PERENCANAAN

(PLANNING)
Definisi Perencanaan Menurut George R.
Terry
• Perencanaan adalah kegiatan memilih dan menghubungkan fakta
serta membuat dan menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa
yang akan datang dengan jualan dan merumuskan kegiatan-kegiatan
yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan
Mengapa Perlu Perencanaan ?
Perencanaan dilakukan untuk mencapai:
üProtective Benefits, yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan
terjadinya kesalahan dalam keputusan.
üPositive Benefits, dalam bentuk meningkatnya sukses pencapain
tujuan tim organisasi
Tujuan Perencanaan ?
Stephen Robbins dan Mary Coulter:
 Untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun
karyawan nonmanajerial.
 Untuk mengurangi ketidakpastian.
 Untuk meminimalisir pemborosan.
 Untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam proses
pengontrolan dan pengevalusasian
Manfaat Perencanaan ?
• Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan
lingkungan,
• Membantu dalam kristalisasi persesuaian dalam masalah-masalah utama,
• Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas,
• Pemilihan berbagai alternatif terbaik, Standar pelaksanaan dan pengawasan,
• Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan,
• Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi,
• Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait,
• Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami,
• Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti,
• Menghemat waktu, usaha dan dana
Lima Dasar Klasifikasi Rencana (T.Hani
Handoko, 1992:84-85)
• Rencana Bidang fungsional, mencakup rencana produksi, pemasaran,
keuangan, dan personalia. Setiap faktor memerlukan tipe perenanaan
yang berbeda. Misal, rencana produksi akan meliputi penrencanaan
kebutuhan bahan, scheduling produksi, jadwal pemilharaan mesin,
dsb. Sedangkan rencana pemasaran berisi target pejualan, program
promosi. Bidang Fungsional Tingkatan Organisasional Karakteristik
Waktu Unsur
• Rencana Tingakatan organisasional, termasuk keseluruhan organisasi
atau satuan-satuan kerja organisasi. Teknik-teknik dan isi perencanaan
berbeda untuk tingkatan yang berbeda pula. Perencanaan organisasi
keseluruhan akan lebih kompleks dari pada perencanaan suatu satuan
kerja organisasi. Bidang Fungsional Tingkatan Organisasional
Karakteristik Wantu Unsur
• Rencana Karakteristik-Karakteristik (sifat) rencana, meliputi faktor-
faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya,
rasionalitas, kuantittif dan kualitatif. Misal rencana pengembangan
produk biasanya rahasia: rencana produksi lebih bersifat kuantitatif
dibanding rencana personalia. Bidang Fungsional Tingkatan
Organisasional Karakteristik Waktu Unsur
• Dasar Klasifikasi Rencana Waktu, menyangkut: 1. Jangka pendek (1
tahun), misalnya jadwal penggunaan sumber daya. 2. Jangka
menengah (1-5 tahun), misalnya laba pertumbuhan: usaha untuk
perbaikan laba. 3. Jangka panjang (>5 tahun), misalnya produk
penyesuaian tujuan dan perubahan startegi: memperkiraan penjulan
masa yang akan datang dengan neraca laba/rugi, sehingga dapat
menetapkan program. Bidang Fungsional Tingkatan Organisasional
Karakteristik Waktu Unsur
• Klasifikasi Rencana Unsur-unsur rencana, dalam wujud anggaran,
program, prosedur, kebijaksanaan, dan sebgainya. Perencanaan
meliputi berbagai tingkatan dan setiap tingkatan merupakan bagian
dari tingkatan yang lebih tinggi. Perencana ini berhubungan dengan
kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, seperti program pengiklanan,
prosedur seleksi personalia, anggaran penelitian dan pengembangan,
dan seterusnya. Bidang Fungsional Tingkatan Organisasional
Karakteristik Waktu Unsur
Tipe Utama Perencanaan
1. Perencanaan Strategik Suatu proses perencanaan jangka panjang
(lebih dari 5 tahun) yang disusun untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Perencanaan Operasional Rencana yang memberikan rincian
tentang bagaimana rencana –rencana strategik akan dicapai
Perencanaan operasional Perencanaan
stategis Pusat bahasan
• Masalah-masalah pengoperasian Kelangsungan dan pengembangan
jangka panjang Sasaran Laba sekarang Laba di waktu yang akan
datang Batasan Lingkungan SD sekarang Lingkungan SD waktu yang
akan datang Hasil yang diperoleh Efisiensi dan stabilitas
Pengembangan potensi mendatang Informasi Dunia bisnis sekarang
Kesempatan di waktu yang akan datang Organisasi kepemimpinan
Birokrasi/stabil konservatif Kewiraswastaan/fleksibel mengilhami
perubahan radikal Pemecahan masalah Berdasarkan pengalaman
masa lalu Antisipasi, menemukan pendekatanpendekatan baru Resiko
Rendah Tinggi
Dua Tipe Rencana Operasional Perencanaan
operasional terdiri dari
• Rencana Sekali Pakai (Single Use Plans), dikembangkan untuk
mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila
telah tercapai. Rencana sekali pakai adalah serangkaian kegiatan
terperinci yang kemungkinan tidak berulang dalam bentuk yang sama
diwaktu mendatang. Sebagai contoh, perencanaan perusahaan untuk
membangun gudang baru karena adanya perluasan usaha akan
memerlukan rencana sekali pakai khusus bagi proyek tersebut. Tipe-
tipe pokok rencana sekali pakai adalah program, proyek, dan
anggaran
• Rencana Tetap (Standing Plans), Merupakan pendekatan-pendekatan
penganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang.
Wujud umum rencana tetap adalah: a) Kebijaksanaan, Merupakan batas
bagi keputusan, menentukan apa yang dibuat. Dengan cara ini kebijakan
menyalurkan pemikiran para anggota organisasi agar konsisten dengan
tujuan organisasi. b) Prosedur standar Kebijaksanaan dilaksanakan dengan
pedoman-pedoman yang lebih terperinci, sering dikenal sebagai “stadart
oprating procedure” (SOP). Suatu prosedur memberikan sejumlah instruksi
yang terperinci untuk pelaksanaan serangkaian kegiatan yang terjadi secara
teratur. c) Aturan (rules atau regulations) adalah pernyataan (ketentuan)
bahwa suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam
situasi tertentu.
• Tipe Perencanaan (George R. Terry) Salah satu usaha untuk menilai
kegiatan perencanaan yang bermacam-macam ialah meninjau
berbagai tipe rencana yang merupakan hasil dari proses perencanaan.
Adapun tipe rencana tersebut menurut Terry, adalah 1. Objective
(sasaran) 2. Policy (kebijaksanaan) 3. Procedure(prosedur) 4. Method
(metode) 5. Standard 6. Budget (anggaran) 7. Program 8. Techno
factor (factor teknis)
Tipe Perencanaan (George R. Terry)
• Objective (Sasaran) Sasaran yang mempertimbangkan aktivitas-aktivitas
masa mendatang, tinjauan ke masa depan, menentukan proyeksi, dan bagian
integral dari aktivitas perencanaan secara keseluruhan.
• Policy (Kebijaksanaan) Pernyataan atau pemahaman umum yang membantu
mengarahkan pengambilan keputusan (khususnya cara berpikirnya)
• Procedure (Prosedur) Suatu kumpulan tugas-tugas yang berhubungan satu
sama lain, yang merupakan bagian dari urutan kronologis dan cara yang
ditetapkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan.
• Method (Metode) Suatu cara yang ditetapkan untuk melaksanakan suatu
tugas tertentu, dengan cukup memperhatikan sasaran, fasilitas-fasilitas yang
tersedia, dan pengeluaran total berupa waktu, uang, serta usaha
• Standard Suatu kesatuan pengukuran yang ditetapkan sebagai suatu
patokan atau tingkat referensi.
• Budget (anggaran) Sebuah rencana untuk pendapatan, atau pengeluaran,
ataupun untuk keduanya, yang menyangkut uang, personil, barang-barang
yang dibeli, barang-barang penjualan, ataupun entitas lain mengenai
penetapan tindakan-tindakan yang akan dilakukan pada masa yang akan
datang yang akan membantu usaha-usaha manajerialnya.
• Program Jaringan kompleks yang terdiri dari tujuan, kebijakan, prosedur,
aturan, penugasan, langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber daya,
dan elemen lainnya, berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih. 8.
Techno factor (factor teknis) Suatu rencana
Perencanaan Yang Baik
• Unsur-Unsur Perencanaan Rasional, dibuat dengan pemikiran yang rasional;
• Tidak secara khayalan/angan-angan;
• Harus dapat dilaksanakan Estimasi, dibuat berdasarkan analisa fakta dan
perkiraan yang mendekati/estimate;
• Untuk pelaksanaan yang akan segera dikerjakan Preparasi, dibuat sebagai
persiapan/pre-parasi;
• Pedoman/patokan tindakan yang akan dilakukan/bukan untuk yang telah
lalu Operasional, dibuat untuk dilaksanakan;
• Untuk keperluan tindakan tindakan kemudian dan seterusnya bukan yang
telah lalu
Perencanaan Yang Baik
• Mengetahui sifat/ciri/prinsip rencana yang baik, sebagai berikut:
üMempermudah tercapainya tujuan,
üDibuat oleh orang yang memahami tujuan organisasi,
üDibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan,
üDisertai perincian yang teliti,
üTidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan,
üBersifat sederhana,
üLuwes,
üDalam perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko,
üBersifat praktis/pragmatis,
üMerupakan forcasting
Memandang proses perencanaan sebagai suatu rangkaian pertanyaan
yang harus dijawab, sebagai berikut:

üWhat (apa)= tujuan (tindakan apa yang perlu dilakukan)

üWhen (kapan)= waktu (kapan hal tersebut perlu dilakukan)
üHow (bagaimana)= cara mengerjakannya (bagaimana cara melakukan
pekerjaan tersebut)
üWho (siapa)= tenaga kerja (siapa yang melakukan pekerjaan tersebut)
üWhere (dimana)= tempat (dimana pekerjaan itu harus dilakukan) 
Why (mengapa)= keperluannya (mengapa pekerjaan itu harus
dilakukan).
Perencanaan Yang Baik
• Memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah yang harus dipecahkan
dengan mempergunakan teknik-teknik ilmiah (scientific techniques of problem
solving), melalui langkah:
üMengetahui sifat hakikat masalah yang dihadapi (know the nature of the problem).
üMengumpulkan data (collect data),
üMenganalisa data-data (analisis of the data),
üMenentukan beberapa alternatif (determination of several alternatives),
üMemilih cara yang terbaik (selection of the seeminingly best way from among
alternatives),
üPelaksanaan (execution)
üPenilaian hasil (evaluation of results)
Pembuatan Proses Perencanaan
• Menetapkan tugas dan tujuan Antara tugas dan tujuan tidak dapat
dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan
terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas
diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu
atau nilai yang akan diperoleh.
• Observasi dan analisa Menentukan factor-faktor apa yang dapat
mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah
diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk
ditentukan mana yang digunakan.
• Mengadakan kemungkinan-kemungkinan Faktor yang tersedia
memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam
pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat
diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya
biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.
• Membuat sintesa Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari
kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan
sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-
kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan
Hambatan Dalam Perencanaan
• Kurang pengetahuan tentang organisasi
• Kurang pengetahuan tentang lingkungan
• Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif
• Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang
• Biaya Takut gagal
• Kurang percaya diri
• Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif
Cara Mengatasi Hambatan
• Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang terkena pengaruh dalam
proses perencanaan.
• Memberikan banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan
kemungkinan akibat-akibatnya sehingga mereka memahami perlunya
perubahan, manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan untuk
pelaksanaan yang efektif.
• Mengembangkan suatu pola perencanaan dan penetapan yang efektif, suatu
“track record” yang berhasil mendorong kepercayaan kepada para pembuat
rencana serta menyebabkan rencana baru tersebut diterima.
• Menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan terhadap para
anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu
TERIMAKASIH