FUNGSI

PERENCANAAN
 Perencanaan adalah proses penentuan
bagaimana organisasi mencapai tujuan.
Salah satu aspek terpenting
perencanaan adalah pembuatan
1. Pengertian keputusan (decision making), proses
pengembangan dan penyeleksian
dan sekumpulan kegiatan untuk
Pentingnya memecahkan suatu masalah tertentu.

Perencanaan Perencanaan merupakan proses

terpenting dari semua fungsi
manajemen karena tanpa perencanaan,
fungsi-fungsi lain pengorganisasian,
pengarahan, dan pengontrolan tidak
dapat berjalan.
 What (apa) Merumuskan apa yang menjadi tujuan / target yang ingin
dicapai oleh organisasi

Who (siapa) Merumuskan personil yang bertanggungjawab atas

pencapaian target dan sasaran organisasi

Yang harus
When (kapan) Merumuskan jangka waktu atau kegiatan yang harus
dirumuskan dilakukan

dalam proses
perencanaan: Why
(mengapa)
Merumuskan alasan-alasan yang melatarbelakangi
mengapa kegiatan dilaksanakan atau untuk apa tujuannya
dilaksanakan
5W + 1H
Where Dimana dilakukan kegiatan untuk mencapai tujuan
(dimana) organisasi

How Merumuskan strategi atau cara dan prosedur bagaimana

kegiatan itu dilaksanakan dengan cara yang efektif dan
(bagaimana) efisien
2. Tipe Rencana

Dua Tipe Utama Rencana

Rencana-rencana Strategik (Strategic Plans) Rencana-rencana Operasional (Operational Plans)

•Dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang
lebih luas. Yaitu, menentukan visi, misi organisasi, rencana strategik akan dipakai
menetapkan sasaran, program kerja untuk mencapai
tujuan organisasi.
•Penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-
•Rencana Sekali Pakai (Single Use Plans)
•Dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan
tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah
tercapai. Contoh : perencanaan dalam
pengembangan pabrik baru
•Rencana Tetap
(Standing Plans)
•Pendekatan-pendekatan standar untuk
penanganan situasi-situasi yang dapat
diperkirakan dan terjadi berulang-ulang.
•Contoh: penciptaan prosedur dan peraturan
A. Perencanaan Strategis
• Rencana Strategis merupakan rencana jangka panjang untuk mencapai tujuan
strategis.
• Fokus rencana ini adalah organisasi secara keseluruhan.
• Rencana strategis dapat dilihat sebagai rencana secara umum yang
menggambarkan alokasi sumberdaya, prioritas, dan langkah yang diperlukan
untuk mencapai tujuan strategis.
• Tujuan strategis biasanya ditetapkan oleh manajemen puncak

B. Perencanaan Taktis
• Perencanaan taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, yaitu untuk
melaksanakan bagian tertentu dari rencana strategis.
• Rencana ini mempunyai jangka waktu yang lebih pendek dibandingkan dengan
rencana strategis, dan mempunyai fokus yang lebih sempit dan lebih konkrit.
• Rencana taktis memfokuskan pada manusia dan aksi (tindakan).
• Tujuan Taktis biasanya diturunkan dari tujuan strategis.

C. Perencanaan Operasional
• Perencanaan Operasional diturunkan dari perencanaan taktis
• Fokus lebih sempit
• Jangka waktu yang lebih pendek
• Melibatkan manajemen tingkat bawah
 Rencana Tunggal (Sekali Pakai)

•Contoh rencana tersebut adalah ketika perusahaan merencanakan

ekspansi. Perusahaan kemudian mengembangkan berbagai rencana sekali
pakai seperti, pembuatan pabrik baru, penarikan tenaga baru, analisis
pemasaran, dan lainnya.
•Beberapa jenis rencana sekali pakai:
a. Program

Ada dua
•Program merupakan rencana sekali pakai untuk serangkaian aktivitas
yang besar. Program dapat mencakup tujuan tersebut, kebijakan,
prosedur, aturan, unit organisasi atau orang yang bertanggung jawab
terhadap setiap langkah.
b. Proyek

jenis •Proyek merupakan bagian dari program dengan cakupan lebih kecil.
contoh:, suatu perusahaan mempunyai program pembuatan gudang
baru, kemudian proyek-proyek pendukung dikembangkan seperti
penyusunan lay-out gudang, penarikan tenaga pergudangan, dan proyek

Rencana
pemindahan barang dari gudang lama ke gudang baru.
c. Anggaran
•Anggaran merupakan rencana yang dinyatakan dalam bentuk angka,
dapat berupa angka kuantitas maupun angka unit moneter.

Operasio Rencana Tetap (Standing)

•Jika suatu aktivitas muncul berulang-ulang, satu atau serangkaian rencana

nal:
dikembangkan untuk mengarahkan aktivitas tersebut.
•Beberapa contoh rencana standing:
a. Kebijakan
•Kebijakan merupakan pedoman pengambilan keputusan yang terutama
mengarahkan cara berfikir pengambilan keputusan, bukan pada
tindakan yang spesifik.
b. Prosedur
•Prosedur lebih spesifik dibandingkan dengan kebijakan dan merupakan
pedoman yang mengarahkan pada tingkatan yang diperlukan.
c. Aturan
•Aturan merupakan pernyataan spesifik apakah suatu tindakan harus
dilakukan atau tidak berdasdarkan situasi yang ada.
 Jangka
Rencana Waktu Pembuat

Panjang Manajemen
Strategis Puncak
(> 5 tahun)

Menengah Manajemen
Taktis Puncak dan
(1-5 tahun) Menengah

Pendek Manajemen
Operasional Menengah
(< 1 tahun) dan Bawah
3. Manfaat Perencanaan

a) Membantu para manajer untuk berorientasi ke masa depan.

Para manajer dituntut untuk memiliki pemikiran jangka Panjang (visioner) yang
mampu melihat masalah dan peluang yang mungkin timbul dan akan
dihadapi di masa yang akan datang.

b) Akan meningkatkan koordinasi dalam pengambilan keputusan.

Keputusan yang dibuat berdasarkan pemikiran akan pengaruh keputusan
tersebut terhadap keputusan yang akan diambil di kemudian hari. Sehingga,
manajer selalu konsisten dengan keputusan yang diambil sebelumnya.

c) Perencanaan akan menekankan kepada tujuan organisasi.

Manajer akan selalu ingat tentang tujuan organisasi yang harus dicapai.
4. Proses Perencanaan

PROSES
INPUT PERENCANAAN OUTPUT
Orang (man) Rencana
Uang (money) Organisasi
Bahan baku
(material)
Mesin (machine)
Informasi
 Mengimplementasi
Menentukan Mengembangkan Mengidentifikasi
Menentukan Tujuan Rencana Tindakan
Tindakan untuk Dasar Pemikiran Cara untuk dan Mengevaluasi
Perencanaan Mencapai Tujuan Kondisi Mendatang Mencapai Tujuan
Hasilnya

Proses Perencanaan
 Menyusun Menyusun
Menyatakan
alternatif cara asumsi untuk
tujuan organisasi mencapai tujuan setiap alternatif

Memilih Menyusun Mengubah

alternatif yang rencana untuk rencana menjadi
terbaik alternatif terpilih tindakan

Tahapan Perencanaan
Menurut Samuel Certo, perencanaan terdiri dari
6 tahapan:
Para manajer harus mampu memiliki empat kualifikasi primer dalam melakukan proses
perencanaan, yaitu:
1) Harus memiliki pengalaman praktik yang memadai dalam organisasi
2) Harus mampu mengganti pandangan organisasi yang sempit yang dimilikinya
menjadi sebuah pandangan yang menyeluruh terhadap organisasi
3) Harus memiliki pengetahuan dan ketertarikan (minat) pada tren sosial-politik, dan
ekonomi yang dapat mempengaruhi masa depan organisasi
4) Harus mampu bekerja sama dengan orang lain

Para perencana memiliki tugas utama dalam mengevaluasi rencana yang disusun:
1) Sejauh mana tingkat keberhasilan terhadap tujuan?
2) Berapa banyak persoalan penting yang telah dapat dipecahkan dan apakah timbul
persoalan baru?
3) Berapa besarnya pengorbanan, misalnya biaya yang diperlukan untuk mencapai
hasil tadi?
4) Apakah ada hasil sampingan yang bermanfaat bagi organisasi?
Perspektf dalam Perencanaan
Perbedaan antara sebuah rencana dengan rencana yang lain
dapat dibedakan menurut 5 pandangan:

Horison Waktu Bidang Perencanaan Elemen Rencana Karakteristik Rencana Unit Organisasi

•Perencanaan Jangka •Produksi •Elemen utama rencana •Karakteristik rencana •Korporasi

Panjang •Riset strategis adalah tujuan, sangat tergantung dari •Anak perusahaan
•Sekitar 20 - 30 tahun ke •Pengembangan produk program dan kebijaksanaan tingkat kepastian •Divisi
depan. Perencanaan ini baru bagi keseluruhan lingkungan.
•Departemen
tidak dapat langsung •Keuangan organisasi. Sedangkan •Murah / mahal
dipakai dalam program elemen pokok dari rencana •Proyek
•Pemasaran •Rasional / tidak •Gugus tugas
kerja, masih perlu taktis yang berjangka waktu
•SDM •Rahasia / tidak
dijabarkan dalam lebih pendek adalah
perencanaan jangka jawaban bagaimana •Strategis / taktis
menengah. mendayagunakan sumber •Kualitatif / kuantitatif
•Perencanaan Jangka daya perusahaan untuk •Penting / lkurang
Menengah memenangkan kompetensi •Komprehensif / tidak
•Sekitar 3 - 5 tahun dengan perusahaan- •Mendesak / tidak
perusahaan lain.
kedepan
•Perencanaan Jangka •Aturan
Pendek •Prosedur
•Memiliki jangka waktu •Anggaran
paling lama 1 tahun, dapat •Program
dibuat dalam bulanan, per- •Strategi
tiga bulan, •Sasaran
tergantungnorganisasinya. •Tujuan
•Arah
•Kebijakan
•Cita-cita