5.

Perencanaan
“PERENCANAAN(PLANNING)”
Perencanaan berisi perumusan dari tindakan2 yang dianggap perlu
untuk mencapai hasil yang diinginkan sesuai dengan maksud dan
tujuan yang ditetapkan.

Perencanaan dapat diartikan sebagai keputusan terhadap apa yang

akan dilakukan pada masa yang akan datang.

Maksud dan tujuan organisasi tidak selalu tetap,sering berubah

sesuai dengan perkembangan dan dinamika masyarakat.Oleh karena
itu perenc tidak bisa statis harus dinamis,berkesinambungan dan
fleksibel.

Berkesinambungan artinya perencanaan dilakukan secaraterus menerus

dan tidak sekali saja.
Dinamis artinya perencanaan harus melihat kedepan ,berprospek.

Fleksibel artinya perencanaan dapat diubah sesuai dengan keadaan.

 George R Terry berpendapat bahwa:
1.Perencanaan harus berdasar pada fakta,data dan keterangan konkrit
2.Perencanaan adalah suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran,ima-
jinasi dan kesanggupan melihat ke masa yg akan datang.
3.Perencanaan mengenai tindakan2 apa yang dapat dilakukan terhadap
hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.

Perencanaan bukanlah semata-mata pekerjaan Top Manaj.tetapi pekerjaan

setiap manajer bahkan seharusnya melibatkan semua pihak.

Maksud dan tujuan perencanaan:

1.Mendorong pimpinan mulai berpikir secara sistematis.
2.membantu pimpinan dalam melaksanakan koordinasi
3.Mendorong untuk menampilkan garis2 besar organisai demi terca-
painya tujuan.
4.Membantu pelaksanaan pengawasan
5.Membantu pimpinan dalam mengantisipasi perkembangan yang akan
datang
6.Mermbantu terciptanya gambaran dan hubungan pertanggungjawaban
bagi organisasi.
 Untuk membuat perencanaan,harus bisa menjawab
pertanyaan 5W 1H.
1.Apa yang harus dikerjakan
2.Mengapa direncanakan
3.Siapa yang harus mengerjakan
4.Kapan dikerjakan
5.Dimana dikerjakan
6.Bagaimana mengerjakannya

Jawaban dari pertanyaan pertama harus me-

nunjukkan tujuan yang mau dicapai dalam jangka
pendek,menengah dan panjang.

Rencana jangka pendek? Adalah rencana jangka waktu kurang dr 1 th

Rencana jangka menengah ?aadalah rencana jangka waktu 1-5 tahun
Rencana jangka panjang ?adalah rencana 5-25/30 tahun
EMPAT TAHAP DASAR PLANNING

T
Tahap II Tahap III U
Tahap I
Menetap
Merumus Mengindentifi Tahap IV J
kan kasikan Mengembang
kan
Keadaan Kemudahan & kan Kegiatan U
Tujuan
Sekarang Hambatan A
N
EMPAT TAHAP DASAR PERENCANAAN (PLANNING):

Tahap 1, Menetapkan tujuan atau serangkaian

tujuan dimulai dengan keputusan-
keputusan tentang keinginan atau
kebutuhan organisasi atau kelompok kerja
Tahap 2, Merumuskan keadaan saat ini
tahap ini memerlukan informasi terutama
tentang keuangan dan data statistik, yang
diperoleh melalui komunikasi
Tahap 3, Mengidentifikasikan segala
kemudahan dan hambatan  segala
kekuatan dan kelemahan serta kemudahan
dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk
mengukur kemampuan organisasi dalam
mencapai tujuan
Tahap 4, Mengembangkan rencana atau
serangkaian kegiatan untuk pencapaian
tujuan  Pengembangan berbagi alternatif
kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian
alternatif-alternatif terbaik dan paling
memuaskan
 MISI

TUJUAN

RENCANA
STRATEGIS

Rencana operasional
RENCANA RENCANA
SEKALI PAKAI TETAP

KEBIJAKSA
A
NAAN
PROGRAM N
G
G PROSEDUR &
A METODE STANDAR
R
A
PROYEK N PERATURAN
 Hirarki utama dalam organisasi:

1.Rencana Strategis: 2.Rencana operasional:

rencana yang dirancang rencana yang memberi rinci
utk mencapai tujuan yg an tentang bgmn renc dilaks.
luas,menggambarkan
hakikat existensi org. a.rencana sekali pakai
(single us plan)

b.rencana tetap

Perencanaan strategi adalah perenc secara menyeluruh,komprehensif &

terintegrasi antar berbagai fungsi org sehingga menjadi pedoman
bagi unit usaha dan funsi operasional lainnya.
 MANFAAT PERENCANAAN
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri
dengan perubahan-perubahan lingkungan
2. Membantu kristalisasi persesuaian pada
masalah-masalah utama
3. Memungkinkann manajer memahami
keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
4. Membantu penempatan tanggungjawab lebih
cepat
 lanjutan
5. Memberikan cara pemberian perintah
untuk operasi
6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi
di antara berbagai bagian organisasi
7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci
dan lebih mudah dipahami
8. Meminimumkan pekerjaan yang tidak
pasti
9. Menghemat waktu, usaha dan dana
 HAMBATAN DALAM MEMBUAT PERENCANAAN:
 Perencana tidak cakap melihat kedepan
 Kewenangan tidak jelas,sehingga terjadi keraguan
 Anggaran tidak cukup untuk pelaksanaan kegiatan
 Tidak ada moral support.

Cara mengatasi hambatan:

 Melibatkan semua pihak dalam membuat rencana
 Mencari informasi sebanyak-banyaknya
 Mengembangkan pola perencanaan dan penerapan yang
efektif suatu track record
 Menyadari dampak perubahan yg diusulkan dan mem-
perkecil gangguan yang tidak perlu.
 Maksud dan kegunaan perencanaan:
1.Mendorong pimpinan mulai dari eselon atas sampai eselon bawah
untuk berfikir secara sistematis.
2.Membantu pemimpin dalam melaksanakan koordinasi
3.Mendorong pemimpin eselon atas untuk menampilkan garis-garis
besar haluan organisasi demi tercapainya tujuan.
4.Membantu pelaksanaan pengawasan terhadap perkembangan
dari apa yang direncanakan.
5.Membantu pemimpin dlm menghadapi perkembangan masa yg
akan datang
6.Membantu terciptanya gambaran dan hubungan
pertanggungjawaban dari masing-masing bagian.
HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI MANAJEMEN LAIN :

 Perencanaan dan pengendalian(pengawasan ) memiliki

hubungan yang erat sekali,banyak penulis yang mengatakan
bahwa kedua fungsi manajemen tersebut tidak bisa dipisahkan
sama sekali,mengapa? Karena dasar dari kegiatan
pengawasan atau pengendalian adalah perencanaan,mengingat
diperencanaanlah terdapat rincian langkah pelaksanaan dan
target yang ingin dicapai didalam mencapai tujuan suatu
organisasi,sehingga jika terjadi penyimpangan mudah
diketahui sebelum,pada saat dan setelah pelaksanaan serta
segera bisa diperbaiki.
 Begitu juga bila dikaitkan dengan fungsi manajemen yang
lain.
Perencanaan strategik dan operasional
 PERENCANAAN STRATEGIK DAN OPERASIONAL

Strategi adalah program yang luas untuk mencapai tujuan organisasi yakni
bagaimana cara melaksanakan misi organisasi. Strategi menetapkan
arah yang terpadu dari berbagai tujuan dan membimbing pd tujuan
penggunaan sumber daya yang diperlukan untuk menggerakkan
organisasi kearah tujuan t ersebut.
Perencanaan strategik adalah proses perencanaan jangka panjang yang
dirumuskan ,yang digunakan untuk menentukan dan mencapai
sasaran organisasi dan manajer puncak yang memiliki peran
menentukan.
Perencanaan strategibukanlah satu satunya kegiatan perencanaandalam
suatu organisasi ,ditingkat bawah ada perencanaan operasional.
Perencanaan operasional adalah perencanaan yang dilaksanakan pada
manajer level bawah dan dipokuskan pada kegiaatan saat ini dan
tujuannya adalah efisiensi bukan efektivitas.
MENGAPA DIPERLUKAN PERENCANAAN STRATEGIK?
1.Perencanaan strategik dirasakan penting oleh para manajer
karena dalam menjabarkan misi organisasi dalam bentuk yang
rinci,lebih mudah dalam memberikan arah dan maksud dari
organisasinya.Dengan demikian organisasi menjadi lebih
berfungsi lebih baik dan tanggap terhadap perubahan
lingkungan.
2.Ketika kecepatan kerja lamban ,para manajer dapat bekerja
dengan asumsi bahwa masa depan sama dengan masa
lampau.Sekarang peristiwa bergerak dengan cepat dan
pengalaman saja tidak cukup dapat digunakan sebagai
landasan untuk pedoman menghadapi lingkungan yang cepat
berubah.
3.Perencanaan strategik membantu manajer mengembangkan
konsep yang jelas tentang organisasinya,memungkinkan
untuk merumuskan rencana dan kegiatan sampai sasarannya.
SIFAT-SIFAT PERENCANAAN STRATEGIK

1. Menyangkut persoalan dasar

Perencanaan strategik memberikan jawaban atas
pertanyaan : dibidang apa kita bergerak dan seharusnnya
dibidang apa kita bergerak?siapa pembeli dan siapa
seharusnya mereka?
2. Memberikan kerangka untuk perencanaan yang lebih rinci
dan untuk pengambilan keputusan sehari hari.Didalam
menghadapi persoalan sehari hari manajer dapat bertanya
mana kemungkinan yang paling sesuai dengan strategi kita?
3. Menyangkut kurun waktu yang panjang dibanding dengan
perencanaan yang lain.
4. Merupakan kegiatan manajer tingkat atas.

5. Membantu menyatukan energi sumber daya untuk aktivitas

yang prioritas tinggi.
PROSES PERENCANAAN STRATEGIK
1.Perumusan tujuan.
Tujuan yang dipilih melibatkan sebagian besar sumber daya
yang ada dan menentukan kegiatan untuk jangka waktu yang
panjang.Untuk itu perlu penilaian dan pemahaman maksud
organisasi menentukan misi dan tujuan.
2.Pengenalan tujuan dan strategi saat ini.
Setelah misi ditentukan dan dijabarkan ke dalam tujuan
selanjutnya menentukan tindakan apa yang harus dilakukan
dengan cara yang tepat.
3.Analisis lingkungan.
Tujuannya adalah untuk memahami cara bagaimana
perubahan perekonomian,teknologi,sosial,budaya,politik serta
hukum secara tidak langsung mempengaruhi organisasi
4. Analisis sumber daya.
Analisis ini digunakan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan
di dalam persaingan masa sekarang dan masa depan.
5 Mengenali peluang dan tantangan strategi .
Langkah penting untuk pembuatan keputusan strategi.
6. Analisis kebutuhan perubahan strategi.
Sistem manajemen mengevaluasi strategi yang telah digunakan
apakah perlu diubah atau tidak?
7. Pembuatan keputusan strategik.
Jika diperlukan perubahan maka perlu dipilh ditentukan dan
dinilai kemungkinan pendekatan strategi.
8. Pelaksanaan Strategik.
Setelah dipilih perlu dijabarkan kedalam rencana program dan
anggaran untuk dilaksanakan.
9. Pengukuran dan pengendalian kemajuan.
2.RENCANA-RENCANA OPERASIONAL
Terdapat dua tipe rencana-rencana operasional:
1. Rencana Sekali Pakai, serangkaian kegiatan terperinci yang
kemungkinan tidakberulang dalam bentuk yang sama di waktu
mendatang. Sebagai contoh,perencanaan perusahaan untuk
membangun gedung baru karena adanyaperluasan usaha akan
memerlukan rencanan sekali pakai khusus bagi proyektersebut.
2. Rencana Tetap, merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk
penangansituasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi
berulang-ulang. Wujudumum rencana tetap adalah kebijakan,
prosedur, dan aturan