Perencanaan Program

Gizi Masyarakat

Utami Putri Kinayungan, S.Tr.Gz., MPH

 Pendahuluan
 Perencanaan merupakan fungsi manajemen yang utama karena berisi
persiapan atas segala sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan
intervensi program gizi.
Perencanaan harus dilakukan secara cermat, hati-hati dan komprehensif,
agar tidak ada aspek utama yang tertinggal dalam perencanaan kegiatan.
Penyusunan plan of action (POA) kegiatan intervensi gizi masyarakat
memerlukan kecermatan mengidentifikasi aspek-aspeknya, seperti nama
kegiatan, tujuan kegiatan, waktu pelaksanaan, anggaran yang dibutuhkan,
tenaga yang dilibatkan, materi yang diperlukan, sarana prasarana yang
mendukung, dukungan lintas program dan lintas sektor, rancangan evaluasi
dan indikator pencapaian keberhasilan program yang ditentukan baik
secara kuantitatif maupun kualitatif.
Konsep Dasar Perencanaan
Pengertian Perencanaan
• Merupakan proses, prosedur, atau metode untuk menetapkan tujuan,
mengidentifikasi, menilai dan mengembangkan pilihan strategi untuk
mencapai tujuan yang diinginkan.
• Perencanaan adalah pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi,
penentuan strategi, kebijakan, proyek, program, prosedur, metode,
sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
• Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan
selanjutnya apa yang aharus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa.
• Perencanaan merupakan penentuan tujuan pokok/ tujuan utama sebuah
organisasi beserta cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut.
Perencanaan harus mengandung beberapa unsur
yakni What, Why, Where, When, Who, dan How :
Tindakan apa yang harus dikerjakan, berkaitan dengan jenis kegiatan, tema kegiatan,
nama kegiatan, atau judul kegiatan, yang harus secara eksplisit disebutkan secara
rinci, sehingga aspek perencanaan lain dapat dilakuakn secara relevan.
Mengapa tindakan dikerjakan -> berkaitan dengan latar belakang yang mendorong
pelaksanaan suatu kegiatan, seberapa besar urgensinya dan apa dampak yang terjadi
jika tindakan tersebut dilakukan atau tidak dilakukan. Membutuhkan data-daya yang
akurat, agar tindakan yang dilakukan efektif dan efisien dalam menyelesaikan
masalah.
Di mana tindakan dilaksanakan, perlu disebutkan secara eksplisit tempat suatu
tindakan akan dilakukan.
Kapan tindakan dilaksanakan. Waktu pelaksanaan harus disebutkan secara eksplisit,
agar penyusunan timeline kegiatan optimal mulai dari persiapan sampai evaluasi.
Lanjutan
Siapa yang mengerjakan -> siapa saja yang terlibat dalam rencana
pelaksanaan , terutama penanggung jawab kegiatan dan pelaksana
teknis, semua personal harus terlibat secara efektif dalam team work
yang sulit.
Bagaimana cara mengerjakan -> Tindakan yang akan dilakukan harus
jelas prosedurnya, dengan alat dan sarana prasarana apa, anggaran
dan keuangan berapa, sumber daya manusia, dan manajemen
strategis lainnya dengan tahap-tahap yang telah ditentukan
sebelumnya (Paim & Teixeira, 2006).
Tujuan Perencanaan
a. Agar organisasi bisa memperoleh dan mengikat sumberdaya-sumberdaya yang
diperlukan untuk mencapai tujuan.
b. Agar anggota organisasi dapat melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konsisten
dengan berbagai tujuan dan prosedur terpilih.
c. Agar kemajuan organisasi dapat terus menenus dimonitor dan diukur, sehingga
tindakan korektif dapat diambil bila tingkat keamajuan kurang memuaskan.
d. Agar organisasi dapat mencapai efisiensi dan efektivitas setinggi mungkin.
e. Agar mudah mengidentifikasi hambatan-hambatan yang mungkin timbul
dalam suatu kegiatan.
f. Agar dapat menghindari pertumbuhan dan perkembangan yang tidak
terkendali
Mengapa perlu perencanaan ?
1. Agar kegiatan yang dilakukan dapat mencapai protective benefits, yang
dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam
pembuatan keputusan. Perencanaan dimaksudkan sebagai jamianan bahwa
kegiatan telah dipersiapkan dengan matang dan menyeluruh, sehingga ada
kepercayaan diri bahwa serangkaian kegiatan akan terlindungi kareba ada
plan of action sebagai petunjuk dasar pelaksanaan kegiatan.
2. Agar kegiatan mencapai posistive benefits, yakni dalam bentuk
meningkatnya kesuksesan pencapian tujuan organisasi. Hal ini dimaksudkan
setelah pelaksanaan kegiatan terlindungi dari risiko kegagalan maka akan
dapat mengoptimalkan hasil akhir kegiatan yang penuh dengan
keberhasilan yang sangat bermanfaat bagi organisasi.
Manfaat Perencanaan
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-
perubahan lingkungan.
2. Membantu dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah-masalah utama
3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran pelaksanaan
kegiatan operasional dengan lebih jelas.
4. Membantu penempatan tanggung jawab dengan lebih tepat.
5. Memberikan cara pemberian perintah untuk operasi.
6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi antar bagian-bagian terkait.
7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
8. Meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.
9. Menghemat waktu, tenaga, dan dana.
Tahap-Tahap Perencanaan
a. Melakukan pengkajian dan analisis terhadap masalah.
Memahami tujuan organisasi, berbagai komponen yang terlibat, &
sumber daya yang tersedia.
b. Berorientasi pada masa depan.
Untuk memahami tujuan jangka pendek dan jangka panjang yang ingin
dicapai.
c. Tentukan tujuan.
Perlu mengidentifikasi proses spesifik dan tujuan terperinci yang diperlukan
untuk mencapai tujuan yang lebih besar. Semakin rinci tujuan dan proses yang
ditetapkan, semakin baik perencanaannya.
d. Membuat perencanaan yang flekdibel
Langkah-Langkah Perencanaan a. Tahap I, pengumpulan dan analisis
data dengan kegiatan : (1)
menetapkan tujuan, (2)
mengidentifikasi permasalahan, (3)
mengidentifikasi sumber daya, dan
(4) analisis data sumber daya
b. Tahap II, tahap pendukung
keputusan, terdiri dari: (5)
memformulasikan alternatif-
alternatif kegiatan, (6) mengevaluasi
alternatif kegiatan, dan (7)
pengambilan keputusan.
c. Tahap III, tahap pelaksanaan dan
evaluasi, terdiri dari (8)
mengimpelementasikan
perencanaan dan (9) mengevaluasi
perencanaan.
Tipe-Tipe Perencanaan
a. Aspek Fungsional -> Perencanaan yang dibedakan berdasarkan spesifikasi
pada masing-masing bidang suatu organisasi.
b. Aspek tingkatan manajemen -> dibedakan berdasarkan level manajemen
(puncak, menengah, bawah)
c. Aspek karakteristik kegiatan -> dibedakan berdasarkan sifat kegiatan, ex :
kegiatan khusus, kuantitatif, kualitatif.
d. Aspek waktu -> dibedakan berdasrkan jangka waktu (pendek, menengah,
panjang)
e. Aspek unsur-unsur rencana -> dibedakan berdasarkan jenis kegiatan
(anggaran, prosedur, kebijakan dan unsur lain yang relevan dalam
perencanaan)
Hambatan Perencanaan
a. Sumber Hambatan
(1) Penolakan internal para perencana terhadap penetapan tujuan dan
pembuatan rencana untuk mencapainya.
(2) Keengganan umum dari anggota organisasi untuk menerima
perencanaan yang telah ditetapkan karena tidak mau menerima
perubahan-perubahan yang ditimbulkannya.
b. Penyebab Hambatan
1) Kurang pengetahuan tentang organisasi
2) Kurang pengetahuan tentang lingkungan
3) Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif
4) Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang berulang
5) Keterbatasan biaya
6) Rasa takut gagal
7) Kurang percaya diri
8) Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif.
 Hubungan Perencanaan dengan Fungsi Manajemen
Lain
• Perencanaan berhubungan dengan pengorganisasian dan penyusunan
personalia karena perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana
menggunakan sumber daya untuk mencapai efektivitas yang tinggi.
• Perencanaan terkait dengan pengarahan karena perencanaan menetukan arah
kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan, dan sumber daya yang
diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan
• Perencanaan berinteraksi dengan pengawasan karena untuk mengetahui
apakah apakah perencanaan yang dilakukan berhasil atau tidak, efektif atau
tidak.
• Fungsi perencanaan merupakan fungsi yang utama dalam sebuah manajemen,
namun fungsi perencanaan tidak dapat terlepas dari fungsi manajemen lain.
 Perencanaan dan Implementasi Program Gizi (Scaling up Nutrition, 2015)
Penguatan kapasitas multi sektoral dan
kolaborasi multi stakeholder pada semua
tingkatan manajemen
Inti utama menjadi basis semua fungsi
manajemen :
a. Kajian terhadap kebijakan terkait
b. Penyusunan rencana strategis
c. Penyusunan estimasi anggaran
d. Pemilihan prioritas kegiatan
e. Perumusan anggaran
f. Pelaksanaan anggaran
g. Perhitungan anggaran dan monitoring
h. Audit keuangan dan evaluasi.
Keterkaitan antara Perencanaan dan Fungsi Manajemen Lainnya
oleh Kareska (2017)

a. Perencanaan adalah fungsi manajemen pertama yang bertujuan untuk mencapai

tujuan yang ditetapkan.
b. Perencanaan meminimalkan ketidakpastian -> meminimalkan risiko dalam
pelaksanaan kegiatan, memprediksi kejadian di masa depan.
c. Perencanan menfasilitasi proses koordinasi dan dasar untuk menentukan rencana
umum organisasi.
d. Perencanaan meningkatkan prinsip moral -> menciptakan suasana kerja dan
disiplin dalam organisasi, karyawan dapat menyelaraskan perilaku dengan budaya
organisasi memotivasi karyawan untuk melaksanakan tugas terbaik.
e. Perencanaan meningkatkan efektivitas dan efisiensi -> masing-masing berupaya
menyelesaikan tugas yang efektif dan efisien, menyediakan penggunaan sumber
daya secara optimal.
Lanjutan

f. Perencanaan memfasilitasi pengawasan dan memberikan dasar

untuk pengawasan -> sulit melaksanakan pengawasan yang efektif
tanpa adanya rencana yang baik, dapat melakukan analisis
pencapaian target dibandingkan dengan kinerja aktual.
g. Perencanaan memberikan keunggulan kompetitif dan
memungkinkan mengubah metode kerja secara fleksibel.
h. Perencanaan mendorong inovasi -> manajemen memiliki
kesempatan untuk menyarankan cara meningkatkan kinerja sebagai
dasar untuk membuat keputusan yang melibatkan kreativitas yang
mengarah pada inovasi.
 Kriteria Efektivitas Perencanaan
a. Kegunaan -> Agar berguna perencanaan harus fleksibel, stabil,
berkesinambungan dan sederhana.
Fleksibel -> analisis, peramalan, dan pengembangan perencanaan.
Stabilitas -> bila rencana terlalu sering berubah maka manajer menjadi tidak
terbiasa dengan rencana tersebut.
Kesinambungan -> diperlukan agar perencanaan berlanjut dengan baik.
Sederhana -> diperlukan agar tujuan perencanaan dapat dicapai dengan
sumber daya yang sedikit.
b. Ketepatan dan Objektivitas -> rencana-rencana harus dievaluasi apakah
jelas, ringkas, nyata, dan akurat.
Lanjutan

c. Ruang lingkup -> memperhatikan kelengkapan, kepaduan dan

konsistensi.
d. Evektivitas biaya -> waktu, usaha, dan ketepatan pengguna.
e. Akuntabilitas -> tanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan dan
tanggung jawab atas implementasi perencanaan.
f. Ketepatan waktu -> harus diupayakan tepat waktu karena
perubahan dapat menyebabkan perencanaan tidak tepat waktu.
 Perencanaan program gizi memerlukan pemikiran sistem dan pendekatan
sistem, yang mempunyai ciri-ciri :

1. Organisatoris -> melibatkan banyak orang (lintas program atau lintas sektor) Ex:
dengan program KIA, kesling, bupati, camat.
2. Kreatif -> Program selama ini topdown, dapat dimodifikasi.
3. Teoritas -> berdasarkan fakta dan data dari buku rujukan yang berkaitan dengan
jenis program, yang mengatur prosedur teknis penyusunan perencanaan.
4. Empiris -> Meski harus berdasarkan teori, dalam merencanakan program, harus
mempertimbangkan kenyataan yang ada, sesuai data sebenarnya di masyarakat,
sehingga sesuai dengan kebutuhan.
5. Pragmatis -> dalam merencanakan program harus mempertimbangkan efisiensi,
efektivitas, dan rasionalitas pelaksanaan suatu program.
Terimakasih 