BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Dalam setiap perusahaan maupun organisasi, proses perencanaan sangat dibutuhkan.
Sebuah perencanaan sangat mempengaruhi berhasil dan tidaknya sebuah organisasi atau
perusahaan. Dalam kehidupan sehari-hari saja perencanaan perlu dilakukan. Dengan
perencanaan, kita akan mempunyai acuan yang jelas dalam usaha mencapai tujuan yang
diinginkan. Perencanaan akan meningkatkan probabilitas keberhasilan, selain itu perencanaan
akan membantu kita menentukan prioritas dan syarat apa saja yang harus di lalui untuk
mencapai tujuan tersebut.
Perencanaan merupakan hal yang sangat penting dari semua fungsi manajemen. Karena
tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain seperti pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan
tidak dapat berjalan dengan baik. Yang akan dibahas dalam makalah ini adalah tentang tahap
perencanaan dan prosesnya yang sangat berhubungan dengan pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan.
Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat
strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi.
Itulah mengapa perencanaan sangat penting dan dibutuhkan dalam sebuah organisasi ataupun
perusahaan.

1.2 RUMUSAN MASALAH

1. Apa pengertian perencanaan?
2. Apa saja jenis-jenis perencanaan?
3. Apa saja hambatannya dan bagaimana cara mengatasinya?

1.3 TUJUAN
Sesuai rumusan masalah yang dihadapi makalah ini bertujuan untuk, mengetahui
pengertian Perencanaan, mengetahui jenis-jenis Perencanaan, mengetahui hambatan dan
bagaimana cara mengatasi

1
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN PERENCANAAN

Perencanaan (planning) merupakan proses menentukan tujuan dan memilih cara untuk
merealisasikan tujuan tersebut. Perencanaan disini meliputi dua hal:

1. Pemilihan dan penentuan tujuan.

2. Merumuskan tindakan-tindakan atau tugas tugas yang dianggap perlu guna mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut Schermerhorn, J.R (1996), proses perencanaan meliputi lima tahapan, yaitu:
1. Penetapan sasaran. Sasaran merupakan spesifikasi hasil yang diharapkan.
2. Evaluasi kondisi sekarang. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan kondisi sekarang
dengan sasaran.
3. Pengembangan kondisi masa depan. Hal itu dilakukan dengan mengembangkan skenario
kondisi masa depan.
4. Analisis alternatif tindakan dan rencana pencapaian sasaran.
5. Implementasi rencana dan evaluasi hasilnya.

Dalam menetapkan sasaran dikenal dengan istilah SMART, yaitu specific,

measurable, attainable, realistic, dan time bounded. Sasaran perlu dibuat secara spesifik
(specific) agar tidak menimbulkan kerancuan. Sebagai contoh, ”menjadi perusahaan yang
lebih baik” merupakan sasaran yang tidak spesifik. Kata “lebih baik” bersifat multitafsir,
sehingga perlu diperjelas dengan variabel kinerja, misalnya penjualan, keuntungan, dsb.
Selain spesifik, sasaran juga perlu terukur (measurable) untuk memberikan
kejelasan. Contoh sasaran yang spesifik dan terukur adalah “keuntungan meningkat 10
persen.” Sasaran juga perlu ditetapkan secara menantang tetapi realistis (prinsip attainable
dan realistic). Sasaran yang terlalu mudah akan menyebabkan upaya organisasi tidak total
(all out) dan dapat menyebabkan organisasi kalah dalam persaingan yang ketat. Namun,

2
 sasaran juga harus “membumi” atau realistis. Jika sasaran tidak realistis hal itu dapat
menyebabkan karyawan tertekan akibat kelebihan beban keja dan tanggung jawab.
Yang tidak kalah penting dalam penetapan sasaran adalah prinsip batasan waktu
yang jelas (time boundaded). ‘menjadi pemimpin pasar industry futniture di Indonesia”
merupakan contoh visi atau sasaran jangka panjang yang telah mengadopsi prinsip batasan
waktu. Tanpa batasan waktu akan menyebabkan ketidakjelasan pedoman badi anggota
organisasi.

Perencanaan merupakan kegiatan awal yang harus dilakukan oleh manajemen. Oleh karena
itu, perencanaan harus dilakukan secara baik agar memungkinkan kegiatan-kegiatan
berikutnya dapat berhasil dengan baik.

Perencanaan yang baik haruslah mampu menjawab enam pertanyaan (M. Manullang ,1983:49)
berikut:

1. Apa (what) yang dikerjakan ?

2. Mengapa (why) dikerjakan?
3. Kapan (when) akan dikerjakan?
4. Dimana (where) akan dikerjakan?
5. Siapa (who) yang mengerjakannya?
6. Bagaimana (how) cara mengerjakannya?

Selain itu, perencanaan yang baik harus juga mempunyai sifat-sifat (H. Siagian 1977: 81-
82) berikut:
1. Kata-kata dan kalimatnya sederhana dan terang.
2. Harus fleksibel.
3. Pembuatan planning harus kontinu dan terus-menerus.
4. Planning harus rasional.

2.2 TUJUAN
Tampaknya organisasi memiliki satu tujuan utama, misalnya ingin setiap kegiatan yang
dilakukan sukses. Meskipun demikian, keberhasilan organisasi todak ditentukan oleh satu

3
 tujuan. Begitu pula pada perusahaan, jika manajer hanya menekankan satu tujuan, tujuan lain
yang diperlukan demi meraih keberhasilan jangka panjang diabaikan. Selain itu mempunyai
satu tujuan seperti laba juga dapat memberikan perilaku tidak etis karena manajer dan
karyawam akan mengabaikan aspek pekerjaan lain agar tampak baik di acuan. Dalam
kenyataannya, semua organisasi mempunyai banyak tujuan.
Sebagian besar tujuan perusahaan dapat digolongkan sebagai tujuan strategis atau
keuangan. Tujuan keuangan berhubungan dengan kinerja keuangan, sementara tujuan strategis
berhubungan dengan semua bidanhg kinerja organisasi. Misalnya Daihtsu menargetkan
penjualan meningkat hingga 10 juta mobil pada tahun 2018, Asus menargetkan penjualan
menuingkat 10 persen. Sedangkan tujuan strategis uniqlo misalnya inin menjadi raksasa
pakaian terbesar Asia.
Tujuan yang digambarkan disini adalah tujuan yang dinyatakan yaitu pernyataan resmi
tentang apa yang dikatakan organisasi dan apa yang ingin diyakini oleh pemangku
kepentingan. Contonya tujuan PT.Citilink untuk “menjadi LCC kelas dunia dengan
probabilitas yang berkelanjutan dan perusahaan yang dikagumi di Indonesia.” Visi Bank BNI
untuk “menjadi lembaga unggul dalam layanan dan kinerja.” Pernyataan seperti itu tidak jelas
untuk benar-benar menggambarkan apa yang menjadi tujuan perusahaan. Sedaangkan tujuan
yang secara actual dikejar oleh perusahaan, seperti yang didefinisikan oleh tidakan para
anggotanya dinamakan tujuan riil

2.3 MANFAAT
Menurut Schermehorn, J.R. (1996), paling tidak terdapat empat manfaat dari perlakuan
perencanaan, yaitu:
1. Fokus dan fleksibilitas
Perencanaan dapat memperbaiki kinerja kareena beberapa hal sebahai berikut:
a. Perencaan berfokus pada hasil (result oriented)
b. Perencanaan menekankan adanya priorits
c. Perencanaan berorientasi pada keunggulan, yaitu mengalokasikan sumber daya untuk
mengoptimalkan kekuatanan organisai.
d. Perencanaan mengakomodasi perubahan (change oriented), yaitu mengantisipasi adanya
masalah dan peluang.

4
 2. Perbaikan koordinasi
Dengan adanya hierarki sasaran berbagai sasaran dalam organisasi akan saling terkait dan
saling mendukung. Dengan demikian koordinasi antar bagian dapat lebih optimal apabila
perencanaan telah dilakukan dengan baik.
3. Perbaikan kontrol
Dalam perencanaan telah dilakukan penetapan sasaran dan strategi untuk mencapai
sasaran. Semakin optimal penetapan sasaran, proses kontrol akan semakin mudah
dilakukan.
Oleh karena itu, penetapan sasaran perlu dilakukan secara spesifik, jelas ukurannya,
menantang, realistis, dan terdapat batasan waktu.
4. Manajemen Waktu
Perencanaan dapat memperbaiki manajemen waktu. Sering kali para pemimpin kesulitan
dalam mengelola waktu untuk berbagai kepentingan. Dengan adanya perencanaan waktu
yang baik, maka pengelolaan waktu dapat dilakukan secara optimal dengan memberikan
prioritas pada kepentingan yang bersifat strategis dan harus didahulukan.

2.4 PRINSIP-PRINSIP PEENCANAAN

Perencanaan dilakukan sebelum menjalankan suatu kegiatan. Oleh karenanya agar sesuai
dengan tujuan yang diharapkan, dalam merencanakan sesuatu perlu berpegang kepada
beberapa prinsip perencanaan, yaitu sebagai berikut.

a. Kontinuitas.
Perencanaan yang baik harus dibuat dan dipersiapkan untuk tindakan terus menerus dan
berkesinambungan, dan perlu pemikiran peningkatan dan perbaikan di masa yang akan
datang. Hal ini hanya bisa terwujud melalui perencanaan yang berdasarkan evaluasi dan
adaptasi terhadap segala perubahan yang terjadi.
b. Rasional dan Faktual
Perencanaan tanpa didukung dengan fakta (data) yang sesuai dengan kebutuhan tidak akan
mampu memberikan hasil yang terbaik. Oleh karena perlu data-data pendukung guna
membuat suatu perencanaan sehingga rencana bisa dilakukan dengan baik.

5
 c. Futuristik
Pencanaan selalu berkaitan dengan masa depan, Perencanaan juga harus memperhatikan
berbagai sumber, informasi seputar kinerja perusahaan pada masa lalu dan sekarang, serta
prediksi peristiwa yang mungkin akan menerpa perusahaan, baik berbagai kesempatan
untuk mencapai target perusahaan maupun berbagai rintangan yang bisa menghalangi
terwujudnya target perusahaan.
d. Fleksibilitas.
Fleksibilitas artinya perencanaan mudah diakomodasikan dengan berbagai kondisi yang
baru dan perubahan-perubahan masa depan yang belum diketahui waktu memulai
perencanaan. Perencanaan dibuat bukan untuk waktu yang relatif singkat, tetapi
diproyeksikan untuk waktu tertentu (misalnya 1 tahun atau 2 tahun), maka dalam membuat
perencanaan perlu dipikirkan agar memungkinkan untuk melakukan penyempurnaan dan
pengembangan.
e. Realistis.
Perencanaan harus realistis dalam mencapai target yang ditentukan dengan
mempertimbangkan berbagai sarana pendukung yang ada. Artinya, perencanaan itu
disesuaikan dengan kondisi perusahaan, baik kondisi fnancial maupun SDM, dan berbagai
kondisi internal lainnya. Perencanaan tidak realistis akan kontraproduktif ketika para staf
tidak mampu menjalankannya. Konsekuensinya, karyawan akan hilang kepercayaan diri
atau tidak percaya kepada kemampuan manajerial pemimpinnya.

2.5 TAHAPAN PROSES PERENCANAAN

Secara mendasar kegiatan perencanaan mempunyai 4 tahapan seperti ulasan berikut:

1. Menetapkan target atau tujuan

Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan
organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan target atau tujuan yang jelas, organisasi
akan menggunakan sumber daya secara tidak efektif.
2. Merumuskan keadaan saat ini
Pemahaman akan posisi atau keadaan organisasi sekarang ini dari pada tujuan yang hendak
dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan merupakan

6
 hal sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya
setelah keadaan organisasi saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk
menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi-
terutama keuangan dan data statistik yang didapat melalui komunikasi dalam organisasi.
3. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan
untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu
diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi
mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan,
antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu
mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif
kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan
alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

2.6 JENIS-JENIS PERENCENAAN

Secara umum, perencanaan dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu berdasarkan ruang
lingkupnya, berdasarkan tingkatannya, dan berdasarkan jangka waktunya. Adapun penjelasan
jenis-jenis perencanaan adalah sebagai berikut:

1. Perencanaan Berdasarkan Ruang Lingkup

 Rencana strategis (strategic planning), yaitu perencanaan yang di dalamnya terdapat

uraian mengenai kebijakan jangka panjang dan waktu pelaksanaan yang lama.
Umumnya jenis perencanaan seperti ini sangat sulit untuk diubah.
 Rencana taktis (tactical planning), yaitu perencanaan yang di dalamnya terdapat
uraian tentang kebijakan yang bersifat jangka pendek, mudah disesuaikan aktivitasnya
selama tujuannya masih sama.
 Rencana terintegrasi (integrated planning), yaitu perencanaan yang di dalamnya
terdapat penjelasan secara menyeluruh dan sifatnya terpadu.

7
 2. Perencanaan Berdasarkan Tingkatan

 Rencana induk (master plan), yaitu perencanaan yang fokus kepada kebijakan
organisasi dimana di dalamnya terdapat tujuan jangka panjang dan ruang lingkupnya
luas.
 Rencana operasional (operational planning), yaitu perencanaan yang fokus kepada
pedoman atau petunjuk pelaksanaan program-program organisasi.
 Rencana harian (day to day planning), yaitu perencanaan yang di dalamnya terdapat
aktivitas harian yang bersifat rutin.

3. Perencanaan Berdasarkan Jangka Waktu

 Rencana jangka panjang (long term planning), yaitu perencanaan yang dibuat dan
berlaku untuk jangka waktu 10 – 25 tahun.
 Rencana jangka menengan (medium range planning), yaitu perencanaan yang dibuat
dan berlaku untuk jangka waktu 5 – 7 tahun.
 Rencana jangka pendek (short range planning), yaitu perencanaan yang dibuat dan
hanya berlaku selama kurang lebih 1 tahun.

2.7 HAMBATAN DAN CARA MENGATASI

Hambatan Dalam Perencanaan

1. Kurang pengetahuan tentang organisasi

2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan
3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif
4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang
5. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif
6. Biaya
7. Takut gagal
8. Kurang percaya diri

8
Cara mengatasi Hambatan

1. Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang terkena pengaruh dalam proses
perencanaan.
2. Memberikan banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan
kemungkinan akibat-akibatnya sehingga mereka memahami perlunya perubahan serta
mendapat manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan untuk pelaksanaan yang
efektif.
3. Mengembangkan suatu pola perencanaan dan penetapan yang efektif, suatu “track
record” yang berhasil mendorong keprcayaan kepada para pembuat rencana, serta
menjadikan rencana baru tersebut diterima.
4. Menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan kepada para anggota
organisasi dan memerkecil gangguan yang tidak perlu.

9
 BAB III

PENUTUP

2.7 KESIMPULAN
Perencanaan (planning) merupakan proses menentukan tujuan dan memilih cara
untuk merealisasikan tujuan tersebut. Perencanaan merupakan kegiatan awal yang harus
dilakukan oleh manajemen. Oleh karena itu, perencanaan harus dilakukan secara baik agar
memungkinkan kegiatan-kegiatan.
proses perencanaan meliputi lima tahapan yaitu, Penetapan sasaran. Sasaran
merupakan spesifikasi hasil yang diharapkan (dalam menetapkan sasaran dikenal dengan
istilah SMART, yaitu specific, measurable, attainable, realistic, dan time bounded),
Evaluasi kondisi sekarang. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan kondisi sekarang
dengan sasaran, Pengembangan kondisi masa depan. Hal itu dilakukan dengan
mengembangkan skenario kondisi masa depan, Analisis alternatif tindakan dan rencana
pencapaian sasaran, Implementasi rencana dan evaluasi hasilnya.

10