INISIASI 3

Modul 3
Perencanaan

• Perencanaan
Perencanaan merupakan fungsi pertama dalam fungsi manajemen dan mendahului fungsi-fungsi
lainnya. Perenanaan dapat meminimalkan risiko atau ketidakpastian suatu tindakan. Dengan
mengansumsikan kondisi tertentu dimasa yang akan datang dan menganalisis konsekuensi dari
setiap tindakan, ketidakpastian dapat dikurangi dan keberhasilan mempunyai probabilitas yang
lebih besar.
Perencanaan mencakup banyak variasi seperti :
• Misi atau maksud ( Mission atau purpose )
Maksud suatu entitas bisnis adalah memproduksi dan mendistribusikan barang dan jasa.
Entitas tersebut menjalankan maksud tersebut dengan menyelesaikan misi, yaitu
memproduksi lini produk tertentu
• Tujuan
Tujuan merupakan hasil akhir saat aktivitas organisasi diarahkan/ditujukan. Tujuan
merupakan titik akhir dari perencanaan, pengorganisasian, staffing, leading dan
pengendalian
• Strategi
Strategi merupakan rencana umum/pokok untuk mencapai tujuan organisasi melalui
pemilihan alternatif tindakan yang diperlukan
• Kebijakan
Kebijakan adalah pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan
pengambilan keputusan, khusunya cara berpikirnya, bukan aksinya.
• Prosedur
Prosedur merupakan rencana karena menetapkan cara penanganan suatu aktivitas dimasa
mendatang
• Aturan
Aturan merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif dan harus dilakukan atau
tidak dilakukan
• Program
Jaringan yang kompleks dan terdiri atas tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, penugasan,
langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber daya, dan elemen lain yang harus
dilakukan berdasarkan alternatif tindakan yang harus dipilih
• Anggaran
Rencana yang dinyatakan dalam angka-angka.

• Jenis-jenis Perencanaan
 Jenis-jenis perencanaan adalah sebagai berikut:
• Perencanaan Strategis
• Perencanaan Taktis
• Perencanaan Operasional

• Perencanaan situasional ( Contingency )

Perencanaan Situasional merupakan perencanaan yang memasukkan alternatif perencanaan
yang berbeda jika suatu kondisi tertentu terjadi

• Hambatan dan Pemecahan Masalah Hambatan dalam Perencanaan

Perencanaan dan penetapan tujuan mempunyai kemungkinan hambatan. Memahami
hambatan dan bagaimana mengatasi hambatan tersebut dengan demikian cukup penting

• MBO (Management By Objectives)

Merupakan metode formal atau semiformal yang dimulai dari penetapan tujuan, pelaksanaan
dan kemudian diteruskan dengan evaluasi

• Perencanaan Strategis
Jenis perencanaan yang penting karena perubahan lingkungan yang semakin cepat dan
karena semakin kompleksnya organisasi

• Proses Perencanaan Strategis

• Formulasi Misi dan Tujuan
Misi dan tujuan merupakan titik awal dari perencanaan strategis. Misi merupakan
maksud keberadaan suatu organisasi dalam suatu masyarakat yang memberi makna
eksistensi keberadaan organisasi

• Analisis Tujuan dan Strategi Saat ini

Tujuan dan strategi saat ini barangkali akan mirip dengan tujuan seharusnya.
Kadang-kadang ada situasi saat perubahan strategi yang cukup drastisharus
dilakukan.

• Analisis Lingkungan
Analisis lingkungan bertujuan melihat perubahan-perubahan dalam lingkungan,
demografis, politik, sosial dan ekonomi yang akan memengaruhi organisasi

• Analisis Sumber Daya

Analisis sumber daya dilakukan bersamaan dengan analisis lingkungan melalui
analisis kekuatan dan kelemahan organisasi dianalisis

• Identifikasi Kesempatan Strategis

Kesempatan strategis muncul apabila organisasi menetapkan tujuan baru yang lebih
 sulit atau apabila ada persaingan yang ketat dan yang mengakibatkan organisasi tidak
berhasil mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

• Pengambilan Keputusan Strategis

Setelah kesempatan strategis diidentifikasi, organisasi dapat mengembangkan
sejumlah alternative strategi untuk memanfaatkan kesempatan tersebut

• Pelaksanaan Strategi
Perencanaan strategi harus dijalankan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Jika
tidak dapat dilaksanakan, rencana strategis hanya merupakan rencana diatas kertas
saja

• Evaluasi dan Pengendalian Strategis

Manajer harus selalu mengevaluasi kemajuan pelaksanaan rencana strategis

• Tingkatan Strategi
Ada tiga tingkatan strategis antara lain :
• Tingkat Korporasi (Corporate Level)
• Tingkat Unit Bisnis ( Business Unit )
• Tingkat Fungsional ( Functional Level )

Matriks BCG

• Peranan Manajer Puncak

Manajer puncak mempunyai peran untuk merumuskan strategi dan mengimplementasikan
perencanaan tersebut. Organisasi dapat menggunakan manajer puncak dari dalam maupun
dari luar.

• Memahami Hambatan Pelaksanaan Strategi

Berikut ini beberapa faktor yang dapat menghambat perencanaan secara formal :
• Konflik antara proses perencanaan formal dengan gaya manajemen
• Biaya perencanaan yang cukup besar
• Kerentanan perencanaan formal terhadap peristiwa yang tidak diharapkan
• Penekanan yang berlebihan pada aspek kuantitas
• Ketidaktepatan perencanaan formal untuk organisasi kecil
Faktor-faktor tersebut dapat dikendalikan dengan mengurangi tingkat formalitas
perencanaan.

Disamping beberapa faktor penghambat perencanaan tersebut, ada beberapa faktor yang
dapat menghambat pelaksanaan perencanaan strategis antara lain :
 • Perencanaan formal tidak diterima oleh manajer
• Informasi tidak memadai
• Rencana jangka panjang dianggap tidak akan berubah
• Sistem perencanaan yang kompleks dan mahal dipilih
• Peramalan dan anggaran campur aduk dengan perencanaan
Faktor-faktor tersebut dapat dikurangi apabila manajer dilatih untuk memahami perencanaan
dan dilibatkan dalam proses perencanan.

Implementasi Strategi
• Strategi dan struktur
• Model 7s

• Peranan Manajer puncak

• Memahami hambatan pelaksanaan strategi

1. jenis - jenis perencanaan :

Perencanaan Strategis merupakan rencana jangka panjang untuk mencapai tujuan strategis.
Fokus rencana ini adalah organisasi secara keseluruhan. Rencana strategis dapat dilihat sebagai
rencana secara umum yang menggambarkan alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah yg
diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.
Perencanaan Taktis yang ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, yaitu untuk melaksanakan
bagian tertentu dari rencana strategis. Rencana ini memiliki jangka waktu yang lebih pendek
dibandingkan dengan rencana strategis dan mempunyai fokus yang lebih sempit dan lebih
kongkrit.
Perencanaan Operasional diturun dari perencanaan taktis, mempunyai fokus yang lebih
sempit, jangka waktu yang lebih pendek, dan melibatkan manajemen tingkat bawah.
Perencanaan situasional (Contingency) merupakan perencanaan yang memasukkan alternatif
perencanaan yang berbeda jika suatu kondisi tertentu terjadi.

2. Bagan perencanaan opersional dan perencanaan strategis.