Perancang Sistem Kearsipan di Perusahaan Tumpukbaju

Tugas ini dibuat untuk memenuhi Penilaian UAS Mata Kuliah Manajemen Kearsipan pada
semester 2
Dosen Pengampu : Ermina Tiorida, SE., M.Si
Tahun Ajaran, 2021

Disusun oleh :
Ghiffary Fauzan (205211042)
Raihana Rahiela (205211052)
Vania Tusyadiyah (205211063)

1B – ABS
D3 Administrasi Bisnis
Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung
Juli 2021
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat
limpahan Rahmat dan Karunia-nya sehingga kami dapat menyusun laporan “Perancang Sistem
Kearsipan di Perusahaan Tumpukbaju” ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Hasil laporan
ini dibuat untuk memenuhi penilaian UAS mata kuliah Manajemen Kearsipan yang diampu
oleh Ibu Ermina Tiorida, SE., M.Si.

Kami mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu kami untuk
Menyusun laporan ini sehingga laporan ini dapat terselesaikan dengan baik.

Akhirnya kami menyadari, bahwa laporan ini masih jauh dari kata sempurna. Sehingga,
penulis mengharapkan saran dan kritik dari pembaca. Semoga laporan ini dapat bermanfaat
bagi pembaca dari semua kalangan.

Bandung, 30 Juni 2021

Penulis,

1
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ....................................................................................................... 1

DAFTAR ISI...................................................................................................................... 2
BAB I .................................................................................................................................. 3
PENDAHULUAN ............................................................................................................. 3
I.1 Latar Belakang ........................................................................................................ 3

I.2 Identifikasi Masalah ................................................................................................ 4

I.3 Ruang Lingkup Laporan ........................................................................................ 5

I.4 Nama dan Alamat Perusahaan............................................................................... 5

BAB II ................................................................................................................................ 7
URAIAN PERUSAHAAN/ORGANISASI ..................................................................... 7
II.1 Kondisi Awal Perusahaan ..................................................................................... 7

II.2 Identifikasi Rancangan.......................................................................................... 7

II.3 Tujuan Rancangan ................................................................................................ 8

BAB III............................................................................................................................... 9
RANCANGAN PROYEK ................................................................................................ 9
III.1 Sistem Penyimpanan : Sistem Utama; Sistem Pembantu; Sub-Sub Sistem.... 9

III.2 Prosedur Penyimpanan Arsip Sesuai Sistem Yang Dipakai .......................... 12

III.3 Prosedur Penemuan Arsip................................................................................. 13

III.4 Prosedur Peminjaman Arsip ............................................................................. 13

III.5 Prosedur Pemeliharaan Arsip ........................................................................... 14

III.6 Prosedur Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ................................................ 15

BAB IV ............................................................................................................................. 16
PENUTUP ........................................................................................................................ 18
IV.1 Kesimpulan ......................................................................................................... 18

IV.2 Saran .................................................................................................................... 18

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................... 19

2
 BAB I

PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Pengelolaan kearsipan pada dasarnya merupakan salah satu kegiatan yang ditujukan
untuk mengelola segala dokumen-dokumen yang ada dalam suatu organisasi atau instansi yang
dapat digunakan sebagai penunjang aktivitas organisasi tersebut dalam mencapai tujuannya.
Terkait dengan pengelolaan kearsipan di Indonesia diatur dalam Undang-undang Republik
Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menerangkan bahwa yang dimaksud
dengan kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

Pada dasarnya arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Dari uraian di atas, maka dapat diketahui arti pentingnya kearsipan yaitu mempunyai
jangkauan yang amat luas. Di mana kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan,
sumber informasi serta sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatannya baik pada kantor-kantor lembaga
negara dan swasta. Dalam proses penyajian imformasi agar pimpinan dapat membuat
keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik
di bidang kearsipan. Suatu lembaga baik itu lembaga negara atau swasta tidak akan sanggup
memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika lembaga tersebut tidak
memiliki manajemen kearsipan yang baik dan teratur. Arsip dapat dikatakan suatu sistem 3
dimana satu sama yang lain saling berkaitan dalam satu ikatan yang utuh, karena arsip dapat
menunjang suatu program kegiatan organisasi, baik dari segi perencanaan, pelaksanaan
maupun pengendalian tugas organisasi yang bersangkutan.

Latar belakang perusahaan Tumpukbaju, awal mula mendirikan usaha thrift ini pada
bulan mei 2020, saat pandemi covid datang dibarengi dengan belum memiliki kegiatan pada
saat itu dikarenakan baru lulus SMA saya mengajak kakak saya untuk berbisnis, lalu kakak
saya menyarankan bisnis thrifting alasannya karena thrifting ini sedang booming atau naik

3
sejak bulan januari 2020, akhirnya memulai bisnis thrifting awal memulai batch/sesi setiap foto
hanya stock 10 produk yaitu sweater pada bulan juni 2020 mengalami penurunan akhirnya
memutuskan berganti menjadi produk kaos dikarenakan keuntungan dari menjual kaos dirasa
kurang pada bulan November 2020 memutuskan untuk menjual produk jaket hingga saat ini.

I.2 Identifikasi Masalah

Kearsipan berperan penting dalam administrasi, sebagai pusat ingatan dan sumber
informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan
kebijakan, mengambil keputusan dan sebagainya. Oleh karena itu, arsip perlu disimpan secara
sistematis, sehingga apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan kembali dengan cepat,
terutama jika pimpinan ingin mengambil keputusan mengenai kegiatan pendidikan. Tujuan
kearsipan selain memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan, tujuannya pun dapat
dibagi menjadi tiga tujuan pokok, sebagaimana dikemukakan oleh Anhar (1980 : 55), yaitu :

1. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen-dokumen yang masih memiliki nilai

pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan atau proses
pekerjaan;
2. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen-dokumen dengan suatu sistem tertentu,
sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan kembali; dan
3. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari kemungkinan-
kemungkinan rusak atau hilang.

Dengan demikian apabila pimpinan hendak mengambil keputusan dan memerlukan

pertimbangan berupa data mengenai apa yang hendak diputuskan, maka yang pertama kali
dilakukan oleh pimpinan adalah mencari berkas yang diinginkannya di tempat arsip disimpan
dan diatur. Karenanya arsip harus disimpan dan diatur dengan sistem tertentu guna
memudahkan pencarian arsip tersebut.

Kearsipan berperan penting dalam administrasi, ironisnya dewasa ini masih banyak
kantor-kantor yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai
arsip-arsip yang hanya ditumpuk di dalam gudang, sehingga cepat rusak, dan sulit ditemukan
kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Padahal sebagai pusat ingatan, arsip adalah
dokumen yang sangat penting sebagai bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi. Dengan
demikian dokumen tersebut dapat digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk
mendukung suatu keterangan. Arsip merupakan memori kolektif instansi, karena melalui arsip
dapat tergambar perjalanan sejarah atau keberadaan organisasi dari masa ke masa.

4
 Bertambahnya terus-menerus arsip-arsip tanpa diikuti dengan tatakerja dan peralatan
kearsipan serta tenaga ahli dalam bidang kearsipan, menimbulkan masalahtersendiri yaitu
akan membutuhkan ruang, lemari dan rak sebagai bagian dari arsip yang baik. Begitu pula
mengenai petugas arsip, tidak ada yang ditugaskan secara khusus dan pada umumnya
dirangkap oleh pegawai lain, sehingga akibatnya banyak pekerjaan yang terbengkalai terutama
tugas pokok. Di samping itu juga ada kantor dan lembaga pendidikan yang menunjuk petugas
kearsipan, akan tetapi petugas tersebut tidak atau belum memahami kearsipan, sehingga hal
tersebut jelas menghambat terhadap pengambilan keputusan yang harus dilakukan oleh
pimpinan.

Berdasarkan hasil diskusi kelompok kami, salah satu perusahaan yang bergerak dalam
bidang fashion ini sudah bersedia dan menyetujui untuk dibuatkan sistem kearsipan perusahaan
yang bernama Tumpukbaju tersebut. Setelah kelompok kami melakukan wawancara terhadap
perusahaan Tumpukbaju tersebut, ternyata perusahaan tersebut belum memiliki sistem
kearsipan, yaitu tempat dimana dilaksanakannya pengelolaan suatu dokumen dan tempat
dilaksanakannya aktifitas surat menyurat..

Selama ini penyimpanan arsip di perusahaan Tumpukbaju ini belum menggunakan

sistem kearsipan sehingga menyulitkan untuk menemukan informasi yang kapan saja
dibutuhkan dan penyimpanan surat menyurat masih kurang efektif yang mana perusahaan
Tumpukbaju hanya menyimpan surat dan dokumen di Gudang.

Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis akan mencoba membuat sistem kearsipan
perusahaan tersebut.

I.3 Ruang Lingkup Laporan

Adapun ruang lingkup dari laporan ini adalah penulis membatasi ruang lingkup
mengenai rancangan kearsipan elektronik di perusahaan Tumpuk Baju, dimulai dari sistem
penyimpanan arsip, prosedur penyimpanan arsip yang sesuai dengan sistem yang dipakai,
prosedur penemuan kembali, prosedur peminjaman arsip, prosedur pemeliharaan arsip, serta
prosedur penyusutan dan penghapusan arsip. Pembatasan ruang lingkup dilakukan penulis agar
pembahasan laporan ini tidak menyimpang dari permasalah yang ada.

I.4 Nama dan Alamat Perusahaan

Nama perusahaan : Tumpukbaju

Jenis usaha : Thrifting/pakaian bekas

5
Alamat : JL.Tulip 6 No. 22 blok 4 Bumi Rancaekek Kencana,
Kec.Rancaekek, Kab.bandung

Jumlah pegawai : 4 orang

Produk yang dijual : Jaket, baju, sweater, dan celana

Struktur Organisasi
Direktur/Owner

Staff Gudang Staff Kepegawaian Staff Keuangan Staff Pemasaran

6
 BAB II

URAIAN PERUSAHAAN/ORGANISASI

II.1 Kondisi Awal Perusahaan

Pada awal terbentuknya perusahaan ini dimulai dari sosial media yaitu Instagram dan
target marketing awal dari perusahaan ini kepada orang terdekat dan pada awal penjualan batch
1 dan 2 yang membeli produk-produk dari perusahaan ini orang-orang yang dikenal, setelah
penjualan batch ke-3 hanya terjual setengahnya oleh karena itu owner perusahaan ini
berinovasi bagaimana caranya agar yang membeli produknya tidak hanya sekedar orang-orang
terdekat dan pada akhirnya perusahaan ini memutuskan untuk melakukan endorse atau
meminta bantuan memasarkan produk kepada selebgram/influencer dengan timbal balik
membayarnya atau memberikan produk perusahaan ini kepada selebgram/influencer tersebut
dan penjualan produk perusahaan ini merambat ke olshop yaitu shopee.

Untuk benefit dari endorse pun sangat terasa karena mulai banyak yang membeli dari
luar kota bahkan provinsi dan followers Instagram perusahaan ini pun semakin bertambah dan
penjualan batch selanjutnya semakin banyak yang membeli dari berbagai macam kota dan
provinsi. Tetapi karena perusahaan ini hanya menjual sweater saja akhirnya owner perusahaan
berinovasi lagi untuk menjual produk yang lain yaitu baju,jaket dan sampai sekarang sudah
merambat ke semua pakaian wanita.

II.2 Identifikasi Rancangan

• Nama usaha : Tumpukbaju
• Alamat : Jl.tulip 6 no 22 blok 4 Bumi Rancaekek Kencana, Kec.Rancaekek
Kab.Bandung
• Jenis Usaha : Thrifting/pakaian bekas
• Sumber Daya Manusia yang dibutuhkan :
1. Staff Gudang
2. Staff Kepegawaian
3. Staff Keuangan
4. Staff Pemasaran
• Yang dibutuhkan dalam produksi :
1. Pakaian bekas

7
 2. Laundry
3. Kemasan
4. Modal awal: Rp. 5.000.000
• Perencanaan administrasi usaha :
1. Buku pembelian
2. Buku penjualan
3. Surat-surat niaga
4. Buku pencatatan alat dan kegiatan usaha
5. Buku utang piutang
6. Perizinan usaha
7. Catatan kepegawaian
8. Pencatatan transaksi keuangan
9. Buku besar
• Perencanaan Pemasaran :
1. Online Shop
2. Sosial Media
3. Promosi
4. Penjualan Personal
5. Bantuan orang terdekat

II.3 Tujuan Rancangan

Tujuan rancangan itu sendiri untuk mempermudah dan membuat rincian apa saja yang
dibutuhkan perusahaan tumpukbaju pada awal perintisannya, dan mengidentifikasi hal yang
harus menjadi fokus pembuatan kearsipan perusahaan ini. Pemilihan tempat thrifting,laundry
serta packaging merupakan hal yang sangat penting dan harus diperhatikan oleh perusahaan
yang bergerak di bidang thrifting serta perencanaan pemasaran pun harus meluas.

Karena pakaian sendiri merupakan kebutuhan primer maka dari itu inovasi inovasi
harus terus dilakukan oleh perusahaan ini agar konsumen tidak merasa bosan dan tetap
membeli pakaian diperusahaan ini selain itu perusahaan tumpukbaju pun harus bisa membaca
target pasar dan mengetahui perkembangan pakaian yang sedang terjadi seperti apa. Diluar itu
sumber daya manusia yang dibutuhkan perusahaan ini pun harus terstruktur dan jelas agar
produksinya pun tetap berjalan dengan lancar dan perencanaan administrasi usahanya pun
harus jelas dan sudah matang.

8
 BAB III

RANCANGAN PROYEK
III.1 Sistem Penyimpanan : Sistem Utama; Sistem Pembantu; Sub-Sub Sistem
Sistem penyimpanan arsip atau warkat adalah suatu proses kegiatan atau proses
pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem
tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan
dan pemusnaan arsip.

Sistem penyimpanan arsip sendiri terbagi menjadi 5 macam, yaitu :

1. Penyimpanan Arsip Sistem Abjad : Penyimpanan arsip sistem abjad merupakan

penyelenggaraan sistem kearsipan berdasarkan abjad alfabet, disusun mulai dari huruf
A sampai Z, Aa sampai Zz, dan seterusnya. Untuk lebih memahami cara penyimpanan
arsip/warkat dengan menggunakan sistem abjad.
2. Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal : Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah suatu
sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada tahun, bulan dan tanggal yang
dijadaikan sebagai kodenya. Dengan ketentuan yaitu tahun sebagai subjek, bulan
sebagai sub subjek dan tanggal sub sub subjek. Selain itu juga tahun sebagai judul laci,
bulan sebagai judul guide, sementara tanggal ditetapkan sebagai judul folder.
3. Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah : Sistem wilayah ini disebut juga sebagai sistem
geografis, yakni sisitem kearsipan yang berdasarkan pada wilayah dengan berpedoman
pada daerah atau alamat surat. Sistem ini banyak digunakan oleh kantor atau instansi
yang memiliki cabang/perwakilan dibeberapa daerah.
4. Penyimpanan Arsip Sistem Subjek/Pokok Masalah : Suatu sistem penyimpanan arsip
yang menggunakan pokok masalah atau perihal surat, maka petugas arsip harus
menentukan terlebih dahulu hal-hal apa saja yang biasanya dipermaslahkan dalam
surat-surat setiap harinya.
5. Penyimpanan Arsip Sistem Nomor : Penyimpanan arsip sistem nomor ialah merupakan
sistem kearsipan yang dalam penyimpanan dan penyusunan surat atau warkatnya
menggunakan nomor secara berurutan mulai daari nomor kecil sampai dengan nomor
besar.

Dari 5 macam jenis arsip di atas, perusahaan Tumpukbaju akan menggunakan sistem
subjek/pokok masalah sebagai sistem utama dan sistem kronologis sebagai sistem pembantu.

9
Dikarenakan arsip perusahaan Tumpukbaju tidak terlalu beragam maka sistem subjek dirasa
paling tepat karena dapat memudahkan dalam pencarian arsip yang dibutuhkan.

Agar penyimpanan arsip diperusahan Tumpukbaju lebih efektif dan efisien sistem
kronologis dipilih untuk menjadi sistem pembantu karena perusahaan Tumpukbaju lebih
banyak menggunakan aplikasi berbasis online sebagai media transaksi, khususnya aplikasi
Shopee. Dalam aplikasi Shopee itu sendiri setiap transaksi elektronik diurutkan berdasarkan
tanggal maka sistem subjek dan sistem kronologis adalah sistem yang dirasa paling tepat, hal
ini agar pemindahan arsip dari aplikasi Shopee dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
Berikut adalah tabel daftar klasifikasi arsip sistem subjek sebagai sistem utama di perusahaan
Tumpukbaju.

Kode Masalah Utama Sub Masalah

GU Gudang
GU.1 Daftar produk
KP Kepegawaian
KP.1 Daftar pegawai
KP.2 Absensi pegawai
KU Keuangan
KU.1 Penjualan
KU.2 Pembelian
KU.3 Upah/gaji
KU.4 Laporan laba/rugi
PM Pemasaran
PM.1 Daftar harga
PM.2 Daftar pelanggan

Kemudian sub-sub masalah di perusahaan Tumpuk Baju diurutkan dengan sistem

kronologis yakni berdasarkan bulan dalam setahun. Setiap arsip yang diterima akan diberi
nama dengan kode yaitu sub masalah/tanggal/bulan penyimpanan/tahun.

10
 Setiap masalah utama akan disimpan dalam ordner yang berbeda-beda hal ini
ditujukkan untuk memudahkan pencarian arsip. Berikut adalah gambar ilustrasinya.

Dalam setiap ordner masalah utama berisi sub-sub masalah yang diberi sekat dan
diurutkan menggunakan sistem kronologis. Berikut guide arsip sistem kronologis sebagai
sistem pembantu diperusahan Tumpukbaju.

Gambaran Isi dari Ordner Gudang Gambaran Isi dari Order Kepegawaian

Gambaran Isi dari Ordner Keuangan Gambaran Isi dari Ordner Pemasaran

11
III.2 Prosedur Penyimpanan Arsip Sesuai Sistem Yang Dipakai
Dikarenakan perusahaan Tumpukbaju menggunakan dua sistem penyimpan arsip yaitu
sistem subjek dan sistesm kronologis, maka prosedur penyimpanan arsip yang dapat dilakukan
oleh perusahaan Tumpukbaju adalah sebagai berikut :

1. Memeriksa Surat / berkas : Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah

penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat.
2. Mengindeks : Menentukan permasalah surat dengan mecocokan dengan daftar
klasifikasi yang telah dibuat yaitu : Gudang, Kepegawaian, Keuangan, Pemasaran.
3. Memberi Tanda : Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode
dengan menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal
ini dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.
4. Menyortir : Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir
dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.
5. Menempatkan : Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip
sesuai dengan tanggal dan klasifikasi surat.

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan
sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain
(kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari.

Adapun peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk menyimpan arsip di

perusahaan Tumpukbaju adalah sebagai berikut :

1. Rak arsip
Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam order.
Order disusun secara lateral (menyamping) dengan bagian punggung tampak dari
depan.
2. Ordner
Order dipilih karena terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga dapat diletakkan
secara lateral pada rak arsip, selain itu ordner dapat memuat banyak lembar arsip.
3. Guide/sekat
Guide digunakan sebagai penunjuk dan sekat/pemisah arsip yang telah disusun di
dalam ordner.
4. Perforator

12
 Perfarator digunakan untuk melubangi kertas arsip sehingga dapat disimpan ke
dalam ordner.
5. Label
Label berfungsi untuk memberi judul pada ordner dan map/folder yang ditempel
pada bagian tab dari sebuah guide.

III.3 Prosedur Penemuan Arsip

Penemuan arsip dan peminjaman arsip merupakan satu hal yang berkaitan, ini
dikarenakan penemuan kembali arsip diawali dengan adanya permintaan dari peminjam arsip.
Menurut Mulyono (2003: 6) Temu kembali arsip terjadi karena adanya peminjaman arsip yang
dilakukan oleh pengguna arsip saat sedang dibutuhkan. Dalam prosedur penemuan arsip,
proses pencarian dilakukan dengan mengentikan kata kunci. Semakin spesifik kata kunci yang
dimasukkan proses penemuan arsip pun akan lebih mudah dan cepat. Berikut prosedur
penemuan arsip yang kami rancang untuk perusahaan Tumpukbaju

1. Peminjam mengisi lembar pinjam arsip (3 lembar)

2. Petugas arsip pergi ke tempat penyimpanan arsip lalu mencocokan Indeks pada lembar
pinjam arsip dengan Indeks pada punggung ordner.
3. Setelah menemukan Indeks yang sesuai, selanjutnya cocokan sub masalah dan kode
arsip yang dicari dengan melihat guide/sekat.
4. Ambil arsip pada ordner jika sudah sesuai dengan yang dicari dan tukar dengan lembar
pinjam arsip (lembar II)
5. Serahkan arsip pada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar III)

The Liang Gie (2007: 125) menyatakan pada umumnya para ahli kearsipan telah
menerima bahwa jangka waktu yang baik dalam penemuan kembali arsip ialah tidak lebih dari
satu menit, dengan sistem penyimpanan yang tepat tidak akan membutuhkan waktu yang lama.

III.4 Prosedur Peminjaman Arsip

Menurut Amsyah (2005:202) peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari file karena
dipinjam baik oleh atasan sendiri, teman seunit kerja, ataupun oleh kolega sekerja dari unit
kerja lain dalam organisasi. Arsip yang telah disimpan suatu saat akan dibutuhkan kembali
sebagai sumber informasi, maka prosedur peminjaman perlu dibuat. Untuk itu ada beberapa
prosedur yang perlu dilakukan ketika hendak meminjam arsip yang telah disimpan. Berikut
adalah prosedur peminjaman arsip yang telah dirancang untuk perusahaan Tumpukbaju.

13
 1. Peminjam mengisi lembar pinjam arsip (3 rangkap), kemudian lembar pinjam arsip
ditanda tangan oleh peminjam dan petugas arsip.
2. Lembar I disimpan oleh petugas arsip sebagai bukti peminjaman
3. Lembar II diletakkan oleh petugas arsip ditempat arsip yang disimpan, ini berfungsi
sebagai pengganti arsip yang dipinjam.
4. Lembar III disimpan oleh peminjam Bersama arsip yang dipinjam
5. Peminjam mengembalikan arsip sesuai dengan waktu yang telah ditentukan yaitu
maksimal 5 hari dengan membawa lembar pinjam arsip.
6. Arsip diperiksa terlebih dahulu kelengkapan dan keutuhannya oleh petugas arsip,
setelah lolos pemeriksaan peminjam menandatangani lembar III sebagai bukti arsip
telah kembali
7. Arsip disimpan kembali oleh petugas arsip sesuai dengan klasifikasinya.

Format rancangan lembar pinjam arsip

LEMBAR PINJAM ARSIP

Dept/Divisi :
Nama :
Indeks : Kode :
Tanggal /Nomor :
Asal/Tujuan :
Isi Ringkas :
Tanggal Pinjam : Tanggal Kembali :

Peminjam, Petugas,

( ) ( )

III.5 Prosedur Pemeliharaan Arsip

Menurut Sugiarto (2015:71) pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar
kondisi fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Media peyimpanan arsip dan
arsip itu sendiri perlu memiliki prosedur pengawasan. Berikut prosedur pemeliharaan arsip
yang dapat dilakukan oleh perusahaan Tumpukbaju :
14
 1. Menyimpan arsip di dalam ruangan yang memiliki AC agar kelembaban dan suhu
ruangan terjaga
2. Menyimpan arsip di dalam ruangan yang tidak terkena sinar matahari langsung
3. Menyimpan arsip di dalam ruangan yang sebisa mungkin terhindar dari kemungkinan
bencana alam dan serangan serangga.
4. Menjaga kebersihan ruangan dan arsip dengan rutin membersihkan debu/kotoran
dengan vacuum cleaner.
5. Menyusun arsip agak renggang agar tidak mudah lembab
6. Menyimpan kapur barus atau kampher di dalam rak arsip

III.6 Prosedur Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

Kriteria Arsip yang dimusnahkan Pemusnahan Arsip dilakukan terhadap arsip yang:
1. Tidak memiliki nilai guna baik nilai guna primer maupun nilai guna sekunder
2. Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA (Jadwal
Retensi Arsip).
3. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang
4. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
Menyesuaikan lama penyimpanan arsip yang kemudian dilakukan pemusnahan
berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Jadwal Retensi yaitu daftar yang berisikan tentang
jangka waktu penyimpanan arsip yang digunakan sebagai pedoman. Jadwal retensi arsip ini
mencakup kode surat, deskripsi seri rekod/arsip, kurun waktu, jumlah, tingkat perkembangan,
serta keterangan dimana berisikan lama penyimpanan dan pemusnahan. Untuk menentukan
waktu retensi arsip yang ingin dimusnahkan sebaiknya berdasarkan pada golongan arsip. Hal
ini biasanya dikarenakan oleh kebutuhan instansi yang bersangkutan akan nilai guna arsip-arsip
tersebut.
Dalam proses menentukan retensi arsip tidaklah mudah dan harus dilakukan oleh orang
yang memahami tentang kearsipan, fungsi dan kegiatan instansi yang bersangkutan. Selain itu,
masalah kepegawaian perlu dipertimbangkan oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) dan
masalah keuangan dipertimbangkan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK). Setelah itu JRA
tersebut perlu mendapat persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979.

15
Contoh Jadwal Pemusnahan Arsip atau Jadwal Retensi Arsip

Pembuatan Daftar Acara Pemusnahan. Berita acara yang ingin dibuat perlu
mencantumkan golongan arsip yang akan dimusnahkan, jumlah, dan penanggungjawab
pemusnahan serta di bawah tanggung jawab kepala bagian dan pejabat yang setingkat lebih
tinggi. Berita Acara Pemusnahan yang akan dibuat sebaiknya berisi ringkas, jelas, cepat, dan
dilakukan dengan biaya yang murah.
Contoh Berita Acara Pemusnahan Arsip

16
 Pemusnahan arsip harus dilakukan dengan disertai Daftar Pertelaan Arsip yang ingin
dimusnahkan serta Berita Acara Pemusnahan Arsip yang kemudian ditandatangani oleh
Penanggungjawab Pemusnahan bersama saksi-saksi (2 orang). Dalam proses pemusnahan
harus dilakukan secara total sehingga tidak dikenal baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan
oleh dua orang pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan atau bidang pengawasan dari
Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan Pemerintah yang bersangkutan.
Ada beberapa cara pemusnahan arsip yang biasa dilakukan oleh suatu instansi,
diantaranya:
• Pencacahan dengan mesin pencacah
• Pembakaran
• Pemberian bahan kimia tertentu hingga arsip tersebut hancur total
• Pembuburan
Prosedur Penyerahan Arsip terdiri sebagai berikut :
• Pemeriksaan dan penilaian arsip berdasarkan JRA
• Membuat daftar arsip yang akan diserahkan serta daftar serah terima arsip dari instansi
ke pihak arsip nasional
• Pembuatan Berita Acara Penyerahan Arsip
• Menandatangani daftar tersebut oleh pihak arsip nasional sebagai tanda penyerahan
arsip
• Daftar asli yang telah ditandatangani tersebut disimpan oleh instansi

17
 BAB IV

PENUTUP
IV.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan pada Bab III maka dapat disimpulkan
sebagai berikut :

1. Perusahaan Tumpukbaju menggunakan sistem subjek sebagai sistem utama penyimpan

arsip dan sistem kronologis sebagai sistem pembantu. Proses dalam sistem arsip yang
ada di perusahaan Tumpuk Baju yaitu meliputi proses penyimpanan arsip, proses
penemuan kembali arsip, proses peminjaman arsip, proses pemeliharaan arsip, serta
proses penyusutan dan penghapusan arsip.
2. Kendala dari implementasi sistem kearsipan elektronik di perusahaan Tumpuk Baju
adalah keterbatasan sumber daya manusia, baik dari segi kualitas maupun kuantitas.

IV.2 Saran
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan pada Bab III maka peneliti memberikan
saran bagi perusahaan Tumpuk Baju sebagai berikut :

1. Menambah sumber daya manusia untuk ditempatkan sebagai petugas kearsipan

2. Memberikan pembakalan ilmu kepada petugas kearsipan melalui pendampingan
internal ataupun workshop secara rutin dan berkesinambungan.
3. Menyimpan dan mengumpulkan dokumen transaksi yaitu nota pembelian produk.

18
 DAFTAR PUSTAKA

http://eprints.ums.ac.id/37435/3/BAB%20I.pdf

http://repository.upi.edu/1605/4/S_ADP_0705056_Chapter1.pdf

https://www.ilmu-ekonomi-id.com/2020/02/5-macam-sistem-penyimpanan-arsip.html

https://www.google.com/search?q=prosedur+penyimpanan+arsip+sistem+tanggal&oq=Pro&
aqs=chrome.0.69i59l2j69i57j0i131i433j0i433l2j69i60j69i61.4283j0j7&sourceid=chrome&ie
=UTF-8

https://pustakaarsip.kamparkab.go.id/artikel-detail/1318/penyimpanan-arsip-sistem-tanggal

Gie, The Liang. 1991. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberti.

Mulyono, Sularso, dkk. 2003. Manajemen Kearsipan. Semarang: UNNES

Suyuti, Rina. (2013)

https://eprints.uny.ac.id/25612/1/RINA%20SUYUTI%2009101241010.pdf, 29 Juni 2021

http://naharulatif15003670.blogspot.com/2017/11/makalah-pemusnahan-arsip.html?m=1

19