Proses Perencanaan

Definisi :
 Perencanaan adalah suatu proses berkelanjutan yang diawali dengan merumuskan tujuan dan
rencana tindakan yang akan dilaksanakan, menentukan personal, merancang proses dan,
memberikan umpan balik pada personal, dan memodifikasi rencana yang diperlukan (Swansburg,
1999).
 Perencanaan adalah proses pengambilan keputusan manajerial yang mencakup penelitian
lingkungan, penggambaran sistem organisasi secara keseluruhan memperjelas visi, misi dan filosofi
organisasi, memperkirakan sumber daya organisasi, mengidentifikasi dan memilih langkah-langkah
tindakan, memperkirakan efektifitas tindakan dan menyiapkan karyawan untuk melaksanakannya
(Gilles, 1994)
 Perencanaan adalah suatu tugas prinsip dari semua manajer dalam divisi keperawatan (Henry Fayol,
1999)
 BATASAN PERENCANAAN
 Menetapkan hal-hal yang akan dan tidak akan dilakukan
 Merupakan jembatan antara di mana kita sekarang dengan dimana kita saat yang akan datang
 Didasarkan pada misi, filosofi
 Merupakan proses intelektual
 Merupakan tugas utama setiap manajer/ kepala ruangan
 Sistematik, dapat diukur, dapat dicapai, relistik dan berorientasi pada waktu
BATASAN PERENCANAAN

 Perencanaan suatu ketetapan yang akan datangapa yang dilakukan, siapa yang melakukan,
bagaimana, kapan, dan di mana hal tersebutdilakukan (Marquis&Huston, 2000) 5W1H, bila
tidak adekuat proses manajemen gagal
 Perencanaan dapat dipandang sebagai suatu hirarki, dengan perencanaan pada puncak hirarki
mempengaruhi semua perencanaan yang mengikutinya (Marquis, 1998).
 Hirarki perencanaan meliputi pernyataan misi, filosofi, tujuan, kebijakan, prosedur, &
peraturan
Batasan Perencanaan
Pernyatan misi merupakan alasan keberadaan
organisasi dan tujuan atau fungsi organisasi,
termasuk visi organisasi di masa yang akan
datang. Secara khusus pernyataan visi kadang
lebih strategis dari pada pernyataan misi
(Swansburg, 1999).
 Hirarki Perencanaan
 Visi adalah suatu hal yang terlihat dalam mimpi. Suatu visi memberikan
informasi tentang bentuk dan gambaran suatu hal pada masa yang akan
datang yang terkait dengan misi yang bermanfaat bagi organisasi dan
orang yang bekerja sama didalamnya (Swansburg & Swansburg, 1999).
 Misi adalah pernyataan misi suatu organisasi menggambarkan manfaat
keberadaan organisasi tersebut. Misi ini bagi organisasi merupakan suatu
alat/ cara untuk mengarahkan setiap individu dalam organisasi tersebut
untuk berperan secara produktif.
 Hirarki Perencanaan
Filosofi
 Filosofi adalah susunan nilai atau keyakinan yang mengarahkan kegiatan organisasi.
Semua filosofi harus diterjemahkan dalam tujuan spesifik. Organisasi biasanya
menyusun tujuan jangka panjang dan jangka pendek sesuai dengan jenis
pelayanan, ekonomi, penggunaan sumber daya manusia, dana dan fasilitas,
inovasi, dan tanggung jawab sosial (Marriner-Tomey, 1996 dikutip dari Marquis,
B.L., Huston C.J., 1998).
 Pernyataan filosofi mencakup nilai-nilai, konsep, keyakinan yang dianut suatu
organisasi. Pernyataan nilai-nilai konsep dan keyakinan menggambarkan atau
mewarnai bagaimana isi suatu organisasi dicapai
Hirarki Perencanaan
Perumusan Tujuan
Tujuan merupakan sesuatu yang ingin dicapai sebagai arah
kebijakan bagi organisasi untuk menentukan apa yang harus
dilakukan dan bagaimana cara mencapainya. Tujuan mutlak
harus ada dalam organisasi pelayanan keperawatan. Untuk
merumuskan tujuan yang baik harusmemenuhisyaratantara
lain (Gillies, 1994)
Perencanaan
 Perencanaan Strategi merumuskan rencana strategi jangka panjang (level atas)
 Perencanaan Taktisrencana taktis dalam satu tahun/budget tahunan (level menengah)
 Rencana Operasionalperhatikan tentang budget, quota dan jadwal
 Proses Perencanaan Formalproses yang sistematis
 Perencanaan mengandung unsur-unsur yang dapat
menjawab What, Why, Where, When, Who dan How .
1. Tindakan apa yang harusdikerjakan? Penjelasan dan perincian kegiatan yang dibutuhkan, sumber daya
yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan tersebut agar apa yang menjadi tujuan dapat dihasilkan.
2. Apasebabnyatindakanituharusdilansanakan? Penjelasan mengapa rencana itu harus dikerjakan dan
mengapa tujuan tertentu harus dicapai.
3. Dimana tindakan itu harus dikerjakan? Penjelasan harus dikerjakan sehingga tersedia sumber daya yang
dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan itu.
4. Kapan rencana itu harus dikerjakan? Penjelasan kapan dimulainya tindakan dan kapan selesainya di
setiap unit organisasidengan penggunaan standar waktu yang telah ditentukan.
5. Siapa yang mengerjakan tindakan itu? Petugas yang akan melakukan kegiatan atau tindakan baik jumlah
maupun kualifikasi keahlian, pengalaman maupun pendidikan.
6. Bagaimana cara melaksanakan kegiatan itu? Penjelasan secara rinci teknik-teknik melakukan kegiatan
yang ditetapkan sehingga tindakan yang dimaksud akan dapat dijalankan dengan benar
Tujuan Perencanaan :
1. Menimbulkan keberhasilan
2. Bermakna pada pekerjaan
3. Penggunaan efektif dari personel dan fasilitas yang tersedia
4. Membantu dalam koping dengan situasi krisis
5. Efektif dalam hal biaya
6. Berdasarkan masalalu dan akan datang hingga membantu menurunkan elemen perubahan
7. Dapat digunakan untuk menemukan kebutuhan untuk berubah
8. Diperlukan untuk kontrol efektif
Tujuan Perencanaan
9. Memberikan arahan/ upaya kordinasi: semua concern akan kondisi organisasi & tahu
kontribusinya dalam mencapai tujuan (mandiri maupun dalam tim) tahap awal & tahap paling
kritis dari proses manajemen.
10. Mengurangi dampak perubahan
11. Meminimalkan hasil yang sia-sia (efektif-sien), overlapping, dan pengulangan/ kegagalan
12. Menetapkan standar pengontrolan/pengendalian: membandingkan kinerja & tujuan; deviasi;
dan tindakan korektif yang diperlukan indikator tercapai/- tujuan organisasi
TUJUAN PERENCANAAN
Kepala ruangan perlu membuat perencanaan
(Swansburg and Swansburg 1998) karena
dapat:
1. Meningkatkan keberhasilan pencapaian tujuan
2. Meningkatkan analisis kepala ruangan tentang kondisi yang ada
3. Membuat kerangka kerja berdasarkan misi rumah sakit
4. Mempersiapkan staf untuk melakukan kegiatan
5. Mencegah terjadinya situasi krisis
6. Memberi pedoman manajemen penampilan kerjaindividu
7. Meningkatkan keterlibatan staf dan meningkatkan komunikasi
8. Membuat pembiayaan efektif
Tipe Perencanaan
Tingkatan: kerangka waktu, lingkup
Strategis: formula tujuan; 5 th-an; meliputi isu luas
Operasional: cara capai tuj; bln-an, mgg-an, harian
Divisi/ bagian: o/ karu, pengawas Unit: o/ karu
Kerangka waktu:
Jangka pendek (<1th)
Jangka panjang
Kekhususan:
Spesifik
Direksional: petunjuk umum, situasi tidak pasti
JENIS PERENCANAAN DALAM
MANAJEMEN KEPERAWATAN
1. Berdasarkan jangka waktunya dibagi menjadi 3 jenis,
yaitu Perencanaan jangka pendek,
2. Jangka menengah
3. Jangka panjang
Lanjutan ---

 Perencanaan jangka pendek atau yang disebut sebagai perencanaan operasional adalah
perencanaan yang dibuat untuk kegiatan dengan kurun waktu satu jam sampai dengan
satu tahun.
 Perencanaan jangka menengah adalah perencanaan yang dibuat untuk kegiatan dengan
kurun waktu antara satu tahun sampai lima tahun (Marquis & Huston, 1998),
 Perencanaan jangka panjang atau sering disebut perencanaan strategis adalah
perencanaan yang dibuat untuk kegiatan tiga sampai 20 tahun (Swanburg, 1999).
Dalam perencanaan di ruang perawatan biasanya yang digunakan adalah perencanaan
jangka pendek yaitu rencana harian, bulanan dan rencana tahunan.
 Obyektif PerencanaanHasil yang diinginkan individu, kelompok, organisasi

 Setiap organisasi memiliki multiple objectives: keuntungan, pelayanan yang efektif,

kepuasan, pelanggan, dll
 Pernyataan objektif dapat berbeda dengan realitas ada inkonsistensi
 Traditional objective setting: terminasi luas, tidak operasional, diterjemahkan lebih
operasional pada setial level manajer
 MBO: suatu sistem di mana objektif kinerja spesifik, tujuan spesifik, participative
decision making (setiap personal mempunyai kontribusi spesifik, bottom up),
periode waktu jelas, ada umpan balik kinerja
Faktor relatif yg harus diketahui oleh
manajer
1. Pengetahuan tentang karakteristik dari perencanaan
2. Pengetahuan tentang elemen dari proses perencanaan
3. Pengetahuan tentang perencanaan strategis atau jangka panjang
4. Pengetahuan tentang proses perencanaan taktis atau jangka pendek
5. Pengetahuan standar perencanaan
6. Pengetahuan tentang dan ketrampilan dalam penerapan proses perencanaan, termasuk
standard pada situasi bekerja
7. Ketrampilan dalam membawa proses perencanaan sampai pada penyusunan standar, bila
ada kekurangan.
Faktor yang mempengaruhi
Tingkatan manajerial (eksekutif, menengah, manajer tingkat awal perencanaan strategik ke
operasional)
Tahapan organisasi:
- pembentukan: direksional, fleksibel
- pertumbuhan: perenc spesifik, jangka pendek
- maturiti : perenc spesifik, jangka panjang
- decline/ kemunduran: direksional, jangka pdk
Tingkat ketidakpastian lingkungan: direktional, jangka pendek, lebih fleksibel
Komitmen
TOOL
SWOT Analysis
Scheduling: Gantt Chart
POA Table: including budgeting
Time Management:
- Buat daftar objektif
- Rangking objektif sesuai kepentingan
- Buat daftar aktifitas u/ capai objektif
- Buat prioritas u/ setiap aktifitas
- Susun jadwal aktifitas sesuai prioritas
LINGKUP/ KEGIATAN
 Perencanaan: formulasi policy, aturan, regulasi, metode, prosedur implementasi evaluasi
 Perencanaan strategis
 Pengembangan standar
 Perubahan berencana
 Manajemen waktu
 Perencanaan keuangan
 Perencanaan SDM s/d jenjang karir
 Mengelola konflik
 Kualitas
Perencanaan yang baik
 Spesifik: jelas tujuan, urutan, objektif (hasil akhir), metoda evaluasi bermanfaat
 Sederhana/ simple
 Realistis: menggunakan sumber yang ada, faktual, rasional, fleksibel
 Sesuai standar, kebijakan, prosedur yang berlaku
 Sesuai skala prioritas: rasional
 Melibatkan seluruh komponen organisasi
 Berkesinambungan
 Tertulis
Kendala
 Tidak tahu/ paham/ terampil
 Tidak mau
 Ragu keterbatasan wewenang
 Kurang dukungan: SDM, kebijakan, fasilitas, dll
Tahap/langkah
 Pengumpulan, klasifikasi, interpretasi data
 Analisis lingkungan: SWAT, 5W1H
 Pengorganisasian data
 Penyusunan rencana
Tahap/Langkah
1. Pengumpulan data
Sensus harian, bulanan, tahunan: jumlahklien, kelahiran, operasi
Trend populasi klien: diagnosa, usia, dll
Kapasitas TT
BOR
LOS
Ketenagaan, dll
Tahap/langkah
2. Analisis lingkungan:
SWOT
5W 1H
Tahap/langkah
3. Pengorganisasian data
Data penunjang
Data penghambat
Tahap/langkah
4 Penyusunan rencana: POA
Objektif
Uraian kegiatan
Prosedur/ strategi
Target waktu
Penanggung jawab
Sasaran
Biaya, alat, metode
 ANALISA SWOT MANAJEMEN
STRATEGIS.

Pengertian :
 Analisa SWOT sebagai alat Formulasi Strategi.
 Analisa SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi
perusahaan
 .Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan Kekuatan (strengths) dan Peluang
(Opportunities), namun secara bersamaan dalam meminimalkan Kelemahan (Weakness) dan
Ancaman (Threats).
 Proses Pengambilan keputusan strategis merupakan pengembangan dari Misi, Tujuan, Strategi
dan kebijakan perusahaan.
 Dengan demikian, strategic planner harus menganaliss faktor fakor strategis perusahaan.
 Cara Membuat Analisis SWOT
 Pengumpulan data yang diperlukan. Tentukan Bobot, Rating dan
hitung Bobot x Rating
 Buat Matrik IFAS (Internal Strategic Factors Analysis Summary) dan
EFAS ( External Strategic Factors Analysis Summary)
 Buat Matrik Interaksi SWOT atau TOWS, dan hitung selisih antar
keduanya
 Memilih Alternatif dengan Total (Bobot x Rating) tertinggi
Strenght/Kekuatan
 Apa yang menjadi kelebihan anda atau perusahaan anda?
 Apa yang membuat anda lebih baik dari pesaing anda?
 Hal unik apa yang anda punya dan tidak dimiliki yang lain?
 Sumber daya apa yang anda miliki yang orang lain tidak
punya?
 Strategi apa yang anda punya untuk bersaing atau unggul
dengan pesaing anda?
 Weaknesses/Kelemahan
 Sesuatu hal apa yang bisa anda tingkatkan atau anda kembangkan?
 Sesuatu hal apa yang bisa anda hindari dan anda cegah?
 Apa yang bisa anda lihat dari pesaing anda mengenai kelemahan
anda atau perusahaan anda?
 Faktor-faktor apa saja yang membuat anda merasa kalah bersaing
dengan kompetitor anda?
Opportunities/Peluang
 Peluang apa yang anda bisa temukan atau anda rasakan?
 Ketertarikan apa yang anda lakukan saat ini yang bisa menjadi peluang?
 Bagaimana kondisi lingkungan anda saat ini yang bisa mendukung anda?
 Untuk perusahaan analisis juga kondisi teknologi, pasar, kebijakan pemerintah
saat ini dalam waktu yang dekat
 Bagaimana pola perkembangan masyarakat, trend dan pola social yang dapat
berpengaruh terhada produk atau layanan perusahaan anda?
Threats/Ancaman
 Bagaimana dengan kompetitor atau pesaing anda yang
mengancam dan berusaha mengungguli anda atau perusahaan
anda?Strategi
 Apa yang dilakukan pesaing anda lakukan saat ini ? baik untuk
teknologi, kualitas pelayanan atau barang yang dari kompetitor
anda?
 Apakah perubahan teknologi mengancam perusahaan anda?
Apakah utang hutang dan anggaran mengancam kelangsungan
perusahaan anda?
POA/ PDCA
Kriteria Pemilihan Indikator Utama
Penghitungan prioritas berdasarkan metode CARL. Metode CARL merupakan metode yang cukup baru
di kesehatan. Metode CARL juga didasarkan pada serangkaian kriteria yang harus diberi skor 0-10. 0
merupakan nilai minimal dan maksimal nilai yaitu skor 10.
Kriteria CARL tersebut mempunyai arti:
C = Capability yaitu ketersediaan sumber daya (dana, sarana dan peralatan)
A = Accessibility yaitu kemudahan, masalah yang ada mudah diatasi atau tidak. Kemudahaan dapat
didasarkan pada ketersediaan
metode/cara/teknoloi serta penunjang pelaksanaan seperti peraturan atau juklak.
R = Readiness yaitu kesiapan dari tenaga pelaksana maupun kesiapan
sasaran, seperti keahlian atau kemampuan dan motivasi.
L = Leverage yaitu seberapa besar pengaruh kriteria yang satu dengan yang lain dalam pemecahan
masalah yang dibahas.
KASUS :
Analisa Situasi Rumah Sakit Sehat di Bumi Indonesia
 Berdasarkan wawancara/ conference dengan kepala komite keperawatan tanggal 11 Januari
2021, diketahui bahwa masih banyak permasalahan yang ditemui dalam penerapan
manajemen keperawatan, baik dalam fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengawasan
dan pengendalian, dimana fungsi manajemen tersebut belum dilaksanakan secara optimal.
Pengkajian dilakukan pada tanggal 10 s/d 14 Januari 2021 yang bertujuan untuk
mendapatkan informasi yang berhubungan dengan aspek manajemen keperawatan melalui
pendekatan terhadap aspek manajemen pelayanan dan manajemen asuhan keperawatan.
 Pengkajian manajemen meliputi fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi
pengawasan dan fungsi pengendalian. Metode yang digunakan untuk memperoleh data
adalah studi literatur dengan membaca laporan ruangan dan laporan hasil praktek
manajemen sebelumnya yang berkaitan dengan manajemen, kemudian dikonfirmasi dengan
masalah-masalah yang dikemukakan oleh responden, konfirmasi dilakukan melalui observasi,
wawancara, penyebaran angket.
SDM Ruang Perawatan Utama 3 RS Sehat

Sumber daya manusia di Ruang Perawatan Utama 3 RS An-

Nisa
Pada ruang rawat utama 3 terdapat 18 pasien (8 pasien
dengan perawatan minimal, 9 pasien dengan perawat
intermediet dan ada 1 pasien dengan perawatan total),
maka jumlah perawat yang dibutuhkan ?
Setelah masalah atau alternatif pemecahan masalah diidentifikasi, kemudian dibuat tabel
kriteria CARL dan diisi skornya. Bila ada beberapa pendapat tentang nilai skor yang diambil
adalah rerata.
Nilai total merupakan hasil perkalian: C x A x R x L
Analisa SWOT

Strength (Kekuatan)

Weakness (Kelemahan)

 
Opportunity (peluang)
Threat (Ancaman)

 
 Analisa SWOT

No. Masalah S = Kekuatan W= Kelemahan O= Peluang T = Ancaman

1
2
3
4
Penghitungan prioritas berdasarkan metode CARL.
Metode CARL merupakan metode yang cukup baru di
kesehatan.

No. Masalah Capability Assesibility Readiness Laverage Total Nilai Priority

1
2
3
4
 Plan of action (POA)
No Masalah Tujuan Uraian Sasaran Metode Media Dana Waktu PJ
Kegiatan
1
2
3
4
5
Penyelesaian masalah
No Masalah Implementasi Evaluasi
1
2
3
PEMBAHASAN
 
Kesenjangan Teori Dan Penyelesaian Masalah
 
PENUTUP
 
A. Kesimpulan
B.  Saran