PERENCANAAN

marwansyah@polban.ac.id
Perencanaan (planning)
 Proses penetapan tujuan dan cara-cara
atau tindakan yang tepat untuk
mencapai tujuan.
 A process that involves defining the
organization’s goals, establishing an
overall strategy for achieving those
goals, and developing a comprehensive
set of plans to integrate and coordinate
organizational work.
[Robbins & Coulter,  2012]
Manfaat Perencanaan
[Robbins & Coulter,  2012]

 Planning provides directions for

managers and nonmanagers alike.
 Planning reduces uncertainty by forcing
managers to look ahead, anticipate
change, consider the impact of change,
and develop appropriate responses.
 Planning minimizes waste and
redundancy.
 Planning establishing the goals or
standards that are used in controlling.
TUJUAN (Goals)
 Suatu sasaran atau hasil
akhir yang ingin dicapai
oleh suatu organisasi di
masa depan.
 Goals (objectives) are
desired outcomes or targets.
[Robbins & Coulter,  2012]
Rencana (plans)
 Dokumen yang menentukan kerangka
bagaimana tujuan itu akan terpenuhi.
Rencana meliputi alokasi sumber daya,
jadwal, dan tindakan lain yang
diperlukan untuk mencapai tujuan
tersebut
[Robbins & Coulter,  2012]
Arti Penting Tujuan (1)

 Goals provide a sense of

direction.
 agar individu dan organisasi
tidak berjalan tanpa arah
 Goals focus our efforts.
 prioritas dan komitmen tentang
cara penggunaan sumber daya
yang terbatas
 Goals...
Arti Penting Tujuan (2)

 Goals guide our plans and

decisions.
 acuan bagi rencana &
keputusan
 Goals helps us evaluate our
progress.
 sbg standar/tolok ukur dalam
pengawasan/pengendalian.
Cara Menetapkan Tujuan

1. Specify the goal to be reached or

tasks to be done
Apa yang ingin Anda capai?
 Apakah Anda ingin meningkatkan
penjualan?
 Mengurangi biaya?
 Meningkatkan kualitas?
 Memperbaiki pelayanan kepada
konsumen?
Cara Menetapkan Tujuan
(lanjutan)
2. Specify how the performance will be
measured
Parameter utk mengukur hasil (kinerja):
(a) unit fisik [misal: jumlah produksi, pangsa
pasar, jumlah kesalahan, jumlah barang yg
ditolak dalam pengendalian mutu];
(b) waktu [waktu untuk melayani pelanggan,
penyelesaian suatu proyek, jam masuk,
ketepatan waktu];
(c) uang [laba, penjualan, biaya, anggaran, utang,
pendapatan].
Cara Menetapkan Tujuan
(lanjutan)
3. Specify the standard or target to be
reached
Berdasarkan jenis ukuran yg dipilih dalam
langkah 2, tetapkan derajat kinerja yg akan
dicakup dalam tujuan.
Contoh:
 menghasilkan 40 unit per jam, atau
 mengurangi kesalahan sebesar 2%, atau
 menyelesaikan proyek pada 15 Desember, atau
 menjawab telepon pada deringan ketiga, atau
 meningkatkan penjualan sebesar 10%.
Cara Menetapkan Tujuan
(lanjutan)
4. Specify the time span involved
Agar diperoleh dampak positif terhadap
kinerja, tujuan perlu memuat jangka waktu
tertentu.
Contoh:
 Dalam bidang produksi, tujuan dapat
ditetapkan berdasarkan produksi per jam atau
per hari.
 Dalam bidang jasa, jangka waktunya bisa
berupa waktu pemberian layanan.
Cara Menetapkan Tujuan
(lanjutan)
5. Prioritize the goals
Jika ada beberapa tujuan, maka perlu
ditentukan prioritas, sehingga upaya dan
tindakan dapat diarahkan secara
proporsional berdasarkan tingkat
kepentingan setiap tujuan itu.
Cara Menetapkan Tujuan
(lanjutan)
6. Determine coordination requirements
Sebelum penetapan tujuan diakhiri, penting
untuk mengkaji apakah pencapaian tujuan
ini bergantung pada kerja sama dan
kontribusi orang lain  Jika YA, diperlukan
koordinasi dengan orang lain  koordinasi
horisontal dan koordinasi vertikal.

 Lihat juga Robbins & Coulter, 2012, h. 210-211

4 Pendekatan Dalam
Perencanaan
 The top-down approach.
 The bottom-up approach.
 A mixture of the top-down
and bottom-up approach.
 The team approach.
 PROSES PERENCANAAN

Misi Tujuan Rencan

a
Pencapaia
n Tujuan
(efisiensi
dan
efektivitas
organisasi)

Sumber: Bartol & Martin, Management,  1991.

HIRARKI TUJUAN DAN
RENCANA ORGANISASI (1)
 Tujuan strategis: sasaran/hasil akhir yang
bersifat umum/luas yang ditetapkan oleh
manajemen puncak.
 Tujuan taktis: sasaran/hasil akhir yang
biasanya ditetapkan oleh manajemen madya
untuk departemen/unit tertentu.
 Tujuan operasional: sasaran/hasil akhir yang
ditetapkan oleh manajemen di tingkat bawah
yang menggambarkan hasil spesifik dan
terukur dari pelaksana di tingkat bawah.
HIRARKI TUJUAN DAN
RENCANA ORGANISASI (2)
 Rencana (Plan): cara-cara yang
dirumuskan untuk mencapai tujuan
 Rencana Strategis (Strategic Plans):
rencana untuk mencapai tujuan
organisasi yang bersifat umum
 Rencana Operasional (Operational
Plans): rencana yang berisi rincian
untuk menjalankan atau
mengimplementasikan rencana-rencana
strategis dalam bentuk aktivitas sehari-
hari
HIRARKI TUJUAN DAN
RENCANA ORGANISASI (3)
 Misi: tujuan organisasi yang bersifat
umum/luas atau alasan-alasan
fundamental yang mendasari eksistensi
suatu organisasi.
 Mission Statement : deklarasi yang
bersifat umum/luas tentang tujuan dasar
dan unik dari suatu organisasi, serta
menggambarkan ruang lingkup
kegiatan/operasi yang membedakan
satu organisasi dari organisasi lainnya
yang sejenis.
HIRARKI RENCANA

PERNYATA Pendiri, Dewan Direksi,

AN MISI atau Para Manajer Puncak

RENCANA Manajer Puncak dan

STRATEGIS Manajer Madya

RENCANA Manajer Madya dan

OPERASION Manajer Lini-Pertama
AL
 PERENCANAAN DALAM
HIRARKI ORGANISASI

Perencanaan
MANAJER
Strategis
PUNCAK

MANAJER MADYA

Perencanaan MANAJER TK.

PERTAMA
Operasional

[Robbins & Coulter,  2012]

Perbedaan Rencana Strategis &
Rencana Operasional (1)

 Jangka waktu
 Rencana strategis biasanya
mempunyai jangkauan waktu
bertahun-tahun, bahkan bisa
menjangkau satu dekade.
 Untuk rencana operasional, perioda
waktu yang lazim digunakan adalah
satu tahun atau kurang.
Perbedaan Rencana Strategis &
Rencana Operasional (2)
 Cakupan
 Rencana strategis mencakup rentang
kegiatan organisasi yang luas
(misalnya, aspek pemasaran,
keuangan, dan sumber daya
manusia)
 Rencana operasional memiliki
cakupan yang sempit dan lebih
terbatas (misalnya, rencana
pemasaran saja).
Perbedaan Rencana Strategis &
Rencana Operasional (3)
 Kerincian
 Rencana strategis seringkali dinyatakan
dlm terminologi yg tampak
simplistik/sederhana dan umum. Tetapi,
"keluasan" ini diperlukan utk mengarahkan
orang-orang dlm organisasi utk berpikir
dlm kerangka operasi organisasi scr
keseluruhan.
 Rencana operasional--sebagai turunan dari
rencana strategis--dinyatakan dalam
bentuk yang lebih rinci.
Jenjang Strategi
 Corporate-level strategy: dirumuskan oleh
manajemen puncak utk mewujudkan
kepentingan dan operasi/kegiatan perusahaan
secara keseluruhan.
 Business-unit strategy: dibuat untuk
mencapai tujuan-tujuan sebuah bidang usaha
tertentu (disebut juga line-of-business
strategy).
 Functional-level strategy: dirumuskan oleh
bidang fungsional yang spesifik dalam upaya
untuk menjalankan strategi unit usaha
tertentu.
STRATEGI DAN MANAJEMEN
STRATEGIS
 Strategi  program umum untuk
mendefinisikan dan mewujudkan
tujuan-tujuan organisasi; atau
tanggapan organisasi terhadap
lingkungannya.
 Manajemen Strategis  proses
manajemen yang mencakup upaya-
upaya organisasi untuk menyusun
perencanaan strategis dan kemudian
mewujudkan rencana-rencana itu.
 THE HIERARCHY OF
ORGANIZATIONAL PLANS
GOALS
STRATEGIC
PLANS
Operational
Plans
Untuk aktivitas yg td berulang Untuk aktivitas berulang

SINGLE-USE PLANS STANDING PLANS

PROGRAM POLICIE
S S
BUDGE
PROJECTS TS STANDARD
PROCEDURES &
METHODS
RULES
Sumber: Stoner, et al., Management.  1995
 TYPES OF
PLANS

Keluasan Kerangka Spesifikasi Frekuensi Penggunaan

Waktu

STRATEGI LONG DIRECTION SINGLE USE

C TERM AL
OPERATION
AL SHORT SPECIFIC STANDING
TERM

[Robbins & Coulter,  2005]

Menjalankan Strategi
 Rencana operasional
 Rencana yang memuat rincian yang
diperlukan untuk menerjemahkan
strategi ke dalam operasi atau
kegiatan sehari-hari
 terdiri atas
“single-use plan” dan
“standing plan”
Rencana Operasional
 Single-use plan
 “course of action” yang rinci, yang
digunakan hanya satu kali atau sewaktu-
waktu untuk menyelesaikan masalah yang
tidak terjadi berulang-ulang
 Bentuk-bentuknya …
 Program
 Proyek, dan
 Anggaran
Single-use plan
 Program: mencakup sejumlah aktivitas
organisasi yang relatif besar dan menyatakan
secara spesifik langkah-langkah pokok,
urutan dan waktunya, dan unit yang
bertanggung jawab atas setiap langkah tsb.
 Proyek: porsi atau bagian yang lebih kecil
dan terpisah dari program.
 Anggaran: pernyataan formal yang berbentuk
kuantitatif dari sumber daya yang
dialokasikan bagi program atau proyek
tertentu untuk periode tertentu.
Rencana Operasional
 Standing plan
 rangkaian keputusan yang telah menjadi
ketetapan, yang digunakan oleh para
manajer untuk menangani aktivitas-
aktivitas organisasi yang bersifat reguler
atau berulang
 Bentuk-bentuknya …
 Kebijakan
 Prosedur, dan
 Peraturan
Standing plan
 Kebijakan: berisi pedoman-pedoman
umum untuk membuat keputusan.
 Peraturan: menjelaskan secara rinci
tindakan-tindakan spesifik yang harus
diambil dalam situasi tertentu.
 Prosedur: memuat pedoman rinci
untuk menangani tindakan-tindakan
organisasi yang terjadi secara reguler.
Hambatan Potensial Terhadap
Perencanaan
1. Lingkungan yang berubah secara cepat,
sehingga pembuatan rencana menjadi lebih
sulit karena rencana seringkali harus diubah
atau direvisi.
2. Pandangan di kalangan sebagian manajer
bahwa perencanaan tidak diperlukan.
3. Tekanan pekerjaan sehari-hari terhadap para
manajer, yang dapat mengalihkan perhatian
mereka dari perencanaan, meskipun mereka
percaya bahwa perencanaan itu bermanfaat.
Hambatan Potensial Terhadap
Perencanaan
4. Kurangnya pengetahuan dan
keterampilan para manajer lini tentang
pembuatan rencana.
5. Kadang-kadang, perencanaan efektif
dapat terhambat jika para staf ahli
perencanaan (staff specialists) diberi
peluang untuk mendominasi proses
perencanaan, yang dapat
menyebabkan rendahnya keterlibatan
para manajer yang akan
mengimplementasikan rencana.
Langkah-Langkah Untuk Mengurangi
Hambatan Terhadap Perencanaan

1. Mendorong munculnya
dukungan yang kuat dari
manajemen puncak terhadap
proses perencanaan  manajer
puncak secara pribadi terlibat
dalam proses perencanaan dan
memberi perhatian pada
implementasi rencana.
2. Mengupayakan …
Langkah-Langkah Untuk Mengurangi
Hambatan Terhadap Perencanaan

2. Mengupayakan secara sungguh-sungguh

agar staf perencanaan (corporate planners),
tetap menjalankan peran sbg
fasilitator/pembantu, dan tidak melakukan
perencanaan secara langsung.
3. Sering meninjau ulang (reviewing) rencana,
terutama bila lingkungan cenderung berubah
secara cepat, atau membuat rencana jika ada
beberapa kemungkinan “contingency
planning”.