1. DEFINISI PERENCANAAN
Perencanaan adalah tindakan yang dibuat berdasarkan fakta dan asumsi mengenai
gambaran kegiatan yang dilakukan pada waktu yang akan datang dalam mencapai
tujuan yang diinginkan.
1.1. Tujuan Perencanaan
Tujuan utama perencanaan adalah untuk memberikan proses umpan maju
(feedforward) agar dapat memberikan petunjuk kepada setiap Manager
dalam pengambilan keputusan operasional sehari-hari.
1.2. Hubungan Penganggaran Perusahaan dengan Perencanaan
Hubungan penganggaran perusahaan dengan perencanaan tampak fungsi
manajemen yaitu sebagai berikut :
a. Perencanaan (Planning)
Proses menyusun rencana (plan) dengan ditetapkan tujuan jangka
panjang dan pendek, sasaran, strategi, produk, pemasaran, termasuk di
dalamnya menetapkan produk, sumber daya serta memasarkan produk
tersebut.
Perencanaan meliputi pengorganisasian (organizing) dan
penganggaran (budgeting). Penganggaran merupakan proses
menyusun anggaran, dan anggaran merupakan hasil dari
penganggaran. Adapun penganggaran perusahaan adalah
menjelaskan, menguraikan cara menghitung dan menyusun anggaran
perusahaan, sedangkan anggaran perusahaan cukup menampilkan
bentuk anggaran perusahaan saja.
b. Pengorganisasian (Organizing)
Perusahaan mencari sumber daya yang dibutuhkan untuk
merealisasikan rencana yang telah ditetapkan melalui proses
menyusun organisasi. Organisasi dalam arti tempat dapat berupa
perusahaan (badan usaha) dan dapat juga bukan perusahaan (badan
sosial). Bila organisasi bukan perusahaan biasanya tujuannya bukan
laba (nirlaba), tetapi bila organisasi berupa perusahaan sudah pasti
tujuannya mencari laba.
c. Pelaksanaan (Actuating)
Mengarahkan, mengelola dan menggerakan setiap sumber daya yang
ada, agar dapat digunakan sesuai dengan fungsinya. Setiap sumber
daya diarahkan dan dikoordinasikan satu dengan lainnya agar dapat
bekerja optimal.
d. Pengawasan (Controlling)
Langkah berikutnya adalah memastikan bahwa setiap sumber daya
tersebut bekerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Fungsi
ini berkaitan erat dengan upaya menjamin bahwa setiap sumber daya
telah bekerja dengan efisien dan efektif.
2. JENIS RENCANA
2.1. TUJUAN
2.1.1. Pengertian Tujuan
Sebelum menetapkan tujuan terlebih dahulu Manajemen Puncak
menilai variabel relevan (variabel terkendali dan variabel tak
terkendali), kekuatan utama perusahaan, dan kelemahan
perusahaan.
Variabel relevan terdiri dari variabel terkendali dan variabel tak
terkendali. Variabel terkendali adalah variabel yang dapat
direncanakan dan diusahakan dengan efektif oleh manajemen,
misalnya penetapan harga jual per unit, jumlah karyawan, biaya,
dan lain-lain. Variabel tak terkendali adalah variabel yang tidak
dapat dipengaruhi oleh manajemen, misalnya perkembangan
penduduk, persaingan, kebijakan pemerintah, dan lain- lain.
Kekuatan utama perusahaan, misalnya kualitas karyawan,
kesehatan keuangan perusahaan, keunggulan peralatan, sikap
partisipasi yang dipelihara dengan baik oleh manajemen.
Kelemahan perusahaan, misalnya strategi pemasaran kurang
inovatif dan kurang agresif, kurang terlibat dalam problem sosial
jangka panjang.
Setelah diadakan penilaian terhadap variabel yang relevan dan
diketahui kekuatan sera kelemahan perusahaan kemudian
ditetapkan tujuan. Tujuan adalah arah untuk mencapai hasil akhir
dalam suatu kegiatan.
2.1.2. Macam Tujuan
Adapun dua macam tujuan yaitu :
a. Tujuan Umum (goal) adalah tujuan yang menyatakan secara
luas keadaan atau kedudukan di waktu yang akan datang dan
hasil akhir dari aktivitas perusahaan dalam jangka panjang,
tujuan umum suatu perusahaan misalnya :
• Untuk menciptakan dan memelihara suatu lingkungan
perusahaan yang memotivasi seluruh karyawannya;
• Untuk pertumbuhan produk yang dijual dengan cara
mengusahakan produk baru dan memasuki daerah pasar
yang baru;
• Untuk memperbaiki kehidupan sosial dan ekonomi
masyarakat lebih luas
b. Tujuan Khusus (target) adalah tujuan yang melukiskan ruang
lingkup yang jelas serta memberikan arah kepada usaha yang
dilakukan dalam jangka pendek. Tujuan khusus perusahaan
merupakan perincian yang tegas dari tujuan umum
perusahaan. Tujuan khusus perusahaan misalnya :
• Tujuan pertumbuhan tahunan sebesar 4% dari jualan
untuk 5 tahun yang akan datang;
• Tujuan laba 15% dari modal disetor;
• Biaya dihemat 5% dari tahun lalu;
• Produksi 5% di atas produksi tahun lalu
2.5. PROGRAM
Program menggariskan tindakan yang akan dilakukan oleh pihak mana,
bilamana dan di mana. Ditetapkan juga asumsi, komitmen, dan bidang
yang akan dipengaruhi. Program terdiri dari tujuan, kebijakan, prosedur,
metode, standar dan anggaran, tetapi tidak semua kategori rencana tersebut
perlu termasuk di dalamnya.
Program adalah suatu kegiatan yang berfungsi untuk membahas dan
menentukan kegiatan yang harus dilakukan dalam usahanya untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Program disusun terlebih dahulu
sebelum anggaran disusun. Suatu program disusun dalam beberapa tahun,
sedangkan anggaran disusun dalam satu tahun (anggaran jangka pendek).
Dalam program perlu ditetapkan asumsi (anggapan) yang mendasari
perencanaan, contohnya seperti:
a. inflasi tidak lebih dari 10%
b. politik, sosial, budaya, keamarian stabil
c. tidak dikeluarkan peraturan baru oleh pemerintah yang dapat
mempengaruhi perencanaan
d. bahan baku tidak naik di atas 10%
2.6. PROSEDUR
2.6.1. Pengertian Prosedur merupakan urut-urutan serf tugas yang
saling berhubungan dan diadakan untuk menjamin pelaksanaan
kerja yang seragam.
Prosedur biasanya terdiri dari :
a. Bagan alur (flowchart)
b. Formulir
c. Uraian tugas
2.6.2. Alur Prosedur Penyusunan Anggaran
Alur Prosedur Penyusunan Anggaran pada Perusahaan Industri
terdiri dari :
a. Penentuan Pedoman Anggaran
Anggaran yang akan dibuat pada tahun akan datang,
hendaknya disiapkan beberapa bulan sebelum tahun anggaran
berikutnya dimulai. Dengan demikian anggaran yang dibuat
dapat digunakan pada awal tahun anggaran. Tahun anggaran
biasanya dari tanggal 1 Januari suatu tahun sampai 31
Desember suatu tahun. Sebelum penyusunan anggaran,
terlebih dahulu manajemen puncak (Direktur/Komisaris)
melakukan dua hal, yaitu : (1) menetapkan rencana besar
perusahaan, seperti tujuan, kebijakan, asumsi sebagai dasar
penyusunan anggaran; (2) membentuk panitia penyusunan
anggaran, yang terdiri dari
Direktur sebagai Ketua, Manager Keuangan sebagai
Sekretaris, dan Manager lainnya sebagai anggota
b. Persiapan Anggaran
Manager Pemasaran sebelum menyusun anggaran jualan
(sales budget) terlebih dahulu menyusun ramalan penjualan
(sales forecast). Setelah menyusun ramalan penjualan
kemudian Manager Pemasaran bekerja sama dengan Manager
Umum dan Manager Keuangan untuk menyusun anggaran
jualan, anggaran beban penjualan, dan anggaran piutang
usaha. Setelah itu Manager Produksi bekerja sama dengan
Manager Keuangan dan Manager Umum menyusun anggaran
produksi, anggaran biaya pabrik, anggaran sediaan, dan
anggaran utang usaha. Anggaran tersebut dibuat berdasarkan
anggaran jualan yang dibuat oleh Manager Pemasaran.
Manager Umum bekerja sama dengan Manager Keuangan
menyusun anggaran beban administrasi dan umum. Setelah itu
Manager Keuangan bekerja sama dengan para Manager
menyusun anggaran laporan rugi-laba, anggaran neraca,
anggaran kas, dan anggaran lainnya. Dalam tahap persiapan
anggaran ini biasanya diadakan rapat antar- bagian yang
terkait saja.
c. Penentuan Anggaran
Pada tahap penentuan anggaran diadakan rapat dari semua
Manager beserta Direksi (Direktur) dengan kegiatan : (1)
perundingan untuk menyesuaikan rencana akhir setiap
komponen anggaran, (2) mengkoordinasikan dan menelaah
komponen anggaran, dan (3) pengesahan dan pendistribusian
anggaran.
d. Pelaksanaan Anggaran
Untuk kepentingan pengawasan setiap Manager membuat
laporan realisasi anggaran. Setelah dianalisis kemudian
laporan realisasi anggaran disampaikan pada direksi. Faktor
yang terdapat dalam proses menyusun anggaran adalah : (a)
tujuan yang hendak dicapai, (b) ketersediaan sumber daya
(faktor produksi yang dimiliki), (c) waktu yang diperlukan
untuk mencapai tujuan, (d) faktor lain yang mempengaruhi
anggaran, seperti munculnya peraturan pemerintah yang
baru, fluktuasi pasar, perubahan sosial politik, bencana alam,
dan sebagainya.
2.7. ANGGARAN
2.7.1. Pengertian Anggaran adalah suatu rencana keuangan periodik
yang disusun berdasarkan program yang telah disahkan. Anggaran
merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi
yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan
dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu. Anggaran
merupakan alat manajemen dalam mencapai tujuan. Jadi, anggaran
bukan tujuan dan tidak dapat menggantikan manajemen.
2.7.2. Penyusunan Anggaran
Dalam penyusunan anggaran perlu dipertimbangkan faktor
berikut ini :
a. Pengetahuan tentang tujuan dan kebijakan umum
perusahaan.
b. Data waktu yang lalu.
c. Kemungkinan perkembangan kondisi ekonomi.
d. Pengetahuan tentang taktik, strategi pesaing dan gerak-
gerik pesaing.
e. Kemungkinan adanya perubahan kebijakan pemerintah.
f. Penelitian untuk pengembangan perusahaan.
Dalam penyusunan anggaran perlu diperhatikan perilaku para
pelaksana anggaran dengan cara mempertimbangkan, hal-hal
berikut ini :
a. Anggaran dibuat serealistis mungkin dan secermat mungkin
b. Untuk memotivasi manager pelaksana diperlukan partisipasi
manajemen puncak (direksi).
c. Anggaran yang dibuat harus mencerminkan keadilan sehingga
pelaksana tidak merasa tertekan, tetapi termotivasi.
d. Untuk membuat laporan realisasi anggaran diperlukan laporan
yang akurat dan tepat waktu sehingga apabila terjadi
penyimpangan yang merugikan dapat segera di antisipasi
lebih dini.
Anggaran yang dibuat akan mengalami. kegagalan bila hal-hal
berikut ini tidak diperhatikan yaitu :
2.8. JADWAL
Jadwal atau schedule adalah data rincian waktu kegiatan yang
direncanakan.
1. PROSES MANAJEMEN
Kaitan antara budgeting dan manajemen, pada dasarnya mempunyai
manfaat yang sama yakni dalam hal perencanaan, pelaksanaan, dan
pengawasan.
1.1. PERENCANAAN
Anggaran sebagai alat perencanaan harus memperhatikan hubungan
(kaitan) anggaran yang satu dengan anggaran yang lain. Aspek lain yang
penting dari perencanaan dengan menggunakan anggaran adalah
perencanaan dana yang tersedia seefisien mungkin. Jadi, salah satu fungsi
anggaran adalah menentukan rencana belanja dan sumber dana yang ada.
Anggaran merupakan alat perencanaan tertulis menuntut pemikiran yang
teliti dan akan memberikan gambaran yang lebih nyata/jelas dalam unit
dan uang.
1.2. PELAKSANAAN
Anggaran sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan, artinya sebelum
pekerjaan dilaksanakan terlebih dahulu mendapat persetujuan yang
berwenang (terutama dalam hal keuangan). Pekerjaan disetujui,
dilaksanakan bila ada anggarannya, bila tidak menyimpang dari anggaran.
Anggaran merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan sehingga
pekerjaan dapat dilaksanakan secara selaras dalam mencapai tujuan (laba).
Jadi anggaran penting untuk menyelaraskan (koordinasi) setiap bagian
kegiatan, seperti : Bagian Pemasaran, Bagian Produksi dan Bagian
Keuangan.
Bila salah satu bagian tidak dapat melaksanakan tugas sesuai dengan yang
direncanakan maka bagian lain juga tidak dapat melaksanakan tugasnya
sesuai rencana. Dengan demikian tiap bagian harus melaksanakan
tugasnya secara selaras, terarah, terkoordinir sesuai dengan yang
direncanakan atau yang telah ditetapkan dalam anggaran.
1.3. PENGAWASAN
Anggaran merupakan alat pengawasan (controling). Pengawasan berarti
mengevaluasi (menilai) terhadap pelaksanaan pekerjaan, dengan cara :
a. Memperbandingkan realisasi dengan rencana (anggaran)
b. Melakukan tindakan perbaikan apabila dipandang perlu (apabila
terdapat penyimpangan yang merugikan)
2. MACAM-MACAM ANGGARAN
2.1. Anggaran Dari Segi Dasar Penyusunan
a. Anggaran Variabel
anggaran yang dibuat berdasarkan pada kegiatan tingkat kegiatan.
Prinsip dari anggaran ini adalah bahwa untuk setiap tingkat kegiatan
harus terdapat norma-norma untuk kegiatan yang dikeluarkan. Norma-
norma ini merupakan patokan dari pengeluaran-pengeluaran yang
seharusnya pada masing-masing tingkat kegiatan tersebut.
Penyusunan anggaran ini dilakukan dengan memperhatikan biaya
tetap dan biaya variabel.
b. Anggaran Tetap
Anggaran yang dibuat untuk satu tingkat satu kegiatan selama jangka
waktu tertentu, dimana pada tingkat kegiatan tersebut direncanakan
pendapatan dan biaya. Anggaran ini tidak memungkinkan adanya
penyesuaian oleh karena sudah tetap.
2.2. Anggaran Dari Segi Jangka Waktunya
a. Anggaran Jangka Pendek (anggaran taktis)
Anggaran yang dibuat dengan jangka waktu paling lama satu tahun.
Anggaran ini untuk keperluan modal kerja merupakan anggaran jangka
pendek.
b. Anggaran Jangka Panjang (anggaran strategis)
Anggaran yang dibuat untuk jangka waktu lebih dari satu tahun.
Anggaran untuk keperluan investasi barang modal (capital budget).
Anggaran jangka panjang tidak harus berupa anggaran modal.
Anggaran jangka panjang diperlukan sebagai dasar penyusunan
anggaran jangka pendek. Anggaran jangka panjang meliputi :
• Proyeksi penjualan, biaya, dan laba (sales, cost, and
projections).
• Proyek-proyek utama dan penambahan modal (major project
and capital additions).
• Aliran kas dan pembiayaan (cash flow and financing).
• Kebutuhan personil (personnel requirement).