PERENCANAAN

By:
Reny Nugraheni

1
 Pengertian Perencanaan
• perencanaan sebagai awal kita melakukan
proses manajemen sebelum kita
melakukan pengorganisasian, pengarahan,
dan pengontrolan.
• Menurut George R. Terry perencanaan
adalah: “planning is the selecting and
relating of fact and the making and using
of assumption regarding the future in the
visualization and formulating of proposed
activities believed necessary to achieve
desired result”.
• Perencanaan merupakan kegiatan yang
harus didasarkan pada fakta, data dan
keterangan kongkret.

• Perencanaan merupakan suatu pekerjaan

mental yang memerlukan pemikiran,
imajinasi dan kesanggupan melihat ke
masa yang akan datang.

• Perencanaan mengenai masa yang akan

datang dan menyangkut tindakan-tindakan
apa yang dapat dilakukan terhadap
hambatan yang mengganggu kelancaran
usaha.
 UNSUR-UNSUR PERENCANAAN
• Rasional (dibuat dengan pemikiran yang
rasional; tidak secara khayalan/angan-angan;
harus dapat dilaksanakan);
• Estimasi (dibuat berdasarkan analisa fakta dan
perkiraan yang mendekati/estimate; untuk
pelaksanaan yang akan segera dikerjakan);
• Preparasi (dibuat sebagai persiapan/pre-parasi;
pedoman/patokan tindakan yang akan
dilakukan/bukan untuk yang telah lalu);
• Operasional (dibuat untuk dilaksanakan; untuk
keperluan tindakan-tindakan kemudian dan
seterusnya; bukan yang telah lalu).
 Fungsi Perencanaan
Menurut Robbins dan Coulter:
 Perencanaan sebagai Pengarah
 Perencanaan sebagai Minimalisasi
Ketidakpastian
 Perencanaan sebagai Minimalisasi
Pemborosan Sumber Daya
 Perencanaan sebagai Penetapan
Standar dalam Pengawasan
Kualitas.
 Persyaratan Perencanaan
1. Faktual atau realistis.
2. Logis dan rasional.
3. Fleksibel.
4. Komitmen.
5. Komprehensif.
 Jenis Perencanaan
1. Misi atau Maksud (Mission atau Purpose)
menggambarkan peranan atau maksud keberadaan
suatu organisasi pada masyarakat tertentu.
2. Tujuan
merupakan titik akhir dimana aktivitas organisasi
diarahkan. Strategi merupakan rencana
umum/pokok untuk mencapai tujuan organisasi.
3. Kebijakan
merupakan pernyataan atau pemahaman umum
yang membantu mengarahkan pengambilan
keputusan (khususnya cara berpikirnya).
4. Prosedur
merupakan serangkaian aktivitas atau tindakan,
yang lebih mengarahkan tindakan (bukan cara
berpikir).
5. Aturan
merupakan rencana yang dipilih dari beberapa
alternatif, untuk dilakukan atau tidak dilakukan.
6. Program
merupakan jaringan kompleks yang terdiri dari
tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, penugasan,
langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber
daya, dan elemen lainnya, berdasarkan alternatif
tindakan yang dipilih.
7. Anggaran
merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka.
 Proses Perencanaan
Lingkungan Eksternal Organisasi

Misi Organisasi

Tujuan Strategis Rencana Strategis

Tujuan Taktis Rencana Taktis

Tujuan Operasional Rencana Operasional

Berdasarkan tujuan organisasi, perencanaan
dikelompokkan dalam 3 jenis perencanaan

1. Perencanaan Strategis
2. Perencanaan Taktis
3. Perencanaan Operasional
1) Rencana Tunggal (sekali pakai)
2) Rencana Standing
• Proses Perencanaan
– Perencanaan Strategis
• Dari misi organisasi diturunkan tujuan strategis.
Rencana strategis ditujukan untuk mencapai tujuan
strategis. Biasanya rencana strategis ditetapkan oleh
manajemen puncak.
– Perencanaan Taktis
• Rencana taktis diturunkan dari misi dan rencana
strategis. Rencana taktis ditujukan untuk mencapai
tujuan taktis yang merupakan bagian tertentu dari
rencana strategis. Fokus pada hubungan manusia
dan aksi, dan biasanya ditetapkan oleh menajemen
menengah.
– Rencana Operasional
• Tujuan operasinal diturunkan dari tujuan
dan rencana taktis. Rencana operasional
lebih sempit dengan jangka waktu yang
lebih pendek dan banyak melibatkan
manajemen tingkat bawah.
– Rencana Tunggal untuk aktivitas tidak berulang,
contoh: program, proyek, dan anggaran.
– Rencana Standing untuk aktivitas yang berulang,
contoh: kebijakan, prosedur standar, dan aturan.
 MACAM PERENCANAAN
1. Penggunaan
 single use plans (sekali pakai)
 repeats plan/standing plan (berulang/tetap).
2. Proses
 policy planning
 program planning
 operasional planning
3. Jangka Waktu
 long range planning (5 - 25 th),
 intermediate planning (1 – 5 th),
 short range planning (≼ 1 th)
4. Wilayah/tempat Pelaksanaan
 Rural planning
 city planning
 regional planning
 national planning
5. Materi/objek
 personnel planning,
 financial planning,
 industrial planning,
 educational planning,
 sosio economic planning,
6. Segi umum dan khusus
 general plans (rencana umum)
 special plans (rencana khusus)
 over all planning (perencanaan pola kerja umum)
 network planning (perencanaan jaringan kerja)
 Perencanaan Situasional
• Perencanaan situasional merupakan
perencanaan yang memasukkan
alternatif perencanaan yang
berbeda. Dapat dikatakan
perencanaan situasional adalah
perencanaan cadangan, apabila
rencana A tidak berhasil karena
adanya sebab-sebab tertentu maka
rencana B dapat dilaksanakan.
 Beberapa Alat Bantu Bagi
Perencanaan
1. Perencanaan dengan Flow Chart
2. Penjadwalan Melalui Gantt Chart
3. Perencanaan dengan PERT
Perencanaan dengan Flow
Chart
Mulai

Perlu buku
Tidak Berhenti
bacaan

Ya

Beli buku
Tidak Pinjam
bacaan?

Ya

Membeli buku bacaan Membaca buku bacaan

Selesai
yang diinginkan yang diinginkan
 Penjadwalan Melalui Gantt Chart

Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4

Pekerjaan
I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
1. Pembelian bahan baku
2. Proses produksi
3. Pergudangan
4. Pengiriman
 Perencanaan dengan PERT
(D)
Penyusunan
Lay-Out
Produksi
2 4
(A)
Desain
(F)
Produk
Estimasi
Biaya Selesai
(C)
1 Produksi 5 6 7
Terbatas (G) (H)
Promosi Produksi
Massal
(B)
Riset Pasar
3
(E)
Tes Pasar
Hambatan dalam perencanaan
1. Kurang pengetahuan tentang organisasi;
2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan;
3. Ketidakmampuan melakukan peramalan
secara efektif;
4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang
tidak berulang;
5. Biaya;
6. Takut gagal;
7. Kurang percaya diri;
8. Ketidak sediaan untuk menyingkirkan tujuan-
tujuan alternatif.
Cara mengatasi hambatan
1. Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang
terkena pengaruh dalam proses perencanaan.
2. Memberikan banyak informasi kepada para pegawai
tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya
sehingga mereka memahami perlunya perubahan,
manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan
untuk pelaksanaan yang efektif.
3. Mengembangkan suatu pola perencanaan dan
penetapan yang efektif, suatu “track record” yang
berhasil mendorong kepercayaan kepada para
pembuat rencana serta menyebabkan rencana baru
tersebut diterima.
4. Menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang
diusulkan terhadap para anggota organisasi dan
memperkecil gangguan yang tidak perlu.
 Perencanaan Strategis
• Pengertian dan Komponen Strategi
– Strategi didefinisikan sebagai “penetapan
tujuan jangka panjang yang mendasar dari
suatu organisasi, dan pemilihan alternatif
tindakan dan alokasi sumber daya yang
diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut”.
• Proses Perencanaan Strategis
– Formulasi Misi dan Tujuan
• Fokus pada pasar
• Dapat dicapai
• Dapat memotivasi
• Spesifik
– Analisis Tujuan dan Strategi Saat Ini
• Tujuan dan strategi saat ini dievaluasi untuk
menentukan apakah sudah sesuai dengan tujuan dan
strategi seharusnya.
– Analisis Lingkungan
• Perubahan di lingkungan dianalisis untuk melihat
apakah ada kesempatan strategis yang bisa
dimanfaatkan.
– Analisis Sumberdaya
• Mencoba melihat kekuatan sumberdaya organisasi
relatif terhadap pesaingnya, dalam mencapai tujuan
organisasi dan memanfaatkan kesempatan strategis.
– Identifikasi Kesempatan Strategis
• Kesempatan strategis muncul apabila ada gap
(perbedaan) antara hasil yang diperoleh dengan
strategi saat ini dengan hasil yang diperoleh
apabila strategi lain (strategi yang seharusnya)
digunakan.
– Pengambilan Keputusan Strategis
• Setelah kesempatan strategis diidentifikasi,
alternatif keputusan strategis bisa dikembangkan.
Kemudian alternatif terbaik dipilih.
– Pelaksanaan Strategi
• Setelah alternatif terbaik dipilih, alternatif
tersebut perlu dilaksanakan untuk mencapai
tujuan organisasi.
– Evaluasi dan Pengendalian Strategis
• Kemajuan pelaksanaan strategi perlu dievaluasi,
untuk memastikan apakah perencanaan sesuai
dengan rencana, dan apakah pelaksanaan
tersebut dapat mencapai tujuan yang diinginkan.
Tindakan / Langkah-langkah
Pokok Perencanaan
• Menentukan masalah, tugas, tujuan
dan kebutuhan secara jelas;
• Mencari informasi secara lengkap
yang berhubungan dengan berbagai
kegiatan;
• Mengorbservasi, meneliti,
menganalisis dan mengklasifikasi
informasi yang sudah terkumpul;
• Melaksanakan metode perencanaan
yang telah dibuat dengan
menetapkan pelaksanaan rencana
(memilih rencana yang
diajukan/memantapkan perencanaan
dan mempertimbangkan hambatan-
hambatan dengan berbagai
kegiatan;
• Menetapkan planning alternatif;
• Memilih dan memeriksa rencana
yang diajukan;
• Membuat sintesis (metode/alternatif
penyelesaian);
• Mengatur urutan dan waktu rencana
secara terperinci;
• Mengadakan evaluasi (penilaian).
 PERENCANAAN YANG BAIK
1. Mengetahui sifat/ciri/prinsip rencana
yang baik, sebagai berikut :
• Mempermudah tercapainya tujuan,
• Dibuat oleh orang yang memahami tujuan organisasi,
• Dibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan,
• Disertai perincian yang teliti,
• Tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan,
• Bersifat sederhana,
• Luwes,
• Dalam perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko,
• Bersifat praktis/pragmatis,
• Merupakan forcasting.
 2. Memandang proses perencanaan
sebagai suatu rangkaian pertanyaan
yang harus dijawab, sbb:
• What (apa) = tujuan (tindakan apa yang perlu
dilakukan)
• When (kapan) = waktu (kapan hal tersebut
perlu dilakukan)
• How (bagaimana) = cara mengerjakannya
(bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut)
• Who (siapa) = tenaga kerja (siapa yang
melakukan pekerjaan tersebut)
• Where (dimana) = tempat (dimana pekerjaan itu
harus dilakukan)
• Why (mengapa) = keperluannya (mengapa
pekerjaan itu harus dilakukan).
 3. Memandang proses perencanaan
sebagai suatu masalah yang harus
dipecahkan dengan mempergunakan
teknik-teknik ilmiah (scientific techniques
of problem solving), melalui langkah:
• Mengetahui sifat hakikat masalah yang dihadapi
(know the nature of the problem).
• Mengumpulkan data (collect data),
• Menganalisa data-data (analisis of the data),
• Menentukan beberapa alternatif (determination of
several alternatives),
• Memilih cara yang terbaik (selection of the
seeminingly best way from among alternatives),
• Pelaksanaan (execution)
• Penilaian hasil (evaluation of results)