PERENCANAAN MANAJEMEN KINERJA

Perencanaan Strategi

Perencanaan strategis adalah proses memformulasikan, mengimplementasikan dan mengevaluasi

keputusan yang memungkinkan organisasi mencapai tujuan. Hope dan Player (2012) mengemukakan
bahwa perencanaan strategis adalah proses dalam menentukan tujuan jangka menengah dan panjang,
bagaimana organisasi akan mencapainya. Tindakan yang dapat dilakukan untuk memaksimalkan
perencanaan strategis adalah :

a) mengartikulasi strategi dengan jelas,

b) menemukan keseimbangan yang tepat antara stabilitas dan fleksibilitas,
c) memelihara review tahunan terhadap masalah utama
d) mengimplementasikan review kuartalan,
e) mendanai rencana tindak terbaik, bukan menegosiasiakan budget,
f) memindahkan perencanaan dan pengambilan keputusan pada tim terdepan,
g) mendorong pemikiran kreatif,
h) memberikan suara strategis kepada setiap orang,
i) mengomunikasikan strategi secara efektif,
j) menggunakan skenario perencanaan untuk merespons dengan cepat terhadap kejadian yang
tidak terprediksi, dan
k) menyediakan coaching, informasi dan peralataan.

Visi dan Misi

Visi adalah cita-cita sebuah organisasi/perusahaan yang ingin dicapai di masa depan (want to be).
Pernyataan visi yang baik harus memenuhi beberapa kriteria sebagai berikut.

 Succinct
Pernyataan visi harus singkat, sehingga tidak lebih dari 3-4 kalimat.
 Appealing
Visi harus jelas dan mampu memberikan gambaran terkait masa depan yang akan
memberikan semangat pada anggota organisasi
 Feasible
Visi yang baik harus dapat dicapai dengan sumber daya, energi, waktu. Visi haruslah
menyertakan tujuan dan objektif yang stretch bagi anggota organisasi.
 Meaningful
Pernyataan visi harus dapat menggugah emosi positif anggota organisasi namun tidak boleh
menggunakan kata-kata yang mewakili sebuah emosi.
 Measurable
Pernyataan visi harus dapat diukur sehingga dimungkinkan untuk melakukan pengukuran
kinerja sehingga setiap anggota organisasi bisa mengetahui apakah visi sudah bisa dicapai
atau belum.

Visi berguna bagi perusahaan sebagai:

 Penyatuan tujuan, arah dan sasaran perusahaan.

 Dasar untuk pemanfaatan dan alokasi sumberdaya serta pengendaliannya.
  Pembentuk dan pembangun budaya perusahaan.

Sedangkan Misi adalah Menyatakan tujuan atau alasan eksistensi organisasi yang memuat apa yang
disediakan perusahaan kepada masyarakat , baik berupa produk atau jasa (Wheelen dalam Wibisono,
2006). Misi yang baik memiliki kriteria sebagai berikut :

 Simple and Clear

Pernyataan misi harus dicukup diwakili oleh 2-3 pernyataan. Semua pernyataan tersebut harus
sederhana, jelas dimengerti dan tidak menggunakan jargon-jargon organisasi.
 Broad and long-term in future
Pernyataan misi organisasi harus cukup luas yang mengakomodasikan terkait perkembangan
organisasi di masa mendatang.
 Focus on the present
Pernyataan misi organisasi tidak boleh terlalu berorientasi pada masa depan, sehingga kurang
dapat fokus pada kondisi organisasi di masa sekarang.
 Easy to understand
Misi organisasi harus mudah untuk dimengerti. Misi yang mudah dimengerti akan memudahkan
untuk mengkomunikasikan misi tersebut kepada anggota organisasi dan stakeholder.

Tujuan dan Sasaran

Berdasarkan Visi, Misi dan Strategi yang telah dicanangkan perusahaan, disusunlah tujuan dan sasaran
kinerja. Tujuan dan sasaran kinerja tidak lain adalah untuk menjamin agar proses kinerja dapat
berlangsung seperti diharapkan dan tercapainya prestasi kerja tinggi. Tujuan utama dari Manajemen
Kinerja secara keseluruhan adalah memastikan bahwa semua elemen organisasi atau perusahaan telah
bekerjasama secara terpadu untuk mencapai tujuan. Sasaran yang efektif dinyatakan secara spesifik,
dapat diukur, dapat dicapai, berorientasi pada hasil, dan dalam batasan waktu tertentu, yang dapat
dinyatakan dengan akronim SMART yang berarti sebagai berikut:

 Specific, Simple
dinyatakan dengan jelas, singkat, dan mudah dimengerti.
 Measurable
dapat diukur dan dikuantifikasi
 Attainable, Achievable
bersifat menantang, tetapi masih dapat terjangkau.
 Result oriented, Relevant
memfokus pada hasil untuk dicapai.
 Time-bound, Timely, Timeliness
ada batas waktu dan dapat dilacak, dapat dimonitor progresnya terhadap sasaran untuk koreksi.

Kesepakatan Kinerja

Kesepakatan kinerja merupakan kontrak kinerja antara pekerja dengan manajer, yang disebut sebagai
personal contract. Kontrak kinerja merupakan dasar penting untuk melakukan penilaian terhadap
kinerja pekerja. Kontrak kinerja sangat penting untuk memengaruhi hubungan selanjutnya antara
manajer dengan pekerja. Hasil kesepakatan kinerja merupakan komitmen bersama untuk dilakukan dan
ditindaklanjuti dengan baik oleh manajer maupun pekerja.
Kontrak kinerja pada pandangan para pekerja menunujukkan tentang apa yang diharapkan manajer dari
mereka dan apa yang menjadi tanggung jawabnya. Sebaliknya, bagi manajer menjadi jelas tentang
dukungan apa yang harus diberikan kepada pekerja dan menjadi ukuran untuk penilaian prestasi kerja
karyawan.

Perencanaan Kinerja

Perencanaan kinerja merupakan proses dimana pekerja dan manajer bekerja bersama merencanakan
apa yang harus dilakukan pekerja dalam setahun mendatang, mendefinisikan dan merencanakan,
mengatasi hambatan dan mendapatkan saling pengertian tentang pekerjaan. Perencanaan kinerja
merupakan bagian terpenting dalam manajemen kinerja. Perencanaan kinerja digunakan untuk melihat
masa depan untuk memaksimalkan kinerja yang akan datang dan bukan menganalisis kinerja yang lalu.
Perencanaan kinerja memiliki 5 aspek yang perlu diperhatikan, yaitu :

a. Rencana Pengembangan
Merencanakan pengembangan adalah cara untuk dapat membantu pekerja dalam menjaga atau
meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan
pekerjaan. Pengembangan pekerja menfokuskan pada:
- Pelatihan di tempat kerja
- penugasan pada proyek khusus,
- rotasi pada pekerjaan lain,
- belajar mandiri,
- pelatihan internal dan eksternal, mentoring,
- menghadiri konferensi, seminar dan lokakarya
- keanggotaan dalam organisasi atau asosiasi profesional
b. Waktu Perencanaan
Perencanaan kinerja dilakukan minimal setahun sekali, yaitu pada awal siklus peninjauan
kinerja. Perencanaan dapat terjadi pada saat penerimaan pekerja baru dan manajemen ingin
membangun tujuan dan sasaran kinerja yang jelas. Perencanaan juga dapat terjadi pada waktu
pekerja dipindahkan pada departemen lain dan perlu mengklarifikasi harapan manajer.
c. Tanggung Jawab Manajer
Manager bertanggung jawab atas setiap perencanaan yang dibuatnya (meliputi tanggung jawab
seluruh aspek pada divisi yang diembannya) sehingga perencanaan kinerja tersebut akan sampai
pada sasaran yang diharapkan. Manajer mempunyai beberapa tanggung jawab yang harus
dilakukan dalam proses perencanan kinerja, yaitu sebagai berikut.
- Membangun sasaran umum untuk setiap pekerja berdasarkan pada tujuan organisasi,
rencana bisnis departemen, dan rencana kinerja manajer.
- Menjadwal diskusi perencanaan kinerja dan pengembangan dengan setiap pekerja.
- Membantu semua pekerja dalam menentukan prioritas dan/atau identifikasi sasaran kritis
yang menjadi bidang tanggung jawabnya.
- Meninjau kembali semua konsep rencana kinerja bawahan.
- Membantu pekerja dalam menentukan bidang pengembangan dan aktivitas yang diperlukan
untuk meningkatkan kemampuan kinerja pekerja untuk dapat menyelesaikan pekerjaan
yang diberikan manajer.
- Memelihara arsip atas sasaran setiap pekerja secara up-to-date, sebagai dasar untuk
memberikan penilaian kinerja pekerja.
 - Mengembangkan metode monitoring pekerja yang harus digunakan untuk memastikan
kemajuan berkelanjutan.
- Apabila rencana bisnis berubah secara signifikan, perlu bekerja bersama pekerja untuk
mengubah sasaran pekerja yang mencerminkan perubahan tersebut.
d. Tanggung jawab Pekerja
Pekerja diharapkan mampu mendukung setiap keputusan yang telah diambil oleh managernya,
sehingga adanya keselarasan untuk mencapai tujuan. Pekerja mempunyai tanggung jawab yang
harus dilakukan sebagai konsekuensinya, yaitu:
- Sedapat mungkin membiasakan diri dengan tujuan dan sasaran organisasi dan departemen.
- Mengembangkan sasaran pendahuluan yang SMART, dengan standar kinerja yang jelas dan
batas waktu penyelesaian.
- Mempersiapkan data pendukung untuk setiap sasaran
- Menentukkan sumber daya dan koordinasi yang diperlukan.
- Mendaftar pertanyaan dan masalah potensial untuk diskusi dengan manajer.
- Mengukur tingkat persyaratan keterampilan sekarang untuk memenuhi sasaran rencana
kinerja, dan mempertimbangkan keterampilan dan kemampuan apa yang perlu
dikembangkan.
- Mengembangkan aktivitas persiapan pengembangan untuk membantu dalam
menyelesaikan sasaran yang ditetapkan.
- Mendiskusikan konsep rencana dengan manajer sampai diperoleh kesepakatan bersama.
- Menegosiasikan kembali perencanaan sasaran dengan manajer apabila terjadi perubahan
penting.
e. Rencana Tindak
Rencana tindak dilakukan agar pekerja dapat mengetahui atas sejauh mana action plan yang
sedang dilaksanakan, dan manager dapat melakukan fungsi control-nya dengan mudah. Suatu
perencanaan kinerja yang baik menjadi tidak berarti apabila tidak dilaksanakan. Oleh karena itu,
suatu perencanaan perlu mempunyai rencana tindak. Keuntungan dalam langkah ini adalah
memudahkan pekerja dalam membuat laporan status pekerjaannya selama satu tahun kepada
manajer. Manajer juga akan lebih mudah melakukan pengawasan. Kerugiannya adalah berupa
tambahan pekerjaan dan waktu yang diperlukan oleh pekerja maupun manajer.

Standar Kinerja

sebuah organisasi harus mempunyai standar kinerja yang jelas dan dapat diukur. Idealnya, penilaian
kinerja pekerja harus didasarkan pada Kinerja Aktual yang diidentifikasi melalui analisis pekerjaan
dibandingkan dengan standar kinerja yang ditentukan. Standar Kinerja diperlukan karena dapat
membimbing perilaku pekerja untuk menyelesaikan standar yang telah dibangun serta menyediakan
dasar bagi kinerja pekerja agar dapat dinilai secara efektif dan jujur. Menurut Kirkpatrick (2006:39),
terdapat delapan karakteristik yang membuat standar kinerja efektif, yaitu sebagai berikut:

1) Standar didasarkan pada pekerjaan. Standar kinerja harus dibuat untuk pekerjaan itu sendiri
tanpa memandang siapa yang menduduki pekerjaan.
2) Standar dapat dicapai. Standar harus ditetapkan lebih tinggi sebagai tantangan bagi pekerja
untuk memberikan prestasi terbaiknya.
 3) Standar dalam dipahami. Standar harus jelas baik bagi manajer maupun pekerja. Namun, sering
terjadi kebingungan antara kedua pihak tentang arti sebenarnya dari standar. Standar harus
dapat dengan mudah dipahami oleh manajer maupun pekerja.
4) Standar disepakati. Manajer dan pekerja harus sepakat bahwa standarnya ditentukan dengan
jujur. Hal ini sangat penting untuk memotivasi pekerja.
5) Standar itu spesifik dan sedapat mungkin terukur. Orang merasa bahwa standar harus spesifik
dan dapat diukur. Mereka menambahkan bahwa standar harus dinyatakan dalam angka,
persentase, satuan uang atau bentul lain yang dapat diukur secara kuantitatif.
6) Standar berorientasi pada waktu. Standar kinerja menunjukkan berapa lama suatu pekerjaan
harus dapat diselesaikan atau kapan suatu pekerjaan harus diselesaikan dengan menunjukkan
tanggal yang pasti.
7) Standar harus tertulis. Baik manajer maupun pekerja harus mempunyai salinan tertulis dari
standar yang disetujui. Dalam hal ini mereka tidak boleh mendasarkan pada ingatan dan standar
dapat menjadi pengingat yang tetap bagi kedua pihak.
8) Standar dapat berubah. Karena standar harus dapat dicapaiu dan disepakati, secara periodik
harus dievaluasi dan diubah apabila perlu. Kebutuhan mengubah mungkin dalam metode baru,
peralatan baru, bahan baru atau perubahan dalam faktor pekerjaan penting lainnya.

Studi Kasus

Pengembangan Sistem Penilaian Kinerja pada PT. HKS

Perusahaan ritel dan pasar swalayan ini merupakan salah satu anak perusahaan dari PT HKS,
berdiri pada tahun 2003 dan bergerak dalam bidang ritel dan pasar swalayan dengan jumlah kurang
lebih 200 orang, baik yang berstatus tetap ataupun kontrak. PT HKS telah memiliki sistem penilaian
kinerja yang juga telah mengalami perubahan dan perbaikan satu kali, namun ketika perusahaan berada
dalam fase berkembang seperti saat ini mereka lebih memfokuskan pada perluasan bisnis sehingga
penilaian kinerja karyawan terabaikan. Di sisi lain, karyawan juga mengeluhkan tidak adanya
transparansi dalam proses pengangkatan karyawan untuk menduduki posisi atau jabatan tertentu,
sehingga hal ini terkadang membuat karyawan tersebut menjadi kurang nyaman dengan posisinya saat
itu terlebih jika mereka membawahi karyawan yang lebih senior atau karyawan dengan masa kerja yang
lebih lama.

Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang ritel dan pasar swalayan, PT HKS memiliki
perkembangan yang baik dan mampu bersaing dengan perusahaan sejenisnya. Rencana strategis
perusahaan untuk memperluas bisnis dan menambah konsumen mulai terealisasikan dengan adanya
program yang serupa dengan franchise saat ini sedang berada dalam tahap pematangan konsep dan
riset. Hal ini sejalan dengan visi dan misi perusahaan yaitu menjadi “tempat belanja keluarga dan
termurah”, memiliki lima value ataupun komitmen bersama sebagai indentitas karyawan, dan telah
memiliki struktur perusahaan yang dapat menunjang kinerja karyawan dengan adanya pembagian divisi
dan bagian kerja untuk memperlancar komunikasi antar karyawan dan manajerial.

a. Perencanaan Penilaian

Fase perencanaan merupakan fase awal sistem penilaian akan dimulai. Hal ini membutuhkan
keterlibatan atasan dan karyawan sebagai pihak yang akan menggunakan sistem tersebut. Fase ini
antara lain akan membahas hal-hal yang berkaitan dengan kompetensi kerja karyawan, penetapan
tanggung jawab kerja, target atau tujuan yang harus tercapai, serta rencana pengembangan karyawan.

Kompetensi kerja pada dasarnya terbagi menjadi dua yaitu kompetensi inti dan kompetensi job family,
kompetensi inti merupakan kompetensi yang harus dimiliki oleh seluruh karyawan, sedangkan
kompetensi job family akan sangat bergantung pada kinerja karyawan masing-masing bagian sehingga
dapat berbeda antar satu bagian dengan bagian yang lain.

Tanggung jawab kerja karyawan berbeda-beda sesuai dengan bagian masing masing. Pada aspek ini,
akan sangat berkaitan dengan kompetensi kerja dan pembagian kinerja karyawan pada masing-masing
bagian. Adanya deskripsi kerja yang tercantum pada lembar penilaian kinerja akan sangat membantu
dalam menetapkan tanggung jawab yang harus dipenuhi oleh karyawan tersebut, namun deskripsi kerja
belum terdapat pada masing-masing bagian karena sistem penilaian yang masih digunakan secara
umum sehingga tanggung jawab kerja karyawan disampaikan secara lisan.

Target dan tujuan merupakan bagian yang sebaiknya terdapat dalam sistem penilaian kinerja. Namun
yang harus diperhatikan dalam penetapan target dan tujuan untuk karyawan adalah target dan tujuan
tersebut merupakan hal yang spesifik, dapat diukur, tidak sulit dicapai, fokus pada hasil, dan berada
pada waktu atau suasana yang tepat. Hal ini telah diberlakukan perusahaan yaitu penetapan target
omset yang diharapkan dapat dipenuhi, baik target secara bulanan, tahunan, atau pada saat-saat
tertentu seperti musim liburan, awal masuk sekolah atau menjelang hari raya. Jika target omset
tercapai, maka karyawan akan menerima kompensasi yang juga telah ditetapkan perusahaan.

Prestasi kerja karyawan setidaknya juga tercantum dalam sistem penilaian kinerja, meskipun hal ini akan
terlihat setelah masa kerja karyawan yang lama, namun pada bagian inilah akan dapat terlihat hubungan
yang terjadi antara kinerja karyawan dengan visi dan misi perusahaan. Perusahaan sendiri belum dapat
menetapkan prestasi kerja karyawan secara spesifik untuk jangka waktu kerja tertentu.

b) Pengembangan Sistem Penilaian Kinerja

Pada fase perencanaan ini peneliti tidak mengubah seluruh faktor-faktor penilaian yang telah ada pada
sistem penilaian kinerja yang lama, namun lebih pada mengembangkan, menambahkan dan
mengelompokkan faktor-faktor perilaku kinerja. Pada fase perencanaan ini, pengembangan akan
memusatkan pada lembar penilaian kinerja yang terdiri dari lima hal penting sesuai dengan panduan
fase perencanaan dalam siklus manajemen kinerja.

 Kompetensi Inti
Kompetensi inti organisasi merupakan perilaku, keterampilan, sifat, keahlian, atribut, dan
kemampuan yang dapat ditunjukkan oleh seluruh karyawan dari PT HKS. Pada kelompok
kompetensi inilah faktor-faktor penilaian kinerja yang telah ada sebelumnya dikelompokkan dan
akan dibuat lima tingkat penilaian untuk masing-masing kompetensi. Untuk kompetensi inti
telah disepakati empat aspek yaitu disiplin, bertanggung jawab, efektif efisien dan produktif,
serta keinginan berprestasi. Indikator perilaku masing masing juga disepakati untuk dibuat
dalam lima tingkat, agar memudahkan supervisor atau koordinator dalam memberikan nilai
yang dapat membedakan jenjang perilaku kerja karyawan.
 Kompetensi Job family
 Kompetensi job family merupakan perilaku, keterampilan, sifat, keahlian, atribut, dan
kemampuan yang dapat membedakan karyawan antar bagian sesuai dengan pekerjaannya
masing-masing. Kompetensi job family inilah yang diharapkan pihak manajerial PT HKS ada, dan
mampu membedakan faktor-faktor penilaian kinerja karyawan sehingga penilaian tersebut bisa
melengkapi penilaian kompetensi inti sebelumnya. Kompetensi job family tersusun berdasarkan
aspek-aspek yang telah disepakati bersama dengan koordinator masing-masing. Kompetensi job
family untuk pramuniaga adalah kemampuan mempengaruhi, orientasi pelayanan konsumen,
kemampuan membangun hubungan, pemahaman interpersonal, danpencarian informasi.
Kompetensi job family untuk kasir adalah keahlian teknis, orientasi pelayanan konsumen,
membangun hubungan, dan pencarian informasi. Meskipun terdapat kesamaan antara
kompetensi bagi pramuniaga dan kasir, namun validasi dan diskusi yang dilakukan lebih banyak
membahas mengenai indikator indikator perilaku bagi masing-masing kompetensi agar sesuai
dengan kenyataan kerja di lapangan, dan juga untuk menetapkan lima tingkat penilaian untuk
masing-masing kompetensi.
 Tanggung Jawab Kerja
Tanggung jawab kerja karyawan akan lebih terfokus pada bagian kerja masing-masing, bagian ini
biasanya memiliki hubungan erat dengan deskripsi kerja dan kompetensi job family. Seiring
dengan perbedaan bagian dan perilaku kerja, maka tanggung jawab kerja pun akan mengikuti
karyawan pada bagian masing-masing, sehingga hal ini akan dapat membuat karyawan lebih
berkonsentrasi dengan pekerjaan pada bagiannya.
 Target dan Tujuan
Sesuai dengan namanya, hal inilah yang menjadi acuan dari aktivitas kerja setiap karyawan dan
biasanya memiliki waktu atau jadwal-jadwal yang telah ditentukan, serta dapat berbeda antar
satu bagian kerja dengan yang lainnya. Sebuah perusahaan tentunya memiliki target dan
tujuannya masing masing, dalam hal ini target dan tujuan tersebut dapat diwakilkan oleh
bagian-bagian dalam perusahaan sesuai dengan kebijakan perusahaan bagi masing-masing
bagian. Target dan tujuan didiskusikan serta divalidasikan bersama koordinator dan supervisor
agar sesuai dengan area kerja masing-masing baik untuk kasir ataupun pramuniaga.
 Prestasi Kerja
Pada setiap penilaian kinerja, atasan setidaknya mencantumkan prestasi kerja yang diharapkan
dari karyawan. Hal ini dapat mengidentifikasi pencapaian apa saja yang telah ditunjukkan
karyawan dalam masa kerja satu tahun, selain itu bagian ini biasanya juga dapat menunjukkan
hubungan antara kinerja karyawan dan perkembangan perusahaan. Hal ini berkaitan dengan
target dan tujuan perusahaan, selain prestasi secara individual, perusahaan tentu saja
mengharapkan prestasi atas pencapaian target tersebut. Penetapan prestasi kerja didiskusikan
serta divalidasikan bersama koordinator dan supervisor agar sesuai dengan area kerja masing-
masing baik untuk kasir ataupun pramuniaga.
 Indikator Keberhasilan
Lembar penilaian kerja yang baru merupakan salah satu usaha untuk memberikan solusi validasi
bersama perusahaan, sistem penilaian yang baru telah mampu untuk membedakan kinerja
karyawan pada masing-masing bagian (pramuniaga dan kasir), sehingga penilaiannya akan lebih
objektif dibandingkan dengan sistem penilaian kinerja yang lama. Sistem penilaian kinerja yang
baru juga telah mencantumkan hal-hal lain yang berkaitan dengan kinerja masing-masing bagian
seperti tanggung jawab kerja, target ataupun tujuan, dan juga prestasi, sehingga hal ini akan
 menunjang karyawan dalam merencanakan karir bersama perusahaan. Akhir dari diskusi dan
validasi tahap kedua ini memunculkan rencana untuk mengimplementasikan sistem penilaian
kinerja yang baru tersebut.

Daftar Pustaka

https://resonansipena.wordpress.com/2017/04/19/perencanaan-kinerja/

http://digilib.mercubuana.ac.id/manager/t!@file_artikel_abstrak/Isi_Artikel_163641268978.pdf