FUNGSI PERENCANAAN

(PLANNING)
PENGANTAR BISNIS
Apa Itu Perencanaan?

Perencanaan (planning)

Sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan

strategi untuk pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh, serta
merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan
dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan
organisasi
Apa Itu Perencanaan?

Pada intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang
sesungguhnya ingin dicapai oleh perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin
dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan
tertentu
Visi, dan Misi

Visi dibuat perusahaan terutama untuk menjawab

pertanyaan “akan menjadi apa bisnis kita?”. Pernyataan
VISI visi menunjukkan arah strategis perusahaan untuk
mencapai hasil dimasa yang akan datang.
Visi dan Misi

MISI Misi dibuat perusahaan terutama untuk menjawab

pertanyaan “Bisnis apa yang kita masuki?”
5W + 1H

Perencanaan
Dimulai Dengan
Menjawab
(5W + 1H)
5W + 1H

Apa sesungguhnya yang menjadi tujuan perusahaan, dan apa

WHAT ?
yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut

Mengapa hal itu yang menjadi tujuan, dan bukan yang lain.
WHY ?
Harus bisa menjelaskan alasan disertai analisisnya
5W + 1H

Dimana program atau kegiatan itu dilakukan? Harus mampu

WHERE ? menjelaskan alasan mengapa program atau kegiatan itu
dilakukan di lokasi tertentu dan bukan di lokasi lainnya?

Kapan akan dilakukan? Harus bisa dengan tepat menentukan

WHEN ?
jadwal kegiatan/pekerjaan yang ingin dilakukan
5W + 1H

Siapakah yang akan terlibat dalam pelaksanaannya? Siapa yang menjadi

kelompok sasaran dari program tersebut? Mengapa orang-orang itu yang dipilih
WHO ? untuk melaksanakan pekerjaan. bukan orang lain. Mengapa orang-orang itu
yang menjadi kelompok sasaran / penerima manfaat?

HOW ? Bagaimana program/kegiatan itu akan dilakukan?

3 Hal Yang Dapat Dilihat Dari Perencanaan

1. Proses

Perencanaan dapat
dilihat dari 3 2. Fungsi Manajemen

3. Pengambilan
Keputusan
3 Hal Yang Dapat Dilihat Dari Perencanaan

Proses
perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana
tujuan tersebut akan dicapai.

Fungsi manajemen
perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk
menentukan atau merubah tujuan dan kegiatan organisasi.

Pengambilan keputusan
perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai
apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan
yang diambil belum tentu sesuai hingga implementasi perencaan tersebut dibuktikan di kemudian hari.
Perencanaan Sebagai Fungsi Primer Manajemen

TUJUAN YANG DICAPAI

1. = Organizing
1 2 3 2. = Actuating
3. = Controlling

PERENCANAAN
Fungsi Perencanaan Dalam Manajemen Perusahaan/ Mengapa
manajer perlu perencanaan

Pengarah Organisasi Minimalisasi Ketidakpastian

Fungsi atau Manfaat

dari Perencanaan

Minimalisasi inefisiensi Penetapan Standar dalam

sumber daya Pengawasan Kualitas
 Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements)

Apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta

Faktual dan Realistis dan wajar untuk dicapai dalam kondisi tertentu yasng dihadapi
perusahaan)

Apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan oleh sebab
Logis dan Rasional
itu maka perencanaan tersebut bisa dijalankan
Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements)

Mampu beradaptasi dengan perusahaan dimasa yang akan

Fleksibel
datang, dgn tidak mengubah planning sebelumnya.

Komitmen dapat dibangun apabila seluruh anggota di

perusahaan beranggapan bahwa perencanaan yantg
Komitmen
dirumuskan telah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh
organisasi.

Menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung maupun

tak langsung terhadap perusahaan. Perencanaan tidak hanya terkait dengan
Komprehensif bagian yang kita jalankan, tetapi juga dengan mempertimbangkan koordinasi
dan integrasi dengan bagian lain di perusahaan
 Tahap Perencanaan

Identifikasi
Menentukan Mengembangkan
Menetapkan Tujuan kemudahan dan
Keadaan Saat Ini Rencana/ Kegiatan
Hambatan
Proses perencanaan melibatkan elemen penting yaitu tujuan

Tujuan (Goals)

Pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh
individu, kelompok atau seluruh organisasi.

Tujuan merupakan penjabaran lebih lanjut dari visi dan misi dengan waktu pencapaian yang
lebih pendek. Selanjutnya tujuan akan dijabarkan ke dalam sejumlah sasaran (objectives)
yang lebih bersifat kuantitatif atau terukur.
 Jenis-Jenis Tujuan (Goals)

Tujuan Tunggal (Single Goal)

Hanya terdapat satu tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan

Berdasarkan Jumlah

Banyak Tujuan (Multiple Goals)

Terdapat banyak tujuan yang ditetapkan dan ingin dicapai oleh
perusahaan
Jenis-Jenis Tujuan (Goals)

Tujuan Yang Dinyatakan (Stated Goals)

Tujuan yang dinyatakan secara formal oleh
perusahaan/organisasi kepada public
Ex: Perusahaan berusaha meningkatkan kepuasan pelanggan
Berdasarkan
Kejelasan

Tujuan Yang Aktual dan Nyata (Real Goals)

Tujuan yang tidak dinyatakan kepada public, akan tetapi secara
aktual dan nyata berusaha dicapai oleh para anggota didalam
organisasi/ perusahaan.
Ex: Meningkatkan Insentif bagi karyawan
 Jenis-Jenis Tujuan (Goals)

Tujuan Strategis (Strategic Goals)

Tujuan yang ingin dicapai perusahaan dalam jangka waktu yang relative lama
(3-5 tahun, bahkan bisa lebih)

Berdasarkan
Keluasan dan Waktu Tujuan Taktis (Tactical Goals)
Pencapaian Tujuan yang ingin dicapai perusahaan dalam jangka waktu menengah,
lebih singkat dari tujuan strategis (biasanya 1-3 tahun)

Tujuan Operasional (Operational Goals)

Tujuan yang ingin dicapai dalam satu periode kegiatan perusahaan (biasanya
antara 6-1 tahun)
Sasaran

Sasaran yang baik adalah memenuhi kriteria SMART - Spesific, Measurable (dapat diukur), Achievable
(dapat dicapai), Realistic, dan Time Horizon (berjangka waktu)

Spesifik, artinya dalam setiap butir sasaran hanya mengandung satu hasil akhir yang diharapkan
perusahaan.
Dapat Diukur, sasaran yang ingin dicapai dinyatakan secara kuantitatif. Contoh meningkatkan
penjualan tahun ini sebesar 40%.
Dapat Dicapai, sasaran yang ditetapkan dapat dicapai dengan upaya yang dilakukan oleh sumber daya
yang dimiliki perusahaan.
Realistis, sasaran yang dicapai memang berkaitan langsung dengan misi dan tujuan yang dirumuskan
oleh perusahaan.
Jangka Waktu, artinya sasaran yang akan dicapai harus mempunyai jangka waktu pencapaian yang
jelas
Level Perencanaan

Perencanaan Stratejik
TOP

Perencanaan Taktis
MIDDLE

Perencanaan Operasional
LOW
Alat Bantu Perencanaan

Merupakan model grafis yang

menunjukkan model sistem yang
menggambarkan kejadian yang
Bagan Arus (Flow Chart) berkesinambungan dan keputusan (ya/
tidak). Bagan ini dapat dikembangkan
lebih lanjut ataupun disederhanakan,
tergantung pada jenis dan jumlah
kegiatan yang akan dilakukan
 Alat Bantu Perencanaan

Mulai

Perlu Buku Tidak Berhenti

Bacaan?

Ya

Beli Buku
Tidak Pinjam
Bacaan ?

Ya

Membeli Buku Bacaan yang diinginkan Membaca Buku Yang diinginkan Selesai
Alat Bantu Perencanaan

Ditemukan oleh Henry L. Gantt,

sehingga disebut juga Gantt Chart

Diagram Gantt Merupakan metoda penyusunan

(Gantt Chart) jadwal dengan tujuan mengidentifikasi
unsur waktu dalam merencanakan
suatu kegiatan yang terdiri dari waktu
mulai, akhir, dan saat pelaporan.
Alat Bantu Perencanaan
Penyelesaian Masalah dan Pengambilan Keputusan

Masalah VS Gejala

“ if we fail to identify the problem, we will fail to solve the problem “.

“Jika kita gagal dalam melakukan identifikasi masalah, maka
sesungguhnya kita akan gagal dalam menyelesaikan masalah tersebut”.
Proses Pengambilan Keputusan

Investigasi Situasi:
• Identifikasi Masalah Penentuan Alternatif:
• Diagnosa Penyebab • Identifikasi berbagai alternative keputusan
• Identifikasi Tujuan dari keputusan yang akan • Evaluasi belum dilakukan pada tahap ini
diambil

Implementasi dan Pengawasan:

Penilaian Alternatif & Penentuan Keputusan:
• Rencana Implementasi
• Evaluasi dan penilaian alternative yang ada
• Implementasi dari rencana yang telah dibuat
• Penentuan alternative terbaik
• Pengawasan terhadap langkah implementasi