Manajemen edisi kesepuluh

Stephen P. Robbins Mary Coulter

Bab Dasar
7 Perencanaan

1
Penerbit Erlangga
Kerangka Pembelajaran
Ikuti Kerangka Pembelajaran ini ketika membaca dan
mempelajari bab ini.
7.1 Apa dan Mengapa mengenai Perencanaan
• Mendefinisikan perencanaan.
• Mendeskripsikan tujuan melakukan perencanaan.
• Menjelaskan kesimpulan yang didapat dari penelitian mengenai
hubungan antara perencanaan dan performa.
7.2 Tujuan dan Rencana
• Mendefinisikan tujuan dan rencana.
• Mendeskripsikan jenis-jenis tujuan yang dapat dipilih oleh
organisasi.
• Mendeskripsikan beragam jenis rencana.
2
Penerbit Erlangga
Kerangka Pembelajaran
7.3 Menetapkan Tujuan dan Menyusun Rencana
• Membahas cara penetapan tujuan secara tradisional dan MBO.
• Mendeskripsikan tujuan yang dirancang dengan baik dan cara
menetapkannya.
• Mendeskripsikan faktor-faktor kontinjensi yang memengaruhi
perencanaan.
• Mendeskripsikan pendekatan-pendekatan perencanaan.

7.4 Isu-isu Kontemporer terkait Perencanaan

• Menjelaskan kritik terhadap perencanaan.
• Mendeskripsikan cara manajer melakukan perencanaan dalam
lingkungan yang dinamis pada masa kini.

3
Penerbit Erlangga
 Apakah Perencanaan?
• Perencanaan
 Merupakan kegiatan manajerial utama yang
mencakup:
 Mendefinisikan tujuan organisasi
 Menetapkan seluruh strategi untuk mencapai tujuan tersebut
 Mengembangkan tujuan untuk kegiatan organisasi

 Perencanaan formal
 Tujuan tertentu yang mencakup periode waktu tertentu
 Ditulis dan diterima bersama oleh anggota organisasi

4
Penerbit Erlangga
 Mengapa Manajer Merencakan?
• Tujuan Perencanaan
 Menetapkan arah
 Mengurangi ketidakpastian
 Mengurangi pemborosan sumber daya
 Menetapkan standar pengendalian

5
Penerbit Erlangga
 Perencanaan dan Kinerja
• Hubungan antara perencanaan dan kinerja
 Perencanaan formal berkaitan dengan:
 Laba dan pengembalian atas aset yang lebih tinggi.
 Penghasilan yang positif.
 Kualitas perencanaan & implementasi mempengaruhi
kinerja lebih dari jangkauan perencanaan itu sendiri.
 Lingkungan eksternal dapat mengurangi manfaat dari
perencanaan atas kinerja.
 Perencanaan formal harus digunakan selama
beberapa tahun sebelum dapat mempengaruhi
kinerja secara nyata.

6
Penerbit Erlangga
 Bagaimana Cara Manajer
Melakukan Perencanaan?
• Elemen perencanaan
 Sasaran (disebut juga Tujuan)
 Hasil yang diinginkan dari individu, kelompok, atau
keseluruhan organisasi
 Menyediakan arah dan kriteria evaluasi kinerja
 Rencana
 Dokumen yang berisi kerangka bagaimana tujuan akan
dipenuhi
 Mendeskripsikan bagaimana sumber daya dialokasikan dan
menentukan jadwal kegiatan

7
Penerbit Erlangga
 Jenis-jenis Tujuan
• Tujuan Keuangan
 Terkait dengan ekspektasi kinerja keuangan internal
dalam organisasi.
• Tujuan Strategis
 Terkait kinerja perusahaan relatif terhadap faktor
lingkungan eksternal (contoh: kompetitor).
• Tujuan yang Dinyatakan versus Tujuan yang
Direalisasikan (Stated Goals versus Real Goals)
 Pernyataan resmi yang dinyatakan oleh organisasi
(untuk konsumsi publik) yang tidak relevan dengan
tujuan yang direalisasikan (yang sebenarnya terjadi di
organisasinya).

8
Penerbit Erlangga
 Peraga 7–1 Jenis-jenis Rencana

Jenis-jenis
Rencana

Lingkup Kerangka Waktu Spesifikasi Frekuensi

Pemakaian

Strategis Jangka Panjang Arahan Sekali pakai

Operasional Jangka Pendek Spesifik Tetap

9
Penerbit Erlangga
 Jenis-jenis Rencana
• Rencana Strategis
 Diaplikasikan ke seluruh organisasi.
 Menetapkan keseluruhan tujuan organisasi.
 Mencari posisi organisasi di lingkungannya.
 Berlaku untuk periode waktu yang panjang.
• Rencana Operasional
 Menentukan detail dari bagaimana seluruh tujuan
akan dicapai.
 Berlaku untuk periode waktu yang pendek.

10
Penerbit Erlangga
 Jenis-jenis Rencana (lanjutan)
• Rencana Jangka Panjang
 Rencana dengan jangka waktu lebih dari 3 tahun
• Rencana Jangka Pendek
 Rencana dengan jangka waktu kurang dari 1 tahun
• Rencana Spesifik
 Rencana yang didefinisikan dengan jelas dan tidak
meninggalkan celah bagi interpretasi
• Rencana Arahan
 Rencana fleksibel yang memberikan arahan umum,
menunjukkan fokus, dan memberikan kebebasan
dalam implementasi
11
Penerbit Erlangga
 Jenis-jenis Rencana (lanjutan)
• Rencana sekali-pakai (Single-Use Plan)
 Rencana dalam satu waktu yang direncanakan
secara spesifik untuk memenuhi kebutuhan dari
sebuah kondisi yang khusus.
• Rencana tetap (Standing Plan)
 Rencana yang terus berlangsung dan memberi
arahan untuk kegiatan yang dilakukan berulang kali.

12
Penerbit Erlangga
 Menetapkan Tujuan dan
Mengembangkan Rencana
• Perencanaan Tujuan Tradisional
 Tujuan luas ditetapkan pada jajaran atas organisasi.
 Tujuan dikelompokkan menjadi subtujuan bagi setiap
tingkatan organisasi.
 Berasumsi bahwa manajemen tertinggi mengetahui
yang terbaik karena mereka dapat melihat “gambaran
keseluruhan” (big picture).
 Tujuan dimaksudkan agar memberi arahan,
bimbingan, dan batasan dari pihak atasan.
 Tujuan akan kehilangan kejelasan dan fokus ketika
manajer tingkat bawah memberi interpretasi dan
definisi atas tujuan tersebut sesuai kewenangannya.
13
Penerbit Erlangga
 Peraga 7–2 Kelemahan Penetapan Tujuan Tradisional

“Kita perlu memperbaiki

performa perusahaan.”

“Saya menginginkan
peningkatan signifikan atas Tujuan
pemasukan divisi ini.” Manajemen
Puncak
“Tingkatkan pemasukan
Tujuan dengan segala cara.”
Manajer Divisi
“Jangan pikirkan kualitas;
bekerjalah secara cepat.” Tujuan
Manajer Departemen
Tujuan
Karyawan Individual

14
Penerbit Erlangga
 Menetapkan Tujuan dan
Mengembangkan Rencana
• Mempertahankan Hierarki Tujuan
 Means–Ends Chain
 Jaringan tujuan yang dihasilkan dari penentuan atas hierarki
tujuan organisasi yang telah didefinisikan dengan jelas.
 Pencapaian atas tujuan tingkat awal merupakan cara
mencapai tujuan yang lebih tinggi (akhir).

15
Penerbit Erlangga
 Menetapkan Tujuan dan
Mengembangkan Rencana
• Manajemen Berbasis Sasaran
(Management By Objectives—MBO)
 Tujuan kinerja secara bersama-sama ditentukan oleh
pegawai dan manajer.
 Kemajuan dalam pencapaian tujuan diperiksa kembali
secara periodik.
 Balas jasa ditentukan berdasarkan kemajuan atas
tujuan.
 Elemen kunci dari MBO:
 Tujuan spesifik, partisipatif dalam pengambilan keputusan,
periode kinerja/evaluasi eksplisit, feedback
16
Penerbit Erlangga
 Peraga 7–3 Langkah-langkah Umum dalam Program MBO

1. Formulasi keseluruhan sasaran dan strategi organisasi.

2. Sasaran utama dialokasikan antara divisi dan departemen.
3. Manajer unit bersama-sama menentukan tujuan spesifik bagi unit
mereka dengan manajer atasannya.
4. Sasaran spesifik secara bersama-sama ditentukan oleh semua
anggota departemen.
5. Rencana tindakan, mendefinisikan bagaimana tujuan akan
dicapai, ditentukan dan disetujui oleh manajer dan pegawai.
6. Rencana tindakan harus diimplementasikan.
7. Kemajuan atas tujuan dievaluasi secara periodik, dan
memberikan umpan balik (feedback).
8. Pencapaian sukses atas tujuan akan diperkuat maknanya dengan
performance-based rewards (balas jasa berbasis kinerja).

17
Penerbit Erlangga
 Apakah MBO Berhasil?
• Penyebab Keberhasilan MBO
 Komitmen dan keikutsertaan manajemen tertinggi
• Potensi Masalah dalam Program MBO
 Tidak begitu efektif di lingkungan dinamis yang terus-
menerus membutuhkan penetapan-ulang tujuan.
 Terlalu mementingkan pencapaian individu dapat
membuat masalah dalam kerja tim.
 Program MBO dapat menimbulkan kesulitan
penyusunan laporan tahunan.

18
Penerbit Erlangga
 Peraga 7–4 Tujuan yang Dirancang dengan Baik
• Dirancang menurut hasil,
bukan tindakan
 Berfokus pada hasil, bukan
cara.
• Terukur dan dapat
dihitung
 Secara spesifik
menentukan bagaimana
hasil diukur dan seberapa
besar ekspektasinya.
• Kerangka waktu jelas
 Waktu yang ada sebelum
pengukuran pencapaian.
Penerbit Erlangga
• Menantang tapi logis
 Tujuan sederhana tidak
memotivasi.
 Tujuan tinggi memotivasi
jika mampu dicapai.
• Tertulis
 Terfokus, terdefinisi, dan
buat tujuan dimungkinkan.
• Dikomunikasikan kepada
semua anggota yang
terkait dalam organisasi
 Menempatkan semua
orang “dalam posisi yang
sama.” 19
 Langkah Penyusunan Tujuan
1. Membahas kembali pernyataan misi organisasi.
Apakah tujuan merefleksikan misi?
2. Melakukan evaluasi atas sumber daya yang ada.
Apakah sumber daya mencukupi untuk memenuhi misi?
3. Menentukan tujuan individu atau dengan yang lain.
Apakah tujuan spesifik, terukur, dan berdimensi waktu?
4. Tuliskan tujuan dan sampaikan.
Apakah semua orang memiliki pemahaman yang sama?
5. Membahas hasil dan tujuan dicapai.
Perubahan apakah yang dibutuhkan terhadap misi, sumber
daya, atau tujuan?
20
Penerbit Erlangga
 Pengembangan Rencana
• Faktor Takterduga dalam Perencanaan Manajer
 Tingkatan manajer di organisasi
 Rencana strategis pada tingkat yang lebih tinggi
 Rencana operasional pada tingkat yang lebih rendah
 Derajat Ketidapastian dari Lingkungan
 Lingkungan Stabil: rencana spesifik
 Lingkungan Dinamis: rencana spesifik tetapi fleksibel
 Jangka waktu komitmen di masa depan
 Konsep Komitmen: rencana saat ini yang akan
mempengaruhi komitmen di masa depan harus memiliki
jangka yang cukup panjang untuk dapat memenuhi komitmen
tersebut.

21
Penerbit Erlangga
 Peraga 7–5 Perencanaan dalam Hierarki Organisasi

Perencanaan
Strategis Eksekutif
Puncak

Manajer Tingkat
Menengah

Manajer Tingkat
Perencanaan Pertama
Operasional

22
Penerbit Erlangga
 Pendekatan Perencanaan
• Menentukan departemen perencanaan formal
 Sekelompok ahli perencanaan yang membantu
manjaer menuliskan rencana organisasi.
 Perencanaan adalah fungsi manajemen; tidak boleh
menjadi tanggung jawab tunggal perencana.

• Mencakup anggota organisasi dalam proses

 Rencana dikembangkan oleh anggota unit organisasi
pada tingkat berbeda dan berkoordinasi dengan unit
lain secara lintas organisasi.

23
Penerbit Erlangga
 Permasalahan Terkini
dalam Perencanaan
• Kritik atas Perencanaan
 Perencanaan dapat menghasilkan kekakuan.
 Perencanaan tidak dapat dikembangkan untuk lingkungan
dinamis.
 Rencana formal tidak dapat menggantikan intuisi dan kreativitas.
 Perencanaan memfokuskan perhatian manajer pada persaingan
masa kini alih-alih kemampuan bertahan di masa depan.
 Perencanaan formal memperkuat makna keberhasilan masa
kini, yang mungkin saja menyebabkan kegagalan di masa
mendatang.
 Perencanaan saja tidak cukup.
24
Penerbit Erlangga
 Permasalahan Terkini
dalam Perencanaan (lanjutan)
• Perencanaan yang Efektif dalam Lingkungan Dinamis
 Kembangkan rencana yang spesifik namun fleksibel.
 Pahami bahwa perencanaan merupakan proses berkelanjutan.
 Ubah rencana sesuai kondisi.
 Kegigihan perencanaan akan mendatangkan keuntungan.
 Sederhanakan hierarki organisasi demi mempromosikan
pengembangan atas keahlian perencanaan di seluruh tingkatan
organisasi.

25
Penerbit Erlangga
 Istilah yang Harus Diketahui
• Perencanaan • Rencana arahan
• Tujuan • Rencana sekali-pakai
• Rencana (single-use plan)
• Tujuan yang dinyatakan • Standing plan
• Tujuan yang terjadi • Penyusunan tujuan
• Penyusunan kerangka tradisional
• Means-ends chain
• Rencana strategis
• • Management by
Rencana operasional
objectives (MBO)
• Rencana jangka panjang
• Misi
• Rencana jangka pendek
• Komitmen atas konsep
• Rencana spesifik
• Departemen
perencanaan formal
26
Penerbit Erlangga