LAPORAN

PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)

BAGIAN KEARSIPAN
KANTOR KECAMATAN JATIBARANG
Jl. Raya Timur No 03 Jatibarang, Kecamatan Jatibarang Kabupaten Brebes
Jawa Tengah 52261
Tahun Pelajaran 2021/2022

Disusun oleh :
Nama : Auliya Dwi Pertiwi
NIS : 1054
Kelas : XI Akuntansi 3
Program Keahlian : Akuntansi dan Keuangan Lembaga

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN
NEGERI 2 SONGGOM
Jl. Raksawijaya Karangsembung- Songgom Brebes 52266
NPSN: 69897022 NSS: 401032915089 e-mail : smkn2songgom@gmail.com
Telp : (0283) 4511600 Web : www.smkn2songgom.sch.id
LEMBAR PENGESAHAN DARI SEKOLAH

i
 LEMBAR PENGESAHAN DARI DU/DI

Laporan kegiatan Praktik Kerja Lapangan SMK NEGERI 2 SONGGOM

Tahun Pelajaran 2021/2022. Bertempat di Kantor Kecamatan Jatibarang, telah
diterima dan disetujui pada :

Hari : ……………………………………………………….
Tanggal : ……………………………………………………….

Mengetahui,
Pimpinan/Manajer Instansi Pembimbing DU/DI

IMAM TOHID, S.SOS BUDI PURNOMO, S.IP

NIP: 19680628 199001 1001 NIP. 19741129 200701 1 006

KATA PENGANTAR
ii
 Puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan
rahmat-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan laporan Praktik Kerja Lapangan
(PKL). Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam
menyelesaikan Praktik Kerja Lapangan (PKL) bagi siswa-siswi SMK Negeri 2
Songgom. Praktik kerja ini merupakan salah satu upaya dalam melatih
ketrampilan peserta didik sehingga siap untuk memasuki dunia kerja.
Saya mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah memberikan
dukungan baik secara moral maupun materiil serta bimbingannya :
1. Bapak Wigit Marseto Adji,S.Pd.,M.Si selaku Kepala SMK Negeri 2
Songgom.
2. Ibu Widiah Mirantika S.Pd selaku Ketua Progam Keahlian Akuntansi dan
pembimbing Praktik Kerja Lapangan (PKL).
3. Ibu Wakhutoh S.Pd selaku pembimbing Praktik Kerja Lapangan (PKL).
4. Bapak Imam Tohid, S.SOS. selaku pimpinan kantor kecamatan Jatibarang
yang telah memberikan izin untuk melakukan Praktik Kerja Lapangan (PKL).
5. Bapak Budi Purnomo, S.IP selaku pembimbing kerja praktik instansi /
perusahaan kantor Kecamatan Jatibarang, yang .telah memberikan
kesempatan, bantuan dan bimbingannya dalam menyusun Laporan Praktik
Kerja Lapangan
6. Bapak/Ibu staf karyawan Kecamatan Jatibarang ,yang telah membantu dan
mendidik kami untuk melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
dengan baik.
Penulis menyadari laporan ini jauh dari kata sempurna, untuk itu penulis
dengan senang hati menerima kritik dan saran yang sifatnya mendukung demi
kemajuan penulis dimasa yang akan datang.

Songgom, Juni 2022

Penyusun

Auliya Dwi Pertiwi

iii
 DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN SEKOLAH ......................................................i
LEMBAR PENGESAHAN DU/DI INSTANSI............................................ii
KATA PENGANTAR....................................................................................iii
DAFTAR ISI...................................................................................................iv
BAB I PENDAHULUAN...............................................................................1
1.1 Latar Belakang................................................................................1
1.2 Identifikasi masalah........................................................................3
1.3 Rumusan Masalah ..........................................................................3
1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian ......................................................3
BAB II PROFIL PERUSAHAAN.................................................................4
2.1 Sejarah Perusahaan.........................................................................4
2.2 Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Jatibarang.........................6
2.3 Bidang Usaha yang ada .................................................................7
2.4 Pelaksanaan Kegiatan PKL.............................................................11
2.5 Tempat dan Waktu PKL ................................................................12
2.6 Hambatan Kegiatan PKL................................................................13
2.7 Manfaat yang di peroleh selama Praktik Kerja Lapangan (PKL)...13
BAB III LANDASAN TEORITIS.................................................................14
3.1 Uraian Materi (Teori Dasar)...........................................................14
3.2 Fungsi dan Tujuan Kearsipan ........................................................16
BAB IV PENUTUP ........................................................................................17
4.1 Simpulan.........................................................................................17
4.2 Saran...............................................................................................17
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

iv
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Organisasi pemerintah harus memiliki peralatan yang cukup dan
didukung oleh staf yang baik sangat menentukan keberhasilan pencapaian
tujuan pelayanan kepada masyarakat dari unit organisasi utama sampai unit-
unit tekhnis semakin terasa tuntutan adanya ketepatan, keakuratan
pengelolaan dan pelayanan serta penyelenggara sistem kearsipan yang
professional.Salah satu faktor yang sangat menentukan tercapainya tujuan
organisasi dalam kearsipan adalah ditunjang oleh fasilitas-fasiitas yang cukup
memadai dan terletak pada kinerja perangkat administrasi sebagai
pengelolaannya, serta pengelolaannya dilakukan sesuai dengan sistem yang
telah diterapkan. Hal ini juga ditunjang dengan kerjasama perangkat
organisasinya, sehingga hal-hal yang mempengaruhi peralatan arsip bisa
teratasi.
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber
informasi
serta alat pengawasan yang sangat diperluhkan dalam setiap organisasi dalam
rangka melaksanakan segala kegiatan-kegiatan, baik pada kantor-kantor
lembaga Negara, swasta dan perguruan tinggi. Dalam proses penyajian
informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan
kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang
kearsipan.
Salah satu informasi yang sangat penting bagi dunia kerja adalah
terdapat penyimpanan dokumen yang merupakan arsip. Arsip mempunyai
peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk
membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat
menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan
prosedur kerja yang baik, dibidang kearsipan. Arsip dapat dikatakan pula
sebagai hasil endapan informasi pelaksanaan kegiatan instansi yang tercipta
karena fungsi instansi berjalan dan disimpan untuk digunakan. Pengelolaan

1
pada dasarnya adalah bagian daripada manajemen, bahkan banyak yang
mengartikan bahwa pengelolaan adalah manajemen, yakni usaha yang
dilakukan untuk perencanaan pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran, serta pergerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai
tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu (The liang Gie, 2000;4).
Pengelolaan yang dimaksud disini lebih difokuskan pada pengelolaan arsip,
yang berkaitan dengan peredaran hidup data dan keterangan lainnya (arsip)
dari sejak penciptaan, pemeliharaan, penyimpanan sampai pada
pemusnahaannya. Data, keterangan atau arsip yang dikelola itu bersifat
dinamis artinya data, keterangan atau arsip yang masih dipergunakan secara
langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi dari suatu organisasi.
Pengelolaan arsip mulai dari arsip nasional hingga ke daerah yang
ditangani langsung badan arsip nasional maupun daerah dapat memberi
kontribusi yang berarti dalam memberikan arsip otentik dan menjadikannya
sebagai aset Negara yang berharga. Menghadapi era globalisasi serta arus
informasi yang semakin kompetitif, maka kedudukan arsip memiliki posisi
penting sebagaimana fungsifungsi pengelolaan yang diterapkan dalam
lembaga itu. Sebab era globalisasi sekarang ini pertumbuhan informasi yang
berwujud arsip baik yang diterima maupun yang diciptakan oleh suatu
organisasi akan berkembang sangat pesat sejalan pertumbuhan informasi itu
sendiri.
Bagi lembaga-lembaga publik, hal lain yang perluh diperhatikan
bahwa kebutuhan akan arsip semakin meningkat, baik secara internal maupun
secara eksternal. Aspek internal, arsip yang diperuntukkan oleh pimpinan dan
staf dalam perumusan maupun implementasi sebuah kebijakan sedangkan
aspek eksternalnya, arsip dapat digunakan sebagai bentuk pelayananan
kepada masyarakat-masyarakat yang membutuhkan (Martono, 2001: 19).
Fenomena dalam pengelolaan kearsipan di Kantor Kecamatan Jatibarang Kab
Brebes menunjukkan kurangnya perhatian pegawai atau bagian adminstrasi
dalam kepentingan pengelolaan kearsipan, sebagian pegawai menganggap
arsip tidak penting.

2
 Dalam pelayanan menyangkut kearsipan sering terjadi hal-hal yang
tidak dikehendaki seperti banyak surat-surat keluar tidak terarsip, surat masuk
pun terkadang tidak diarsipkan, sehingga ketika surat-surat tersebut
dibutuhkan terkadang sulit untuk diketahui keberadaannya. Bahkan warkat-
warkat penting hanya dibiarkan oleh pegawai begitu saja diatas meja tanpa
melakukan perlindungan atau pengelolaan kearsipan yang lebih aman dan
rapi.

Identifikasi Masalah

Dari latar belakang yang telah diuraikan, maka peneliti dapat

mengidentifikasi beberapa masalah yang ditemui di kantor Kecamatan
Jatibarang Kab Brebes yaitu sebagai berikut:
1. Surat masuk dan surat keluar sering hilang karena belum adanya tenaga
SDM pengelola arsip.
2. Surat sering tercecer karena kurangnya fasilitas penyimpanan arsip.

Rumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah dan pembatasan masalah untuk

memperjelas masalah yang dihadapi maka masalah tersebut dapat dirumuskan
sebagai berikut:
1. Bagaimana Sistem Pengelolaan Kearsipan dikantor Kecamatan
Jatibarang?
2. Bagaimanakah kinerja pengelolaan kearsipan Kantor Arsip dan
Dokumentasi Kecamatan Jatibarang diukur dari keseluruhan perspektif ?

1.2 Maksud dan Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui secara jelas tentang pengelolaan kearsipan di kantor
Kecamatan Jatibarang Kab. Brebes.
2. Untuk mengetahui secara jelas tentang faktor-faktor yang mempengaruhi
pengelolaan kearsipan di kantor Kecamatan Jatibarang Kab.Brebes.

3
 3. Untuk mengetahui secara jelas bagaimana upaya-upaya yang dapat di
lakukan untuk pembenahan pengelolaan kearsipan dikecamatan
Jatibarang Kab. Brebes.

BAB II
PROFIL PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Perusahaan

Jatibarang merupakan satu di antara Kecamatan yang ada di Kabupaten

Brebes, Jawa Tengah. Keseluruhan wilayah Jatibarang memiliki luas 3.639,11
Ha. Sebagian besar wilayah tersebut dimanfaatkan untuk lahan sawah.
Wilayah terluas adalah Desa Kramat, sementara Desa yang paling kecil
adalah Kalialang. Kecamatan Jatibarang berjarak sekitar 12 km dari pusat
Kabupaten Brebes. Batas-batas wilayahnya yaitu :
1. Utara : Kecamatan Brebes
2. Timur : Kabupaten Brebes
3. Selatan: Kabupaten Tegal
4. Barat : Kecamatan Songgom
Berdasarkan data BPS tahun 2018, Kecamatan Jatibarang memiliki
penduduk sejumlah 86.565 jiwa. Rincianya, 43.873 jiwa merupakan
penduduk laki-laki. Sementara itu, jumlah penduduk perempuan mencapai

4
10.447 jiwa. Urutan kedua ada Desa Jatibarang Lor dengan jumlah 6.518
jiwa. Desa Kalialang menjadi Desa dengan penduduk paling sedikit, yakni
1.276 jiwa.
Kecamatan Jatibarang memiliki 22 Desa Yaitu : Desa Bojong, Desa
Buaran, Desa Janegara, Desa Janegara, Desa Jatibarang Lor, Desa Jatibarang
Kidul, Desa Kalialang, Desa Kalipucang, Desa Karanglo, Desa Kebogadung,
Desa Kebonagung, desa Kedungtukang, Desa Kemiriamba, Desa
Kertasinduyasa, Desa Klampis, Desa Klikiran, Desa Kramat, Desa
Pemengger, Desa Pedeslohor, Desa Rengasbandung, Desa Tegalwulung dan
Desa Tembelang.
Visi dan Misi KANTOR KECAMATAN JATIBARANG
 Visi
“Terwujudnya Sistem Pelayanan Publik yang tepat dan akurat Dalam ”.
 Misi
1. Memberikan pelayanan yang efektif dan efisien.
2. Menyelenggarakan pelayanan sesuai dengan standart yang telah di
tetapkan.
3. Membangun kepercayaan masyarakat atas pelayanan publik yang
berkualitas serta mewujudkan penyediaan pelayanan publik yang
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

5
2.2 Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Jatibarang

6
2.3 Bidang Usaha yang ada
Tugas dan Fungsi kepegawaian di Kantor Kecamatan Jatibarang
1. Camat
 Tugas Camat :
Melaksanakan kewenangan Pemerintah yang dilimpahkan oleh
Bupati untuk menangani sebagian urusan Otonomi Daerah.
 Fungsi camat :
a. Mengkoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat.
b. Mengkoordinasikan upaya penyelenggaraan ketenteraman dan
ketertiban umum.
c. Mengkoordinasikan penerapan dan penegakan peraturan perundang-
undangan.
d. Mengkoordinasikan pemeliharaan prasarana danfasilitas umum.
e. Mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan pemerintah di
tingkat kecamatan.
f. Membina penyelenggaraan pemerintahan desa.
g. Melaksanakan pelayanan masyarakat yang menjadi ruang lingkup
tugasnya dan yang belum dapat dilaksanakan pemerintah desa
h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh bupati sesuai tugas dan
fungsinya.
2. Sekretaris Camat
 Tugas sekretaris Camat :
Membantu Camat dalam melaksanakan pembinaan administrasi
yang meliputi pengelolaan ketaausahaan, kerumah tanggaan,

7
 kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan menyusun program kerja
dan laporan serta memberikan layanan teknis administratif kepada
seluruh satuan organisasi pemerintah kecamatan.
 Fungsi Sekretaris Camat :
a. Penyusunan rencana kegiatan dan program kerja kecamatan.
b. Pengelolaan administrasi keuangan.
c. Pembinaan administrasi dalam arti melakukan urusan
ketatausahaan, kepegawaian, perlengkapan, kerumahtanggaan dan
perjalanan dinas.
3. Pelayanan Administrasi
Pelayanan tugas-tugas lain yang diberi oleh canat sesuai tugas dan
fungsinya.
4. Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan
 Tugas Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan :
Melaksanakan penyusunan rencana dan evaluasi pelaksanaan
program kegiatan serta laporan instansi, admistrasi piñata usaha
keuangan, pengelolaan keuangan dan pertanggungjawaban administrasi
keuangan.
 Fungsi Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan :
a. Perencanaan kegiatan dan pengendalian program kerja.
b. Penyusunan dan pengkoordinasikan penyusunan rencana strategis,
penetapan kinerja, dan RKA.
c. Pengkoordinasian penyiapan bahan perumusan kebijakan teknisi di
bidang perencanaan dan keuangan.
d. Perencanaan keuangan masyarakat.
e. Penyusunan anggaran belanja kecamatan.
f. Pelaksanaan kegiatan perbendaharaan meliputi pembukuan,
verifikasi, rekapitulasi, dan dokumentasi pelaksanaan belanja.
g. Penyusunan laporan perhitungan dan pertanggungjawaban
keuangan
h. Pelaksanaan koordin asian secara internal dilingkungan unit kerja

8
 i. Pelaksanaan dan pengkoordinasian pengelolaan administrasi
keuangan dan akuntasi kecamatan.
j. Pembuatan laporan sesuai dengan bidangnya.
5. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
 Tugas Sub Bagian Umum dan Kepegawaian:
Menyelenggarakan urusan surat menyurat, kearsipan, kerumah
tanggaan, perjalanan dinas, perlengkapan dan kepegawaian.
 Fungsi Sub Bagian Umum dan Kepegawaian :
a. Penyusunan rencana kegiatan kecamatan.
b. Penyusunan naskah laporan kegiatan kecamatan.
c. Pembuatan laporan kegiatan kecamatan.
d. Penyususnan rencana anggaran kebutuhan barang.
e. Penyusunan data dan administrasi inventaris barang.
f. Pelaksanaan ketatalaksanaan umum meliputi administrasi umum,
surat menyurat, kearsipan, dan administrasi kepegawaian.
g. Pelaksanaan kegiatan rumah tangga dan perjalanan dinas.
h. Pelaksanaan pengadaan sarana dan prasarana perkantoran.
i. Pelaksanaan pengelolaan barang inventaris kantor.
j. Pengurusan mutasi, diklat, kesejahteraan pegawai, hak dan
kewajiban pegawai.
6. Kasi Tata Pemerintahan
 Tugas kasi tata pemerintah
Melaksanakan urusan pemerintahan umum, pembinaan
pemerintah, administrasi kependudukan, pertahanan dan pembunaan
politik dakam negeri.
 Fungsi kasi tata pemerintah :
a. Penyusunan program dan pembinaan penyelenggaraan pemerintah
umum dan desa.
b. Pelaksanaan pembinaan dan pengawasan tertib administrasi
pemerintah desa.
c. Pemberian bimbingan, supervisi, fasilitas, dan komsultasi
pelaksanaan administrasi desa.

9
 d. Pembinaan dan pengawasan terhadap kepala desa.
e. Pembinaan dan pengawasan terhadap perangkat desa.
f. Evaluasi penyelenggaraan pemeritah desa di tingkat kecamatan dan
melaporkan pelaksanaan pembinaan dan pengawasan.
g. Penyelenggaraan pemerintah desa di tingkat kecamatan.
h. Penyusunan program dan pembinaan administrasi kependudukan
dan catatan sipil.
i. Penyusunan program dan pembinaan kegiatan sosial politik,
ideologi negara dan kesatuan bangsa.
j. Pembinaan urusan pertahanan.

7. Kasi Pemberdayaan Masyarakat Desa (PMD) Dan Perekonomian

 Tugas kasi pemberdayaan masyarakat desa (PMD) dan perekonomian :
Melaksanakan pembinaan pemberdayaan masyarakat desa dan
perekonomian, produksi, dan distribusi.
 Fungsi kasi pemberdayaan masyarakat desa (PMD) dan perekonomian :
a. Penyusunan program dan pembinaan pemberdayaan masyarakat
desa.
b. Penyusunan program dan pembinaan perekonomian masyarakat,
produksi dan distribusi.
c. Koordinasi penyelenggaraan perekonomian diwilayahnya
d. Pemningkatan partisipasi masyarakat untuk ikut serta dalam
perencanaan pembangunan lingkup kecamatan dan forum
musyawarah perencanaan pembangunan di desa dan kecamatan.
e. Pembinaan dan pengawasan terhadap keseluruh unit kerja baik
pemerintah maupun swasta yang mempunyai program kerja dan
kegiatan pemberdayaan masyarakat di wilayah kerja kecamatan.
8. Kasi Ketrentaman Dan Ketertiban (TRANTIB)
 Tugas kasi ketentraman dan ketertiban :
Melakukan pembinaam ketentraman dan ketertiban serta
pembinaan polisi pamong praja
 Fungsi kasi ketentraman dan ketertiban :

10
 a. Penyusunan program pembinaan dan ketertiban umum.
b. Penyelenggaraan pembinaan ketentraman dan ketertiban umum.
c. Pelaksanaan dan penyelenggaraan pembinaan polisi pamong praja
koordinasi dengan kepolisian negara republik indonesia dan tentara
nasional Indonesia mengenai program dan kegiatan
penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum diwilayah
kecamatan.
d. koordinasi dengan pemuka agama yang ada di wilayah kerja
kecamatan untuk mewujudkan ketentraman dan ketertiban umum
masyrkat diwilayah kecamatan.
e. pelaporan pelaksanaan pembinaan ketentraman dan ketertiban
kepada bupati.
9. Kasi Sosial
 Fungsi kasi sosial :
a. Mengumpulkan, Mengolah Dan Mengevaluasi Data Dibidang
Perekonomian, fisik dan prasarana wilayah.
b. Menyiapkan bahan pembinaan terhadap perkoperasian, pengusaha
ekonomi lemah dan kegiatan perekonomian lainnya dalam rangka
meningkatkan kehidupan perekonomian masyarakat.
c. Menyiapkan bahan pembinaan, pengelolaan kekayaan dan inven-
tarisasi kelurahan.
d. Menyiapkan bahan pembinaan, kebersihan, keindahan, pertamanan,
dan sanitasi lingkungan.
e. Menyiapkan bahan pembinaan dan pelaksanaan pemeliharaan
prasarana dan fasilitas pelayanan umum.
f. Menyiapkan bahan evaluasi dan menyusun laporan dibidang
perekonomian, fisik dan prasarana wilayah.

2.4 Pelaksanaan Kegiatan PKL

1. Bagian kantor
a. Membantu kegiatan kasi Kesos.
b. Membantu melipat surat dan menyetempel Surat antar desa.

11
 c. Membantu menulis surat masuk dan keluar.
d. Membantu tanda terima majalah edisi Juni Se kec Jatibarang.
e. Membantu daftar hadir desa kec jatibarang.
f. Membantu mencatat absensi karyawan dan karyawati kec Jatibarang.
g. Membantu kasi pemerintahan dan pelayanan umum.
h. Membantu membuat tabel pengambilan akta lahir,buku PKK, serta
Surat masuk dan keluar.
i. Membantu menyusun daftar anak yatim piatu Se kec Jatibarang.
j. Menginput/ mendata surat kematian masyarakat kecamatan jatibarang.

2. Bagian PATEN
a. Membantu menulis No registrasi dan menyetempel surat pengantar,
pindah abtar kabupaten/ provinsi dan antar kecamatan, surat pindah,
SKTM dan SKCK.
b. Membantu pelayanan pengambilan KTP.
c. Pelayanan pengambilan dan pembuatan E-KTP, KK surat pengantar
pindah dan Kartu Indentitas Anak (KIA).
d. Pelayanan pembuatan Izin Mendirikan Bangunan (IMB) Dengan luas
maksimal 100m².
e. Pelayanan Izin Usaha Mikro Kecil (IUMK).

2.5 Tempat dan Waktu PKL

1. Tempat Pelaksanaan PKL
Nama Instansi : Kantor Kecamatan Jatibarang
Alamat : Jl. Raya Timur No 03 Jatibarang
Kode Pos : 52261
Nomor Telepon : (0283) 618 412
Nama Pembimbing : Budi Purnomo, S.IP
2. Waktu Pelaksanaan

12
 Waktu pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dimulai pada
tanggal 20 Desember 2021 sampai 25 April 2022. Berikut ini merupakan
waktu masuk dan pulang Praktik Kerja Lapangan (PKL):

JAM JAM JAM

HARI
MASUK ISTIRAHAT PULANG

Senin 08.00 12.00 – 13.00 14.00

Selasa 08.00 12.00 – 13.00 14.00
Rabu 08.00 12.00 – 13.00 14.00
Kamis 08.00 12.00 – 13.00 14.00
Jumat 08.00 - 11.00

2.6 Hambatan Kegiatan PKL

1. Terkadang mengalami kesulitan untuk mengerjakan pekerjaan yang
diberikan.
2. Kurangnya pengarahan terhadap tugas dari karyawan yang bersangkutan.
3. masalah di atas, selama pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) tidak
ada masalah yang cukup serius yang dihadapi.
4. Untuk menangani masalah ketika kami mendapat kesulitan saat tugas
Praktik Kerja Lapangan (PKL) dapat terselesaikan dengan baik dan
efisien.

2.7 Manfaat yang di peroleh selama Praktik Kerja Lapangan (PKL)

1. Menambah pengetahuan dan wawasan serta keterampilan tentang
pelayanan administrasi terpadu di kantor kecamatan jatibarang Kab.
Brebes.
2. Mendapatkan bentuk pengalaman nyata serta berbagai permasalahan yang
dihadapi dalam dunia kerja.
3. Menjadikan siswa/siswinya lebih disiplin, dan giat serta mengerti tentang
melayani masyarakat dengan baik.
4. Mengaplikasikan dan meningkatkan ilmu yang telah diperoleh di sekolah.
5. Mendapatkan keterampilan untuk melaksanakan progam kerja pada
perusahaan maupun instansi yang digunakan sebagai tempat praktik.

13
 BAB III
LANDASAN TEORITIS

3.1 Uraian Materi (Teori Dasar)

1. Pengertian Kearsipan
Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan
atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan
terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah
ditemukan kembali jika diperlukan.Kearsipan merupakan bagian pekerjaan
kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia
apabila di perlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif,
kearsipan sangat di butuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip
merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor.
Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah
yang perlu di kelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh
kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya
guna. Dalam hal ini unit kearsipan Dinas kantor kecamatan jatibarang
harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat
dalam memecahkan administrasi pada umumnya dan dalam manajemen
kearsipan pada khusunya.
Kerasipan memegang peranan bagi kelancaran jalanya organisasi,
yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi
(Ig. Wursanto, 1989 : 21). Demikian pentingnya arsip, oleh karena itu

14
 perlu prosesur yang baik dan benar di dalam pengelolaan arsip, untuk
menjaga daur hidup arsip itu sendiri mulai dari tahap penciptaan,
penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahanya. Di dalam
oekerjaan menyimpan arsip tidak hanya menyimpan saja, tetapi
menyangkut penempatan dan penemuan kembali.
2. Jenis – Jenis Kearsipan
a. Arsip Aktif
Adalah jenis arsip yang bisa di gunakan dan dibutuhkan secara
terus menerus dalam suatu penyelenggaraan suatu administrasi.
b. Arsip Inaktif
Adalah jenis arsip dinamis yang fungsinya digunakan untuk
kegiatan penyelenggaraan administrasi yang sudah mulai menurun.
c. Arsip Statis
Adalah jenis arsip yang tidak bisa digunakan untuk proses
perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan, ataupun
penyelenggaraan kegiatan administrasi negara secara langsung.
d. Arsip Duplikasi
Adalah jenis arsip yang isi dan bentuknya mirip dengan arsip
lainya.
3. Tata Cara Penyimpanan Arsip
a. Memeriksa terlebih dahulu pada lembar disposisi surat apakah surat
tersebut sudah boleh untuk disimpan atau belum (meneliti tanda pelepas
surat). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi yang
menunjukkan perintah untuk menyimpan surat.
b. Mengindeks atau pemberian kode pada surat tersebut. Indeks surat/kode
surat dibuat disesuaikan dengna system yang dipakai dalam
penyimpanan arsip dengan maksud untuk memudahkan dalam
penyimpanan dan penemuan kembali surat yang dibutuhkan
c. Pekerjaan menyortir atau memilah-milah surat sesuai dengan bagian,
masalah atau tujuan surat. Untuk kegiatan menyortir atau memilah-
milah surat sebelum disimpan biasanya dilakukan di atas rak atau kotak
sortir surat.
d. Berikutnya menyimpan surat ke dalam map (folder). Biasanya surat-
surat disimpan dalam folder/map dalam bentuk stofmap folio,
snelhechter, brief ordner, portapel atau folder gantung, kemudian
dimasukan kedalam lemari arsip atau filling cabinet yang terbuat dari
bahan besi tahan api.
e. Menata arsip yang baik sesuai dengan sistem yang digunakan dan
sistem penyimpanan arsip dapat menggunakan beberapa sistem seperti
yang tertera di bawah ini.
1) Sistem abjad.
2) sistem tanggal.
3) sistem nomor.
4) sistem wilayah.
5) sistem subyek/pokok masalah.

15
3.2 Fungsi dan Tujuan Kearsipan
1. Fungsi Arsip
Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah
yang perlu di kelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh
kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya
guna. Dalam hal ini unit kearsipan Dinas kantor kecamatan jatibarang
harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat
dalam memecahkan administrasi pada umumnya dan dalam manajemen
kearsipan pada khusunya.
Kerasipan memegang peranan bagi kelancaran jalanya organisasi,
yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi
(Ig. Wursanto, 1989 : 21). Demikian pentingnya arsip, oleh karena itu
perlu prosesur yang baik dan benar di dalam pengelolaan arsip, untuk
menjaga daur hidup arsip itu sendiri mulai dari tahap penciptaan,
penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahanya. Di dalam
oekerjaan menyimpan arsip tidak hanya menyimpan saja, tetapi
menyangkut penempatan dan penemuan kembali.
2. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan secara umum tercakup dalam UU No.43 tahun
2009 tercantum bahwa tujuan kearsipan adalah :
a. Untuk menjamin keselamatan bahan-bahan pertanggungjawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan.
b. Menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut sebagai kegiatan
pemerintah.
c. Menyediakan bahan bukti untuk keperluan ilmiah yaitu untuk penelitian
dan pengembangan teknologi.

BAB IV
PENUTUP

4.1 Simpulan
Berikut adalah hasil yang diperoleh setelah melaksanakan PKL:
1. Mendapatkan pengalaman bekerja secara nyata dan mengenal dunia kerja.
2. Dapat lebih mempelajari tanggung jawab, kedisiplinan, dan ketelitian
dalam menyelesaikan pekerjaan.

16
 3. Dapat lebih disiplin waktu dalam melakukan pekerjaan.

Saran

Adapun saran yang dapat diberikan oleh praktikan dalam Praktik Kerja
Lapangan (PKL) adalah:
1. Saran Untuk Kantor Kecamatan Jatibarang
a. Memberikan bimbingan terhadap peserta PKL sehingga peserta PKL
dapat memahami tugas yang diberikan dengan baik
b. Perlu meningkatkan koordinasi dan kerja sama antar karyawan atau
struktural lembaga instansi.
c. Penerapan Prosedur Kerja perlu ditingkatkan terutama dalam hal
waktu. Dengan adanya peningkatan Prosedur Kerja tersebut, maka
akan tercipta suatu sikap kedisiplinan.
2. Saran bagi sekolah
a. Pihak sekolah dapat lebih memperhatikan pekerjaan, lebih peduli,
menghargai serta membantu siswa dalam pelaksanaan PKL.
b. Hubungan antara pihak sekolah dan industri lebih ditingkatkan lagi.
c. Pihak sekolah yang terkait dalam penyelengaraan Praktik Kerja
Lapangan (PKL) untuk terus mendorong dan memotivasi. Sehingga,
para siswa-siswi yang melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan
(PKL) memiliki sikap semangat dan pantang menyerah dalam
melakukan dan mengemban tugas serta tanggung jawab yang diberikan
kepada mereka.
d. Penempatan tempat Praktik Kerja Lapangan (PKL) seharusnya sesuai
dengan bidang kejuruan agar ilmu yang telah dipelajari disekolah
dapat diterapkan ditempat tersebut.

17
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.tribunnewswiki.com/2020/11/10/kecamatan-jatibarang-kabupaten-
brebes (diakses tanggal 5 Juli 2022)
https://sg.docworkspace.com/d/sIMKy9IeEAdqDs4gG (diakses tanggal 5 Juli
2022)
https://dap.bulelengkab.go.id/informasi/detail/artikel/apa-itu-kearsipan (diakses
tanggal 5 Juli 2022)

18
19
LAMPIRAN
Dokumentasi Kegiatan
Pembukuan atau Pencatatan Surat Masuk
Contoh Surat Keluar
Pembukuan atau Pencatatan SKCK
Contoh Surat Pindah
Pembukuan atau Pencatatan Surat Keluar
Pembukuan atau Pencatatan Surat Pindah
Contoh Surat Masuk
Contoh Surat SKTM
Pembukuan atau Pencatatan Surat SKTM
Contoh Surat SKCK