Nama : Ragil Ukhti Maulani

NIM : 962023035
Kelas : 1 PKD 2
Mata Kuliah : Pengantar Manajemen

TEST FORMATIF KEGIATAN BELAJAR 5

Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan singkat dan jelas !

1. Jelaskan dengan memberikan contoh apa yang dimaksud dengan perencanaan efektif !
Jawaban :
Perencanaan efektif adalah perencanaan yang meletakkan tujuan-tujuan dalam jadwal waktu
atau program pekerjaan untuk mendapatkan hasil yang optimal.
Perencanaan yang efektif memiliki manfaat yang besar, antara lain membantu mengarahkan
orientasi hidup, memanfaatkan potensi baik yang bersifat materi maupun non-materi,
memberikan ukuran dan indikator yang jelas dan cermat untuk maju, mengkordinasikan
bagian-bagian pekerjaan agar dapat berjalan dan berfungsi secara seimbang, dan membantu
menguak hakikat dan memperjelas permasalahan.
Berikut adalah contoh dari perencanaan efektif:
 Perencanaan keuangan: membantu mengalokasikan dana yang tersedia secara efektif
dan menghindari risiko keuangan, sehingga dapat mencapai tujuan keuangan dengan
cara yang terencana dan teratur
 Perencanaan sumber daya manusia: proses berpikir yang sistematis dan terarah untuk
memikirkan tujuan yang ingin dicapai, tindakan apa yang perlu dilakukan untuk
mencapainya, dan bagaimana mengatur tindakan tersebut secara efektif
 Perencanaan usaha: pernyataan formal yang berisi tentang tujuan alasan mendirikan
usaha, tujuan usaha, dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut

2. Sebutkan hal-hal apa saja yang menjadi hambatan dalam penyusunan perencanaan
efektif yang berasal dari dalam perencana sendiri !
Jawaban :
 Penolakan internal para perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana untuk
mencapainya. Hambatan ini bersumber pada ketidak sediaan dan ketidak mampuan individu-
individu perencana untuk melakukan kegiatan kegiatan perencanaan. Hambatan dari dalam
perencana ini adalah:
a. Manajer tidak mampu menerapkan tujuan organisasi sesuai rencana strategis yang
sudah ditetapkan;
b. Kurangnya pengetahuan tentang organisasi oleh manajer;
c. Kurangnya pengetahuan tentang lingkungan sekitar dari manajer;
d. Ketidakmampuan manajer melakukan peramalan secara efektif. Rencana yang dibuat
tidak hanya berdasarkan pengalaman masa lalu, tetapi juga kemungkinan kondisi-
kondisi di masa yang akan datang;
e. Biaya. Perencanaan memerlukan banyak biaya keuangan, phisik, dan manusia;
f. Takut gagal. Para manajer sering memandang kegagalan sebagai ancaman terhadap
keamanan jabatannya, sehingga hal ini membuat para manajer enggan mengambil
resiko dan menetapkan tujuan tertentu;
g. Kurang percaya diri. Hal ini membuat para manajer ragu-ragu dalam menetapkan
tujuan yang menantang;
h. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif. Para manajer sering
sulit untuk menerima kenyataan bahwa mereka tidak dapat mencapai semua hal yang
penting baginya. Sehingga mereka enggan untuk membuat perusahaan terikat pada
suatu tujuan tertentu dan menyingkirkan berbagai alternatif lainnya

3. Jelaskan dengan memberikan contoh hambatan apa saja yang muncul dalam
penyusunan perencanaan efektif yang berasal dari luar perencana !
Jawaban :
Merupakan keengganan umum para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan
rencana-rencana karena perubahan-perubahan yang ditimbulkannya. Penolakan terhadap
perubahan bisa terjadi di antara para anggota organisasi, baik para manajer maupun
karyawan operasional, yang harus melaksanakan kegiatan-kegiatan yang telah direncanakan.
Seringkali penolakan terhadap rencana, disebabkan karena:
a. Hal tersebut bertentangan dengan kepentingannya;
 b. Menghilangkan atau mengurangi balas jasa atau kekuatannya, seperti kekuasaan, karier,
atau gengsi;
c. Membatasi kebebasan karyawan untuk memilih kegiatan kerja yang disukai;
d. Akan meningkatkan beban kerja karyawan, sementara balas jasa yang didapatkan
tidaklah sebanding
4. Untuk mengurangi atau menghilangkan penolakan terhadap suatu rencana, dapat
dilakukan dengan sejumlah cara. Sebut dan jelaskan secara singkat cara – cara
tersebut !
Jawaban :
Untuk mengurangi atau menghilangkan penolakan terhadap suatu rencana, dapat dilakukan
dengan sejumlah cara, di antaranya:
a. Melibatkan para karyawan dalam proses perencanaan;
b. Mengembangkan pola perencanaan dan implementasi yang efektif;
c. Memberikan lebih banyak informasi tentang rencana-rencana dan segala konsekuensinya;
d. Bersikap hati-hati terhadap dampak perubahan yang diusulkan para anggota organisasi;
e. Meminimalkan gangguan-gangguan yang tidak perlu

5. Salah satu kriteria dapat digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan, adalah
efektifitas biaya. Jelaskan pernyataan tersebut dengan memberikan contohnya !
Jawaban :
Efektivitas biaya dalam perencanaan mengacu pada penggunaan waktu, usaha, dan aliran
emosional yang efektif. Dalam konteks perencanaan anggaran biaya produksi, efektivitas
biaya dapat diukur dengan membandingkan anggaran biaya produksi dengan biaya aktual
yang dikeluarkan selama periode tertentu. Jika anggaran biaya produksi lebih rendah dari
biaya aktual, maka perencanaan anggaran biaya produksi dianggap efektif.
Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan menganggarkan biaya produksi sebesar 100 juta
rupiah untuk periode tertentu, tetapi biaya aktual yang dikeluarkan hanya sebesar 90 juta
rupiah, maka perencanaan anggaran biaya produksi dianggap efektif.

6. Salah satu kriteria dapat digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan, adalah
akuntabilitas. Jelaskan pernyataan tersebut dengan memberikan contohnya !
 Jawaban :
Akuntabilitas adalah kemampuan untuk bertanggung jawab atas tindakan dan keputusan yang
diambil serta hasil yang dicapai. Dalam konteks perencanaan, akuntabilitas dapat digunakan
sebagai kriteria untuk menilai efektivitas perencanaan. Hal ini karena perencanaan yang
efektif harus dapat menghasilkan output yang sesuai dengan tujuan yang ditetapkan, dan
bertanggung jawab atas hasil yang dicapai.
Contoh penerapan akuntabilitas dalam perencanaan adalah dengan menggunakan alat-alat
akuntabilitas seperti Perencanaan Strategis, Kontrak Kinerja, dan Sistem Akuntabilitas
Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP). Selain itu, pengaruh akuntabilitas dan transparansi
juga dapat mempengaruhi efektivitas pelaksanaan anggaran pada satuan kerja perangkat
daerah pemerintah. Kuesioner pembinaan SAKIP juga dapat digunakan untuk menilai
akuntabilitas kinerja instansi pemerintah.

7. Salah satu kriteria dapat digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan, adalah
ketepatan waktu. Jelaskan pernyataan tersebut dengan memberikan contohnya !
Jawaban :
Pernyataan bahwa "salah satu kriteria yang dapat digunakan untuk menilai efektivitas
perencanaan adalah ketepatan waktu" berarti bahwa keberhasilan suatu rencana juga
ditentukan oleh apakah rencana tersebut selesai tepat waktu atau tidak.
Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan menetapkan tujuan untuk meluncurkan produk baru
pada tanggal tertentu, tetapi produk tersebut belum siap hingga beberapa bulan kemudian,
maka rencana tersebut dapat dianggap tidak efektif karena tidak tepat waktu.

8. Salah satu langkah dalam menyusun perencanaan efektif adalah “Merumuskan Misi
dan Tujuan”. Jelaskan pernyataan tersebut dengan memberikan contohnya !
Jawaban :
Perumusan misi dan tujuan merupakan salah satu langkah dalam menyusun perencanaan
efektif. Misi adalah pernyataan mengenai hal-hal yang harus dicapai organisasi bagi pihak-
pihak yang berkepentingan di masa datang, sedangkan tujuan adalah hasil yang ingin dicapai
oleh organisasi dalam jangka waktu tertentu.
 Contoh perumusan misi dan tujuan dapat dilihat pada perusahaan, di mana misi merupakan
penjabaran visi dalam bentuk rumusan tugas, kewajiban, dan rancangan tindakan yang harus
dilakukan untuk mewujudkan visi. Sebagai contoh, sebuah perusahaan yang bergerak di
bidang teknologi dapat memiliki misi untuk mengembangkan produk-produk inovatif yang
dapat memudahkan hidup manusia, sementara tujuannya adalah untuk meningkatkan pangsa
pasar dan keuntungan perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Dalam merumuskan misi dan
tujuan, penting untuk mempertimbangkan nilai-nilai dan harapan pemangku kepentingan
utama, serta memastikan bahwa perumusan tersebut dapat memberikan inspirasi dan
motivasi untuk melakukan tindakan.

9. Salah satu langkah dalam menyusun perencanaan efektif adalah “Menyusun rencana
Kegiatan untuk mencapai tujuan”. Jelaskan pernyataan tersebut dan berikan
contohnya !
Jawaban :
"Menyusun rencana kegiatan untuk mencapai tujuan" adalah salah satu langkah dalam
menyusun perencanaan efektif. Pernyataan tersebut mengacu pada pentingnya merencanakan
kegiatan yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Contohnya,
dalam perencanaan kegiatan di sebuah organisasi, langkah-langkah yang dapat diambil untuk
menyusun rencana kegiatan adalah sebagai berikut:
1. Menetapkan tujuan umum kegiatan
2. Merumuskan keadaan saat ini
3. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan
Dalam mengembangkan rencana kegiatan, penting untuk mempertimbangkan 5W+H (What,
Why, Who, Where, When, dan How) serta memastikan bahwa kegiatan yang direncanakan
dapat diukur dan terukur. Selain itu, rencana kegiatan harus mudah dipahami dan
penafsirannya harus sama oleh pelaksana kegiatan. Rencana kegiatan juga harus fleksibel dan
dapat disesuaikan dengan perkembangan yang terjadi. Setelah rencana kegiatan disusun,
langkah selanjutnya adalah melakukan penjadwalan rencana program untuk memastikan
bahwa kegiatan dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
10. Salah satu langkah dalam menyusun perencanaan efektif adalah “Mempertimbangkan
faktor pendukung dan penghambat tercapainya tujuan”. Jelaskan pernyataan tersebut
dan berikan contohnya !
Jawaban :
Perencanaan efektif melibatkan mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat
tercapainya tujuan. Ini berarti bahwa dalam menyusun rencana, perlu dipertimbangkan
faktor-faktor yang dapat membantu atau menghambat pencapaian tujuan yang telah
ditetapkan. Beberapa contoh faktor pendukung dan penghambat yang perlu dipertimbangkan
dalam perencanaan adalah:
 Faktor Pendukung: Faktor-faktor yang dapat membantu pencapaian tujuan, seperti
sumber daya yang tersedia, keterampilan dan pengetahuan tim, dukungan dari pihak
terkait, dan kondisi lingkungan yang mendukung.
 Faktor Penghambat: Faktor-faktor yang dapat menghambat pencapaian tujuan, seperti
keterbatasan sumber daya, kurangnya keterampilan dan pengetahuan tim, hambatan dari
pihak terkait, dan kondisi lingkungan yang tidak mendukung.

Dalam perencanaan strategik, misalnya, perlu dipertimbangkan faktor-faktor pendukung dan

penghambat yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuan organisasi. Contohnya, jika tujuan
organisasi adalah untuk meningkatkan pangsa pasar, faktor pendukung dapat mencakup
sumber daya yang cukup untuk memasarkan produk, keterampilan dan pengetahuan tim
pemasaran, dan dukungan dari pihak terkait seperti distributor dan pelanggan. Faktor
penghambat, di sisi lain, dapat mencakup persaingan yang ketat, peraturan pemerintah yang
ketat, atau kondisi ekonomi yang buruk. Dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini,
organisasi dapat menyusun rencana yang lebih efektif untuk mencapai tujuannya.