Pertemuan III Modul III Perencanaan dan Pengambilan Keputusan Wahyono

EKMA4116 MANAJEMEN

KENAPA PERENCANAAN PENTING?

Om mau tanya donk,,, Boleh beud,, boleh? Mau tanya what?

Kenapa sih PERENCANAAN itu penting?

Karena tanpa PERENCANAAN sisa menyebabkan LABIL EKONOMI akibatnya STATUSISASI KEMAKM URAN akan TERKUDETA dan MEMPERTAKUT di umurku yang 29 my age

Definisi
Perencanaan

(Planning) suatu proses untuk menentukan tujuan serta sasaran yang ingin dicapai dengan mengambil langkahlangkah strategis guna mencapai tujuan tersebut.

Hasil Perencanaan (yang baik)

Hasil suatu proses perencanaan yang baik

harus memiliki kemampuan organisasi yang berasal dari kekuatannya sendiri, seperti: Kemampuan memprediksi Kemampuan menghitung biaya Kemampuan Komunikasi Kemampuan menguasai teknik-teknik manajemen Kemampuan pengukuran kinerja

Tahap Dasar Perencanaan

Hakikat Perencanaan
Perencanaan harus memiliki, mengetahui, dan

memperhitungkan beberapa unsur pokok:

1. Tujuan akhir yang dikehendaki 2. sasaran-sasaran dan prioritas untuk mewujudkannya 3. Jangka waktu mencapai sasaran-sasaran tersebut 4. masalah-masalah ang dihadapi 5. modal atau sumber daya yang akan digunakan serta pengalokasiannya 6. Kebijaksanaan-kebijaksanaan untuk melaksanakannya 7. orang, organisasi, atau badan pelaksanaannya 8. Mekanisme pemantauan, evaluasi, dan pengawasan pelaksanaan

Sifat Sifat Perencanaan

Segi Ruang Lingkup Tujuan National, Sektoral, dan Spasial
agregatif, komprehensif, dan parsial

Segi jangkauan dan hirerarkinya Tingkat pusat dan Tingkat daerah Segi Jangka Waktu Jangka panjang, menengah, dan jangka pendek Segi arus Informasi atas ke bawah (top down); bawah ke atas (bottom up) Segi Ketetapan atau Keluwesan indikatif; prespektif

Mengapa perencanaan penting?

1. protective benefits yang dihasilkan dari penguranga kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan 2. positive benefit dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi

Manfaat Perencanaan
Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri

dengan diri dengan perubahan lingkungan Membantu dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah-masalah utama Membantu manajer untuk memahami gambaran operasional secara menyeluruh Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi Memudahkan dalam melakukan pengkoordinasian Membuat tujauan yang lebih khusus dan terperinci Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti Menghemat waktu, usaha, dan dana

Peran Perencanaan
[Amirullah dan Budiyono, 2004] Perencanaan memiliki peran: 1. Mengkoordinasikan Usaha-usaha 2. Mengatasi Perubahan 3. Mengembangkan Manajer 4. Mengembangkan Standard Kerja 5. Mengurangi Ketidakpastian Fungsi perencanaan merupakan tempat bergantungnya fungsi-fungsi manajemen lainnya

Proses Perencanaan

Jenis Perencanaan
1. Perencanaan menurut fungsinya: a. Perencanaan Strategik, cth. Keputusan merger dan akuisi perusahaan, ekspansi pasar, menambah dan mengurangi produksi b. Perencanaan Taktis Operasional, berfokus pasa kegiatan operasional setiap unit aktivitas perusahaan sehari-hari - Perencana Sekali Pakai (single use Plan): Program, proyek, dan anggaran - Perencanaan untuk beragam kegunaan (standing plan): Kebijakan, peraturan, prosedur organisasi - Perencanaan berkeseimbangan atau berskenario (contingency plan): menjelaskan respons perusahaan yang dilakukan pada kondisi darurat

Jenis Perencanaan
2. Menurut ruang Lingkup Kewilayahan - Perencanaan nasional - Perencanaan regional - Perencanaan daerah/lokal 3. Menurut jangka waktunya - Perencanaan Jangka Pendek ( < 2 tahun) - Perencanaan Jangka Menengah ( 2-5 thn) - Perencanaan Jangka Panjang (> 5 thn) Ciri2: Kontinuitas, Peninjauan, Mempertimbangkan atau meninjau kembali tujuan

Jenis Perencanaan
4. Perencanaan menurut objeknya: - Perencanaan Fisik - Perencanaan Non-Fisik 5. Perencanan Tetap - digunakan untuk kejadian yang terjadi berulangulang secara terus menerus 6. Perencanaan dengan maksud tertentu - digunakan saat organisasi menghadapi perubahan, kontingensi, dan pengembangan produk

Pendekatan dalam Perencanaan

1. Management by Objective (MBO) suatu sistem manajerial yang komprehensif yang memadukan banyak aktivitas manajerial yang penting secara sistematis, dengan sadar diarahkan untuk mencapai sasaran organisasi dan individual secara efektif dan efisien.
Manfaat meningkatkan kualitas organisasi memperjelas berbagai peran dan struktur organisasi menuntut setiap posisi diisi oleh orang yang tepat dan sesuai dengan posisi tersebut Perencanaan dan pengendalian yang efektif Kelemahan Penetapan tujuan Jangka Pendek Ketidakluwesan dalam hal perubahan sasaran.

Kegiatan Utama agar MBO Berhasil

Menetapkan tujuan Mengembangkan rencanan pelaksanaan Meninjau kemajuan yang dicapai Penghargaan atas kinerja keseluruhan

Pendekatan dalam Perencanaan

2. Pendekatan Perencanaan Inside Out/Outside In Outside-In: menganalisa lingkungan eksternal dan membuat perencanaan untuk mengeksploitasi berbagai kesempatan dan meminimalisasi permasalahan yang terjadi Inside-Out: menitikberatkan pada berbagai hal yang telah dilakukan tetapi didorong terus menerus hingga mencapai kemampuan terbaik bisa dilaksanakan

Pendekatan dalam Perencanaan

3. Pendekatan Perencanaan Top-Down & Bottom-Up Top-Down: pimpinan/manajer puncak menentukan secara menyeluruh dan kemudian mengijinkan manajer tingkat bawah membuat perencanaan dengan mengunakan batas yang telah di buat pimpinan atas. Bottom-up: awal perencanaan dikembangkan pada tingkatan bawah tanpa batasan aturan 4. Pendekatan Perencanaan Contingency
Mencakup perencanaan yang menyebabkan tindakan

yang dapat diimplementasikan dan saat perencanaan yang telah disusun tidak sesuai dengan keadaan

Pendekatan dalam Perencanaan

5. Pendekatan Social Demand berusahan memprediksi kesesuaian antar produk dengan keiginan dan kebutuhan konsumen. 6. Pendekatan Man Power didasarkan pada kebutuhan perkembangan dan pertumbuhan laju ekonomi organisasi yang difokuskan pada sumber daya peningkatan kualitas sumber daya manusia yang akan berdampak pada peningkatan kesejahteraan organisasi. 7. Pendekatan Rate of Return atau Cost Benefit Ratio berdasarkan teori produktivitas dengan Konsep keseimbangan antar masukan (input) dan keluaran (output)

Proses Pembuatan Keputusan

Teknik Pembuatan Keputusan

Tipe-Tipe Keputusan Di program: 1. Keputusan2. keputusan rutin dan berulang-ulang. Organisasi mengembangkan 3. proses-proses khusu bagi penangannya Teknik-teknik Pembuat Keputusan Tradisional Modern Kebiasaan 1. Teknik-teknik riset Kegiatan Rutin: operasi Analisa Prosedur-prosedur matematik; modelPengoperasian model simulasi standard komputer Struktur organisasi 2. Pengolahan data - Pengharapan Umum elektronik - Sistem Tujuan - Saluran informasi yang disusun dengan baik Kebijakan intuisi, dan Teknik pemecahan kreativitas masalah yang Coba-coba diterapkan pada: Seleksi dan pelatihan a. a. Latihan membuat pare pelaksana keputusan b. b. Penyusunan program-program komputer heuristic

Tidak diprogram: KeputusanKeputusan sekali pakai, disusun tidak sehat, kebijaksanaan. Ditangani dengan proses pemecahan masalah umum

1. 2. 3.

RENDAH

Toleransi Terhadap ambiguitas

ANALITIS

KONSEPTUAL

Gaya Pengambilan Keputusan MENGARAHKAN PERILAKU

Cara Berpikir
Rasional

Intuitif

Hambatan Psikologis

Penyakit Hamlet Dorongan Berlebihan Kecemasan memikirkan Akibat Berdiam diri

Tindakan ketika Gagal

Penyebab Kesulitan

Menyadari melangkah mundur mengganti mengubah

Kurang lengkapnya Informasi Kesulitan Menggunakan Tolak Ukur Munculnya Tujuan Ganda Adanya lebih dari satu orang yang berwenang mengambil keputusan

Gaya Pengambilan Keputusan

Gaya mengarahkan

Toleransi rendah terhadap ambiguitas; Rasional (efisien dan logis); Memusatkan pada Jangka Pendek Gaya analitis: Toleransi terhadap ambiguitas; lebih ingin punya banyak informasi dan alternatif sebelum mengambil keputusan Gaya Konseptual: mempunyai pandangan Luas dan banyak alternatif; Jangka Panjang Gaya perilaku mudah bekerja sama dengan orang lain; Perhatian terhadap prestasi anak buah; suka dengan kritik dan saran

Keterlibatan Kelompok
Keberhasilan pencapaian tujuan organisasi terdapat pada manusia-manusia yang terlibat didalamnya. Brincloe (1983) organisasi dapat berbuat lebih baik dalam mencapai tujuan, apabila, perhatian lebih banyak diberikan kepada manusia dalam organisasi.

Teknik Pengambilan Keputusan

1. Teknik Curah Pendapat Temu Muka (Face-to-face Brainstorming) Teknik yang menyangkut pengunaan kelompok untuk mengidentifikasi berbagai alternatif penyelesaian masalah Tujuan: mendorong orang berpikir kritis dan membebaskan mereka dari hambatan, keritikan sendiri, dan kritikan orang lain
-

Individual Brainstorming/Synthetic Group Brainstorming

Teknik Pengambilan Keputusan

Individual Brainstorming/Synthetic Group Brainstorming

aturan Pokok: - setiap anggota tidak diperkenankan melakukan kritik terhadap diri sendiri hingga identifikasi selesai - ide ekstreem lebih baik daripada ide umum - Ide banyak ide yang lebih dashyat.

Langkah-Langkah: - Menjelaskan masalah dan tugas, idenifikasi - Setiap anggota dilarang berkomunikasi selama mereka menuangkan ide-idenya - Waktu yang diberikan +/- 10 menit - Usahakan mereka menulis ide seadanya

Teknik Pengambilan Keputusan

2. Teknik Kelompok Nominal Sering digunakan kelompok untuk mengevaluasi awal sejumlah alternatif keputusan. Langkah-Langkah: Setiap anggota kelompok harus memiliki ide-ide dan informasi Setiap anggota menyampaikan ide-ide mereka secara bergiliran Pastikan para anggota mendiskusikan ide-ide tersebut dalam urutan yang telah ditentukan Setiap anggota kelompok mengunakan rank vote

Teknik Pengambilan Keputusan

3. Teknik Delphi metode pembuatan keputusan dengan jalan membentuk suatu panel yang beranggotakan sejumlah tenaga ahli untuk menanggapi sejumlah pertanyaan dari anggota sehingga mencapai suatu kesepakatan atas suatu permasalahan.

Teknik Pengambilan Keputusan

Langkah-langkah Tahap Delphi: - Rumuskan masalah - Rancang kuestioner - Pastikan orang yang bertugas dan mereka untuk berpartisipasi dengan baik - Berikan semua materi yang diperlukan dan kuestioner kepada anggota kelompok - Buat tabulasi dan analisa - Buat kuestioner tahap 2 - Berikan ringkasan umpan balik - Analisa hasil kuestioner tahap 2

Teknik Pengambilan Keputusan

4. Curah Pendapat Elektronik (Electronic Brainstorming) menggabungkan antara teknik Kelompok nominal dengan teknologi komputer Langkah: Buat sebanyak mungkin ide tanpa nama (30 menit) Memeriksa ide yang disusun, mengklasifikasikannya Mengeliminasi hal-hal yang kurang perlu, Susun berdasarkan tingkatan kualitas,

Istirahat 10 Menit

Pertemuan III Modul IV Pengorganisasian Wahyono

EKMA4116 MANAJEMEN

Definisi
Pengorganisasian

proses mewujudkan, memelihara, mengembangkan dan meningkatkan kerja sama antar karyawan yang mewakili peranan unit/satuan kerja masing-masing yang bertujuan untuk mempersatukan kegiatan agar bergerak ke arah pencapaian tujuan.
Karakteristik dari Organisasi

- Memiliki suatu tujuan (goal) - Terdiri dari orang-orang - Memiliki struktur

Hambatan Produktivitas dalam Organisasi

Birokrasi

Manajer membatasi diri pada hubungan kerja formal dan menghidari hubungan non-formal Kurangnya Informasi dan Koordinasi
Deskripsi pekerjaan/jabatan menjadi kurang jelas

Dasar-dasar Pengorganisasian
Asas Kejelasan Tujuan - Menterjemahkan visi - Penentuan volum kerja dan beban kerja

Dasar Pembagian Kerja - Jejaring Kerja Internal - Kepentingan bersama - Jejaring Kerja External - Dinamika Pekerjaan - Pembagian Kerja Secara tuntas

Dasar-dasar Pengorganisasian
Dasar Kesatuan Perintah Pimpinan perlu memahami dan memiliki keterampilan dalam melaksanakan proses pengambilan keputusan dan kebijaksannaan dan pelimpahan wewenang dalam mewujudkan perintah yang efektif. Asas Fleksibilitas Organisasi: Kemampuan suatu oranisasi untuk menabah/mengurangi unit/satuan kerja dala stukturnya

Dasar-dasar Pengorganisasian
Asas Fungsionalitas Setiap unit kerja harus memberikan kontribusi pada organisasi agar tugas pokoknya secara keseluruhan dapat diwujudkan secara efektif dan effisien Cth. Fungsi pelayanan masyarakat; fungsi inovasi & Pengembangan; fungsi responsif; fungsi produktivitas; fungsi prediktif

Jenis-Jenis Organisasi (1)

Proses Pembentukannya Organisasi Formal: dibentuk secara sadar dengan ketentuan yang diatur secara formal Organisasi Informal, cth. Koperasi karyawan Keterkaitan dengan Pemerintah dibentuk untuk menjalankan roda pemerintahan & terselenggaranya pemerintahan yang baik. Cth. Organisasi resmi & tidak resmi

Jenis-Jenis Organisasi (2)

Berdasarkan ukuran organisasi Besar, kecil, sedang Berdasarkan Tujuan Sosial/nirlaba: yayasan sosial Laba/mencari keuntungan: PT (perseroan terbatas), BUMN, Koperasi dsb. Berdasarkan Bagan Organisasi

Langkah-Langkah Pengorganisasian
Rencanakan Or ganisasi berdas arkan Tujuan

Pembagian Tug as

Evaluasi Hasil & Strategi pem bentukan organi sasi

Alokasi Sumber Daya

Bentuk Struktur Organisasi

Faktor yang menentukan Rancangan Struktur Organisasi

Strategi Organisasi Penggunaan Teknologi Kualitas Karyawan yang terlibat didalamnya Ukuran organisasi

Unsur-Unsur Struktur Organisasi

Spesialisasi Aktivitas Standardisasi Kegiatan Sentralisasi dan desentralisasi Ukuran kesatuan Kerja

Cara untuk melihat/memperjelas aktivitas organisasi

Jenis BAGAN Kelebihan dapat dgn jelas melihat pekerjaan dan tanggung jawab dapat dicari ketika saat kritis menghilangkan / mengurangi masalah sebagai preventif terhadap sumber konflik Kelemahan kurang mampu menjelaskan wewenang dan tanggung jawab kurang mampu menunjukan hubungan informal dan saluran komunikasi

Departementalisasi Memanfaatkan spesialisasi dari masing-masing manajer efisien karena bekerja sesuai dengan kemampuan

sulit untuk mengukur prestasi pontensi konflik terhadap pimpinan puncak

Tipe Struktur Oranisasi

Organisasi Lini bentuk organisasi yang didalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan secara vertikal antara atasan dengan bawahan
KELEBIHAN Adanya kejelasan masalah pendelegasian kewenangan dan tanggung jawan untuk setiap bidang Bentuknya Sederhana dan mudah dipahami KELEMAHAN Beban yang berat dipikul eksekutif puncak karena harus menjalankan urusan administratif Tidak ada spesialisasi

Tipe Struktur Oranisasi (2)

Organisasi Lini dan Staf Gabungan dari organisasi lini dengan
departemen staf untuk memberikan saran dan masukan untuk departemen lini
KELEBIHAN Para spesialis memberikan ide dan saran kepada manajer puncak Seluruh Karyawan melaporkan pekerjaan kepada seorang penyelia (supervisor) KELEMAHAN Karena ketidakjelasan hubungan maka sering terjadi konflik antara departemen lini dan staf Rekomendasi para manajer staf terbatas hanya pada manajer lini

Tipe Struktur Organisasi (3)

Organisasi Fungsional
Organisasi berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan.
KELEBIHAN Menciptakan effisiensi melalui spesialisasi Memusatkan keahlian organisasi dan pengawasan yang lebih ketat terhadap fungsi-fungsi KELEMAHAN menciptakan konflik antar fungsi Lamban bereaksi bila terjadi perubahan hanya memikirkan tugas, dan menjadikan individu kurang inovatif

Tipe Struktur Organisasi (4)

Organisasi Lini, Staf, dan Fungsional Kombinasi dari organisasi lini, lini dan staf, serta fungsional yang bertujuan untuk memanfaatkan berbagai kelebihan dan kekurangan dari tipe organisasi lini, lini dan staf, serta fungsional . Cth. Organisasi Besar dan Kompleks

Tipe Struktur Organisasi (5)

Organisasi Komite memiliki pimpinan kolektif dan setiap anggotanya memiliki wewenang yang sederajat. Ciri2: - Pembagian wewenang yang sama besar, jelas, dan tertentu - Tugas pimpinan dan tanggung jawab dilaksanakan secara kolektif - Pelaksanaan dibagi berdasarkan bidang - Keputusan hasil bersama Kelemahan: Ketidakjelasan penanggung jawab keputusan, pengambilan keputusan memerlukan waktu yang lama.

Tipe Struktur Organisasi (6)

Organisasi Proyek dan Matriks tersusun dari sebuah atau lebih tipe departementalisasi lainnya yang mengkombinasikan kelebihan tipe fungsional dan divisional serta menghilangkan kekurangannya
KELEBIHAN KELEMAHAN

Memiliki Kelenturan (fleksibilitas) yang tinggi Berfokus pada masalah tertentu atau masalah teknis yang unik memungkinkan melakukan inovasi dan kreativitas tanpa menggangu struktur reguler

Masalah akuntabilitas disebabkan adanya lebih dari satu atasan Kendala dalam membentuk tim yang kompak berpotensi menimbulkan konflik antara manajer proyek dengan manajer departemen lainnya

Organisasi Formal vs Informal

FORMAL Tujuan, Struktur, dan Pola hubungan kerja yang teratur Bertujuan: mencapai hubungan yang teratur diantar fungsi namun hal itu juga memiliki nilai tambahan dengan memberikan perasaan aman kepada mereka INFORMAL Interaksi dan hubungan antar karyawan, serta membentuk suatu pola yang tidak secara khusus dan resmi diciptakan/diatur oleh pihak manajemen Flexibel/leuwesan dari oranisasi ini menjadi nilai tambah tersendiri

Perubahan Struktur Organisasi

Pekembangan bisnis, teknologi, kompetisi, pertumbuhan

ekonomi, merupakan salah satu contoh alasan organisasi untuk merubah strukturnya. Langkah-langkah membuat Perubahan:
Manajer harus mengkomunikasikan secara terbuka

Manajer harus memberikan pemahaman kepada seluruh

karyawan sehingga mereka memiliki persepsi yang sama

Manajer harus menunjukan ke karyawan bahwa perubahan

tersebut memberikan dampak positive

Adanya proses sosialisasi dalam jangka waktu tertentu

sehingga situasi kerja tidak terganggu.

Referensi
Modul Manajemen Universitas Terbuka Slide Tutorial Manajemen Widita Rarasati Fadia Dewanda Zulfikar