PERENCANAAN,

PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Tutorial Management Pertemuan ke-3
13-03-2011

Universitas Terbuka Korea

PERENCANAAN
DEFINISI

 Perencanaan (Planning)
suatu proses untuk
menentukan tujuan serta
sasaran yang ingin dicapai
dengan mengambil
langkah-langkah strategis
guna mencapai tujuan
tersebut.
PROSES PERENCANAAN YG BAIK
 Hasil suatu proses perencanaan yang baik
harus memiliki kemampuan organisasi yang
berasal dari kekuatannya sendiri, seperti:
Kemampuan memprediksi
Kemampuan menghitung biaya
Kemampuan Komunikasi
Kemampuan menguasai teknik-teknik
manajemen
Kemampuan pengukuran kinerja
 TAHAP DASAR PERENCANAAN (1)

Tahap 3 Tahap 4
Tahap 2 Mengidentifika Mengembang
Tahap 1
Merumuska si-kan -kan
Menetapka
n Keadaan Kemudahan Serangkaian
n Tujuan
Sekarang dan Hambatan Kegiatan

Tahap 5

TUJUAN
Fungsi Perencanaan sangat strategis dan Mempertahan
menentukan, saat ini banyak perusaahaan
-kan
membuat suatu perencanaan hingga ke
dalam sub-sub unit bagian yang
Pengendalian
mendukung suatu produksi baik secara
lansung maupun tidak langsung.
HAKIKAT PERENCANAAN
 Perencanaan harus memiliki, mengetahui, dan
memperhitungkan beberapa unsur pokok:
1. Tujuan akhir yang dikehendaki
2. sasaran-sasaran dan prioritas untuk mewujudkannya
3. Jangka waktu mencapai sasaran-sasaran tersebut
4. masalah-masalah ang dihadapi
5. modal atau sumber daya yang akan digunakan serta
pengalokasiannya
6. Kebijaksanaan-kebijaksanaan untuk melaksanakannya
7. orang, organisasi, atau badan pelaksanaannya
8. Mekanisme pemantauan, evaluasi, dan pengawasan
pelaksanaan
SIFAT-SIFAT PERENCANAAN
 Segi Ruang Lingkup Tujuan
National, Sektoral, dan Spasial
agregatif, komprehensif, dan parsial

 Segi jangkauan dan hirerarkinya

Tingkat pusat dan Tingkat daerah

 Segi Jangka Waktu

Jangka panjang, menengah, dan jangka pendek

 Segi arus Informasi

atas ke bawah (top down); bawah ke atas (bottom up)

 Segi Ketetapan atau Keluwesan

indikatif; prespektif
MENGAPA PERENCANAAN PENTING?
Alasan dasar perlunya perencanaan:
1. “protective benefits”
 yang dihasilkan dari penguranga
kemungkinan terjadinya kesalahan dalam
pembuatan keputusan

2. “positive benefit”
 dalam bentuk meningkatnya sukses
pencapaian tujuan organisasi
MANFAAT PERENCANAAN
 Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan
diri dengan perubahan lingkungan

 Membantu dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah-

masalah utama

 Membantu manajer untuk memahami gambaran

operasional secara menyeluruh

 Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat

 Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

MANFAAT PERENCANAAN
 Memudahkan dalam melakukan
pengkoordinasian

 Membuat tujauan yang lebih khusus dan

terperinci

 Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

 Menghemat waktu, usaha, dan dana

PERAN PERENCANAAN
Amirullah dan Budiyono (2004), Perencanaan
memiliki peran:
1. Mengkoordinasikan Usaha-usaha
2. Mengatasi Perubahan
3. Mengembangkan Manajer
4. Mengembangkan Standard Kerja
5. Mengurangi Ketidakpastian

Fungsi perencanaan merupakan tempat bergantungnya fungsi-fungsi

manajemen lainnya
PROSES PERENCANAAN
JENIS PERENCANAAN(1)
1. Perencanaan menurut fungsinya:
a. Perencanaan Strategik, cth. Keputusan merger
dan akuisi perusahaan, ekspansi pasar, menambah
dan mengurangi produksi
b. Perencanaan Taktis Operasional, berfokus pasa
kegiatan operasional setiap unit aktiitas perusahaan
sehari-hari
- Perencana Sekali Pakai (single use Plan), cth.
Program, proyek, dan anggaran
- Perencanaan untuk beragam kegunaan (standing
plan), cth. Kebijakan, peraturan, prosedur organisasi
- Perencanaan berkeseimbangan atau berskenario
(contingency plan), menjelaskan respons perusahaan
yang dilakukan pada kondisi darurat
JENIS PERENCANAAN (2)
2. Perencanaan menurut ruang Lingkup Kewilayahan
- Perencanaan nasional
- Perencanaan regional
- Perencanaan daerah/lokal

3. Perencanaan menurut jangka waktunya

- Perencanaan Jangka Pendek ( < 2 tahun)
- Perencanaan Jangka Menengah ( 2-5 thn)
- Perencanaan Jangka Panjang (> 5 thn)
Ciri2: Kontinuitas, Peninjauan, Mempertimbangkan
atau meninjau kembali tujuan
JENIS PERENCANAAN (3)
4. Perencanaan menurut objeknya:
- Perencanaan Fisik
- Perencanaan Non-Fisik

5. Perencanan Tetap
- digunakan untuk kejadian yang terjadi
berulang-ulang secara terus menerus

6. Perencanaan dengan maksud tertentu

- digunakan saat organisasi menghadapi
perubahan, kontingensi, dan pengembangan
produk
PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN
(1)
1. Management by Objective (MBO)
 suatu sistem manajerial yang
komprehensif yang memadukan banyak
aktivitas manajerial yang penting secara
sistematis, dengan sadar diarahkan untuk
mencapai sasaran organisasi dan individual
secara efektif dan efisien.
Manfaat Kelemahan
• meningkatkan kualitas • Penetapan tujuan Jangka
organisasi Pendek
• memperjelas berbagai peran • Ketidakluwesan dalam hal
dan struktur organisasi perubahan sasaran.
• menuntut setiap posisi diisi oleh •
orang yang tepat dan sesuai
dengan posisi tersebut
•Perencanaan dan pengendalian
yang efektif
PENDEKATAN DALAM
PERENCANAAN(2)
 4 kegiatan utama yang harus dilaksanakan
oleh organisasi jika MBO ingin berhasil:
- Menetapkan tujuan (set goal)
- Mengembangkan rencanan pelaksanaan
(develop action plan)
- Meninjau kemajuan yang dicapai (review
progress)
- Penghargaan atas kinerja keseluruhan
(appraise overall performance)
MODEL PROSES MBO
PENDEKATAN DALAM
PERENCANAAN(3)

2. Pendekatan Perencanaan Inside

Out/Outside–In
Outside-In: menganalisa lingkungan
eksternal dan membuat perencanaan untuk
mengeksploitasi berbagai kesempatan dan
meminimalisasi permasalahan yang terjadi

Inside-Out: menitikberatkan pada berbagai

hal yang telah dilakukan tetapi didorong
terus menerus hingga mencapai kemampuan
terbaik bisa dilaksanakan
PENDEKATAN DALAM
PERENCANAAN(4)
3. Pendekatan Perencanaan Top-Down & Bottom-Up
Top-Down: pimpinan/manajer puncak menentukan
secara menyeluruh dan kemudian mengijinkan
manajer tingkat bawah membuat perencanaan
dengan mengunakan batas yang telah di buat
pimpinan atas.

Bottom-up: awal perencanaan dikembangkan pada

tingkatan bawah tanpa batasan aturan

4. Pendekatan Perencanaan Contingency

 Mencakup perencanaan yang menyebabkan tindakan
yang dapat diimplementasikan dan saat perencanaan
yang telah disusun tidak sesuai dengan keadaan
PENDEKATAN DALAM
PERENCANAAN(5)
5. Pendekatan Social Demand
 berusahan memprediksi kesesuaian antar
produk dengan keiginan dan kebutuhan
konsumen.

6. Pendekatan Man Power

 didasarkan pada kebutuhan
perkembangan dan pertumbuhan laju
ekonomi organisasi yang difokuskan pada
sumber daya peningkatan kualitas sumber
daya manusia yang akan berdampak pada
peningkatan kesejahteraan organisasi.
PENDEKATAN DALAM
PERENCANAAN(6)
7. Pendekatan Rate of Return atau Cost Benefit
Ratio
 berdasarkan teori produktivitas dengan
Konsep keseimbangan antar masukan (input)
dan keluaran (output)
PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN
TEKNIK-TEKNIN PEMBUAT KEPUTUSAN

Tipe-T
Di pro
GAYA PENGAMBILAN KEPUTUSAN(1)
 Gaya mengarahkan
 Toleransi rendah terhadap ambiguitas; Rasional
(efisien dan logis); Memusatkan pada Jangka
Pendek

 Gaya analitis:
 Toleransi terhadap ambiguitas; lebih ingin
punya banyak informasi dan alternatif sebelum
mengambil keputusan

 Gaya Konseptual:
 mempunyai pandangan Luas dan banyak
alternatif; Jangka Panjang
GAYA PENGAMBILAN KEPUTUSAN (2)
 Gaya perilaku
 mudah bekerja sama dengan orang lain;
Perhatian terhadap prestasi anak buah; suka
dengan kritik dan saran
RENDAH

Toleransi Terhadap
ambiguitas

Cara Berpikir

Rasional Intuitif
 Hambatan
Preventif Aksi Preventif Aksi
Psikologis
• Kurang
lengkapnya
• Penyakit Hamlet Informasi
•Menyadari
• Dorongan • Kesulitan
• melangkah
Berlebihan Menggunakan
mundur
•Kecemasan Tolak Ukur
• mengganti
memikirkan Akibat • Munculnya Tujuan
•mengubah
• Berdiam diri Ganda
• Adanya lebih dari
satu orang yang
berwenang
mengambil
keputusan
KETERLIBATAN KELOMPOK DALAM
MEMBUAT KEPUTUSAN
Keberhasilan pencapaian tujuan organisasi
terdapat pada manusia-manusia yang
terlibat didalamnya.

Brincloe (1983) organisasi dapat berbuat

lebih baik dalam mencapai tujuan, apabila,
perhatian lebih banyak diberikan kepada
manusia dalam organisasi.
TEKNIK-TEKNIK PEMBUAT KEPUTUSAN
KELOMPOK
1. Teknik Curah Pendapat Temu Muka
(Face-to-face Brainstorming)
 Teknik yang menyangkut pengunaan
kelompok untuk mengidentifikasi berbagai
alternatif penyelesaian masalah
Tujuan: mendorong orang berpikir kritis
dan membebaskan mereka dari hambatan,
keritikan sendiri, dan kritikan orang lain

- Individual Brainstorming/Synthetic Group

Brainstorming
 Individual Brainstorming/Synthetic Group
Brainstorming
aturan Pokok:
- setiap anggota tidak diperkenankan melakukan
kritik terhadap diri sendiri hingga identifikasi
selesai
- ide ekstreem lebih baik daripada ide umum
- Ide banyak ide yang lebih dashyat.

Langkah-Langkah:
- Menjelaskan masalah dan tugas, idenifikasi

- Setiap anggota dilarang berkomunikasi selama

mereka menuangkan ide-idenya
- Waktu yang diberikan +/- 10 menit

- Usahakan mereka menulis ide seadanya

TEKNIK-TEKNIK PEMBUAT KEPUTUSAN
KELOMPOK
2. Teknik Kelompok Nominal
 Sering digunakan kelompok untuk mengevaluasi
awal sejumlah alternatif keputusan.

Langkah-Langkah:
 Setiap anggota kelompok harus memiliki ide-ide dan
informasi
 Setiap anggota menyampaikan ide-ide mereka secara
bergiliran
 Pastikan para anggota mendiskusikan ide-ide tersebut
dalam urutan yang telah ditentukan
 Setiap anggota kelompok mengunakan “rank vote”
TEKNIK-TEKNIK PEMBUAT KEPUTUSAN
KELOMPOK
3. Teknik Delphi
 metode pembuatan keputusan dengan
jalan membentuk suatu panel yang
beranggotakan sejumlah tenaga ahli untuk
menanggapi sejumlah pertanyaan dari
anggota sehingga mencapai suatu
kesepakatan atas suatu permasalahan.
Langkah-langkah Tahap Delphi:
- Rumuskan masalah

- Rancang kuestioner

- Pastikan orang yang bertugas dan mereka

untuk berpartisipasi dengan baik
- Berikan semua materi yang diperlukan dan
kuestioner kepada anggota kelompok
- Buat tabulasi dan analisa

- Buat kuestioner tahap 2

- Berikan ringkasan umpan balik

- Analisa hasil kuestioner tahap 2

TEKNIK-TEKNIK PEMBUAT KEPUTUSAN
KELOMPOK
4. Curah Pendapat Elektronik (Electronic
Brainstorming)
 menggabungkan antara teknik Kelompok
nominal dengan teknologi komputer

Langkah:
Buat sebanyak mungkin ide tanpa nama (30
menit)
Memeriksa ide yang disusun,
mengklasifikasikannya
Mengeliminasi hal-hal yang kurang perlu, Susun
berdasarkan tingkatan kualitas,