FUNGSI PERENCANAAN

MATERI 5
Fungsi Perencanaan

Sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi
untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan
sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkordinasikan
seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi (Robbins dan
Coulter ,2002)
Unsur – unsur perencanaan

1.Tindakan apa yang harus dikerjakan

2.Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan
3.Dimana tindakan tersebut dilakukan
4.Kapan tindakan tersebut dilakukan
5.Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
6.Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut
Kegiatan dalam fungsi perencanaan

1. Menetapkan tujuan dan target bisnis

2. Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut
3. Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan
4. Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis
 1. Pengarah Organisasi
2. Minimalisasi Ketidakpastian
Manfaat Perencanaan
3. Minimalisasi inefisiensi sumber daya
4. Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas

1. Faktual dan Realistis

Persyarata Perencanaan 2. Logis dan Rasional
3. Fleksibel
4. Komitmen
5. Komprehensif atau menyeluruh
JENIS – JENIS RENCANA

1. Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian

Rencana Strategis (Jangka Panjang), Rencana Taktis (jangka Menengah) dan
Rencana Operasional (Jangka Pendek)
2. Berdasarkan Kejelasan
Rencana Spesifik (Specific Plans), Rencana Direktif (Directive Plans)
3. Berdasarkan Frekuensi Penggunaan
Rencana Sekali Pakai (single-use plans), dan Rencana yang dipergunakan secara
terus-menerus (standing plans)
HUBUNGAN ANTARA RENCANA & TUJUAN
Tujuan Organisasi

Tujuan Strategis (Jangka Panjang) Rencana Strategis

Tujuan Taktis (Jangka Menengah) Rencana Taktis

Tujuan Operasional (Jangka Pendek) Rencana Operasional

PENDEKATAN DALAM PENETAPAN TUJUAN

1. Pendekatan Tradisional (Traditional Goal Setting)

2. Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran/Tujuan (Management by Objectives)
PENDEKATAN TRADISIONAL

Kita memerlukan peningkatan kinerja

Tujuan Manajemen Puncak perusahaan

Kami ingin melihat peningkatan signifikan

Tujuan Manajemen Divisi pada dalam divisi kamikeuntungan

Tingkatkan Keuntungan
Tujuan Manajemen Departemen bagaimanapun caranya

Tujuan Pekerja secara Individual Jangan khawatirkan kualitas, bekerjalah

dengan cepat
 PENDEKATAN MBO

Perencanaan Bersama Pelaksanaan pada setiap Evaluasi Bersama

Pimpinan
1. Penentuan Tujuan Pihak 1. Analisa Hasil yang
2. Penentuan Standar 1. Bawahan Menunjukkan dicapai
dan 3. Pemilihan Kegiatan kinerja terbaik 2. Mendiskusikan akibat
2. Pimpinan memberikan dari hasil yang dicapai
pengarahan 3. Memperbaharui siklus
Bawahan MBO
 KELEBIHAN DAN KELEMAHAN MBO
Kelebihan Kelemahan
1. Mengetahui apa yang diharap- 1. Kelemahan yang melekat pada proses
harapkan dari organisasi. MBO, dalam konsumsi waktu dan biaya
yang besar.
2, Membantu manajer membuat tujuan
dan sasaran
3. Memperbaiki komunikasi vertikal
antara manajer dengan bawahan
4. Membuat proses evaluasi.
UNSUR EFEKTIFITAS MBO

1. Agar MBO sukses maka manajer harus memahami dan mempunyai keterampilan serta
mengetahui kemanfaatan dan kegunaan dari MBO.
2. Tujuan merupakan hal yang realistis dan mudah dipahami oleh siapapun juga, sehingga
tujuan ini sering digunakan untuk mengevaluasi prestasi kerja dari manajer, apakah dia
berhasil dalam tugasnya atau gagal.
3. Top manajer harus menjaga sistem MBO ini tetap hidup dan berfungsi sebagaimana
mestinya.
4. Tanpa partisipasi semua pihak tidaklah mungkin program MBO ini berjalan, maka semua
pihak harus mengetahui posisinya dalam hubungannya dengan tujuan yang akan dicapai,
umpan balik terhadapnya sangat berguna
YANG HARUS DIPERHATIKAN

Yang perlu diperhatikan dalam penetapan tujuan :

1. spesifik : tujuan harus jelas
2. realistis: dapat dicapai
3. terukur : ada kriteria keberhasilan
4. batas waktu : ada batas waktu untuk mencapai tujuan.
METODE PERENCANAAN (1)

Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in

1. Perencanaan inside-out
Terfokus pada yang sudah dilakukan dan mengusahakan untuk melakukan yang
tebaik yang dapat dilakukan. Ini meningkatkan efektivitas organisasi.
2. Perencanaan outside-in
Dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk mengeksploitasi
kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi. Kedua
perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal.
 METODE PERENCANAAN (2)
Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-up
1. Perencanaan dari atas ke bawah (top-down)
Manajer dibawah manajer puncak membuat perencanaan berdasarkan tujuan yang
telah ditentukan manajer puncak.
2. Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up)
Dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara
teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya
komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah. Kelemahan: bila
terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang
terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan
METODE PRENCANAAN (3)

Perencanaan contingency
1. Perencanaan yang terfokus pada pemikiran ke depan.
2. Perencanaan ini meliputi penentuan alternatif-alternatif tindakan yang dapat
diimplementasikan seandainya perencanaan orisinil tidak sesuai karena adanya
perubahan keadaan.
3. Kunci: prediksi perubahan yang akan datang yang dapat berakibat pada
perencanaan yang sedang dijalankan
PERENCANAAN STRATEGIS

DEVELOP VISION, MISION AND STRATEGIC OBJECTIVES

MENETAPKAN VISI MENETAPKAN MISI MENETAPKAN TUJUAN STRATEGIS

DEVELOP STRATEGY

ANALISA FAKTOR EKSTERNAL ANALISA FAKTOR INTERNAL FORMULASI STRATEGI

DASAR-DASAR PERENCANAAN YANG BAIK

1. Forecasting
proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan
datang :
a. forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para ahli
b. forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara
matematis dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik)

2. Penggunaan scenario
a. Meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan datang atau keadaan
peristiwa yang mungkin terjadi.
b. Pengidentifikasian kemungkinan skenario yang berbeda waktunya akan membantu
organisasi beroperasi lebih fleksibel dalam lingkungan yang dinamis
DASAR-DASAR PERENCANAAN YANG BAIK
3. Benchmarking
perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan menentukan
kemungkinana tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang. Tujuan: untuk mengetahui
apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan bagaimana
menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya.
4. Partisipasi dan keterlibatan
Perencanaan partisipatif yang aktif: perencanaan di mana semua orang yang mungkin akan
memperngaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan perencanaan-
perencanaan tersebut.
5. Penggunaan staf perencana
Fungsi staf perencana: bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem
perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen perencanaan
yang utama
VISI MISI GARUDA INDONESIA

VISI :
Menjadi perusahaan penerbangan pilihan utama di Indonesia yang berdaya saing
internasional.

MISI :
Memberikan pelayanan & jasa angkutan udara yang memberikan kepuasan kepada
pengguna jasa secara terpadu & profesional dan didukung oleh sumber daya manusia
yang kompeten.
 TUJUAN (OBJECTIVE) GARUDA INDONESIA

1. Membuat Garuda menjadi “tuan” di dalam negeri (penerbangan domestik) dan mampu
berkompetisi setara dengan perusahaan penerbangan internasional lainnya.

2. Garuda sebagai usaha yang bergerak dibidang “consumer service”.

3. Menjadi “leading carrier” dalam penerbangan dalam negeri dan “flag carrier” dalam
penerbangan internasional.
STRATEGI GARUDA INDONESIA
1. Jangka Pendek
◦ Menata ulang kegiatan operasi dan manajemen GA agar penerbangan GA kembali menjadi
penerbangan “tepat waktu” dengan kualitas layanan yang “prima”.
◦ Menata ulang aspek bisnis agar seluruh penerbangan GA menjadi positif
2. Jangka Menengah
◦ Membangun organisasi dan manajemen GA yang efektif agar mampu mengembangkan
bisnis GA sejajar dengan perusahaan penerbangan internasional
3. Jangka Panjang
◦ Meningkatkan operasi dan bisnis GA agar mampu melayani penerbangan yang menjangkau
tujuan penerbangan (destination) yang semakin luas di manca negara
STRATEGIC PLAN GARUDA INDONESIA

Ready
For IPO / Privatisation

2009+

Growth
Ekspansi & Pengembangan
l Pengembangan network
l Strategic alliance
2007 2008
Servis & Efisiensi Daya Saing
Turnaround

l Perbaikan Servis, Image dan Persepsi l Produk dan Servis Prima

l Positip Image & Persepsi
l Efisiensi & efektip dalam organisasi, operasi, l Maximise Profitability
administrasi l Healthy Corporation
2005 - Konsolidasi 2006 - Rehabilitasi
Survival

l Meningkatkan OTP & Pelayanan l Meningkatkan Operasional & Pelayanan

l Menata CITILINK & Bisnis Cargo
l Efektif dalam pengadaan (E-procurement)
l Menata rute agar menjadi positif
l Stop Negative Operating Cash Flow
l Sinergi anak perusahaan
l Meningkatkan Revenue (SLF, Yield)
l Effective Cost Management
l Menghasilkan Positive Operation, Positive Cash Flow
dan Profit
 TERIMAKASIH
HERY KISWANTO, S.Psi, M.Psi, Psikolog
HP/ WA : 081234023043
Mail : Hery_kiswanto@dosen.umaha.ac.id
IG : herykiswanto_id