PERANAN ARSIP DOKUMEN DALAM AKUNTANSI

PADA PT. DWIWIRA PUTRA DINAMIKA

PEKANBARU

LAPORAN PKL

Oleh:

FITRI YANI
1911053

PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS BISNIS

INSTITUT BISNIS DAN TEKNOLOGI PELITA
INDONESIA
2022
 INSTITUT BISNIS DAN TEKNOLOGI PELITA
INDONESIA FAKULTAS BISNIS

LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN PKL

NAMA : FITRI YANI

NIM : 1911053
PROGRAM STUDI : AKUNTANSI BISNIS
PENDIDIKAN : STRATA SATU (S1)
JUDUL : PERANAN ARSIP DOKUMEN DALAM
AKUNTANSI PADA PT. DWIWIRA
PUTRA DINAMIKA PEKANBARU

Pekanbaru, 31 Mei 2021

Menyetujui,

Dr. Layla Hafni, S.E, M.M.

Pembimbing PKL

Mengetahui,

Dr. Layla Hafni, S.E, M.M. Dr. Mimelientesa Irman, S.E, M.Ak, Ak.
Dekan Ketua Jurusan

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan YME yang memiliki

kemuliaan dan keagungan karena telah melimpahkan rahmat dan
karunia-Nya sehingga dapat menyelesaikan Laporan PKL (Praktek
Kerja Lapangan) ini di Program Studi Strata Satu (S1) Akuntansi
Fakultas Bisnis Institut Bisnis dan Teknologi Pelita Indonesia.
Pada kesempatan yang berbahagia ini pula, saya ingin
mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak
yang telah memberikan bantuan dan dorongan dalam penyelesaian
Laporan PKL (Praktek Kerja Lapangan) ini. Khususnya kepada :
1. Bapak Drs. Harry Choandra, selaku Ketua Yayasan Pendidikan
Pelita Indonesia.
2. Bapak Prof. Dr. Amries Rusli Tanjung, MM.,Ak. selaku Rektor
Institut Bisnis dan Teknologi Pelita Indonesia.
3. Ibu Dr. Layla Hafni, SE, MM selaku Dekan Fakultas Bisnis Pelita
Indonesia sekaligus selaku pembimbing PKL yang telah banyak
memberikan bimbingan yang sangat berarti dalam menyelesaikan
Laporan PKL (Praktek Kerja Lapangan) ini.
4. Ibu Dr. Evelyn Wijaya, SE, MM selaku Ketua Program Studi
Manajemen Fakultas Bisnis Institut Bisnis dan Teknologi Pelita
Indonesia / Ibu Dr. Mimelientesa Irman, SE, M.Ak, Ak selaku Ketua
Program Studi Akuntansi Fakultas Bisnis Institut Bisnis dan
Teknologi Pelita Indonesia.
5. Bapak/Ibu Pimpinan beserta seluruh staf PT. Dwiwira Putra
Dinamika Pekanbaru yang telah memberikan izin dan
memberikan dukungan untuk melaksanakan PKL.
6. Seluruh Dosen beserta staf Fakultas Bisnis yang telah memberikan
ilmu dan pengetahuan selama menjadi mahasiswa di Institut Bisnis
dan Teknologi Pelita Indonesia.

ii
7. Secara khusus buat kedua orang tua yang selalu sabar dan setia
serta memberikan dorongan untuk penyelesaian Laporan PKL
(Praktek Kerja Lapangan).
8. Rekan-rekan Mahasiswa/i Jurusan Akuntansi Fakultas Bisnis Institut
Bisnis dan Teknologi Pelita Indonesia dan semua pihak yang tidak
dapat kami sebutkan satu persatu baik secara langsung mapun
tidak langsung yang telah membantu hingga selesainya Laporan PKL
(Praktek Kerja Lapangan).

iii
 Akhir kata, semoga Laporan PKL (Praktek Kerja Lapangan) ini dapat
bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan terkait dengan
Laporan ini di kemudian hari.

Pekanbaru, 2022

FITRI YANI

iv
 DAFTAR ISI

PERSETUJUAN PEMBIMBING ................................................................ i

KATA PENGANTAR............................................................................... ii
DAFTAR ISI.........................................................................................iv
DAFTAR GAMBAR ................................................................................iv
BAB I PENDAHULUAN ......................................................................... 1
1.1 Latar Belakang .......................................................................1
1.2 Tujuan Penulisan.....................................................................4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ................................................................ 5
2.1 Dokumen ...............................................................................5
2.2 Arsipan ................................................................................ 14
2.3 Akuntansi............................................................................. 14
2.4 Bukti Transaksi ..................................................................... 14
2.5 Bukti Transaksi Dalam Pencatatan Keuangan ............................ 14
BAB III PELAKSANAAN PKL .............................................................. 22
3.1 Tempat dan Waktu Penelitian ................................................. 22
3.2 Kegiatan dan Aktivitas selama PKL .......................................... 22
3.3 Metode Pengumpulan Data..................................................... 23
BAB IV LAPORAN HASIL PKL............................................................. 24
4.1 Gambaran Umum Perusahaan ................................................ 24
4.1.1 Sejarah Umum Perusahaan .......................................... 25
4.1.2 Visi Misi Perusahaan .................................................... 25
4.1.3 Struktur Organisasi dan Deksripsi Pekerjaan................... 26
4.1.4 Aktivitas Perusahaan ................................................... 24
4.2 Analisis Deskriptif dan Pembahasan......................................... 28
4.2.1 Analisis Deskriptif........................................................ 28
BAB V PENUTUP ................................................................................ 38
5.1 Kesimpulan .......................................................................... 38
5.2 Saran .................................................................................. 38
DAFTAR RUJUKAN ............................................................................. 40

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. Dwiwira Putra Dinamika .................. 20

Gambar 4.2 Kegiatan Accounting yang mencatat, memeriksa dan

membukukan setiap transaksi yang terjadi di perusahaan..... 25

Gambar 4.3 Kegiatan Admininistrasi yang mengecek dokumen faktur

pembelian dan penjualan .................................................. 23

Gambar 4.4 Kegiatan HRD.................................................................. 29

viii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Suatu perusahaan distributor didirikan untuk menyediakan barang dan

jasa yang dibutuhkan oleh konsumen. Ini berarti, sebuah perusahaan dituntut
untuk menyediakan barang dan jasa yang bermanfaat bagi konsumen.
Seandainya tujuan ini tidak tercapai, maka akan mempengaruhi kelangsungan
hidup perusahaan. Perkembangan suatu perusahaan akan mengakibatkan
aktivitas dan seluruh masalah yang dihadapi perusahaan semakin bertambah,
oleh karena itu perusahaan harus bisa mengatasi permasalahaannya dengan
sebaik mungkin.
Seluruh aktivitas yang ada dalam perusahaan merupakan kegiatan yang
saling berkaitan antara kegiatan satu dengan yang lainnya. Manajemen
perusahaan dituntut untuk berupaya sebaik-baiknya agar pelaksanaan seluruh
aktivitas perusahaan dapat berjalan dengan baik, karena kegagalan dalam
melaksanakan salah satu aktivitas perusahaan akan mempengaruhi kegiatan
lain dalam suatu bagian bahkan mampu mempengaruhi keseluruhan
perusahaan.
Fungsi distribusi berawal dari produk hasil proses produksi yang
dilakukan produsen dan berakhir ketika produk yang dihasilkan tersebut
didistribusikan atau dijual kepada pihak yang membutuhkannya. Suatu
distribusi umumnya memiliki fungsi yang dapat dimanfaatkan oleh produsen
dan customer.
Distributor yang baik adalah distributor yang tidak hanya menyediakan
produk atau jasa yang diperlukan oleh konsumen, tetapi juga harus mampu
memberikan pelayanan yang terbaik ke konsumen sehingga konsumen sendiri
dapat percaya dan loyal terhadap perusahaan. Untuk itu diperlukan fungsi
akuntansi dalam pengelolaannya.

Pengelolaan kearsipan pada dasarnya merupakan salah satu kegiatan

yang ditujukan untuk mengelola segala dokumen-dokumen yang ada dalam
suatu perusahaan atau instansi yang dapat digunakan sebagai penunjang
aktivitas organisasi tersebut dalam mencapai tujuannya. Terkait dengan
pengelolaan kearsipan di Indonesia diatur dalam Undang-undang Republik

1
Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menerangkan bahwa
yang dimaksud dengan kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan
arsip.
Pada dasarnya arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Arsip merupakan bukti dokumenter mengenai penyelesaian persoalan,
bukti transaksi, dan perencanaan kedepan suatu perusahaan atau instansi.
Arsip diantaranya adalah sebagai bahan pengingat bagi suatu badan atau
lembaga bahkan perseorangan, memberikan keterangan yang dibutuhkan,
memberikan nilai pembuktian dari suatu hal, menggambarkan peristiwa masa
lampau.
Kemajuan suatu perusahaan atau organisasi memerlukan dukungan
manajemen yang tepat. Untuk mengelola manajemen memerlukan data dan
informasi. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan
rekaman kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan sampai akhir kegiatan
yang berhubungan dengan pengambilan keputusan. Arsip-arsip tersebut
digunakan dengan baik untuk keperluan intern maupun untuk keperluan
ekstern. Data yang berbentuk arsip diolah untuk digunakan sebagai
penunjang pengambilan keputusan, karena pengambilan keputusan sangat
tergantung kepada kelengkapan,kecepatan, dan ketepatan informasi yang
terekam dalam arsip.
Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi
baik organisasi pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu
organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan
keputusan dan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi masalah
serta dapat dijadikan alat pertanggungjawaban menajemen. Arsip dapat
bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan
teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib akan
menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk
ditemukan akan menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan dan
akan mempersulit proses hukum dan pertanggungjawaban.

2
 Perusahaan milik pemerintah maupun swasta berhati-hati dan serius
dalam melaksanakan penyimpanan arsip. Hal ini sangat berguna dalam
memudahkan kegiatan administrasi perusahaan atau organisasi tersebut.
Menyikapi perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta arus
informasi di era globalisasi ini, perlu adanya sistem administrasi yang akurat
baik dalam instansi pemerintahan maupun swasta lainnya.
Begitu pula halnya PT. Dwiwira Putra Dinamika merupakan instansi
swasta yang bergerak dibidang perdagangan eceran komputer dan
perlengkapan, belum memiliki system pengarsipan yang baik, dalam
penyelenggaraan kearsipan di PT. Dwiwira Putra Dinamika surat-surat dan
dokumen yang masuk diletakkan begitu saja didalam lemari arsip tanpa ada
sistem kearsipan yang digunakan.
Setiap organisasi dalam mencapai tujuannya dibutuhkan informasi yang
akurat termasuk data lama (arsip) karena mengandung nilai yang penting
bagi setiap organisasi, tidak terkecuali pada PT. Dwiwira Putra Dinamika.
Dalam bagian staff accounting memegang peranan penting dalam
pengarsipan dan semua arsip perusahaan harus diarsipkan dengan baik oleh
bagian accounting. Selama ini penyimpanan arsip pada PT. Dwiwira Putra
Dinamika menggunakan sistem manual yang kurang efektif dan efisien, yang
mana masih menyimpan arsipan di filling cabinet dan mencatatnya ke buku.
Selain itu, keakuratan dari sistem manual, tidak efesiennya waktu dan tenaga
serta tidak efektifnya biaya. Hal ini berdampak buruk saat mencari arsipan
atau dokumen masuk yang ada dan membutuhkan waktu lebih dari 1 (satu)
menit, membutuhkan biaya yang besar untuk membeli peralatan kearsipan
seperti lemari arsip, map, rak dan lainnya, yang mengakibatkan arsip akan
mengalami kerusakan seperti kelembaban, debu, kotoran dan rayap.

Gambar 1.1.2 Dokumen Arsipan

3
 Terkait dengan permasalahan di atas, maka dalam penelitian ini penulis
bermaksud mengangkat permasalahan yang berkaitan dengan penilaian
kinerja pengelolaan kersipan yang ada di PT. Dwiwira Putra Dinamika. Untuk
itu dalam penelitian ini di beri judul :
“Peranan Arsip Dokumen dalam Akuntansi pada PT. Dwiwira
Putra Dinamika.”

1.2 Tujuan Penulisan

Adapun maksud dan tujuan dari pelaksanaan program Praktik Kerja

Lapangan (PKL) adalah :
1. Untuk memenuhi mata kuliah wajib pada semester 6 yaitu Praktek Kerja
Lapangan (PKL).
2. Untuk menganalisa pentingnya peranan arsip dokumen.

4
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Dokumen

Kata 'dokumen' berasal dari bahasa latin yaitu docere, yang berarti
mengajar. Pengertian kata 'dokumen' ini menurut Louis Gottschalk (1986;38)
seringkali digunakan para ahli dalam dua pengertian. Pertama, berarti sumber
tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan dari kesaksian lisan, artefak,
peninggalan-peninggalan terlukis, dan petilasan-petilasan arkeologis. Kedua,
diperuntukkan bagi surat-surat resmi dan surat-surat negara seperti surat
perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan lainnya. Gottschalk juga
menyatakan bahwa dokumen (dokumentasi) dalam pengertian yang lebih luas
berupa setiap proses pembuktian yang didasarkan atas jenis sumber apapun,
baik yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis.
Sejarawan dari University College London, G.J Reiner, (1997;104)
menjelaskan istilah dokumen dalam tiga pengertian. Pertama dalam arti luas,
yaitu yang meliputi semua sumber, baik sumber tertulis maupun sumber
lisan. Kedua dalam arti sempit, yaitu yang meliputi semua sumber tertulis
saja. Ketiga dalam arti spesifik, yaitu hanya yang meliputi surat-surat resmi
dan surat-surat negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi,
hibah dan sebagainya. Guba & Lincoln, (2007;216-217) menjelaskan istilah
dokumen dibedakan dengan record. Definisi record adalah setiap pernyataan
tertulis yang disusun oleh seseorang/ lembaga untuk keperluan pengujian
suatu peristiwa atau menyajikan akunting. Sedang dokumen adalah setiap
bahan tertulis ataupun film, lain dari record, yang tidak dipersiapkan karena
adanya permintaan seorang penyidik. Sedangkan Robert C. Bogdan seperti
dikutip Sugiyono, (2005;82) menyebutkan dokumen merupakan catatan
peristiwa yang telah berlalu, bisa berbentuk tulisan, gambar, karyakarya
monumental dari seseorang.
Dari berbagai pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa dokumen
merupakan sumber data yang digunakan untuk melengkapi penelitian, baik
berupa sumber tertulis, film, gambar (foto), dan karya-karya monumental,
yang semuanya itu memberikan informasi bagi proses penelitian.

5
 Dokumen sangat berguna bagi organisasi yang tidak hanya didasarkan
pada penggunaannya dalam menunjang kegiatan-kegiatan yang sedang
berlangsung, tetapi juga kegunaannya bagi lembaga/instansi pencipta
dokumen pada masa yang akan datang, di antaranya adalah:
a. Kegunaan Hukum. Dokumen memiliki kegunaan hukum apabila berisikan
bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban
warga negara dan pemerintah. Dokumen-dokumen yang mempunyai nilai
hukum antara lain adalah dokumen yang berisikan keputusan/ketetapan,
perjanjian dan bahan bukti pengadilan.
b. Kegunaan Keuangan. Dokumen memiliki kegunaan keuangan apabila
berisikan segala hal kegiatan yang menyangkut transaksi dan
pertanggung jawaban keuangan, misalnya dokumen-dokumen tentang
anggaran belanja dan pertanggung jawaban keuangan.
c. Kegunaan Administrasi, adalah kegunaan dokumen yang didasarkan pada
kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi
penciptanya.
d. Kegunaan Ilmiah dan Teknologi. Dokumen yang berkegunaan ilmiah dan
teknologi mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil penelitian
murni dan penelitian terapan. Dalam menentukan kegunaan ilmiah dan
teknologi ini memerlukan bimbingan dan peran serta para ilmuwan yang
bersangkutan

Kegunaan dokumen dipandang dari segi nilai hukum merupakan topik

yang semakin hari semakin menyita perhatian. Perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi berdampak pada terjadinya kasus pemalsuan
dokumen yang menimbulkan kerugian material dan immaterial yang tidak
ternilai bagi institusi atau lembaga pemilik dokumen. Menjaga dokumen agar
tidak jatuh ke tangan orang yang tidak berhak bukanlah pekerjaan muda.
Kepercayaan terhadap mereka yang diberi tanggung jawab untuk menjaganya
serta bagaimana sistem pengamanannya merupakan dua hal yang tidak dapat
dipisahkan. Kelalaian petugas atau tempat penyimpanan yang kurang
terlindungi dapat menimbulkan kerugian yang fatal bagi organisasi atau
perusahaan yang bersangkutan.
Bagi dokumen perusahaan penentuan kebijaksanan akses ke
penyimpanan arsip ditentukan oleh kebijaksanaan internal organisasi dan

6
aturan mengenai akses terhadap arsip yang mengandung informasi
perdagangan yang bersifat rahasia. Hal ini dilakukan untuk menghindari
terjadinya tindak pidana pemalsuan dokumen. Tindak pidana pemalsuan
mengandung nilai ketidak benaran atau palsu atas sesuatu atau objek, di
mana sesuatu nampak dari luar seolah-olah benar adanya, namun
sesungguhnya bertentangan dengan yang sebenarnya atau tidak asli. Dalam
ketentuan hukum pidana Indonesia dikenal beberapa bentuk kejahatan
pemalsuan, yaitu sumpah palsu, pemalsuan merek dan meterai, pemalsuan
surat dan pemalsuan dokumen.
Pelaku tindak pidana pemalsuan dokumen perusahaan dapat dikenakan
sanksi sebagaimana disebutkan oleh Ahmad Sofian, dalam Pasal 266 Ayat (1)
KUHP, yaitu barang siapa menyuruh memasukkan keterangan palsu ke dalam
suatu akta otentik mengenai sesuatu hal yang kebenarannya harus
dinyatakan oleh akta itu, dengan maksud untuk memakai atau menyuruh
orang lain memakai akta itu seolah-olah keterangannya sesuai dengan
kebenaran, diancam, jika pemakaian itu dapat menimbulkan kerugian,
dengan pidana penjara paling lama tujuh tahun . Selanjutnya menurut Ayat
(2), diancam dengan pidana yang sama barang siapa dengan sengaja
memakai surat tersebut dalam ayat pertama, yang isinya tidak sejati atau
yang dipalsukan seolah-olah benar dan tidak dipalsu, jika pemalsuan surat itu
dapat menimbulkan kerugian.

2.2 Arsipan

Setiap kegiatan atau pekerjaan di suatu perusahaan memerlukan data

dan informasi, salah satu sumber dan informasi yang dibutuhkan adalah arsip.
Kata arsip dalam bahasa yunani yaitu arche, kemudian berubah menjadi
archea, berubah kembali menjadi archeon. Archea artinya dokumen atau
catatan mengenai permasalahan. Menurut UU No.7 tahun1971, arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara
dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintah;
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta
dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan

7
 tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.

Menurut Agus Sugiarto, (2005:5) Arsip merupakan kumpulan dokumen

yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Sedangkan
menurut Suraja (2006:33) Arsip merupakan naskah atau catatan yang dibuat
dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai
suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya, dan dalam corak apapun, baik
tunggal maupun berkelompok, yang memilki fungsi tertentu, dan disimpan
secara sistematis, sehingga jika diperlukan dapat disediakan dengan mudah
dan cepat. Sehingga dapat disimpulkan bahwa arsip adalah suatu kumpulan
warkat yang berguna dan disimpan dengan sistemasis sehingga saat
diperlukan informasinya dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Arsip dapat disimpan secara baik secara manual atau komputerisasi.
Pengolahan arsip disesuaikan dengan kebijakan suatu perusahaan dalam
manajemen arsip di perusahaannya.
Dalam suatu organisasi arsip mempunyai peranan sebagai memori suatu
organisasi, karena karyawan dalam suatu organisasi mempunyai memori
ingatan yang terbatas, sehingga suatu saat arsip berperan sebagai wadah
informasi dan barang bukti. Dan arsip juga memiliki peran sebagai kegiatan
manajemen yang dapat menentukan suatu organisasi dalam mencapai
tujuannya. Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi kegiatan pengumpulan

dokumen atau surat, pemeriksaan terhadap arsip, penentuan kata tangkap

dari arsip tersebut, pemberian kode, penyortiran, penempatan, pemeliharaan
arsip, juga cara penyingkiran dan pemusnahan untuk dokumen atau surat
atau arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna atau arsip non essential
yang sudah tidak digunakan lagi.
Mengingat peranan arsip dalam suatu organisasi sangat penting, maka
pengelolaan arsip dalam suatu organisasi haruslah baik dan benar, karena
jika pengelolaan kurang baik maka akan mengakibatkan organisasi sulit
memperoleh dan menerima informasi baik dari dalam organisasi (intern) atau
dari luar kantor (ekstern) sehingga akan menghambat tahapan proses
pekerjaan selanjutnya. Suatu organisasi dapat terbentuk karena adanya
pengaruh dari beberapa aspek yaitu seperti penyatuan visi, misi, dan tujuan

8
yang sama dengan perwujudan dari eksistensi sekelompok orang terhadap
masyarakat. Untuk mecapai visi, misi, dan tujuan tersebut suatu organisasi
haruslah mempunyai sumber informasi baik dari luar maupun dalam
organisasi. Arsip merupakan sumber informasi yang sangat baik dalam suatu
organisasi dan juga berisi informasi tentang fungsi dan kegiatan dari
organisasi tersebut.
Pengelolaan arsip yang dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai
dengan kaidah kearsipan akan menghadirkan manfaat yang besar bagi
kehidupan organisasi, pemerintah dan masyarakat. Ketersediaan arsip secara
utuh, otentik dan terpercaya pada setiap Lembaga dan Pemerintah Daerah
akan memberikan dukungan nyata bagi pelaksanaan reformasi birokrasi
utamanya untuk kemanfaatan penilaian kinerja, pertanggungjawaban kinerja,
pelayanan publik serta penyediaan alat bukti bagi kepentingan lainnya.
Penataan kearsipan tidak sekadar disimpan atau ditumpuk begitu saja,
tetapi perlu diatur cara penyimpanannya dengan melalui beberapa tahapan
dengan tujuan sistem pengarsipan yang rapi dan ketika arsip dibutuhkan
mudah ditemukan kembali. Terkadang terlihat disuatu instansi atau organisasi
dalam memperlakukan arsip itu tidak pada semestinya yang nantinya

berdampak pada instansi itu sendiri bila arsip itu berguna sebagai informasi
yang berkenaan dengan pengambilan keputusan.
Peranan utama arsip adalah sebagai alat ingat atau memori suatu
perusahaan atau organisasi. Mengingat pentingnya memori dalam kehidupan
manusia, dalam organisasipun memori sangatlah penting, sehingga memori
tersebut jangan sampai hilang atau sebagai akuntabilitas. Yang dimaksud
peran arsip sebagai pengambilan keputusan adalah menentukan berhasil atau
tidaknya suatu organisasi dalam mencapai tujuannya. Oleh karena itu agar
tujuan dari organisasi dapat dicapai, maka pemeliharaan arsip haruslah baik
dan benar.
Peranan arsip sebagai bahan bukti adalah sebagai bahan bukti untuk
informasi yang tercatat dalam suatu kertas, atau direkam melalui recorder,
karena mengingat ingatan manusia atau karyawan itu memiliki batasan
sedangkan informasi yang lama ataupun terkini dalam suatu organisasi
haruslah diingat. Jadi arsip juga mempunyai peranan sebagai bahan bukti
yang otentik dalam suatu organisasi. Yang terakhir dari peranan arsip adalah
sebagai akuntabilitas. Maksudnya adalah sebagai tekanan dari luar untuk

9
meminta laporan pertanggungjawaban suatu organisasi mengharuskan
mempunyai alat bukti yang kuat dan benar.
Menurut Badri (2007) Pengarsipan adalah suatu proses mulai dari
penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian,
pemeliharaan, dan perawatan serta penyiapan arsip menurut sistem tertentu.

2.3 Akuntansi

Secara umum akuntansi dibutuhkan dalam bisnis sebagai pelaporan

keuangan perusahaan. Akuntansi adalah suatu proses mencatat, meringkas,
mengklasifikasikan, mengolah, dan menyajikan data transaksi, serta berbagai
aktivitas yang terkait dengan keuangan. Dengan adanya akuntasi maka akan
memudahkan suatu perusahaan dalam mengambil keputusan serta tujuan
lainnya. Pembuatan laporan akuntansi dapat digunakan sebagai bahan untuk
pengambilan keputusan perusahaan sesuai hasil analisis akuntansi. Menurut
Charles T. Horngren dan Walter T. Harrison (Horngren Harrison, 2007:4),
pengertian akuntansi adalah sistem informasi yang mengukur aktivitas bisnis,
memproses data menjadi sebuah laporan, dan mengkomunikasikan hasilnya
kepada para pengambil keputusan. Sedangkan menurut Rudianto (2012:4),
akuntansi adalah sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada pihak-
pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi suatu
badan usaha. Bagi American Acounting Association (AAA), akuntansi adalah
sistem pengidentifikasian dan pengukuran untuk memberikan laporan info
ekonomi dan penilaiannya. Tujuan akuntansi seperti yang dijelaskan dari
Littleton adalah untuk melakukan perhitungan secara periodic pada usaha
atau cost terhadap hasil yang dicapai.
Akuntansi merupakan aktifitas jasa yang berfungsi memberikan
informasi kuantitatif mengenai kesatuan-kesatuan ekonomi terutama yang
bersifat keuangan yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan dengan
proses mengidentifikasi mengukur dan melaporkan informasi ekonomi untuk
memungkinkan dilakukannya penilaian serta pengambilan keputusan secara
jelas dan tegas bagi pihak-pihak yang menggunakan informasi tersebut.
Tujuan akuntansi secara umum adalah untuk mengumpulkan dan
melaporkan informasi terkait keuangan, kinerja, posisi keuangan, dan arus
kas dalam sebuah bisnis. Informasi ini nantinya akan digunakan sebagai

10
dasar dalam membuat keputusan ekonomi. Ada beberapa tujuan akuntansi
secara umum ialah ( https://repository.ac.id ) :
1. Memberikan informasi mengenai keuangan, baik itu aktiva maupun
passiva perusahaan.
2. Menyediakan informasi mengenai perubahan pada berbagai sumber
ekonomi (netto) perusahaan.

3. Memberikan informasi keuangan perusahaan yang dapat membantu dalam

pembuatan estimasi potensi keuntungan perusahaan.
4. Memberikan informasi mengenai perubahan pada berbagai sumber
ekonomi perusahaan, baik itu aset, hutang, serta modal.
5. Menyediakan informasi lainnya terkait laporan keuangan untuk membantu
pengguna laporan tersebut.

Secara khusus, tujuan akuntansi adalah untuk menyediakan informasi

dalam bentuk laporan yang memuat posisi keuangan, hasil usaha, dan
perubahan posisi keuangan lainnya secara wajar sesuai Prinsip Akuntansi
Berterima Umum (PABU) atau Generally Accepted Accounting Principles
(GAAP).
Diantara Tujuan akuntansi secara umum dan khusus, akuntansi juga
memiliki tujuan akuntansi secara kualitatif , diantaranya ialah (
https://repository.ac.id ) :
1. Memberikan informasi yang relevan
2. Menyampaikan informasi yang telah teruji kebenaran dan validitasnya
3. Informasi yang disampaikan dapat dimengerti oleh pihak-pihak yang
berkepentingan
4. Menyampaikan laporan keuangan untuk kepentingan semua pihak yang
terkait dengan aktivitas perusahaan
5. Memberikan informasi transaksi yang real time, atau sesegera mungkin.
6. Informasi yang disampaikan sesuai dengan Prinsip Akuntansi Berterima
Umum (PABU) dan dapat diperbandingkan
7. Penyampaian laporan keuangan harus lengkap dan memenuhi standar
pengungkapan laporan keuangan.

Akuntansi sendiri bukan hanya sekedar teknik pembukuan yang hanya

11
mencakup pencatatan transaksi saja. Manfaat akuntansi cukup penting bagi
bisnis yang akan memberikan dampak besar bagi perkembangan bisnis
tersebut. Manfaat akuntansi yang utama adalah untuk memberikan informasi

keuangan. Akuntansi memang berhubungan dengan sektor finansial dan

keuangan perusahaan, sehingga bermanfaat untuk mengetahui informasi di
sektor keuangan perusahaan secara menyeluruh. Akuntansi juga bermanfaat
untuk mendapat laporan keuangan yang berisi tentang segala transaksi-
transaksi yang dilakukan perusahaan pada periode tertentu. Membuat laporan
keuangan merupakan aktivitas utama dalam akuntansi yang dimulai dari
proses pengumpulan, pencatatan, pengelompokkan, dan penyusunan laporan.
Adanya informasi keuangan dapat digunakan oleh perusahaan untuk
membuat anggaran. Rancangan anggaran dapat disusun berdasarkan dengan
informasi keuangan yang didapat dalam periode tertentu, sehingga rancangan
anggaran bisa dibuat dengan lebih tepat dan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.
Manfaat akuntansi berikutnya adalah sebagai alat kontrol dan pengendali
keuangan. Perusahaan mengetahui berapa besar pengeluaran dalam periode
tertentu, sehingga bisa dilakukan pengontrolan dan pengendalian terkait
sektor keuangan perusahaan untuk ke depannya. Akuntansi juga berfungsi
sebagai dasar alokasi sumber daya. Adanya laporan keuangan yang detail
membuat perusahaan dapat melakukan alokasi sumber daya sesuai
kebutuhan dengan lebih efisien dan lebih efektif sesuai kebutuhan.

2.4 Bukti Transaksi

Menurut Mursyidi, (2010:39) , pengertian transaksi adalah suatu

kejadian dalam dunia bisnis dan tidak hanya pada proses jual-beli,
pembayaran dan penerimaan uang. Namun juga akibat adanya kehilangan,
kebakaran, arus, dan peristiwa lainnya yang dapat dinilai dengan uang.
Sedangkan menurut Indra Bastian, (2007:27), pengertian transaksi adalah
pertemuan antara dua belah pihak (penjual dan pembeli) yang saling
menguntungkan dengan disertai data/ bukti/ dokumen pendukung yang
dimasukkan ke dalam jurnal setelah melalui pencatatan. Selanjutnya
pengertian dari transaksi itu sendiri adalah suatu kegiatan yang diakukan
seseorang yang menimbulkan perubahan terhadap harta atau keuangan yang
dipunyai baik itu bertambah ataupun berkurang. Bukti transaksi adalah bukti

12
tertulis atau bukti terjadinya kegiatan transaksi dalam bisnis atau
perusahaan.
Bukti transaksi merupakan sebuah dokumen asli yang menjadi alat
untuk merekam semua transaksi yang terjadi. Bukti transaksi juga dapat
diartikan sebagai suatu dokumen, yang berfungsi untuk sumber pencatatan
dan penyusunan laporan keuangan, bisa yang dibuat sendiri oleh perusahaan
ataupun yang berasal dari pihak luar perusahaan.
Pada dasarnya bukti transaksi ini bisa dibedakan sesuai dengan
kejadiannya, dimana transaksi yang terjadi dalam perusahaan terdiri dari (
https://lifepal.co.id/media/bukti-transaksai/ ) :
1. Transaksi intern, yakni sebuah transaksi yang hanya terjadi di dalam
perusahaan, lebih menekankan perubahan posisi keuangan yang terjadi
antara bagian yang ada dalam perusahaan misalnya seperti memo dari
pimpinan kepada seseorang yang ditunjuk, perubahan nilai dari harta
kekayaan karena penyusutan, pemakaian perlengkapan kantor. Lebih
tepatnya dibuat dan juga dikeluarkan oleh perusahaan itu sendiri. Selain itu
dapat juga diartikan sebagai bukti pencatatan atas kejadian-kejadian yang
terjadi di dalam perusahaan itu sendiri. Contohnya seperti : penghapusan
piutang usaha, pengalokasian beban, penyusutan, prive, dan lain-lain.
2. Transaksi ekstern, yakni sebuah transaksi yang terjadi dengan pihak luar
perusahaan, Seperti misalnya: transaksi penjualan, pembelian,
pembayaran hutang piutang dan lain-lain.

Dari kedua kejadian diatas secara tidak langsung akan merubah posisi
harta, kewajiban dan juga modal dalam perusahaan. Tentunya perubahan
tersebut akan mempengaruhi keseimbangan dalam persamaan dasar
akuntansi. Tujuan Bukti transaksi yang sudah dicatat merupakan pegangan
untuk mempermudah akuntan perusahaan dalam menyusun laporan
keuangan. Dari pencatatan tersebut dapat diketahui pihak yang bertanggung
jawab atas terjadinya transaksi, dan dapat menghindari duplikasi pada
pengumpulan data keuangan. Selain itu, bukti transaksi dapat mengurangi
kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan transaksi dalam bentuk
tulisan.
Fungsi sebenarnya dari bukti transaksi akuntansi adalah sebagai alat
dokumentasi transaksi suatu perusahaan yang dibuat secara detail dan

13
terperinci. Selain itu, bukti transaksi merupakan alat perekam untuk semua
kegiatan perusahaan dan terhubung dengan keuangan yang bisa
dipertanggungjawabkan secara akuntansi dikemudian hari bila terjadi hal
yang tidak diinginkan. Bukti transaksi juga memiliki beberapa fungsi yaitu (
https://lifepal.co.id/media/bukti-transaksai/ ) :
1. Sebagai media yang berisikan data informasi keuangan,
2. Sebagai dasar pencatatan akuntansi,
3. Untuk mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas timbulnya
transaksi,
4. Untuk mengurangi kemungkinan kesalahan atau kekeliruan dengan cara
menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan,
5. Untuk menghindari terjadinya duplikasi dalam pengumpulan data
keuangan,

Dalam suatu instansi atau perusahaan, seluruh bukti transaksi yang ada
pada perusahaan tersebut harus disusun, diarsip,dan disimpan dengan rapi
sedemikian mungkin. Berikut contoh bukti transaksi antara lain :
1. Nota Kontan: Bukti pembayaran atau dokumen pembayaran yang
dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi atas
penjualan barang secara tunai.
2. Nota Kredit: Bukti transaksi penerimaan barang yang telah dijual atau
pengambilan barang. Nota kredit yang dikeluarkan oleh penjual ini
berfungsi sebagai alat persetujuan dari penjual atas permohonan
pengurangan harga yang diminta oleh pembeli karena barang yang
diterima mengalami kerusakan atau tidak sesuai dengan apa yang dipesan
oleh pembeli.
3. Nota Debet: Dokumen transaksi sebagai permintaan pengurangan harga
kepada pihak penjual atau bukti yang berisi informasi yang menyatakan
tentang pengiriman kembali barang yang tidak sesuai dengan pesanan
(rusak).
4. Faktur: Pernyataan tertulis mengenai barang yang telah dijual, baik dalam
jumlah dan harganya. Faktur dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli.
Salah satu fungsi dari faktur adalah sebagai bahan pertimbangan pembeli
dalam meneliti kembali akan barang-barang yang telah dibelinya.

14
5. Kwitansi: Bukti dari transaksi pada saat penerimaan sejumlah uang.
Kwitansi ini dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang lalu
kemudian diserahkan kepada yang melakukan pembayaran.
6. Cek: Perintah pembayaran yang dibuat oleh pihak yang mempunyai
rekening di suatu bank, dengan tujuan agar bank tersebut membayarkan
sejumlah uang yang tertulis kepada orang yang membawa surat atau
yang namanya tertulis di surat cek tersebut.
7. Bukti Memorandum: Bukti transaksi yang dibuat oleh pimpinan
perusahaan atau orang yang diberikan wewenang untuk suatu kejadian-
kejadian yang berlangsung di dalam internal perusahaan. Misalnya, seperti
memo seperti untuk mencatat gaji pegawai yang masih harus dibayar
pada akhir periode.
8. Bilyet Giro: Surat perintah untuk memindahbukukan sejumlah uang dari
rekening nasabah suatu bank ke rekening penerima yang namanya
disebutkan dalam bilyet giro pada bank yang sama atau pada bank lain.
9. Rekening Koran: Bukti untuk mutasi kas di bank yang disusun oleh pihak
bank untuk para nasabahnya.
10. Bukti Setoran Bank: Catatan transaksi (slip setoran) yang disediakan oleh
pihak bank untuk digunakan pada saat atau setiap melakukan setoran
uang ke bank, seperti untuk investasi.

2.5 Bukti Transaksi dalam Pencatatan Keuangan

Pencatatan sangat perlu dilakukan pada setiap kegiatan yang akan dan
telah dilakukan untuk merekam dalam tulisan secara rinci, Menurut Gunandi
(2008:9) menjelaskan bahwa Pencatatan adalah proses data perusahaan
dengan teknik tertentu dan mengolahnya sehingga dapat disusun menjadi
laporan. Selanjutnya menurut Mulyadi (2008;5) Pencatatan adalah kegiatan
yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi
perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Berdasarkan definisi di atas dapat
disimpulkan bahwa Pencatatan adalah proses kegiatan yang dibuat
perusahaan untuk menjamin penanganan secara seragam dan mengolahnya
sehingga dapat disusun menjadi laporan.
Pencatatan transaksi keuangan adalah kegiatan penting yang harus
dilakukan oleh suatu bisnis. Dalam akuntansi, pencatatan transaksi keuangan

15
adalah hal mendasar yang harus dilakukan. Dengan adanya catatan tersebut,
semua transaksi keuangan bisnis dapat dipertanggungjawabkan dan dibawa
ke laporan keuangan, termasuk bukti transaksi.
Transaksi keuangan menurut Mardi, (2011) merupakan aktivitas ekonomi
dalam sub-sistem perusahaan atau kejadian yang terjadi pada unit
perusahaan yang dimiliki. Di mana, objek pengukurannya dapat dinilai dengan
nilai mata uang, serta dapat memengaruhi laporan keuangan yang dibuat
dalam sistem akuntansi.
Transaksi keuangan mempunyai nilai atau dinyatakan dalam satuan uang
yang sangat berpengaruh terhadap kondisi keuangan perusahaan atau unit
organisasi. Dengan adanya transaksi, kita dapat melihat bagaimana
perusahaan menggunakan sumber daya ekonomi dan bagaimana cara
memperoleh dana yang dapat digunakan untuk membiayai kegiatan tersebut.
Karena pentingnya sebuah transaksi keuangan dalam perusahaan, maka
perusahaan perlu mengadakan pencatatan.
Kegiatan mencatat transaksi keuangan memiliki tujuan yang sangat
penting. Dari kegiatan pencatatan transaksi keuangan, perusahaan dapat (
https://brainly.co.id ) :
1. Memberikan informasi yang berkaitan dengan sumber-sumber ekonomi,
modal perusahaan, serta kewajiban.
2. Memberikan informasi detail mengenai perubahan pada sumber ekonomi
akibat adanya aktivitas usaha yang dilakukan untuk mendapat
keuntungan.

3. Mengungkapkan informasi yang berkaitan dengan laporan keuangan

perusahaan yang relevan kepada pengguna laporan.
4. Memberikan informasi keuangan yang dapat membantu perusahaan untuk
memperkirakan potensi perusahaan untuk mendapatkan keuntungan
kedepannya.

Untuk melengkapi sebuah pencatatan transaksi keuangan, maka bukti-

bukti transaksi harus disimpan agar dapat digunakan jika terjadi selisih atau
kesalahan dalam pencatatan.
Dengan adanya kepentingan untuk melakukan pencatatan terhadap
transaksi keuangan, maka perusahaan telah dihadapkan pada perlunya
seorang tenaga akuntan. Akan tetapi, tenaga tambahan ini cukup

16
menghabiskan biaya lebih besar bagi perusahaan. Untungnya, saat ini
perusahaan bisa menggunakan bantuan software akuntansi online yang dapat
membantu melakukan pencatatan kapan pun dan di mana pun transaksi
terjadi.

17
 BAB III
PELAKSANAAN PKL

3.1 Tempat dan Waktu Penelitian

Pelaksanaan penelitian yang akan digunakan guna pengumpulan data

dalam proses penyusunan Laporan Penyusunan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
dilakukan di PT. Dwiwira Putra Dinamika. Perusahaan ini terletak di jalan Dr.
Setia Budhi No. 107A, dimana disekitar tempat ini terdapat beberapa kantor
dan rumah makan seperti Astra Otoparts, Central Komputer, Rumah makan
Abang Adek, Rumah Makan Warung Bu Ros dan lain – lain.
Waktu pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan selama 91
hari kerja terhitung dari 01 Maret 2022 sampai dengan 31 Mei 2022.

3.2 Kegiatan dan Aktivitas Selama PKL

Pada Perusahaan PT. Dwiwira Putra Dinamika, selama melaksanakan

kegiatan PKL di perusahaan ini penulis ditempatkan pada Bagian Staff
Accounting. Adapun kegiatan maupun pekerjaan yang diberikan kepada
penulis adalah sebagai berikut :
1. Pengecekan Dokumen Transaksi
Penulis diminta untuk selalu mengecek arsipan sebelum mengarsip
dokumen dari transaksi penjualan maupun pembelian yang terjadi dalam
lingkup perusahaan. Sebelum pengarsipan, biasanya penulis mengecek
dahulu apakah dokumen tersebut valid atau tidak. Mengetahui valid atau
tidak validnya dokumen ialah dengan memperhatikan kelengkapan tanda
tangan oleh bagian keuangan dan direktur, kelengkapan bukti
pengeluaran atau pemasukan uang sesuai dengan bukti yang
dicantumkan, dan tidak lupa untuk melihat nomor akun yang dijurnal
apakah nomor akun tersebut sudah benar atau belum.
2. Pengarsipan Dokumen Transaksi
Bila dokumen tersebut sudah valid maka penulis akan mengarsip dan
mensortir dokumen sesuai dengan nomor urut dimulai dari yang terkecil
sampai seterusnya.

18
3. Menggolongkan Arsipan Dokumen Transaksi
Disini penulis diminta untuk menggolongkan arsipan sesuai dengan
jenisnya, dimulai dari penggolongan trasaksi Pembelian, Penjualan Kredit,
Penjualan Kontan, dan Biaya-biaya lain seperti Beban Listrik, Telepon, Air,
dan lain-lain. Penggolongan ini berguna sebagai efisiensi waktu bila
sewaktu-waktu dibutuhkan.
4. Membuat Draft Dokumen Transaksi yg belum Diterima
Tentunya tidak semua Dokumen Transaksi akan diterima secara lengkap
dan menyeluruh. Maka dari itu penulis juga harus membuat draft
Dokumen Transaksi yang belum diterima oleh penulis.

3.3 Metode Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah dengan

dokumentasi dan riset kepustakaan (Library Research). Dokumentasi
merupakan cara pengumpulan data yang lengkap dan diperlukan melalui
pengambilan data dari dokumen-dokumen yang sudah ada, seperti data yang
ada di perusahaan.
Riset kepustakaan (Library Research) adalah riset dengan
mengumpulkan data dan mempelajari literatur- literatur yang berhubungan
dengan permasalahan untuk mendapatkan teori, definisi, dan analisis yang
dapat digunakan dalam penelitian ini.

19
 BAB IV
LAPORAN HASIL PKL

4.1 Gambaran Umum Perusahaan

Kantor PT. Dwiwira Putra Dinamika berada di Jl. DR. Setia Budhi No. 107
A kota Pekanbaru yang beroperasi di sebuah gedung bertingkat 3 lantai.
Gedung lantai 1 yang terdiri atas ruangan showroom penjualan, ruangan
personalia, dan gudang untuk barang computer dan perlengkapan. Kemudian
pada lantai 2 terdiri atas ruangan kepala direktur, ruangan purchasing,
ruangan sekretaris dan ruangan meeting. Dan selanjutnya pada lantai 3
terdiri atas ruangan marketing, checker, auditor internal, accounting, tax dan
finance.

4.1.1 Sejarah Umum Perusahaan

Perusahaan yang berada di Kota Pekanbaru dengan nama perusahaan

yaitu PT. Dwiwira Putra Dinamika yang dipimpin oleh Ibu Suan Po.
Perusahaan ini berdiri tahun 1991 yang bertempat di Jl. Setia Budhi No.107 A,
Rintis, Kec. Lima Puluh, Kota Pekanbaru, Riau 28144 dan bergerak dibidang
perdagangan eceran komputer dan perlengkapan. Perdagangan eceran
komputer disini terdiri dari mouse, keyboard, monitor, laptop, atau pun
lainnya yang berhubungan dengan komputer. Juga terdapat berbagai macam
perlengkapan komputer seperti flash disk, CD Rom, printer, tinta printer, alas
keyboard laptop dan lainnya. Perdagangan komputer dan perlengkapan di PT.
Dwiwira Putra Dinamika memiliki berbagai macam model dan merk. Salah
satu merk yang cukup terkenal yaitu Acer.Perusahaan ini juga memiliki anak
cabang yang bernama IT PRO terletak di Jl. Tuanku Tambusai no. 8 C-D kota
pekanbaru, yang mudah ditemukan dan tidak jauh dari lokasi swalayan Giant.
Jumlah seluruh karyawan yang bekerja di PT. Dwiwira Putra Dinamika
adalah 26 karyawan yang terdiri dari 7 karyawan laki – laki dan 19 karyawan
perempuan. Dimana jumlah karyawan dikantor pusat sebanyak 21 karyawan
dan di kantor cabang sebanyak 5 karyawan.
Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang mulai dilakukan sejak
tanggal 01 Maret 2022 sampai dengan 31 Mei 2022. Dilaksanakan selama

20
enam hari kerja atau 40 jam kerja per minggu dengan jam kerja sebagai
berikut, Senin-Kamis pukul 08.30–16.30 WIB, hari Jumat pukul 08.30–17.00
WIB dan hari Sabtu pukul 08.30–14.30. Bertempat di kantor PT. Dwiwira
Putra Dinamikayang berada di Jl. Setia Budhi No.107 A Kota Pekanbaru.

4.1.2 Visi Misi Perusahaan

a. Visi Perusahaan

“Menjadikan yang terdepan dalam bidang penjualan komputer dan suku

cadangnya dengan memberikan yang terbaik bagi pelanggan, melalui harga
yang wajar, produk dan pelayanan yang berkualitas.“

b. Misi Perusahaan

1. Mempermudah pelanggan untuk mendapatkan peralatan komputer dan

suku cadangnya.
2. Mendukung terciptanya peluang bisnis sarana teknologi informasi
komunikasi khususnya komputer dan suku cadangnya.
3. Membantu pelanggan dalam mengatasi kerusakan peralatan teknologi
informasi dengan menyediakan jasa perbaikan.

4.1.3 Struktur Organisasi dan Deskripsi Pekerjaan

Struktur organisasi merupakan gambaran tentang hubungan serta

tanggung jawab antar bagian yang ada dalam perusahaan. Dengan adanya
struktur organisasi yang baik maka hubungan antara bagian yang satu
dengan yang lain akan berjalan selaras dan serasi, sehingga tidak akan
terjadi tumpang tindih wewenang dan tugas antar bagian dalam
perusahaan sehingga dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya.
Struktur organisasi yang terdapat pada Kantor Pusat PT. Dwiwira Putra
Dinamika Pekanbaru adalah struktur organisasi lini. Struktur organisasi lini
merupakan jenis struktur organisasi yang hubungan antara atasan dengan
bawahan terjadi secara langsung dan vertikal. Dalam struktur organisasi ini
dimana sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan karyawan dengan
jabatan terendah dihubungkan dengan garis komando atau garis wewenang.
Jenis struktur organisasi ini juga sering dikenal dengan struktur organisasi

21
militer.

Berikut struktur organisasi PT. Dwiwira Putra Dinamika Pekanbaru.

Gambar 4.1. Struktur Organisasi PT. Dwiwira Putra Dinamika

Deskripsi jabatan pada PT. Dwiwira Putra Dinamika dapat dijabarkan

dengan jelas untuk masing – masing jabatan sebagai berikut :
1. Direktur
 Memimpin perusahaan dengan membuat kebijakan-kebijakan
perusahaan.

 Memilih, menetapkan, mengawasi kebijakan yang telah dibuat.

 Menyetujui anggaran tahunan perusahaan.
 Membuat rencana pengembangan perusahaan dalam jangka pendek
maunpun panjang.

 Mengarahkan jalannya perusahaan sesuai dengan kebijakan dan

strategi yang telah disusun.

 Secara periodik melakukan rapat koordinasi.

 Menandatangani cek, bilyet giro dan berbagai dokumen lain.
2. Sekretaris
 Mempersiapkan penyelenggaran rapat perusahaan dan
mengkoordinasikan hasil rapat kepada bagian-bagian yang terlibat.

22
  Membuat, mengurus berbagai surat dan dokumen perusahaan.
 Mengawasi dan memelihara harta perusahaan dari ancaman dengan
asuransi.

 Mengawasi penggunaan alat-tulis, peralatan dan pelengkapan

perusahaan.
3. Kepala Gudang
 Menerima dan mengeluarkan barang secara sistematis sesuai
dengan sistem yang telah ditetapkan.
 Melakukan pemeriksaan terhadap barang digudang secara berkala.

 Memeriksa jenis, keadaan dan kuantitas barang yang diterima dari

pemasok sesuai dengan pesanan pembelian.

 Mengontrol barang returan penjualan dan pembelian.

4. Bagian Gudang

 Mengatur tata-letak barang digudang dan merawatnya agar tidak

mengakibatkan kerusakan pada produk.

 Mempersiapkan barang-barang yang akan dikirim ke customer.

 Membantu kepala gudang dalam menerima barang-barang dari
supplier.

 Mengecek stok barang sesuai dengan kartu persediaan barang

dagang dan mengkoordinasikannya ke bagian accounting.
5. HRD (Human Resource Departement)
 Mencari, me-interview, merekrut dan memberikan pelatihan pada
karyawan yang diterima.

 Menghitung gaji karyawan setiap bulannya dan menyerahkannya ke

bagian accounting untuk diproses.

 Membuat peraturan dan kebijakan terkait tata-tertib perusahaan.

 Membuat pengumuman dan memo yang berhubungan dengan
karyawan.

 Memberikan peringatan, sanksi hingga pemecatan karyawan.

 Mengurus kesejahteraan karyawan melalui program-program
pemerintah maupun perusahaan seperti BPJS, Jamsostek, Asuransi,
dll.
6. Kepala Pemasaran

23
  Memasarkan produk perusahaan agar dapat mencapai target yang
telah ditentukan sebelumnya.

 Menetapkan segmentasi dan targeting produk sesuai dengan strategi

perusahaan.

 Melaporkan hasil penjualan produk setiap bulan maupun tahun pada

direktur serta ikut merumuskan strategi penjualan berikutnya.

 Mengamati dan menganalisa perkembangan pasar dan konsumen.

7. Bagian Pemasaran
 Memasarkan dan menawarkan produk kepada konsumen.
 Memberikan pelayanan pada konsumen serta membuka faktur dan
dokumen yang berhubungan dengan orderan.

 Menverifikasi data konsumen secara lengkap dan berkala.

 Berkoordinasi dengan bagian gudang dalam pengiriman produk pada
konsumen.
8. Salesman
 Memasarkan produk dan mengkonfirmasi pengiriman barang pada
konsumen.

 Menagih tagihan secara langsung pada customer.

 Menyetorkan uang tunai, cek, bilyet giro dari tagihan yang ditagih
kepada bagian keuangan.

 Berkoordinasi dengan bagian penagihan dalam penagihan piutang

yang jatuh tempo.
9. Kepala Keuangan
 Mengelola dan memantau saldo kas, piutang belum cair dan utang
perusahaan.

 Melakukan kebijakan dalam pengendalian keuangan dan

melakukan penghematan pengeluaran biaya-biaya perusahaan.

 Melakukan perhitungan dan dan pembayaran gaji karyawan.

 Menandatangani cek, bilyet giro dan dokumen-dokumen lain yang
berhubungan dengan keluar-masuk kas.

 Memberikan otorisasi penghapusan piutang tak tertagih.

 Memberikan otorisasi kredit dan meneetukan batas limit kredit pada
customer.

24
  Melakukan pembayaran hutang dan biaya-biaya operasional
perusahaan.
10. Penagihan
 Memantau saldo kartu piutang dan tagihan yang belum dibayar oleh
customer.

 Melakukan konfirmasi batas pembayaran pada customer

 Menyimpan faktur dan dokumen lain yang berhubungan dengan
penagihan piutang.
 Memeriksa data kredit customer yang mencakup sejarah kredit dan
batas kredit customer.

 Melaporkan piutang tak tertagih pada direktur dan kepala keuangan.

 Menyiapkan daftar piutang pada salesman untuk ditagih pada

customer.
11. Bagian Keuangan
 Menerima hasil tagihan yang disetor oleh salesman.

 Mengecek keluar masuk kas dan saldo direkening bank

perusahaan.

 Menginput data keluar-masuk kas pada sistem yang ada.

 Menyetor uang, mencairkan cek dan bilyet giro ke bank.

 Mengisi cek dan bilyet giro untuk pembayaran hutang dan biaya-
biaya operasional.

 Memberikan informasi saldo kas pada kepala keuangan dan direktur.

 Mengkoordinasikan adanya penerimaan kas dari customer kepada
bagian penagihan.
12. Accounting
 Mencatat, memeriksa dan membukukan setiap transaksi yang terjadi
di perusahaan baik secara manual maupun penginputan data pada
sistem informasi perusahaan.

 Membuka faktur pajak masukan dan keluaran.

 Melaporkan pajak masukan dan pajak keluaran pada kantor pajak

serta mengurus berbagai jenis pajak lainnya seperti PPH 21, PPH
22, PPH 23, PPH 25, dll.

 Melakukan audit kas, piutang, dan hutang secara berkala.

25
  Mencetak bukti pengeluaran kas dan meminta otorisasinya pada
kepala keuangan serta mengkoordinasikan pembayarannya pada
keuangan.

 Memeriksa dan mencocokan stock barang digudang secara berkala.

 Mengarsip dokumen-dokumen secara tertata.

 Membuat laporan keuangan, laba-rugi, dan arus kas.

13. Kepala Pembelian
 Melakukan pengorderan, pembelian, dan mengurus pengantaran
barang-barang dari supplier.

 Berkoordinasi dengan bagian pemasaran, gudang dalam persediaan

barang.

 Melakukan negosiasi harga dengan supplier.

 Mencari dan mengurus pengangkutan barang-barang oleh ekspedisi.

 Berkoordinasi dengan bagian keuangan menyangkut pembayaran

hutang pada supplier.
14. Bagian Pembelian
 Membuat Purchase Order (PO) sesuai dengan permintaan bagian
pemasaran.

 Mencatat setiap pembelian barang baik secara tunai maupun kredit

 Melakukan retur pembelian pada supplier apabila ditemukan adanya

kerusakan pada barang maupun barang yang tidak sesuai dengan
pemesanan.

 Berkoordinasi dengan ekspedisi dan gudang dalam pengantaran

barang yang dibeli.

4.1.4 Aktivitas Perusahaan

PT. Dwiwira Putra Dinamika merupakan perusahaan yang bergerak

dalam bidang distributor computer dan perlengkapan. Perusahaan tersebut
menjual berbagai merek komputer seperti Asus, Lenovo, Acer, LG. Sedangkan
perlengkapan seperti usb, ups, kabel, mouse pad, tas pc, keyboard dan lain-
lain. Pelanggan dari PT. Dwiwira Putra Dinamika tidak hanya di Pekanbaru,
tetapi tersebar di beberapa titik di Provinsi Riau dan diluar pulau. Supplier
dari PT. Dwiwira Putra Dinamika ada yang berasal dari daerah Pekanbaru dan

26
ada yang dari luar seperti Jakarta, Bandung, dan lain sebagainya.

27
 Gambar 4.2 Kegiatan Accounting yang mencatat, memeriksa dan
membukukan setiap transaksi yang terjadi di perusahaan

Gambar 4.3 Kegiatan Admininistrasi yang mengecek dokumen faktur

pembelian dan penjualan

28
 Gambar 4.4 Kegiatan HRD

4.2 Analisis Deskriptif dan Pembahasan

4.2.1 Analisis Deskriptif

Dokumen merupakan sumber data yang digunakan untuk melengkapi

penelitian, baik berupa sumber tertulis, film, gambar (foto), dan karya-karya
monumental, yang semuanya itu memberikan informasi bagi proses
penelitian.
Dokumen sangat berguna bagi organisasi yang tidak hanya didasarkan
pada penggunaannya dalam menunjang kegiatan-kegiatan yang sedang
berlangsung, tetapi juga kegunaannya bagi lembaga/instansi pencipta
dokumen pada masa yang akan datang.
Kegunaan dokumen dipandang dari segi nilai hukum merupakan topik
yang semakin hari semakin menyita perhatian. Perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi berdampak pada terjadinya kasus pemalsuan
dokumen yang menimbulkan kerugian material dan immaterial yang tidak
ternilai bagi institusi atau lembaga pemilik dokumen. Menjaga dokumen agar
tidak jatuh ke tangan orang yang tidak berhak bukanlah pekerjaan muda.
Kepercayaan terhadap mereka yang diberi tanggung jawab untuk menjaganya
serta bagaimana sistem pengamanannya merupakan dua hal yang tidak dapat

29
dipisahkan. Kelalaian petugas atau tempat penyimpanan yang kurang
terlindungi dapat menimbulkan kerugian yang fatal bagi organisasi atau
perusahaan yang bersangkutan
Dalam suatu organisasi arsip mempunyai peranan sebagai memori suatu
organisasi, karena karyawan dalam suatu organisasi mempunyai memori
ingatan yang terbatas, sehingga suatu saat arsip berperan sebagai wadah
informasi dan barang bukti. Dan arsip juga memiliki peran sebagai kegiatan
manajemen yang dapat menentukan suatu organisasi dalam mencapai
tujuannya. Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi kegiatan pengumpulan
dokumen atau surat, pemeriksaan terhadap arsip, penentuan kata tangkap
dari arsip tersebut, pemberian kode, penyortiran, penempatan, pemeliharaan
arsip, juga cara penyingkiran dan pemusnahan untuk dokumen atau surat
atau arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna atau arsip non essential
yang sudah tidak digunakan lagi.

Gambar 4.2.1.2 Kegiatan pengumpulan dokumen atau surat dan pemberian

kode

Gambar 4.2.1.3 Kegiatan pemeriksaan terhadap arsip

30
 Peranan arsip dalam suatu organisasi sangat penting, maka pengelolaan
arsip dalam suatu organisasi haruslah baik dan benar, karena jika
pengelolaan kurang baik maka akan mengakibatkan organisasi sulit
memperoleh dan menerima informasi baik dari dalam organisasi (intern) atau
dari luar kantor (ekstern) sehingga akan menghambat tahapan proses
pekerjaan selanjutnya. Suatu organisasi dapat terbentuk karena adanya
pengaruh dari beberapa aspek yaitu seperti penyatuan visi, misi, dan tujuan
yang sama dengan perwujudan dari eksistensi sekelompok orang terhadap
masyarakat. Untuk mecapai visi, misi, dan tujuan tersebut suatu organisasi
haruslah mempunyai sumber informasi baik dari luar maupun dalam
organisasi. Arsip merupakan sumber informasi yang sangat baik dalam suatu
organisasi dan juga berisi informasi tentang fungsi dan kegiatan dari
organisasi tersebut.
Penataan kearsipan tidak sekadar disimpan atau ditumpuk begitu saja,
tetapi perlu diatur cara penyimpanannya dengan melalui beberapa tahapan
dengan tujuan sistem pengarsipan yang rapi dan ketika arsip dibutuhkan
mudah ditemukan kembali. Terkadang terlihat disuatu instansi atau organisasi
dalam memperlakukan arsip itu tidak pada semestinya yang nantinya
berdampak pada instansi itu sendiri bila arsip itu berguna sebagai informasi
yang berkenaan dengan pengambilan keputusan.

4.2.2 Pembahasan

Bukti transaksi adalah bukti tertulis atau bukti terjadinya kegiatan

transaksi dalam bisnis atau perusahaan. Bukti transaksi merupakan sebuah
dokumen asli yang menjadi alat untuk merekam semua transaksi yang
terjadi. Bukti transaksi juga dapat diartikan sebagai suatu dokumen, yang
berfungsi untuk sumber pencatatan dan penyusunan laporan keuangan, bisa
yang dibuat sendiri oleh perusahaan ataupun yang berasal dari pihak luar
perusahaan.
Tujuan Bukti transaksi yang sudah dicatat merupakan pegangan untuk
mempermudah akuntan perusahaan dalam menyusun laporan keuangan. Dari
pencatatan tersebut dapat diketahui pihak yang bertanggung jawab atas
terjadinya transaksi, dan dapat menghindari duplikasi pada pengumpulan
data keuangan. Selain itu, bukti transaksi dapat mengurangi kemungkinan
kesalahan dengan cara menyatakan transaksi dalam bentuk tulisan.

31
 Pencatatan transaksi keuangan adalah kegiatan penting yang harus
dilakukan oleh suatu bisnis. Dalam akuntansi, pencatatan transaksi keuangan
adalah hal mendasar yang harus dilakukan. Dengan adanya catatan tersebut,
semua transaksi keuangan bisnis dapat dipertanggungjawabkan dan dibawa
ke laporan keuangan, termasuk bukti transaksi.
Transaksi keuangan mempunyai nilai atau dinyatakan dalam satuan
uang yang sangat berpengaruh terhadap kondisi keuangan perusahaan atau
unit organisasi. Dengan adanya transaksi, kita dapat melihat bagaimana
perusahaan menggunakan sumber daya ekonomi dan bagaimana cara
memperoleh dana yang dapat digunakan untuk membiayai kegiatan tersebut.
Karena pentingnya sebuah transaksi keuangan dalam perusahaan, maka
perusahaan perlu mengadakan pencatatan.

32
 BAB V
PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini penulis

mendapatkan banyak pengetahuan secara nyata dalam menerapkan ilmu
yang diperoleh selama masa perkuliahan, sehingga dapat dipraktekkan secara
maksimal dan optimal ketika melaksanakan kegiatan PKL. Selain itu dengan
adanya kegiatan PKL ialah mahasiswa dapat mengenal dunia kerja nyata
sekaligus mengenal lingkungan dan kondisi kerja yang nantinya akan dihadapi
mahasiswa setelah lulus kuliah.
Berdasarkan uraian dalam Laporan PKL, maka dapat disimpulkan bahwa
dalam dunia kerja diperlukan tanggung jawab, ketelitian, kesabaran yang
tinggi atas semua pekerjaan yang dikerjakan dan disiplin dalam mengikuti
peraturan bekerja dan disiplin waktu menjadi tanggung jawab kita agar
tugas- tugas yang diberikan dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu.
Dari kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang telah dilakukan serta
pembahasan yang telah dikemukakan, maka diperoleh kesimpulan sebagai
berikut:
1. PT. Dwiwira Putra Dinamika merupakan perusahaan yang bergerak
dalam distributor computer dan perlengkapan.
2. Sebagai perusahaan besar yang bergerak dalam bidang distributor
computer dan perlengkapan, PT. Dwiwira Putra Dinamika ini memiliki
banyak permasalahan intern yang sering ditemukan dalam lingkup
perusahaan seperti kurangnya ketelitian dalam merapikan dokumen-
dokumen arsipan sehingga dokumen tersebut tidak berurutan dan
tidak lengkap.
3. Banyaknya bukti-bukti transaksi yang penting membuat bahwa
dokumen transaksi tersebut harus disimpan agar dapat digunakan jika
terjadi selisih atau kesalahan dalam pencatatan

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan yang telah diuraikan diatas, dapat dilakukan

33
saran-saran sebagai berikut :

1. Hal yang dilakukan PT. Dwiwira Putra Dinamika dalam menangani

permasalahan tentang dokumen arsipan ialah dengan diurutkan
berdasarkan penomoran dan tanggal transaksi.

2. Selain pengurutan dokumen arsipan, alangkah baiknya arsipan tersebut

disimpan dalam suatu lemari dokumen secara rapi sehingga bila sewaktu-

waktu ingin dicari,maka tidak perlu merasa kesulitan.

34
 DAFTAR RUJUKAN

Badri, M. S. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya

Erlangga.

Bastian, I. (2007). Pengertian Transaksi Menurut Para Ahli. 27.

https://jojonomic.com/blog/pengertian-transaksi/

G.J, R. (1997). Pengertian Dokumen menurut Para Ahli. 104.

http://www.kumpulanpengertian.com/2019/02/pengertian-dokumen-
menurut-para-ahli.html

Gottschalk, L. (1986). Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli. Pengertian

Dokumen Menurut Para Ahli, 38.
http://www.kumpulanpengertian.com/2019/02/pengertian-dokumen-
menurut-para-ahli.html

Guba, & Lincoln. (2007). Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli. Moleong,
216–217. http://www.kumpulanpengertian.com/2019/02/pengertian-
dokumen-menurut-para-ahli.html

Gunandi. (2008). TINJAUAN ATAS PENILAIAN DAN PENCATATAN PERSEDIAAN

BARANG DAGANG. TINJAUAN ATAS PENILAIAN DAN PENCATATAN
PERSEDIAAN BARANG DAGANG, 53(9), 13.

https://doi.org/10.1017/CBO9781107415324.004

Mardi. (2011). Pentingnya Bukti Transaksi dalam Pencatatan Keuangan.

https://www.jurnal.id/id/blog/2018-pentingnya-bukti-transaksi-dalam-
pencatatan-keuangan/

Mulyadi. (2008). Sistem Akuntansi. Sistem Akuntansi Cetakan Keempat, 4.

Mursyidi. (2010). Pengertian Transaksi Menurut Para Ahli. 39.

https://jojonomic.com/blog/pengertian-transaksi/

Sofian, A. (2017). TAFSIR ATAS DELIK PEMALSUAN. Pasal 266 Ayat (1)

35
KUHP. https://business-law.binus.ac.id/2017/11/30/tafsir-atas-delik-
pemalsuan/

Sugiarto, A. (2005). Pengertian Arsip Menurut Para Ahli. 5.

https://www.seputarpengetahuan.co.id/2017/12/pengertian-arsip-
menurut- para-ahli.html#7_Agus_Sugiarto_20055

Sugiyono. (2005). Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli. 82.

http://www.kumpulanpengertian.com/2019/02/pengertian-dokumen-
menurut-para-ahli.html

Suraja. (2006). Pengertian Arsip Menurut Para Ahli. 33.

https://www.seputarpengetahuan.co.id/2017/12/pengertian-arsip-
menurut- para-ahli.html#7_Agus_Sugiarto_20055

UU. (1971). UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA.

http://hukum.unsrat.ac.id/uu/uu_7_71.htm

36