BAB 6

Fungsi
Perencanaan
KONSEP DASAR PERENCANAAN DALAM
MANAJEMEN
Pengertian Perencanaan (Planning)
Menurut Robbins dan Coulter (2002)
Perencanaan adalah suatu proses yang di mulai dari penetapan
tujuan organisasi ,menentukan strategi untuk pencapaian tujuan
organisasi secara menyeluruh,serta merumuskan sistem
perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan
mengkoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga
tercapainya tujuan organisasi.

( Planning is a process that involves defining the organization's

goals, establishing an overall strategy for achieving those goals,
and develoving a comprehensive set of plans to integrate and
coordinate organizational work.)
Hampir setiap orang maupun organisasi memiliki perencanaan.
Apakah perencanaan tersebut menyangkut kepentingan
kehidupan pribadinya, maupun yang terkait dengan tujuan
organisasi yang ingin dicapai.

Perencanaan ini mengandung d tiga hal, yaitu

 1. Adanya suatu proses,
2. Fungsi manajemen,
3. Pengambilan keputusan

Dari sisi proses,

Fungsi Perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk
memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut
akan dicapai.

Dan sisi fungsi manajemen,

Perencanaan adalah fungsi di mana pimpinan menggunakan
pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau mengubah
tujuan dan kegiatan organisasi.
Dari sisi pengambilan keputusan.
Perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka
waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai ;
1. Apa yang akan dilakukan.
2. Bagaimana melakukannya
3. Bilamana dan siapa yang akan melakukannya.
4. Di mana keputusan yang diambil belum tentu sesuai.
5. Implementasi perencanaan tersebut dibuktikan di
kemudian hari.
Pada intinya, perencanaan dibuat sebagai upaya untuk
merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah
organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin
dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian
rumusan rencana kegiatan tertentu.
Perencanaan yang baik adalah ketika apa yang dirumuskan
ternyata dapat direalisasikan dan mencapai tujuan yang
diharapkan.
Perercanaan yang buruk adalah ketika apa yang telah
dirumuskan dan ditetapkan ternyata tidak berjalan dalam
implementasi, sehingga tujuan organisasi menjadi tidak
terwujud (tidak tercapai).
Terkait dengan hal tersebut di atas, George R. Terry
menyatakan bahwa untuk mengetahui apakah perencanaan itu
baik atau tidak dapat dijawab melalui pertanyaan-pertanyaan
dasar mengenai perencanaan, yaitu: 5W dan 1 H.
1. WHAT (Apa),
2. WHY (Mengapa),
3. WHERE (di rnana).
4. WHEN (Kapan).
5. WHO (siapa) dan
6. HOW (Bagaimana).
Pertanyaan What terkait dengan apa yang sesungguhnya yang
menjadi tujuan perusahaan dan apa yang perlu dilakukan untuk
mencapai tujuan tersebut.

Pertanyaan seputar Why terkait dengan mengapa tujuan

tersebut harus dicapai dan mengapa kegiatan dirumuskan.

Pertanyaan Where adalah mengenai Di mana kegiatan tersebut

akan dilaksanakan.

Pertanyaan When adalah kapan kegiatan tersebut akan

dilaksanakan dan kapan kegiatan tersebut harus dimulai dan
diakhiri.
Pertanyaan Who adalah siapa yang akan melaksanakari-nya

Pertanyaan How terkait dengan bagaimana cara melakukan

kegiatan tersebut.

FUNGSI DARI PERENCANAAN

Fungsi perencanaan dalam manajemen.

Robbins dan Coulter (2002) menjelaskan bahwa paling tidak ada empat
fungsi dari perencanaan, yaitu
1. Perencanaan berfungsi sebagai Pengarah.
2. Perencanaan sebagai alat untuk meminimalisasi ketidak pastian.
3. Perencanaan sebagai alat untuk meminimalisasi pemborosan
sumber daya.
4. Perencanaan sebagai alat penetapan standar dalam pengawasan
kualitas.

Perencanaan sebagai Pengarah

Perencanaan akan menghasilkan upaya untuk meraih sesuatu dengan

cara yang lebih terkoordinasi.
Perusahaan yang tidak menjalankan perencanaan sangat mungkin untuk
mengalami:
1. konflik kepentingan
2. Pemborosan sumber daya.
3. ketidak berhasilan dalam pencapaian tujuan , karena bagian-bagian
dari organisasi bekerja secara sendiri -sendiri tanpa ada
koordinasi yang jelas dan terarah. Perencanaan dalam hal ini
memegang fungsi pengarahan dari apa yang harus dicapai oleh
organisasi.
Perencanaan sebagai alat Menimalisasi Ketidakpastian

Pada dasarnya segala sesuatu di dunia ini akan mengalami perubahan.

Tidak ada yang tidak berubah kecuali perubahan itu sendiri.
Perubahan sering kali sesuai dengan apa yang kita perkirakan, akan
tetapi tidak jarang pula malah di luar perkiraan kita, sehingga
menimbulkan ketidakpastian bagi perusahaan.
Ketidakpastian inilah yang coba diminimalisasikan melalui kegiatan
perencanaan.
Dengan adanya perencanaan, diharapkan ketidakpastian yang mungkin
akan terjadi di masa yang akan datang dapat diantisipasi jauh-jauh hari.

Perencanaan sebagai alat Menimalisasi Pemborosan Sumber Daya

Perencanaan juga berfungsi sebagai minimalisasi pemborosan sumber

daya organisasi yang digunakan. Jika perencanaan dilakukan dengan
baik, maka jumlah sumber daya yang diperlukan, dengan cara
bagaimana penggunaannya, dan untuk penggunaan apa saja dengan
lebih baik dipersiapkan sebelum kegiatan dijalankan. Dengan demikian,
pemborosan yang terkait dengan penggunaan sumber daya yang dimiliki
perusahaan akan bisa diminimalkan sehingga tingkat efisiensi dari
perusahaan menjadi meningkat,

Perencanaan sebagai alat Penetapan Standar dalam Pengawasan

Kualitas
Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar kualitas yang harus
dicapai oleh perusahaan dan diawasi pelaksanaannya dalam fungsi
pengawasan manajemen.
Dalam perencanaan, perusahaan menentukan tujuan dan rencana-
rencana untuk mencapai tujuan.
 Dalam pengawasan, perusahaan harus :
1. Membandingkan antara tujuan yang ingin dicapai dengan realisasi
di lapangan,
2. Membandingkan antara standar yang ingin dicapai dengan
realisasi di lapangan,
3. Mengevaluasi penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi,
hingga mengambil tindakan yang dianggap perlu untuk
memperbaiki Kinerja perusahaan.
Dengan pengertian tersebut, maka perencanaan berfungsi sebagai
penetapan standar kualitas yang ingin dicapai oleh perusahaan.

Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements)

Perencanaan yang baik tentunya perlu dirumuskan.
Perencanaan yang baik paling tidak memiliki berbagai persyaratan
yang harus dipenuhi, yaitu faktual atau realistis, logis dan rasional,
fleksibel, komitmen, dan komprehensif.
1. Faktual Atau Realistis. Artinya, apa yang dirumuskan oleh
perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk dicapai dalam
kondisi tertentu..
2. Logis Dan Rasional. Artinya, apa yang dirumuskan dapat diterima
oleh akal, dan oleh sebab itu maka perencanaan tersebut bisa
dijalankan
3. Fleksibel. Perencanaan yang baik juga tidak berarti kaku dan kurang
fleks.ibel. Perencanaan yang baik justru diharapkan tetap dapat
beradaptasi dengan perubahan di masa yang akan datang, sekalipun
tidak berarti bahwa planning dapat kita ubah seenaknya
4. Komitmen.Artinya Perencanaan harus melahirkan komitmen terhadap
seluruh anggota organisasi untuk bersama-sama berupaya
mewujudkan tujuan organisasi. Komitmen dapat dibangun dalam
sebuah perusahaan jika seluruh anggota di perusahaan beranggapan
bahwa perencanaan yang dirumuskan telah sesuai dengan tujuan yang
ingin dicapai oleh organisasi.
5. Komprehensif. Artinya Perencanaan harus menyeluruh dan
mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung maupun tak
langsung terhadap perusahaan
6. Dialektis. Artinya perencanaan yang di buat harus memikirkan
peningkatan dan perbaikan perrbaikan untuk kesempurnaan di masa yang
akan dating.

MELAKUKAN PERENCANAAN (PLANNING PROCESS)

Fungsi perencanaan sering kali dinamakan sebagai fungsi utama dari
kegiatan manajemen, karena dalam perencanaan seluruh rangkaian
aktivitas yang akan:
1. Dilakukan
2. Mengapa melakukan.
3. Kapan melakukan.
4. Di mana dan bagaimana melakukannya
Dapat dikatakan, jika tidak ada fungsi perencanaan, manajer tidak
akan pernah tahu apa yang harus diorganisasikan, diarahkan dan
dikontrol.
Kalau begitu, bagaimana perencanaan dilakukan? Bagian ini
akan menjelaskan mengenai hal ini. Proses perencanaan
melibatkan dua elemen penting, yaitu tujuan (goals) dan rencana
(plan).

Empat Tahap Dasar Perencanaan

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap
berikut ini :
1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuaan.
2. Merumuskan keadaan saat ini.
3. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan.
4. Mengembangkan rencana.

Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.

Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keiginan atau
kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan
yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya sumber dayanya
secara tidak efektif.
Merumuskan keadaan saat ini.
Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari` tujuan yang hendak
dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian
tujuan, adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut
waktu yang akan datang.
Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat
dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut.

Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data

statistik yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.

Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.

Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu

diidentiiilcasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam
mencapai tujuan.
Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intern dan
ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya, atau yang
mungkin menimbulkan masalah. Walaupun, sulit dilakukan, antisipasi
keadaan, masalah, dan kesempatan ancaman yang mungkin terjadi di
waktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.

Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk

pencapaiun tujuan.

Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan

berbagai alternatif kegiatan untuk pencapai an tujuan, penilaian
alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling
memuaskan) di antara berbagai alternatif yang ada.

Alasan Perlunya / Pentingya perencanaan

1. Untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan yang akan

datang.
2. Untuk meningkat pembuatan keputusan yang lebih baik.
 Tingkatan perencanaan dalam organisai.

Perencanaan merupakan suatu kegiatan yang di lakukan oleh

pemimpin organisasi , untuk memilih cara dan penggunaan sumber –
sumber daya organisasi yang tepat dalam pencapaian tujuan.

Dalam pencapaian tujuan organisasi terdapat dua macam rencana

yaitu:
1. Rencana strategis yaitu rencana yang di tetapkan manajer dalam
menentukan sasaran secara luas.
2. Rencana operasional yaitu rencana yang berisikan rincian
untuk melaksanakan rencana strategis.

Sebelum rencana strategis dan rencana operasional di tetapkan

terlebih dahulu di tetapkan visi dan misi dari suatu organisasi.

Visi adalah prediksi terrhadap keadaan yang terjadi di masa yang

akan datang.
Atau visi adalah apa yang akan di lakukan organisasi yang
merupakan keranggka acuan dan presfektif sehingga satu kesatuaan
yang tercermin dalam kegiatan nyata.

Misi adalah peran yang dimainkan (playing role) pada suatu

keadaan yang sekaligus dapat memuat tujuan yang akan di capai.
Atau misi merupakan tugas dan prinsip pokok dalam mewujudkan
visi.
Tujuan adalah merupakan garis pedoman yang lebih spesifik ingin
di capai.
Setelah organisasi menetapkan visi dan misi. kemudian baru dapat
di tetapkan recana strategis dan rencana operasional.
 VISI DAN MISI. Pendiri,dewan direksi
atau manajer puncak

Manajer Puncak dan

RENCANA STRATEGIS.
menengah
RENCANA STRATEGIS

RENCANA OPERASIONAL Menajer menengah dan

bawah.
RENCANA OPERASIONAL.

Perbedaan rencana strategis dan rencana operasional.

Rencana strategis
Jangka waktu: perencanaan strategis menggunakan jangka panjang
dalam pelaksanaan kegiatannya ( lebih dari satu tahun)
Cakupan kegiatan
Berkaitan kegiatan organisasi secara keseluruhan.
Sasaran.
Rencana strategis akan menetapkan rencana organisasi secara
keseluruhan.( umum)
 Rencana operasional.
Jangka waktu : waktu yang di gunakan paling lama satu tahun,
( harian , mingguan , bulanan , dan semesteran.)
Cakupan kegiatan.
Rencana operasional mempunya cakupan kegiatan lebih sempit dan
terbatas,
Sasaran.
Rencana operasional di turunkan dari rencana strategis , hal ini
berarti rencana operasional merupakan penjabaran dari rencana
strategis.
MANFAAT PERENCANAAN.
Perencanaan sangat perlu di recanakan untuk memperoleh hasil
yang di harapkan pada waktu yang akan dating,
Perencanaan memiliki beberapa manfaat di antaranya adalah:
1. Membatu dan menyesuaikan diri terhadap perubahan –
perubahan lingkungan.
2. Membantu kemudahan dalam melakukan koordinasi, terhadap
individu atau kelompok dalam organisasi.
3. Memusatkan perhatian terhadap tujuan organisasi.
4. Membatasi pekerjaan yang tidak pasti.
5. Menghemat waktu dan dana dalam pencapaian tujuan.
6. Membatu dalam kegiatan pengawasan.

TUJUAN PERENCANAAN.
1. Untuk mengukur dan memanfatkan kesempatan / peluang
sehingga mampu mencapai keberhasilan.
2. Membatu meringankanbeban manajer dalam tugasnya menyusun
dan meng implementasikan manajemen strategi.
3. Agar lebih terkoordinasikan aktivitas – aktivitas yang di
jalankan.
4. Sebagai landasan untuk memonitor perubahan perubahan yang
terjadi , sehingga dapat segera di lakukan penyesuaian.
5. Sebagai cermin / bahan evaluasi perencanaan selanjutnya.

Cirri cirri perencanaan yang baik

1. Harus mempermudah pencapaian tujuan.
2. Harus di buat oleh orang – orang yang memahami tujuan
organisasi.
3. Menggunakan teknik – teknik perencanaan yang baik.
4. Mencantumkan unsur – unsur perencanaan secara sistenatis.
5. Mempertimbangkan sumberdaya manusia dan sumber dana
yang sesuai
6. Rencana harus luwes dalam menghadapi ke adaan.
7. Terdapat tempat pengambilan resiko
8. Pragmatis dan penuh pertimbangan
9. Jelas ukuran standar operasional hasil pelaksanaannya.
10. Dibuat dengan sederhana dan mudah di fahami.
11. Memprediksi segala hal yang tidak memungkinkan dan
menetapkan berbagai alternatif yang dapat di ambil sebagai
pilihan terakir.
Jenis – jenis rencana ( Types of plans)
Jenis rencana dapat di lihat dengan berbagai segi yaitu:
1. Di lihat dari segi keluasaan dan waktu (breadth and time
frame)
2. Di lihat dari segi kejelasan (Specificity ).
3. Di lihat dari segi frekuensi penggunaan.( Frecuency of use)

Dilihat dari segi keluasan dan waktu.

Di lihat dari segi keluasan dan waktu rencana dapat di
bedakan menjadi 3 ( tiga) yaitu:
a. Rencana strategis (rencana jangka panjang). Adalah
rencana yang akan di jalankan oleh seluruh komponen
dalam organisasi atau perusahaan dan buat dalam rangka
pencapaian tujuaan organisasi secara keseluruhan.
( Strategic golls on organizational objectives).
b. Rencana taktis ( rencana jangka menengah). Adalah
rencana yang di jalankan untuk mencapai tujuan jangka
menengah dan sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka
panjang.
c. Rencana operasional ( rencana jangka pendek ) adalah
 rencana yang di jalankan untuk mencapai tujuan jangka
pendek , dan sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka
menengah.

Dilihat dari segi kejelasan (Specificity)

Di lihat dari segi kejelasan rencana dapat di bagi menjadi

dua yaitu:
1. Rencana spesifik. Adalah rencana yang runusannya
sudah jelas dan tidak memerlukan intrepretasi.
2. Rencana direktif. Adalah rencana yang di rumuskan
untuk mencpai tujuan tertentu,akan tetapi pada
pencapaiannya memberuka keleluasaan, fleksibilitas
untuk pencapaiannya.

Dilihat dari frekuensi penggunaannya.

Rencana dibagi menjadi dua, yaitu,
1. Rencana sekali pakai (Single use plans)
yaitu serangkaian kegiatan yang terperinci yang
kemungkinan tidak terulang dalam bentuk yang sama di
masa yang akan dating.
Contoh perusahaan yang ingin melakukan perluasan usaha
(Expantion).
jenis – jenis rencana sekali pakai.
a. Anggaran ( budget) , laporan sumber daya keuangan
yang di susun untuk kegiatan – kegiatan tertentu dalam
jangka waktu tertentu.anggaran merupakan alat
pengawasan kegiatan organisasi dan merupakan
komponen penting dari program dan proyek, dalam
anggaran dinyatakan dalam angka – angka.
b. Program . merupakan kegiatan yang besar / luas
.program meliputi :

- langkah – langkah yang di perlukan untuk mencapai

tujuan.
 – kebijakan – kebijakan.
- prosedur.
– aturan.

c. Proyek. Merupakan perencanaan sekali pakai yang

menentapkan rangkaian kegiatan yang di butuhkan
untuk mencapai tujuan tugas kusus, yang
menghubungkan kegiatan tersebut,
2. Perencanaan tetap ( Standing plans) yaitu merupakan
perencanaan yang di gunakanuntuk kegiatan yang terjadi
berulang kali secara terus menerus.( Sebelum ada
perubahan / modifikasi).

Bentuk – bentuk perencanaan tetap ada tiga yaitu:

1. Kebijaksanaan (Policy)
2. Prosedur / standar.
3. Aturan.

Kebijaksanaan (Policy)
adalah mepakan pedoman pengambilan keputusan yang
mengarahkan cara berpikir untuk pengambilan keputusan.

Prosedur / standar
adalah kebijaksanaan yang bersifat lebih spesifik dan merupakan
pedoman yang mengarah pada tindakan yang di perlukan.( Lebih
terperinci)
Prosedur ini sering di sebut dengan S , O , P. (Standart
Operating Prosedur).

KEGUNAAN PROSEDUR.
1. Menghemat usaha manajerial.
2. Memudahkan pendelegasian wewenang dan penempatan
tanggung jawab.
3. Menimbulkan pengembangan metode operasi yang lebih
 efisien.
4. Memudahkan pengawasan.

Aturan : yaitu merupakan perencanaan tetap yang

menggambarkan tindakan yang di ambil pada situasi tertentu.

PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN.

1. Pendekatan perencanaan Insede – out dan Perencanaan
Outside – In.

Pendekatan Inside – Out.

Adalah perencanaan yang memfokuskan pada apa yang
telah di lakukan namun terus mengusahakan untuk
melakukan yang terbaik yang dapat di lakukan.

Tujuan perencanaan ini adalah untuk menjadikan

organisasi lebih efektif dan membantu pemanfaatan
sumber daya yang baik.

Pendekatan Out side - In.

adalah merupakan pendekatan yang menganalisis
lingkungan eksternal dan membuat perencanaan untuk
mengeksploitasi kesempatan – kesempatan dan
meminimalisasi permasalahan yang terjadi.

2. Pendekatan perencanaan Top – down dan perencanaan

Buttom – up.
3. Pendekan contingency.
Yaitu mendekatan mencoba untuk selalu menyesuaikan
terhadap perubahan – perubahan lingkungan baik eksternal
maupun internal.