A.

Pengertian dan Alasan Perencanaan

Perencanaan tentunya terjadi pada setiap kegiatan. Perencanaan adalah proses dasar
dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perencanaan dalam
organisasi adalah penting, karena pada kenyataannya perencanaan memegang peranan lebih
dibanding fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan,
dan pengawasan sebenarnya hanya melaksanakan keputusan-keputusan perencanaan.
1. Pengertian Perencanaan
Manajer harus membuat rencana-rencana yang memberikan tujuan dan arah
organsisasi sebelum mengorganisasi, mengarahkan atau mengawasi mereka. Dalam
perencanaan, manajer memutuskan “apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya,
bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya”. Jadi, perencanaan adalah
pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan mengenai apa yang dilakukan, kapan,
bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan
mempertimbangkan kondisi di waktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan
kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana
dibuat.
Berbagai pertanggung jawaban dalam perencanaan tergantung pada besarnya
dan tujuan organisasi serta fungsi atau kegiatan khusus manajer. Bagaimanapun juga,
manajer hendaknya memahami peranan baik perencanaan jangka panjang maupun
jangka pendek dalam kerangka perencanaan keseluruhan. Sebagai contoh, untuk
perusahaan-perusahaan konveksi, lebih cenderung hanya membuat rencana-rencana
jangka pendek dalam desain dan pembelian, karena kegiatan-kegiatannya sangat
dipengaruhi oleh perubahan-perubahan mode. Tetapi perencanaan jangka panjang tetap
dibutuhkan untuk penarikan personalia, pengembangan teknik-teknik produksi dan
sebagainya.
Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah
ditetapkan, tetapi rencana tersebut harus diimplementasikan. Selama proses
implementasi dan pengawasan, rencana-rencana mungkin memerlukan modifikasi agar
tetap berguna. “Perencanaan kembali” kadang-kadang dapat menjadi faktor kunci
pencapaian sukses akhir. Oleh karena itu, perencanaan harus mempertimbangkan
 kebutuhan fleksibilitas, agar mampu menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi baru
secepat mungkin.
Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuatan keputusan (decision
making), proses pengembangan dan penyelesaian sekumpulan kegiatan untuk
memecahkan suatu masalah tertentu. Keputusan-keputusan harus dibuat pada berbagai
tahap dalam proses perencanaan.
2. Alasan-Alasan Perlunya Perencanaan
Para perencana tidak akan dapat mengendalikan waktu yang akan datang, tetapi
mereka seharusnya berusaha untuk mengidentifikasikan dan menghindarkan kegiatan-
kegiatan sekarang dan hasil-hasilnya yang dapat diperkirakan akan mempengaruhi
waktu yang akan datang. Salah satu maksud utama perencanaan adalah melihat bahwa
program-program dan penemuan-penemuan sekarang dapat dipergunakan untuk
meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan di waktu yang akan datang yaitu
meningkatkan pembuatan keputusan yang lebih baik.
Perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan, dan kreatif,
agar manajemen tidak hanya akan bereaksi terhadap lingkungannya, tetapi lebih
menjadi peserta aktif dalam dunia usaha. Ada dua alasan dasar perlunaya perencanaan.
Perencanaan dilakukan untuk mencapai: 1) “protective benefits” yang dihasilkan dari
pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan, dan 2)
“positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.
Perencanaan memiliki manfaat dan juga memiliki kelemahan. Adapun manfaat
perencanaan diantaranya:
a. membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan
lingkungan;
b. membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah masalah utama;
c. memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas;
d. membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat;
e. memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi;
f. memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian organisasi;
g. membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami;
h. meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti; dan
 i. menghemat waktu, usaha dan dana.
Perencanaan juga mempunyai beberapa kelemahan. Adapun beberapa
kelemahan perencanaan diantaranya:
a. pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi
nyata;
b. perencanaan cenderung menunda kegiatan;
c. perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan
berinovasi;
d. kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi
individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi; dan
e. ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.
Meskipun perencanaan mempunyai kelemahan-kelemahan tersebut, manfaat-
manfaat yang didapat dari perencanaan jauh lebih banyak. Oleh karena itu, perencanaan
tidak hanya seharusnya dilakukan, tetapi harus dilakukan.

B. Tujuan dan Mengembangkan Rencana

1. Tujuan Rencana
Setiap kegiatan organisasi dalam mencapai tujuan perlu perencanaan yang
matang sesuai dengan tujuannya. Hal tersebut disesuaikan menurut bidang-bidang yang
akan dicapai. Albert Silalahi (1987: 167), menjelaskan bahwa tujuan perencanaan
adalah sebagai berikut:
a. perencanaan adalah jalan atau cara untuk mengantifikasi dan merekam perubahan
(a way to anticipate and offset change);
b. perencanaan memberikan pengarahan (direction) kepada administrator-
administrator maupun non-administrator;
c. perencanaan juga dapat menhindari atau setidak-tidaknya memperkecil tumpang-
tindih dan pemborosan (wasteful) pelaksanaan aktivitas-aktivitas; dan
d. perencanaan menetapkan tujuan-tujuan dan standar-standar yang akan digunakan
untuk memudahkan pengawasan.
 Pendapat lain memaparkan bahwa perencanaan juga harus memiliki tujuan,
seperti:
a. standar pengawasan, yaitu mencocokkan pelaksanaan dengan perencanaannya;
b. mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan;
c. mengetahiu siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya), baik kualifikasinya
maupun kuantitasnya;
d. mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan;
e. meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat biaya,
tenaga dan waktu;
f. memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan;
g. menyerasikan dan memadukan beberapa sub kegiatan;
h. mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui; dan
i. mengarahkan pada pencapaian tujuan.
2. Mengembangkan Rencana
Setelah mengetahui tujuan-tujuan dari rencana yang akan ditetapkan, diperlukan
suatu pengembangan rencana. Pengembangan dari rencana meliputi pengembangan
alternatif rencana, penilaian alternatif-alternatif rencana dan pemilihan alternatif rencana
terbaik.

C. Tahap-Tahap Perencanaan
Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui tahapan-tahapan sebagai
berikut.
a. Tahap 1: Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai dengan
keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok
kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya-
sumber dayanya secara efektif.
b. Tahap 2: Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi perusahaan
sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang
tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana
menyangkut waktu yang akan datang.  Hanya setelah kedaan perusahaan saat ini
dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih
 lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik
yag didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.
c. Tahap 3: Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan
kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur
kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui
faktor-faktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi
mancapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah, dan kesempatan
serta ancaman yang mungkin terjadi diwaktu mendatang adalah bagian esensi dari
proses perencanaan.
d. Tahap 4: Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian
tujuan. Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai
alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut
dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) di antara berbagai alternatif
yang ada.

Referensi:
Handoko, T. H. (2017). Manajemen Edisi 2. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta.
Taufiqurokhman. (2008). Konsep dan Kajian Ilmu Perencanaan. Jakarta Pusat: Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Prof. Dr. Moestopo Beragama.