SISTEM KEARSIPAN

PT ENRE MUDA SEJAHTERA

Disusun sebagai UAS

Mata Kuliah : Manajemen Kearsipan
Dosen Pengampu : Ermina Tiorida, SE., M.Si

Oleh :
Dewi Yanti (195111003)
Karyn Julia Andriani (195111011)
Pinaring Halimatus Nursa’ad (195111019)
Siti Nada Adia (195111027)

KELAS 2AK-A
PROGRAM STUDI D3-AKUNTANSI
JURUSAN AKUNTANSI
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
2020
 i

Kata Pengantar
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan
anugerah-Nya kepada penulis, penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik. Tak
lupa penulis ucapkan terima kasih kepada dosen pengampu Ibu Ermina Tiorida, SE., M.Si
yang telah membimbing penulis dalam proses penyusunan makalah ini. Dan kepada Kak
Adhit yang telah menjadi narasumber atas pembuatan makalah ini.

Pada kesempatan ini penulis membuat makalah berjudul “ Sistem Kearsipan PT

ENRE MUDA SEJAHTERA” yang berisikan rancangan Sistem Kearsipan untuk PT Enre
Muda Sejahtera yang penulis buat berdasarkan pembelajaran di mata kuliah Manajemen
Kearsipan. Penulis harap makalah ini dapat menjadi sumber informasi bagi pembaca dan
juga dapat bermanfaat.

Demikian makalah ini telah penulis susun, semoga dapat dipahami dengan baik.
Adapun penulis sadari bahwa makalah ini memiliki banyak kekurangan, maka dari itu
penulis harap kritik dan saran yang membangun agar penulis menjadi lebih baik lagi
dimasa depan.

Tim Penyusun

Bandung, November 2019

 ii

Daftar Isi
Kata Pengantar...................................................................................................................... i
Daftar Isi............................................................................................................................... ii
BAB I.................................................................................................................................... 1
PENDAHULUAN................................................................................................................. 1
I.1 Latar Belakang Perusahaan..........................................................................................1
I.2 Identifikasi Masalah.....................................................................................................2
I.3 Ruang Lingkup Laporan...............................................................................................2
I.4 Nama dan Alamat Perusahaan......................................................................................2
BAB II.................................................................................................................................. 3
URAIAN PERUSAHAAN/ORGANISASI..............................................................................3
II.1 Kondisi Awal Perusahaan............................................................................................3
II.2 Identifikasi Rancangan................................................................................................4
II.3 Tujuan Rancangan......................................................................................................4
BAB III................................................................................................................................. 6
RANCANGAN PROYEK......................................................................................................6
III.1 Sistem Penyimpanan Arsip.........................................................................................7
III.1.1 Sistem Utama......................................................................................................7
III.1.2 Sistem Pembantu.................................................................................................8
III.2 Prosedur Penyimpanan Arsip.....................................................................................9
III.3 Prosedur Penemuan Kembali Arsip..........................................................................12
III.4 Prosedur Peminjaman Arsip....................................................................................12
III.5 Prosedur Pemeliharaan Arsip...................................................................................13
III.6 Prosedur Penilaian Arsip.........................................................................................15
III.6.1 Tahap Penilaian Arsip.......................................................................................17
III.6.2 Tujuan Penilaian Arsip......................................................................................18
III.7 Prosedur Penyusutan dan Pemusnahan Arsip...........................................................18
III.7.1 Penyusutan Arsip...............................................................................................18
III.7.1 Prosedur Pemusnahan Arsip..............................................................................20
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN...............................................................................23
IV.1 Kesimpulan..............................................................................................................23
IV.2 Saran....................................................................................................................... 23
DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................................24
 BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang Perusahaan
Arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu “Archaea” yang berarti catatan atau dokumen
mengenai masalah pemerintah. Dan “Felum” (Latin) yang berarti kumpulan dari warkat atau
dokumen.

Kearsipan menurut The Liang Gie dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”

adalah cara penyimpanan warkat secara teratur, terencana karena mempunyai suatu
kegunaan dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Manajemen Kearsipan menjadi suatu kebutuhan yang perlu diperhatikan oleh setiap
perusahaan/ instansi. Seiring berjalannya aktivitas perusahaan, terdapat banyak surat masuk
dan keluar yang diproses oleh perusahaan. Dokumen-dokumen tersebut kemudian
diarsipkan agar tetap aman dan mudah ditemukan kembali ketika dibutuhkan lagi. Semakin
besar suatu perusahaan/instansi semakin banyak pula jumlah surat yang diproses sehingga
membutuhkan sistem pengelolaan arsip yang baik. Hal tersebut juga terjadi pada PT.Enre
Muda Sejahtera yang bergerak dibidang konveksi.

Pengelolaan arsip juga harus sesuai dengan aturan Undang-undang Kearsipan.

Seperti arsip aktif, yaitu arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan
pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi. Jika arsip tersebut sudah tidak
digunakan secara terus menerus, maka arsip tersebut akan berubah menjadi arsip inaktif.

Untuk menentukan kapan arsip tersebut dimusnahkan, perlu dibuat jadwal

penyaringan yang mencakup masa penyimpanan. Arsip yang permanen ini biasanya
diserahkan kepada Arsip Nasional RI. Penentuan tentang arsip permanen dilihat dari
beberapa pertimbangan, seperti pertimbangan administrasi, historis, informasi dan
perundang-undangan.

Saat ini, masih banyak perusahaan yang belum menerapkan sistem manajemen
kearsipan karena dinilai kurang memberikan dampak yang besar bagi aktivitas surat
menyurat perusahaan. Salah satunya pada PT.Enre Muda Sejahtera yang masih belum
memiliki sistem pengelolaan arsip. Selama ini perusahaan hanya menerima surat masuk dan
keluar dengan mengisi Google Form atau Google Sheet untuk mengisi database, sehingga
work order dan Google Form otomatis akan masuk ke sistem, tanpa mengelola atau

1
mengarsipkannya. Sehingga perusahaan mengalami kesulitan dalam menemukan berkas
yang dibutuhkan kembali. oleh karena itu, kami mengajukan sistem manajemen kearsipan
kepada PT. Enre Muda Sejahtera untuk mengefektifkan kinerja perusahaan, mempermudah
pencarian berkas.

I.2 Identifikasi Masalah

1. Bagaimana latar belakang berdirinya PT. Enre Muda Sejahtera

2. Bagaimana sistem penataan arsip yang ada saat ini di PT. Enre Muda Sejahtera

3. Apa saja kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan sistem penataan arsip di PT.
Enre Muda Sejahtera

4. Bagaimana solusi yang dapat dilakukan dalam mengatasi permasalahan kearsipan

di PT. Enre Muda Sejahtera

I.3 Ruang Lingkup Laporan

Perencanaan sistem kearsipan yang kami lakukan adalah usaha dalam

bidang konveksi dan produksi peralatan bayi. Ruang lingkup laporan ini terdiri dari

1. Pengumpulan dokumen-dokumen di PT. Enre Muda Sejahtera

2. Membuat sistem arsip di PT. Enre Muda Sejahtera

3. Membuat prosedur penyimpanan arsip di PT. Enre Muda Sejahtera

4. Membuat prosedur penemuan dan peminjaman arsip di PT. Enre Muda Sejahtera

5. Membuat prosedur pemeliharaan PT. Enre Muda Sejahtera

6. Membuat prosedur penilaian PT. Enre Muda Sejahtera

7. Membuat prosedur penyusutan dan pemusnahan PT. Enre Muda Sejahtera

I.4 Nama dan Alamat Perusahaan

Nama Perusahaan : PT. Enre Muda Sejahtera

Alamat : Perumahan Gading Junti Asri Blok P1 No. 45, Sangkanhurip,

Katapang, Kab. Bandung, Jawa Barat.

Jenis Usaha : Manufaktur bidang Konveksi

2
 BAB II
URAIAN PERUSAHAAN/ORGANISASI
II.1 Kondisi Awal Perusahaan.
PT. Enre Muda Sejahtera bergerak dibidang manufaktur. Tidak semua orang yang
usahanya bergerak dibidang konveksi mau mengurus legalitas PT, akan tetapi mereka
memberanikan diri untuk menjadikan usahanya menjadi PT(Perseroan Terbatas) karena
para direksi memiliki visi besar dalam jangka 5 tahun, perusahaannya akan menjadi seperti
garmen.

PT. Enre Muda Sejahtera ini didirikan pada tahun 2018 oleh 3 orang dari kampus
STT Tekstil salah satunya Kak Adhit, mereka mendirikan usaha di bidang konveksi karena
ingin menerapkan ilmu yang mereka peroleh selama di perguruan tinggi, seperti
mempelajari cara perhitungan kain, dan sistem garmen yang diterapkan di konveksi ini.
Awalnya pendiri perusahaan ini terdiri dari 3 orang. Namun, karena ada selisih paham
tersisa 2 orang. Kemudian masuk seorang investor dari bali, sehingga mereka
memberanikan diri untuk mengubah perusahaan ini menjadi Perseroan Terbatas. Perusahaan
ini memiliki karyawan sebanyak 18 orang, terdiri dari 4 orang pegawai tetap yang
membawahi 4 divisi, ada direktur utama, bagian keuangan, bagian marketing, bagian
produksi, selebihnya operator cutting dan operator jahit.

Marketing memprioritaskan bekerjasama dengan para distributor yang mayoritas

berada di daerah Makassar sebagai target utama, Bali, Universitas di Bandung, daerah Jawa
Barat, dan daerah DKI Jakarta. Disaat pandemi ini, banyak usaha yang mengalami kerugian
karena kurangnya pesanan, namun PT Enre Muda Sejahtera salah satu perusahaan yang
beruntung karena masih bisa mendapat orderan untuk membuat APD (alat pelindung diri).
Oleh karena itu, perusahaan ini terbilang cukup sering mendapat surat masuk dan membuat
surat keluar. Dari segi marketing menargetkan lebih dari 10 surat atau proposal yang bisa
masuk ke calon customer. Untuk order, karena di masa transisi mereka menargetkan 3 surat
masuk form order per harinya. Disini Ka Adhit berperan sebagai direktur utama sekaligus
memegang bagian administrasi dan keuangan yg membuat invoice dan tagihan. Di bagian
marketing bertugas membuat proposal dan mengirim email dari perusahaan ke customer dan
vendor.

3
 Perusahaan ini belum memiliki sistem kearsipan yang efektif, surat-suratnya juga
masih dikelola dengan seadanya. untuk soft copy dikelola melalui google form dan google
suite oleh admin dari bagian marketing dan hard copy disatukan dalam lemari.

II.2 Identifikasi Rancangan.

Permasalahan pada PT. Enre Muda Sejahtera adalah belum memiliki sistem
kearsipan sehingga dokumen-dokumen perusahaan tidak tersusun rapi, surat-surat penting
pun sulit ditemukan dan membutuhkan waktu lama untuk mencari arsip tersebut. Seperti
akta tanah, laporan keuangan, nota transaksi penjualan dan pembelian serta kartu persediaan
tidak tersusun dengan rapi. Solusi yang dapat kami berikan terhadap permasalahan di PT.
Enre Muda Sejahtera yaitu :

1. Pemberian informasi mengenai sistem kearsipan yang sudah dirancang sehingga

pegawai PT. Enre Muda Sejahtera dapat terampil dalam pengelolaan arsip.

2. Perlu adanya tempat penyimpanan arsip agar arsip tidak hilang dan mudah
ditemukan saat diperlukan.

3. Perlu dibuat rancangan sistem kearsipan yang sesuai sehingga arsip dapat tersusun
dengan baik dan mudah ditemukan.

II.3 Tujuan Rancangan

Tujuan perancangan ini dibuat yaitu untuk mengelompokan setiap jenis arsip sesuai
dengan jenisnya dan disimpan di tempat yang sesuai dengan standar pengelolaan arsip
nasional sehingga arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman. Memudahkan perusahaan
dalam mengelola arsip seperti menyimpan dan menemukan kembali arsip apabila
dibutuhkan.

Rancangan sistem manajemen kearsipan yang akan kami sesuaikan dengan

kebijakan perusahaan PT. Enre Muda Sejahtera. Dalam proses pengarsipannya, kami akan
menggunakan sistem subjek, kronologis dan sistem abjad.Sistem subjek merupakan suatu
sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan ke dalam
daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi. Sistem subjek
digunakan untuk mengelompokkan arsip menurut pembagian kerja di PT. Enre Muda
Sejahtera.

Sistem Kronologis merupakan sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal,

bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk

4
diperhatikan dari datangnya surat. Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu
dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun
berdasarkan keperluan. Sistem kronologis dipilih untuk arsip di bagian keuangan agar
memudahkan perusahaan untuk mencari surat yang memiliki tanggal jatuh tempo, sehingga
perusahaan tidak melewatkan transaksi yang mendekati tanggal jatuh tempo.

Sistem Abjad merupakan salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan
metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan
berpedoman pada peraturan mengindeks. Sistem abjad digunakan dalam arsip yang berisi
daftar nama pelanggan, pemasok dan karyawan.

5
 BAB III
RANCANGAN PROYEK
Berikut rancangan kearsipan yang akan disusun ;

6
7
III.1 Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat
agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah
disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu
diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata-
tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun
menurut urutan tertentu.

Pada dasarnya ada dua jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem
penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem nama (sering disebut sistem
abjad), sistem geografis, dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan angka
adalah sistem numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik. Pada umumnya sistem
penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem
abjad, sistem numerik, sistem geografis dan sistem subjek

III.1.1 Sistem Utama

Sistem utama merupakan sistem penyimpanan yang menjadi dasar dari penyimpanan
arsip. Sistem utama yang tim penyusun gunakan dalam sistem kearsipan pada PT. Enre
Muda Sejahtera yaitu sistem subjek. Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan
penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek
pada isi surat.

Kelebihan sistem subjek :

1. Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.

2. Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

Kekurangan sistem subjek :

1. Sulit mengklasifikasinya karena terdapat beraneka ragam masalah yang hampir sama
padahal berbeda satu sama lainnya

2. Kurang cocok untuk berbagai jenis surat

Tujuan menggunakan sistem subjek:

1. Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan
seragam

8
 2. Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama, dan
arsip yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan.

3. Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditentukan kembali dan
dikembalikan ke tempat semula.

III.1.2 Sistem Pembantu

Selain sistem utama yang akan diterapkan pada PT.Enre Muda Sejahtera, ada juga
sistem pembantu yang dirancang untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi manajemen
kearsipan. Sistem pembantu yang kita gunakan adalah sistem Kronologis dan Abjad.

A. Sistem Kronologis

Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan pada urutan
waktu, mulai dari tanggal, bulan sampai dengan tahunnya. Tanggal yang dijadikan kode
surat tanggal pembuatan surat atau tanggal penerimaan surat. Sistem ini didasarkan pada
urutan waktu diterima atau waktu dikirimnya surat/dokumen ke luar organisasi. Untuk
keperluan tersebut, keberadaan buku agenda sangat penting karena susunannya harus
didahului dengan pencarian informasi mengenai waktu surat dibuat, atau dikirim melalui
buku agenda. Sistem ini digunakan di bagian administrasi yaitu pada surat masuk, surat
keluar, dan surat penting, di bagian pemasaran yaitu pada MOU, di bagian keuangan yaitu
pada pengeluaran kas, pemasukan kas, dan laporan keuangan, di bagian produksi yaitu pada
BOM atau surat perintah untuk produksi, di bagian kepegawaian yaitu pada daftar hadir
pegawai.

Kelebihan sistem kronologis :

1. Lebih efektif dalam menemukan arsip jika akan dibutuhkan kembali dikarenakan
diurutkan berdasarkan Tanggal / waktu kronologis.

2. Agar tidak melewatkan surat-surat atau dokumen transaksi yang memuat tanggal
jatuh tempo.

Kekurangan sistem kronologis :

1. Tidak cocok untuk organisasi besar, sedangkan PT. ENRE MUDA SEJAHTERA
tergolong kedalam organisasi yang cukup besar

2. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam

menyebutkan masalah/perihal arsip tersebut

9
 3. Orang yang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan

4. Tidak semua unit pengolah dalam organisasi itu cocok menerapkan sistem ini

5. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat
murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad

B. Sistem Abjad

Sistem Abjad merupakan salah satu dari beberapa sistem penyimpanan arsip, selain
sistem abjad, dikenal juga sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, juga sistem wilayah.
Setiap sistem ini pun memiliki keunggulan dan kelemahannya namun untuk menentukan
sistem penyimpanan apa yang hendak digunakan hendaknya berdasarkan kebutuhan
masing-masing perusahaan. Sistem Abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan paling
banyak digunakan. Disebut sistem langsung (direct filing system) karena dapat langsung
mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks. Sistem ini digunakan pada bagian
pemasaran yaitu pada daftar pelanggan dan daftar pemasok, di bagian keuangan pada daftar
gaji, di bagian kepegawaian pada daftar pegawai.

Kelebihan sistem abjad :

1. Lebih mudah untuk menemukan nama perusahaan / perorangan karena sudah

diurutkan berdasarkan abjad.

2. Dapat meminimalisir kesalahan dalam penyimpanan dokumen.

Kekurangan sistem abjad

1. Pencarian dokumen nama untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya

2. Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama
pengirimannya akan terpisah dalam penyimpanannya

3. Banyak orang yang memiliki nama sama sehingga harus lebih teliti karena kalau
tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan arsip kembali

III.2 Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan
sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Dalam prosedur penyimpanan
arsip, dokumen perlu dicatat, diberkaskan, disimpan dan dikembalikan untuk keperluan
pemakai. Kegiatan tersebut tentunya memerlukan perlengkapan dan peralatan penyimpanan
beserta prosedur pengelolaannya.

10
11
1. Memeriksa

Surat atau dokumen lainnya disimpan dan diperiksa apakah dokumen yang
bersangkutan memang sudah layak disimpan atau masih dalam pemrosesan. Tanda siap
disimpan, biasa disebut juga dengan istilah relasemark baik dalam bentuk stempel, paraf,
atau tanda file lainya yang perlu diteliti oleh petugas. Pemeriksaan ini penting karena
bilamana terjadi petugas tidak teliti dalam memeriksa dan menyimpan surat yang
seharusnya diteruskan atau distribusikan kepada unit lain untuk diproses , maka terjadilah
apa yang disebut surat “hilang”. Dengan begini akan timbul kekacauan antar petugas yang
saling menyalahkan sewaktu surat ditanyakan pimpinan.

2. Mengindeks

Mengindeks adalah proses menemukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau
dokumen untuk kepentingan penyimpanan. Di dalam pekerjaan diharapkan petugas dapat
menentukan subjek surat tidak hanya berdasarkan subjek yang tertulis pada perihal surat.
Dari indeks ini, petugas dapat melihat daftar klasifikasi subjek untuk mengetahui istilah
yang bersangkutan secara lebih rinci.

3. Mengkode

Mengkode adalah memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan kata-kata di atas kertas
surat yang bersangkutan dengan tulisan tersebut petugas dapat menyortir ataupun
menempatkan surat sesuai dengan subjek yang benar. Atau berdasarkan kode tersebut
petugas dapat menempatkan (menyimpan) surat yang dikembalikan dari peminjaman
tempatnya, tanpa mengalami kesukaran karena kode penyimpanannya sudah ada.

4. Menyortir

Menyortir adalah mengelompokan surat terlebih dahulu untuk memudahkan pekerjaan

penempatanya di tempat penyimpanan. Dengan adanya penyortiran, surat-surat disimpan
bergiliran kelompok demi kelompok. Jika surat yang akan disimpan hanya sedikit maka
tidak perlu disortir terlebih dahulu, karena dapat dilakukan penyimpanan sekaligus secara
mudah.

5. Menempatkan

Dalam sistem subjek pengelompokan arsip atau dokumen berdasarkan subjek atau pokok
masalah. Petunjuk yang dipergunakan untuk map, laci lemari arsip, map ordner, rap arsip,
dan lain-lain sarana penyimpanan arsip, berupa istilah subjek. Istilah tersebut dimulai dari

12
kelas utama, kelas, sub kelas, sub-sub kelas, tergantung jumlah surat dari subjek
bersangkutan yang disimpan dengan pengelompokkan yang lebih terperinci. Apabila alat
yang digunakan untuk menyimpan adalah map gantung dalam lemari arsip, surat mula-mula
ditempatkan dalam map dengan label subjek utama. Apabila suratnya banyak subjek utama
menjadi label laci. Apabila dokumen yang disimpan sangat banyak, almari arsip dapat
berlabelkan subjek utama. Agar mudah dipahami, diambil contoh sederhana yakni
penyimpanan dengan map gantung. Misalnya, subjek personalia terdiri atas tingkatan-
tingkatan sebagai berikut. (1) Subjek utama=Personalia; (2)subjek=Penerimaan; (3)sub
subjek=Sarjana; sub-sub subjek=Pertanian.

Dalam melaksanakan prosedur pelaksanaan penyimpanan arsip perlu adanya alat--

alat yang digunakan untuk penyimpanan arsip menurut A.W. Widjaja, (1993:112118),
antara lain:

1. Folder (map) adalah semacam map tetapi tidak mempunyai daun penutup

2. Guide (petunjuk dan pemisah) merupakan petunjuk tempat berkas

berkas arsip disimpan,dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara
berkas berkas tersebut.

3. Tickler file (berkas pengingat) Alat ini semacam kotak yang

dipergunakan untuk menyimpan kartu kartu pinjam arsip.

4. Filling Cabinet (lemari arsip) digunakan untuk menempatkan folder

yang telah berisi naskah naskah atau dokumen bersama dengan guide
guidenya.

5. Rak Arsip untuk menyimpan berkas atau dokumen tidak berbeda

dengan rak untuk menyimpan buku buku pada perpustakaan.

6. Kartu Kendali dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10x15 cm.

7. Kartu Pinjam Arsip dipergunakan untuk pinjam arsip.

13
III.3 Prosedur Penemuan Kembali Arsip
Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip akan tampak jelas apabila semua arsip
yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali dan mudah dikembalikan ke tempat semula.
Penemuan kembali arsip saat diperlukan dapat dilakukan dengan cara mengecek dan
mengambil pada tempat penyimpanan arsip berdasarkan sistem penyimpanannya. Apabila
arsip dapat ditemukan dengan mudah itu menandakan perusahaan memiliki sistem
penyimpanan arsip yang baik dan benar. Karena menemukan kembali, juga berarti
memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok
berkas apa arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara
mengambilnya. Menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan arsip dalam
bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung didalamnya. Oleh
karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengan keakuratan sistem
pemberkasan atau penyimpanannya.

Prosedur penemuan kembali arsip di PT. Enre Muda Sejahtera adalah sebagai berikut :

1. Menentukan jenis surat yang dibutuhkan

2. Mencocokan pokok masalah pada kartu kendali, jika kartu kendali tidak ditemukan
dapat dilihat pada kartu lembar peminjaman arsip

3. Mengetahui kode arsip yang dicari dengan melihat kartu indeks, yaitu kartu petunjuk
atau tanda pengenal untuk mempermudah dalam menentukan tempat penyimpanan
arsip. Dengan demikian ketika kita memerlukan suatu arsip maka untuk
mempermudah penemuannya, digunakannya indeks.

4. Arsip yang dicari dapat ditemukan,

III.4 Prosedur Peminjaman Arsip

Peminjaman arsip pada PT ENRE MUDA SEJAHTERA masih terbatas hanya dalam
ruang lingkup internal perusahaan disebabkan oleh kapasitas perusahaan yang belum terlalu
besar.

Berikut prosedur peminjaman arsip :

1. Menentukan dokumen yang dibutuhkan.

2. Menetapkan Kode berdasarkan nama atau judul yang telah di indeks.

14
 3. Peminjam mengisi bon pinjaman rangkap 3 dan ditandatangani oleh peminjam. 11 a.
Lembar pertama (asli) dijadikan sebagai pengganti arsip yang dipinjam dan
ditempatkan dalam folder yang disebut dengan istilah out slip. Bila dipinjam 1 map,
maka map pengganti arsip yang dipinjam disebut out folder. b. Lembar kedua
diberikan kepada peminjam arsip. c. Lembar ketiga dijadikan sebagai bukti arsip
yang dipinjam, oleh arsiparis pada unit kearsipan dan ditempatkan pada berkas
peringatan yang disusun berdasarkan tanggal pengembalian.

4. Petugas mencari arsip yang akan dipinjam

5. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan out slip.

6. Penyerahan arsip kepada peminjam.

7. Ketika menerima kembali arsip tersebut bersama bon pinjaman dari peminjam arsip,
tempatkan kembali arsip pada tempat penyimpanan nya dan mencabut bon pinjaman
dari out slip dan dirobek Sedangkan bon pinjaman dari unit kearsipan disimpan
sebagai bahan pertimbangan untuk menilai arsip pasif atau semi pasif.

III.5 Prosedur Pemeliharaan Arsip

Prosedur pemeliharaan arsip merupakan usaha–usaha yang dilakukan berupa
melindungi, mengatasi, dan mencegah dengan tujuan menyelamatkan arsip–arsip beserta
informasi (isinya) serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang
sebenarnya. Usaha dalam pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu
memelihara tempat penyimpanan arsip, PT ENRE MUDA SEJAHTERA dapat menyimpan
arsip dalam ordner yang dapat diganti secepatnya ketika sudah terlihat rusak dan disimpan
di lemari yang tidak lembab.

Pemeliharaan arsip itu sendiri, melakukan pembersihan arsip dari debu debu yang
menempel pada map menggunakan kemoceng dan melakukan penataan ulang setiap ada
tambahan arsip baru secara terjadwal. 12 Perawatan arsip itu sendiri dapat dilakukan dengan
cara:

1. Penjilidan yaitu memperbaiki atau mereparasi kembali arsip-arsip dalam

bentuk buku atau bendelan yang rusak agar arsip tidak bercerai berai.

2. Menambal dan Menyambung yaitu mengisi lubang-lubang dan bagian bagian

yang hilang pada kertas, dengan menggunakan kertas tisu, perekat dan sarana
lainnya

15
 3. Laminasi yaitu menutup satu lembar kertas diantara dua lembar bahan
penguat agar arsip lebih aman

4. Enkapsulasi melapisi setiap ,lembar kertas dengan menggunakan dua lembar

film plastic polyester yang pada bagian pinggir plastik direkatkan dengan
bantuan cellotape

Pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip harus dilakukan mengingat kertas sangat
rentan terhadap berbagai macam faktor kerusakan. Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh
hal-hal berikut ini:

a. Faktor biologis

Faktor biologis adalah faktor perusak arsip yang dilakukan oleh jamur atau serangga.
Berikut ini hal yang sering menjadi penyebab rusaknya arsip oleh jamur dan serangga.

1. Jamur Penyebab tumbuhnya jamur adalah bakteri. Jamur tumbuh di tempat

yang lembab dan gelap. Jamur mengakibatkan kertas menjadi coklat, kuning
dan berbintik, perekat kertas menjadi rusak, dan kertas menjadi lengket
antara satu dengan lainnya

2. Serangga Serangga sering ditemukan pada tempat yang gelap dan membuat
sarang pada tumpukan arsip sehingga dapat merusak jilid dan buku, merusak
kertas, foto dan label. Contoh serangga yaitu rayap, ngengat

b. Faktor Fisik

Yang termasuk faktor fisik yaitu :

1. Cahaya Penyebab ultraviolet dapat merusak kertas tekstil dan lukisan, dan
kertas menjadi pudar warnanya

2. 2) Panas Panas yang tinggi membuat kertas menjadi kering, mudah patah,
dan rapuh.

3. 3) Air Uap air menyebabkan kertas menjadi rusak dan basah sehingga
mendorong tumbuhnya jamur yang dapat menyebabkan kerusakan arsip

c. Faktor Kimiawi

Zat kimia yang ada didalam ruang penyimpanan arsip dan arsip itu sendiri juga dapat
menyebabkan rusaknya arsip. Contohnya CO2 (karbon dioksida) dan CO (karbon

16
monoksida). Kertas yang baik adalah kertas yang memiliki keasaman (ph)7, semakin rendah
ph semakin banyak asamnya sehingga kertas akan cepat rusak.

d. Faktor Bencana

Bencana alam yang sering terjadi seperti gempa bumi, banjir bandang, gunung
meletus, dan tsunami. Namun ada pula bencana yang diakibatkan ulah manusia yaitu,
kebakaran, kerusuhan, peledakan, perang dan lain sebagainya.

III.6 Prosedur Penilaian Arsip

Penilaian Arsip/Appraisal adalah merupakan satu proses untuk menentukan nilai
guna dokumen-rekod dan kemudian menentukan musnah atau permanen berdasarkan
pertimbangan nilai guna administrasi, hukum, dan kegunaan fiskal;nilai guna informasional
dan hubungannya dengan arsip lainnya.

Menilai arsip merupakan kegiatan yang bermuatan wawasan keilmuan, baik

mengenai administrasi, manajemen informasi maupun sejarah. Penilaian mencakup fungsi
dalam penyelesaian kegiatan, kualitas informasi, pertimbangan biaya penyimpanan dan
implikasi terhadap kebijakan instansi/lembaga pencipta arsip.

Konsep yang mendasari penilaian arsip adalah nilai guna arsip. Nilai guna tersebut
ditentukan oleh pengguna arsip sejak arsip tersebut tercipta, baik oleh instansi penciptanya
maupun oleh negara, sehingga dilakukan pemisahan antara nilai guna primer dan nilai guna
sekunder sebagai berikut :

1. Nilai guna primer

Nilai guna primer adalah nilai arsip didasarkan pada kegunaan arsip bagi
kepentingan penciptanya, dalam rangka pelaksanaan fungsi-fungsinya baik pada masa
kini atau masa yang akan datang, nilai guna primer mencakup :

a. Nilai guna Administrasi

Nilai guna administrasi adalah nilai guna arsip yang kegunaannya dilihat dari
tanggung jawab pelaksanaan tanggung jawab kedinasan lembaga/instansi pencipta
umumnya mempunyai nilai guna tinggi dan perlu disimpan lebih lama. Pada
umumnya nilai guna administratif berkaitan dengan penyelesaian tanggung jawab
yang menjadi isi/materi informasi masing-masing arsip. Arsip dianggap telah selesai
tanggung jawab administratif jika

17
 1) Pelaksanaan kegiatan telah diselesaikan

2) Substansi informasi telah selesai dipertanggungjawabkan secara formal.

Contohnya, pengelolaan pegawai, pemeliharaan fasilitas kantor, pengelolaan gedung,

kendaraan, dan lain-lain.

b. Nilai guna Hukum

Nilai guna hukum berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan yang berisikan
bukti-bukti kewajiban dan hak secara hukum baik bagi instansi penciptanya maupun
warga negara dan pemerintah. Secara terinci dapat dikatakan bahwa nilai guna hukum
berakhir apabila

1) Ketentuan hukum telah dipenuhi/diselesaikan.

2) Masa berlaku telah kadaluarsa.

3) Telah dipertanggungjawabkan secara yuridis formal.

Contohnya, Keputusan/Ketetapan, perjanjian, bahan bahan peradilan, hak paten,

kontrak, klaim dan sebagainya.

c. Nilai guna Fiskal atau Keuangan

Nilai guna fiskal adalah arsip yang memiliki informasi yang menggambarkan
bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi dan dibelanjakan. Arsip jenis ini dapat
saja berupa arsip yang menunjukkan bagaimana pengeluaran direncanakan. Dapat
juga berupa rencana anggaran belanja, pertanggungjawaban keuangan, pembukuan,
laporan keuangan, laporan pemeriksaan keuangan, dan sebagaimana. Nilai guna fiskal
akan berakhir jika transaksi finansialnya selesai dipertanggungjawabkan. Beberapa
contoh arsip bernilai guna fiskal antara lain adalah : DIK, DIP, Perencanaan
Keuangan, Investasi, dan lain lain.

d. Nilai guna Ilmiah dan Teknologi

Nilai guna pada arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil/akibat
penelitian murni atau penelitian terapan. Arsip yang disimpan termasuk arsip hard
copy (net konsep) beserta seluruh catatan proses perbaikan/koreksi (historical draft),
mulai naskah awal hingga naskah format terakhir. Yang perlu diperhatikan bahwa
arsip tersebut merupakan bukti kreasi prestasi intelektual yang merupakan rekaman

18
 gagasan original dan merupakan penemuan baru sehingga wajib dilestarikan sebagai
arsip bernilai guna permanen.

2. Nilai guna Sekunder

Arsip yang bernilai guna sekunder adalah arsip yang didasarkan kepada kegunaan
arsip bagi kepentingan skala luas mencakup instansi penciptanya dan instansi/lembaga lain
dan atau kepentingan umum atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan.

a. Nilai Guna Evidential (Keberadaan)

Nilai guna keberadaan (evidential) terdiri dari jenis-jenis yang berisikan bukti
keberadaan suatu organisasi atau lembaga, serta bukti prestasi intelektual di instansi
yang bersangkutan. Contohnya, laporan penelitian, design karya ilmiah yang bersifat
original, proposal pendirian lembaga dan struktur organisasi.

b. Nilai Guna Informasional

Nilai guna informasional dilihat dari isi informasi yang terkandung dalam arsip itu
bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan, yaitu informasi
mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya yang terkait
dengan peristiwa/ kasus yang bermakna nasional.

c. Nilai Guna Intrinsik

Nilai guna intrinsik adalah nilai yang melekat (inheren) pada karakteristik dokumen
karena beberapa faktor keunikan yang dikandungnya seperti usia, isi, pemakaian
kata-kata, seputar penciptanya, tanda tangan, cap atau stempel yang melekat. Untuk
arsip yang memiliki nilai guna intrinsik ini perlu disimpan bentuk fisik aslinya
secara permanen.

III.6.1 Tahap Penilaian Arsip

Proses penilaian dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

1. Deskripsikan setiap folder/naskah yang sekurang kurangnya memuat informasi

mengenai jenis kegiatan, jenis transaksi, isi informasi, dan kurun waktu transaksi.

2. Himpun kartu deskripsi/folder/naskah dari kegiatan yang sama dalam satu berkas. .

3. Himpun berkas dalam satu seri arsip. .

4. Lakukan penilaian untuk tiap seri, baik dari aspek fungsi maupun informasinya.

19
III.6.2 Tujuan Penilaian Arsip
1. Menentukan jangka waktu arsip

2. Menentukan arsip yang akan dimusnahkan setelah tidak bernilai guna lagi

3. Menentukan arsip permanen yang akan ditetapkan bernilai permanen bagi lembaga
penciptanya (arsip vital)

4. Menentukan arsip yang akan diserahkan ke ANRI (arsip statis)

Jadi pada intinya penilaian arsip merupakan penentuan kegiatan untuk memisahkan
arsip-arsip ke dalam dua kategori :

1. Arsip yang bernilai guna permanen yang harus terus disimpan.

2. Arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera di
kemudian hari.

III.7 Prosedur Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

III.7.1 Penyusutan Arsip
Penyusutan adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan
arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki
nilai guna, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan.(UU Nomor 43/2009 Psl 1
No.23).

Penyusutan arsip yang pada dasarnya adalah upaya untuk mengurangi jumlah arsip
dengan tujuan efisiensi dan penghematan bagi pemiliknya.

Penyusutan menyangkut hal-hal sebagai berikut :

a. Pemusnahan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna primer maupun nilai guna
sekunder.

b. Memindahkan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah sangat jarang (inaktif)

dari unit kerja ke records centre (tempat penyimpanan arsip inaktif).

c. Menyerahkan arsip bernilai historis, tetapi tidak bernilai guna primer ke badan yang
berwenang (Arsip Nasional).

d. Mengalihmediakan dari arsip kertas ke media lain (misal mikrofilm, CDROM, DLT,
dan sebagainya).

20
Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Di dalam prosedur penyusutan berdasarkan JRA (Jadwal Retensi Arsip) baik yang berupa
pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan tertuang ketentuan umum antara lain :

a. Pelaksanaan penyusutan dilaksanakan setelah retensi arsip berakhir

b. Penyusutan dilaksanakan maksimal 30 hari setelah retensi arsip berakhir

c. Pemusnahan arsip harus dilakukan secara total baik fisik maupun informasinya

d. Penyusutan dalam bentuk apapun harus dibuat daftar arsipnya

Tujuan Penyusutan Arsip

secara umum dapat disarikan tujuan penyusutan arsip adalah:

1. Penghematan dan efisiensi

Tujuan manajemen arsip adalah efisiensi, baik ruang penyimpanan, sumber daya
kearsipan, waktu pelayanan maupun biaya operasional tanpa mengurangi keharusan
untuk mewujudkan tujuan akhir, yaitu mampu memberikan informasi yang tepat
kepada orang/pengguna yang tepat dalam waktu yang cepat dan digunakan untuk
kepentingan yang tepat.

2. Pendayagunaan arsip

Bagaimana kaitan antara penyusutan arsip dan pendayagunaan arsip. Kondisi

menumpuknya arsip mencerminkan bahwa arsip dan informasinya belum dikelola
dengan baik. Sebelum arsip dapat didayagunakan, terlebih dahulu harus ditata
berdasarkan informasinya agar memudahkan penemuan kembali arsip apabila akan
dipergunakan atau didayagunakan untuk kepentingan dinas/perusahaan.

3. Pengawasan arsip yang bernilai guna tinggi

Pengawasan arsip yang bernilai guna tinggi dapat dilakukan secara intensif dengan
melakukan penyusutan arsip karena penyusutan arsip sudah melewati ‘filter’
penilaian sehingga arsip bernilai guna tinggi dapat terdeteksi dengan penilaian
terhadap arsip tersebut.

4. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi

21
 Dengan kondisi arsip yang tersebar dan tidak dikelola dengan baik besar
kemungkinan identitas organisasi pun tidak dapat diketahui di masa ini. Ironisnya,
arsip sebagai bukti kegiatan setiap organisasi ini akan mudah terlupakan atau bahkan
terhapus oleh waktu karena tidak dapat diselamatkan. Penyusutan arsip secara
terprogram dan berkesinambungan akan menjawab permasalahan dan memberikan
solusi yaitu menjamin terselamatkannya arsip/rekaman informasi bukti dari berbagai
kegiatan, keputusan dan kebijakan, saran dan proses dari suatu kegiatan organisasi

5. Memenuhi persyaratan hukum

Peraturan perundang-undangan telah mengatur tentang penyusutan arsip, yakni yang

terdapat dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan
Arsip maupun Peraturan Pemerintah Nomor 87 tentang Tata Cara Pemusnahan dan
Penyerahan Dokumen Perusahaan. Dengan memenuhi ketentuan peraturan
perundang-undangan tersebut telah melaksanakan persyaratan hukum dalam
pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip.

III.7.1 Prosedur Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah kegiatan penghapusan arsip yang tidak memiliki nilai guna
dan tidak dibutuhkan lagi oleh perusahaan. Pemusnahan arsip diatur dalam Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2003 tentang Kearsipan yaitu dengan cara dibakar, dicacah menjadi
bagian kecil-kecil, dikubur dalam lubang, pulping, penggunaan bahan kimia dan cara-cara
lain yang memenuhi kriteria yang disebut dengan istilah musnah.

Prosedur pemusnahan arsip :

1. Penyeleksian Arsip.

Penyeleksian arsip adalah kegiatan mencermati daftar arsip dan memverifikasi arsip
inaktif berdasarkan JRA dengan cara mencocokan daftar arsip yang dinyatakan musnah
dengan JRA yang telah dimiliki. Kegiatan penyeleksian dimaksud merupakan pekerjaan
yang melekat dengan tugas fungsi unit kearsipan.

2. Pembuatan daftar arsip usul musnah.

Pembuatan daftar arsip yang akan dimusnahkan adalah kegiatan mencantumkan

arsip hasil penyeleksian dalam formulir daftar arsip usul musnah. Daftar arsip usul musnah
dimaksud berisi informasi tentang :

22
 a) Nomor urut

b) Jenis arsip

c) Tahun

d) Jumlah

e) Tingkat perkembangan

f) Keterangan

3. Melakukan penilaian, persetujuan dan pengesahan terkait daftar arsip yang

akan dimusnahkan.

Penilaian arsip merupakan tindakan yang dilakukan oleh tim/panitia yang berupa
kajian terhadap arsip yang akan dimusnahkan. Tindakan ini bertujuan untuk lebih
meyakinkan bahwa arsip yang sudah dinyatakan musnah dalam JRA (jadwal retensi arsip)
benar-benar sudah waktunya untuk dimusnahkan karena tidak lagi digunakan baik oleh
pemilik maupun oleh pihak lain, tidak ada peraturan yang melarang, dan tidak terkait
dengan suatu perkara baik yang sedang berlangsung maupun yang dimungkinkan kelak akan
muncul.

4. Membuat berita acara pemusnahan arsip.

Sebelum mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang dilarang keras siapapun
melaksanakan pemusnahan. Pelanggaran terhadap larangan tersebut akan dikenakan sanksi
sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 tahun 2009 pasal 86 yang
menyatakan bahwa “ Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur
yang benar dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh)tahun atau denda paling
banyak Rp. 500.000.000,- (lima ratus juta rupiah)”. Untuk menghindari terjadinya
pemusnahan arsip tanpa persetujuan, maka perlu dibuat berita acara.

5. Melaksanakan pemusnahan arsip

Yang terakhir adalah pemusnahan arsip setelah mendapatkan persetujuan dari

pejabat yang berwenang. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara dibakar,
dihancurkan dalam mesin penghancur kertas, dilarutkan dalam larutan kimia atau cara-cara
lain yang diatur dalam UU Kearsipan no 43 tahun 2003.

23
Kewenangan Pemusnahan Arsip.
Pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah dibedakan menjadi dua yaitu:

1. Pemusnahan arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun. Arsip yang retensinya
dibawah 10 tahun pemusnahannya menjadi kewenangan SKPD (Satuan Kerja
Perangkat Daerah) yaitu badan, dinas, kantor, dan lain-lain yang secara teknis
dilaksanakan oleh Unit Kearsipan yaitu sekretariat atau Bagian Tata Usaha.
Pemusnahan arsip di Satuan Kerja Perangkat Daerah baru boleh dilakukan oleh
pimpinan SKPD setelah mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang yaitu
Gubernur atau Bupati/Walikota.

2. Pemusnahan arsip yang retensinya lebih dari 10 tahun. Arsip yang retensinya 10
tahun ke atas pemusnahannya menjadi kewenangan LKD (Lembaga Kearsipan
Daerah) yaitu instansi yang memiliki fungsi pembinaan kearsipan dan pengelolaan
arsip inaktif yang memiliki retensi minimal 10 (sepuluh) tahun. Pemusnahan arsip
baru boleh dilakukan oleh Kepala LKD apabila telah mendapat persetujuan dari
pejabat yang berwenang yaitu Kepala Arsip Nasional RI.

Tujuan Pemusnahan Arsip.

1. Efisiensi. Pemusnahan arsip dilakukan untuk membersihkan arsip-arsip yang sudah
tidak terpakai supaya tempat penyimpanan arsip tidak penuh dan arsip-arsip baru
bisa disimpan di tempat tersebut.

2. Efektivitas kerja. Tujuan pemusnahan arsip dilakukan agar arsip-arsip yang tidak
terpakai tidak mengganggu kinerja karyawan dalam mengelola arsip-arsip baru yang
masih terpakai.

3. Keamanan. Tujuan pemusnahan arsip salah satunya untuk menyelamatkan informasi

arsip itu sendiri dari pihak- pihak yang tidak berhak untuk mengetahuinya.

24
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
IV.1 Kesimpulan
Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan
berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perorangan
dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam,
buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan
keputusan.

PT ENRE MUDA SEJAHTERA memiliki kekurangan dalam hal

penyimpanan arsip, sehingga ketika akan mencari arsip surat untuk keperluan
pembuatan keputusan atau pembuktian suatu transaksi, PT ENRE MUDA
SEJAHTERA sulit untuk menemukan kembali arsip-arsipnya. Maka dari itu penulis
membantu PT ENRE MUDA SEJAHTERA dalam membuat sistem kearsipan.

Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber

informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip
yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan.

Penulis menggunakan beberapa sistem kearsipan diantaranya sebagai berikut;

sistem subjek sebagai sistem utama dan sistem kronologis serta sistem abjad sebagai
subsistem dengan harapan penemuan kembali arsip dalam PT ENRE MUDA
SEJAHTERA menjadi lebih mudah dan efisien dan penulis merasa ketiga sistem
tersebut merupakan sistem yang tepat untuk kebutuhan sistem arsip PT ENRE
MUDA SEJAHTERA.

IV.2 Saran
Setelah membuat sistem kearsipan untuk sebuah perusahaan dengan terlebih
dahulu memahami tentang pengelolaan sistem kearsipan yang baik dan dengan telah
menerapkan sistem kearsipan yang sesuai dengan standar yang telah ditetapkan,
penulis berharap pembaca dapat juga memahami tentang kearsipan dan dapat
menerapkannya, sehingga di masa depan penemuan kembali arsip dapat dilakukan
dengan cepat dan mudah.

25
 DAFTAR PUSTAKA

Badri Munir Sukoco, 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Jakarta : Erlangga.

Widjaja, A.W. 1993. Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar, Edisi

Revisi. Jakarta : Raja Grafindo Persada.

The, Liang Gie. 1932. Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Liberty

Apriliani. (2019, November Minggu). Sistem Penyimpanan Arsip. Diambil kembali

dari http://mynewsriapriliani.blogspot.com/2016/03/sistempenyimpananarsip-1.html

ANRI. (2001). Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2003 tentang Kearsipan

Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 pasal 86 tentang Kearsipan

26