Hambatan dan Pemecahan

Masalah dalam Perencanaan
Hambatan Utama
Tujuan yang tidak tepat
Lingkungan yang
kompleks
Keengganan untuk
menetapkan tujuan
Keengganan untuk
berubah
Tidak memahami
organisasi
Tidak percaya diri

Mengatasi Hambatan
Memahami tujuan dan
perencanaan
Komunikasi dan partisipasi
Konsistensi, revisi, dan
perbaikan
Sistem balasan yang efektif
Membantu individu
menetapkan tujuan
Mengatasi keengganan
untuk berubah

MBO (Management By Objectives)

MBO merupakan metode penetapan tujuan secara partisipatif yang
dipopulerkan oleh Peter Drucker.
MBO merupakan metode formal atau semiformal yang dimulai dari
penetapan tujuan, pelaksanaan, dan kemudian diteruskan dengan evaluasi.
Tujuan MBO adalah mendorong partisipasi bawahan, memperjelas, serta
mengkomunikasikan tujuan dan hasil yang diharapkan untuk mencapai tujuan
tersebut.
MBO dimulai dari tujuan dan rencana organisasi. Kemudian, manajer bertemu
dengan bawahan untuk mendiskusikan dan bekerja sama dalam menentukan
tujuan dan rencana organisasi. Bawahan dialokasikan sumber daya yang
diperlukan untuk melaksanakan rencana dan tujuannya. Setelah itu bawahan
diberi otonomi yang cukup untuk melaksanakan rencananya. Pada akhir
periode, dilakukan review dan evaluasi secara periodik. Review dan evaluasi
tersebut kemudian diteruskan menjadi pertemuan MBO selanjutnya.

Efektifitas MBO
Manfaat penting dari MBO adalah mendorong motivasi karyawan.
Untuk mendukung sukses MBO, beberapa elemen yang harus ada,
diantaranya sebagai berikut :
1. Komitmen dari manajemen puncak
2. Penetapan tujuan manajemen puncak harus jelas dan dapat
diukur.
3. Tujuan individu harus dinyatakan dengan jelas. Siapa yang
bertanggungjawab harus disebutkan dengan jelas.
4. Partisipasi
5. Komunikasi yang intensif antara manajer dan bawahan.
6. Bawahan diberikan otonomi yang cukup.
7. Review prestasi/ review kemajuan yang telah dicapai dapat
memberikan input perbaikan.

Kelemahan MBO dan Cara

Mengatasinya
Kelemahan Inheren MBO

Kelemahan dari luar MBO

Waktu dan tenaga cukup

banyak
Pekerjaan administratif
cukup banyak
Kurangnya kemauan
mempelajari MBO agar
dapat menjadi teknik
yang efektif.
dsb

Komitmen manajemen puncak

yang kurang
Manajer tidak mempunyai
kesabaran yang cukup
sehingga hanya menyarankan
dan menugaskan rencana
kepada bawahan
Style manajemen yang otoriter
tidak mendukung MBO
Sulitnya koordinasi dan
menetapkan tujuan.
dsb

PERENCANAAN STRATEGIS

Pengertian Strategi
Konsep strategi berasal dari istilah militer dan dari kata
Yunani, strategeia, yang berarti seni atau ilmu menjadi
jenderal.
Strategi adalah penetapan tujuan jangka panjang yang dsar
dari suatu organisasi dan pemilihan alternatif tindakan serta
alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai
tujuan tersebut.
Strategi menekankan aksi atau tindakan untuk mencapai
suatu tujuan.
Definisi strategi secara implisit mengasumsikan hubungan
antara lingkungan dan organisasi yang tidak stabil serta
tidak dapat diprediksi.

Proses Perencanaan Strategis

Formulasi Tujuan
Analisis Tujuan dan
Strategi Saat Ini
Analisis Lingkungan
Kesempatan dan Ancaman

Analisis Sumber Daya

Kekuatan dan Kelemahan
Identifikasi Kesempatan
Strategis
Pengambilan Keputusan
Strategis
Pelaksanaan Strategi

Evaluasi dan Pengendalian Strategis

Tingkatan Strategi
Tingkat
Korporasi

Tingkat
Unit
Bisnis

Tingkat
Fungsional

Keputusan pasar
mana yang akan
dimasuki

Penggabungan usaha (untuk

memasuki pasar baru) atau yang
ada saat ini menggunakan sumber
daya

Keputusan
bagaimana
bersaing pada
setiap pasar

Menjalankan strategi yang dipilih

untuk setiap unit bisnis

Keputusan
bagaimana
menjalankan
fungsi dalam
organisasi

Menjalankan strategi yang dipilih

untuk setiap fungsi

Strategi Tingkat Korporasi

Ada dua jenis pendekatan terhadap strategi korporasi :
1. Pendekatan berdasarkan nilai (value based approach)
Dalam pendekatan ini, keyakinan dan kepercayaan (nilai-nilai)
manajer dan karyawan suatu organisasi mengenai bagaimana
suatu organisasi harus dijalankan merupakan kunci dalam
penetapan arah organisasi dalam jangka panjang.
2. Pendekatan berdasarkan portofolio (corporate portofolio
approach)
Dalam pendekatan ini, manajemen puncak mengevaluasi
beberapa unit bisnis. Kemudian dengan mempertimbangkan
situasi internal dan eksternal organisasi, rencana strategis
dirumuskan dengan tujuan mengoptimalkan organisasi secara
keseluruhan.

Strategi Tingkat Korporasi

Strategi Umum
Strategi umum merupakan kerangka keseluruhan yang dirumuskan
pada tingkat korporasi oleh manajemen puncak. Ada tiga jenis strategi
umum :
1. Strategi pertumbuhan ; dapat dilakukan dengan pengembangan internal
(memakan waktu lama) atau eksternal (dapat dilakukan dengan cepat).
Pengembangan internal dapat dilakukan dengan mengembangkan
pertumbuhan manajemen organisasi. Pengembangan eksternal dapat
dilakukan dengan membeli perusahaan lain.
2. Strategi Penarikan; dilakukan melalui penyusutan operasi dengan
memotong atau menghilangkan kegiatan yang menguntungkan.
3. Strategi Stabilitas ; dilakukan untuk mempertahankan situasi saat ini
(status quo). Organisasi yang tidak mempunyai sumber daya yang cukup
atau tidak mempunyai pasar yang masih dimanfaatkan dapat menggunakan
strategi ini.

Strategi Tingkat Korporasi

Strategi Portofolio Bisnis
Titik awal dari strategi portofolio bisnis adalah unit bisnis
strategis (strategic business unit). Unit bisnis strategis
merupakan divisi yang terpisah dalam suatu organisasi. Unit
tersebut mempunyai misi, pesaing, dan pesaing sendiri. Hal ini
terpisah dan berbeda dari unit bisnis strategis yang lain.
Matriks Boston Consulting Group (BCG)
Matriks tersebut mengkelompokkan unit bisnis berdasarkan
tingkay pertumbuhan pasar (tinggi atau rendah) dan pangsa
pasar relatif (besar atau kecil).

Strategi Tingkat Unit Bisnis

Strategi Porter
Strategi ini adalah salah satu strategi unit bisnis yang cukup
populer dikembangkan oleh Michael Porter. Menurut Porter,
tingkat keuntungan suatu usaha ditentukan oleh dua hal ; daya
tarik industri dan strategi usaha tersebut dalam industrinya.
Daya tarik yang tinggi disertai dengan strategi yang tepat akan
menghasilkan tingkat keuntungan yang tinggi bagi suatu
organisasi.
Daya Tarik Industri
Daya tarik industri ditentukan oleh lima kekuatan yang mencoba
mengambil keuntugan dari perusahaan melalui proses tawar
menawar. Lima kekuatan tersebut adalah ancaman produk baru,
kekuatan pemasok (supplier), kekuatan pelanggan, ancaman
produk substitusi, dan persaingan dalam industri.

Strategi Tingkat Unit Bisnis

Strategi Generik
Menurut Porter, suatu organisasi dapat memilih tiga alternatif
strategi yaitu :
1. Diferensiasi ; organisasi berusaha mendiferensiasikan
produknya agar berbeda dari produk pesaingnya. Kemudian
organisasi dapat memasang harga premium untuk produknya
tersebut.
2. Kepemimpinan biaya rendah ; organisasi dapat memasang
harga paling rendah melalui efisiensi produksi atau cara lain.
3. Fokus ; organisasi mencoba melayani segmen kecil konsumen
yang belum terlayani oleh organisasi besar.

Strategi Fungsional

Strategi fungsional ditujukan untuk fungsi fungsi dalam organisasi,

seperti pemasaran, keuangan, produksi, sumber daya manusia,
serta riset dan pengembangan.

Implementasi Strategi
1.

2.

Strategi dan Struktur

Ahli sejarah bisnis Alfred Chandler mengamati hubungan antara strategi
dan struktur. Organisasi mengalami perubahan strategi karena perubahan
faktor demografis, sosial, politik, dan ekonomi. Perubahan strategi tersebut
mengakibatkan kesinambungan dalam kondisi internal organisasi.
Perubahan struktur diperlukan untuk mengatasi masalah tersebut dan
mengoptimalkan organisasi. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa
strategi mengakibatkan perubahan struktur atau struktur mengikuti
strategi.
Model 7S
Model 7S dikembangkan oleh Thomas J. Peters dan Robert H. Waterman.
Model 7S yang dimaksud diantaranya strategi (strategy), struktur
(structure), sistem (system), tujuan atau misi organisasi
(superordinate goals), kemampuan atau keterampilan (skills), staf
(staff), pola perilaku atau pengambilan keputusan (style). Kealpaan
terhadap satu dari tujuh S tersebut akan mengakibatkan perubahan yang
lambat, keguncangan, dan bahkan proses perubahan yang merusak.

Peranan Manajer
Puncak (CEO)
Manajer puncak mempunyai peranan penting dalam
perencanaan strategis.
1. Manajemen puncak merumuskan strategi organisasi.
2. Manajemen puncak mengimplementasikan rencana
tersebut.
3. Untuk melaksanakan strategi tersebut, manajemen puncak
melembagakan strategi tersebut. Lembaga merupakan nilai,
norma, peranan, dan kelompok yang berkembang untuk
mencapai tujuan. Dalam mengimplementasikan strategi,
manajer akan mengembangkan sistem nilai, norma, peranan,
dan kelompok untuk mencapai tujuan.

Keuntungan

Keuntungan dan Kelemahan

Promosi Internal
Kelemahan

Promosi dari Dalam

Sudah memahami situasi dan orang
dalam organisasi

Tidak mudah beradaptasi dengan

perubahan strategi

Sudah mempunyai jaringan pemasok,

manajer lain, dan bawahan

Komitmen lama akan menghalangi

keputusan yang keras dan yang
diperlukan dalam pelaksanaan

Menjadi simbol komitmen organisasi

terhadap karier karyawan dalam
organisasi

Tidak mudah menjadi simbol

perubahan

Membawa Manajer dari Luar

Pihak luar sudah terbiasa dengan
strategi baru

Mempunyai biaya yang tinggi, baik

karena gaji yang tinggi maupun biaya
selama proses penyesuaian.

Manajer dari luar terbebas dari

jaringan yang ada sehingga dapat
lebih bebas

Pihak dalam meras tidak senang

karena mereka menginginkan jabatan
tersebut.

Hambatan Pelaksanaan Strategi

1. Faktor yang dapat menghambat perencanaan
secara formal.
- Konflik antara proses perencanaan formal dengan
gaya manajemen.
- Ketidaktepatan perencanaan formal untuk organisasi
kecil.
- Biaya perencanaan yang cukup besar.
- Penekanan yang berlebihan pada aspek kuantitas.
- Kerentanan perencanaan formal terhadap peristiwa
yang tidak diharapkan.

Hambatan Pelaksanaan Strategi

2.

Faktor yang dapat menghambat pelaksnaan perencanaan

strategis.
- Perencanaan formal tidak diterima oleh manajer.
- Beberapa aspek perencanaan formal tidak dipahami oleh
manajer.
- Manajer pada beberapa tingkat tidak diikutsertakan dalam
proses perencanaan.
- Tanggungjawab yang utama dari perencanaan formal diserahkan
ke staf.
- Rencana jangka panjang dianggap tidak berubah.
- Sistem perencanaan yang kompleks dan mahal dipilih.
- Manajer terperangkap pada detail perencanaan dan melupakan
aspek lain yang lebih penting.

TERIMAKASIH

Created By Faradilla