FUNGSI

PERENCANAAN
• Perencanaan merupakan langkah awal yang sangat
menentukan keberhasilan organisasi
• Perencanaan yang kurang baik sama saja dengan membuat
rencana kegagalan.
• Namun Perencanaan yang baik bukanlah segala galanya.
 Perencanaan dan proses perencanaan

 Perencanaan (Planning) merupakan proses penetapan tujuan

dan memilih cara untuk merealisasikan tujuan tersebut.
 “ PERENCANAAN” adalah pekerjaan mental untuk memilih
sasaran , kebijakan, prosedur, program yang diperlukan
untuk mencapai apa yang diinginkan pada masa yang akan
datang.
 Setiap organisasi tidak lepas dari perencanaan
Menurut Schermerhorn, J.R ( 1996) perencanaan meliputi 5 tahapan

1. Penetapan sasaran
2. Evaluasi kondisi sekarang
3. Pengembangan kondisi masa depan.
4. Analisis alternatif tindakan dan rencana pencapaian sasaran
5. Implementasikan rencana dan evaluasi hasil
Menetapkan sasaran
1. Perlu dibuat secara spesifik agar tidak menimbulkan kerancuan
(Spesifik)
2. Sasaran harus terukur untuk memberikan kejelasan
(measurabel)
3. Sasaran perlu dibuat secara menantang tetapi realistis
(attanable & realistic)
4. Penetapan sasaran harus mempunyai batasan waktu yang jelas
(time bounded)
Manfaat perencanaan
1. Fokus dan fleksibilitas
2. Perbaikan koordinasi
3. Perbaikan kontrol
4. Manajemen waktu
Fokus dan flesibilitas
Perencanaan dapat memperbaiki kinerja karena beberapa
alasan:
1. Perencanaan berfokus pada hasil
2. Perencanaan menekankan kepada prioritas
3. Perencanaan berorientasi pada keunggulan, yaitu
mengalokasikan sumber daya untuk mengoptimalkan
kekuatan organisasi
4. Perencanaan mengakomodasi perubahan yatiu
mengatisipasi adanya masalah dan peluang
Perbaikan koordinasi
• Dengan adanya hierarki sasaran, beberapa sasaran
dalam organisasi akan saling terkait dan saling
mendukung. Dengan demikian koordinasi antar
bagian dapat lebih optimal apabila perencanaan telah
dilakukan dengan baik.

Sasaran Sasaran
Sasaran Divisi
korporat Pelaksana

Keterkaitan antar sasaran

 Perbaikan kontrol
• Dalam perencanaan = dilakukan sasaran
• Semakin optimal penetapan sasaran, proses
kontrol akan semakin mudah dilakuakan.

Perencanaan
Implementasi
• Penetapan sasaran Pengontrolan
Rencana • Pengukuran hasil
• Strategi tindakan
• Membandingkan
dengan rencana
• Mengambil tindakan
korektif
Managemen waktu
• Dengan adanya perencanaan waktu yang baik maka
pengelolaan waktu dapat dilakukan secara optimal
dengan memberikan prioritas pada kepentingan yang
bersifat strategis dan harus dilakukan.
Hierarki rencana organisasi

Rencana dapat dibedakan menjadi 2 tipe:

1.Rencana strategis (strategik Plans)
• Dibuat oleh manager level atas
• Mendefinisikan tujuan umum
2. Rencana operasional
• Merupakan detail dari implementasi stragtegik plans
• Merupakan deskripsi mengenai aktifitas sehari hari.
Hierarki rencana organisasi

Disusun oleh : Pendiri

Top management Misi

Manager level atas dan menengah

Rencana
Strategis

Manager level menengah dan bawah Rencana

operasional
Perbedaan strategic plands dan operational plans
Strategik Plans
Kerangka waktu • Rencana kedepan dalam
beberapa tahun atau dekade.
• Jangka menengan dan
panjang
Operational plans
• Rencana yang bersifat tahunan pada tahun
yang relevan
• Rencana jangka pendek

Cakupan/ ruang • Aktivitas organisasi dalam • Lebih sempit

lingkup lingkup yang luas • Untuk merealisasikan operational objectives
• Untuk merealisasikan yang merupakan turunan dan rincian dari
strategic goals strategic goal.

Degree of detail / • bersifat umum dan sederhana Turunan dari strategic plans sehingga bersifat
tingkat rincian tetapi bersifat mengarahkan lebih detil
semua anggota borganisasi
Rencana rutin dan rencana
insidental
• Rencana operasional dapat diklasifikasikan mendjadi
dua:
1. Rencana rutin (standing plans) = rencana yang
digunakan lebih dari sekali. Misalnya kebijakan,
aturan dan prosedur.
2. Rencana insidental ( single use plans) = rencana
yang digunakan hanya sekali misalnya proyek.
Perencanaan top down dan bottom up

• Perencanaan dilakukan dengan dua pendekatan yaitu:

1. Top down
• dimulai dengan penetapan sasaran umum
perusahaan oleh top management, selajutnya
dilakukan perencanaan mulai dari yang general
sampai ke yang detil
• Keunggulannya lebih komprehensif dan terintegrasi
antar bagian tidak bersifat parsial
2. Bottom up
• dimulai dari lower level management.
• kelebihan : kesesuaian dengan situasi yang berkembang
dilingkungan bisnis serta mendorong adanya komitmen
dari segenap jajaran management pada berbagai level.
Fungsi fungsi perencanaan

• Forecasting ( peramalan)
• Penetapan sasaran
• Menetapkan prosedur prosedur kegiatan yang diperlukan, biaya
biaya yang diperlukan untuk setiap kegiatan demi tercapainya
tujuan yang diinginkan.
• Menentukan waktu yang tepat
• Penganggaran
• Pengembangan prosedur
• penetapan dan penafsiran kebijakan
Perkiraan (forecasting)

• Perencanaan merupakan visi mengenai kondisi masa

depan.
• Merupakan proses pembuatan asumsi mengenai apa
yang akan terjadi dimasa yang akan datang .
• Terdapat 2 pendekatan dalam melakukan perkiraan
yaitu : pendektan kualitatif dan kuantitatif.
• Pendekatan kualitatif dilakukan dengan opini yang
biasanya menggunakan pakar sebagai narasumbernya.
• Pendekatan kuantitatif menggunakan analisis matematika
dan statistik, misalnya menggunakan metode exponensial
smoothing, moving avarage dan ekonometri.
Pembuatan keputusan

• Merupakan proses mengindentifikasi dan memilih

suatu tindakan yang digunakan untuk menyelesaikan
masalah tertentu.
Terdapat 4 cara untuk mengetahui masalah

1. Adanya deviasi penyimpangan dari pengalaman masa lalu

2. Adanya deviasi terhadap rencana yang telah ditetapkan
3. Kritik dan saran dari fihak luar
4. Kinerja kompetitor.
Tahapan pembuatan keputusan

1. Lakukan investigasi terhadap situasi yang terjadi (untuk

mendefinisikan masalah, mendiaknosis penyebab masalah
dan penetapan sasaran perbaikannya)
2. Mengembangkan alternatif solusi. (memerlukan penguasaan
masalah dan kreatifitas)
3. Melakukan evaluasi terhadap alternatif solusi dan memilih
solusi yang terbaik.
4. Mengimplementasikan keputusan dan melakukan
pemantauan.
Keuntungan perencanaan
1. Dengan perencanaan tujuan menjadi jelas, objektif dan rasional
2. Perencanaan menyebabkan semua aktivitas terarah, teratur dan
ekonomis
3. Perencanaan akan meningkatkan pendayagunaan semua
fasilitas yang dimiliki
4. Perencanaan dapat mengembangkan keseluruhan perusahaan
5. Perencanaan dapat memperkecil resiko perusahaan
6. Perencanaan memberikan landasan untuk pengendalian
7. Perencanaan memberikan gambaran seluruh pekerjaan
dengan jelas dan lengkap.
 Kerugian kerugian perencanaan

• Perencanaan akan membatasi tindakan, inisiatif para karyawan,

karena mereka harus bekerja sesuai dengan pola yang telah
ditetapkan.
• Perencanaan menyebabkan keterlambatan tindakan yang perlu
diambil dalam keadaan darurat.
• Informasi yang digunakan untuk meramalkan masa yang akan
datang belum tentu tepat. Sehingga manager tidak akan dapat
secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi pada masa yang
akan datang.
• Biaya yang diperlukan untuk merencanakan cukup besar bahkan
bisa melampaui yang akan dicapai
• TERIMAKASIH