Perencanaan (Planning)

Perencanaan (Robbins & Coulter) adalah

proses yang dimulai dr penetapan tujuan
organisasi, menentukan strategi untuk
mencapai tujuan organisasi secara
menyeluruh, serta merumuskan sistem
perencanaan secara menyeluruh untuk
mengintegrasikan & mengkoordinasikan
seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapai
tujuan organisasi.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan
terdapat 3 hal yakni :
1. Dari sisi Proses  fungsi perencanaan
adalah proses dasar yg digunakan untuk
memilih tujuan tersebut akan dicapai.
2. Fungsi manajemen  perencanaan
adalah fungsi dmn pimpinan menggunakan
pengaruh atas wewenangnya untuk
menentukan atau mengubah tujuan dan
kegiatan organisasi.
3. Pengambilan Keputausan 
perencanaan merupakan pengambilan
keputusan untuk jangka waktu yg panjang
atau yg akan datang mengenai apa yg akan
dilakukan, bgmn melakukannya, bilamana
dan siapa yang akan melakukannya, dmn
keputusan yg diambil blm tentu sesuai,
hingga implementasi perencanaan tsbt
dibuktikan di kemudian hari.
G.R.Terry menyatakan bahwa untuk
mengetahui apakah perencanaan itu baik
atau tdk dpt dijawab melalui pertanyan2
dasar mengenai pertanyaan :
- What  Apa
- Why Mengapa
- Where  dimana
- When  kapan
- Who  siapa
- How  Bagaimana
Fungsi Perencanaan
Robbins & Coulter (2002) ada 4 fungsi
dalam perencanaan yakni :
1. Perencanaan sbg pengarahan
2. Perencanaan sbg minimalisasi ketidak
pastian
3. Perencanaan sbg minimalisasi
pemborosan sumber daya
4. Perencanaan sbg penetapan standar
dlm Pengawasan
Persyaratan Perencanaan (Planning
Requirements)
Perenc yg baik tentunya memiliki berbagi
persyaratan yg hrs dipenuhi yaitu :
1. Faktual atau Realistis apa yg dirumuskan
sesuai dengan fakta dan wajar untuk dicapai
dlm kondisi tertentu yg dihadapi
2. Logis dan Rasional  apa yg dirumuskan
dpt diterima dan masuk akal dan oleh sebab
itu perencanaan tersebut bisa dijalankan.
3. Fleksibel  dapat beradaptasi dengan
perubahan dimasa yg akan datang, sekalipun tdk
berarti bahwa planning dpt kita ubah senaknya.
4. Komitmen  komitmen terhadap seluruh
anggota organisasi untuk bersama- sama
berupaya mewujudkan tujuan organisasi
5. Komprehensif menyeluruh &
mengakomodasi aspek2 yg terkait langsung
maupun tak langsung. Tdk terkait hanya
sebagian yg dijalankan, ttp dgn pertimbangan
koordinasi & integrasi dgn bagian lain di dlm
suatu organisasi / perusahaan
Melakukan Perencanaan (Planning
Process)
fungsi perencanaan sering disebut sbg
fungsi utama dlm manajemen. Bagaimana
perencanaan dilakukan? Proses
perencanaan melibatkan 2 elemen
penting yaitu :
1. Tujuan (Goals)  pd dasarnya adalah
hasil akhir yg diharapkan dpt diraih atau
dicapai oleh individu, kelompok atau
seluruh organisasi.
Rencana (plans) adalah segala bentuk
konsep dan dokumentasi yg
menggambarkan bgmn tujuan akan dicapai
dan bgmn sumber daya perush akan
dialokasikan, penjadwalan dari proses
pencapaian tujuan, hingga segala hal yang
terkait dengan pencapaian tujuan. Sbg
seorang manajer perencanaan, tujuan dan
rencana adalah sesuatu yg hrs dirumuskan
olehnya.
Beberapa jenis tujuan
Secara sederhana setiap
perush/organisasi memiliki tujuan
akhir yaitu maksimalisasi keuntungan
(profit maximation) Untuk organisasi
nonprofit tujuan yg akan dicapai
adalah pemenuhan akan kebutuhan
sekelompok tertentu (misal panti
jompo, yayasan kanker, dll)
Dari segi keluasan dan waktu pencapaian,
tujuan dapat dibedakan menjadi 3 yaitu :
1. Tujuan Strategis (strategic goals) adalah
tujuan yg akan dicapai perusahaan dalam
waktu yang relatif lama, bisa antara 3
hingga 5 thn atau juga lebih.
2. Tujuan taktis (tactical goals) adalah
tujuan yg akan dicapai perush dalam
jangka waktu menengah. Dicapai antara 1
sampai 3 tahun
3. Tujuan operasional (operational
goals) adalah tujuan yg ingin dicapai
dlm satu periode kegiatan perusahaan.
Biasanya antara 6 bulan sampai 1
tahun kadang2 sampai 2 tahun.
Jenis Rencana (types of plans)
Rencana (Plan)  dlm melakukan
perencanaan, manajer perlu
merumuskan tujuan dan rencana .
Tujuan memiliki beberapa jenis dilihat dr
berbagai segi, mk tujuanpun memiliki
beberapa jenis dilihat dr berbagai segi yg
terkait, yaitu dr segi keleluasaan dan waktu
(breadth and time frame) dari segi
kejelasan (specificity), dan frekuensi
penggunaan (frequency of use)
Dr segi keluasan waktu, rencana dpat
dibedakan menjadi :
1. Rencana strategis atau jangka panjang
(strategic plans or long-term plans)
2. Rencana taktis atau rencana jangka
menengah (tactical plans or mid-term
plans)
3. Rencana operasional atau rencana
jangka pendek operational plans or short-
term plans)
Dari segi kejelasan, rencana dapat dibagi
2 yaitu :
1. Rencana spesifik (specific plans)
2. Rencana direktif (directional plans)
Dari segi frekuensi penggunaan,
rencana dpt dibagi menjadi :
1. Rencana sekali pakai (single use
plan) kepanitiaan seminar, lokakarya
dll
2. Rencana yg penggunaannya terus -
menerus (standing plans) 
kebijakan, prosedur, aturan kerja yg
digunakan secara berlanjutan oleh
seluruh anggota organisasi
Beberapa pendekatan dlm
penetapan tujuan.
Tujuan ditetapkan dan dirumuskan
ada 2 yaitu :
1. Pendekatan tradisional
(traditional goal setting)
2. Pendekatan dengan
menggunakan MBO (Management
by Objectives)
Pendekatan tradisional dlm penetapan
tujuan menjelaskan bahwa rumusan dan
penetapan tujuan dilakukan oleh manajer
tingkat puncak (top level of management)
untuk kemudian tujuan diturunkan lagi
menjadi tujuan bg manajer ditingkat
bawahnya secara spesifik.
Pendekatan tradisional menjelaskan bahwa
penetapan tujuan dimulai dimulai dari
manajemen tingkat puncak
Dalam pendekatan mengunakan MBO
penentuan tujuan dilaksanakan secara spesifik
dirumuskan bersama antara pimpinan &
bawahan, dengan asumsi bahwa sering kali
bawahan yg berada dilapangan lebih memahami
apa yg dicapai dp apa yg dipahami atasan.
Selain tujuan dirumuskan bersama, pengawasan
akan pencaian tujuan dilakukan secara periodik
secara bersama. MBO selain meminimkan
kesenjangan juga terbukti memotivasi pekerja
dlm peush. Adanya penghargaan & penerimaan
sosial thdp peran serta bawahan yg lebih tinggi.
MBO (Management by Objectives)
MBO pertama diperkenalkan oleh Peter F.
Drucker pd akhir thn 1950an, hingga
sekarang pendekatan ini dinilai masih
efektif dlm kegiatan perencanaan perush.
MBO sering diterjemahkan sebagai
manajemen berdasarkan sasaran atau
manajemen berdasarkan tujuan, dilakukan
berdasarkan asumsi mendasar bahwa apa
yg terjadi di lapangan blm tentu sesuai dgn
apa yg dipahami oleh pimpinan.
Agar proses MBO dpt tercapat
Schermerhorn (2002) ada 4 faktor yg
disepakati antara pimpinan dengan
bawahan dlm hal :
1. Tujuan yg ingin dicapai oleh setiap
bagian/bawahan (subordinates)
2. Perencanaan yg akan dilakukan
3. strandar pengukuran keberhasilan
pencapaian tujuan dlm setiap kegiatan.
Prosedur untuk mengevaluasi
keberghasilan pencapaian tujuan.
Pimpinan

PerencanaanPelaksanaan pada Evaluasi Bersama

Bersama Setiap Pihak - Analisa hasil yg
- Penentuan Tujuan - Bawahan menunjuk dicapai
- Penentuan standar kan kinerja terbaik - Mendiskusikan
Dan - Pemulihan Kegiatan - Pimpinan memberi- akibat dr hasil
kan pengarahan yg dicapai
Terbaik - Memperbarui
Siklus MBO

Proses MBO sebagai perencanaan & Pengawan terintegrasi

Bawahan
Kekuatan MBO
1. MBO melakukan integrasi fungsi perencanaan
dan pengawasan ke dlm suatu sistem rasional
dlm manajemen
2. MBO mendorong organisasi untuk menentukan
tujuan dr tingkatan atas hingga tingakatan bawah
dr manajemen.
3. MBO memfokuskan dr hasil akhir dp niat baik
maupun faktor personal
4. MBO mendorong adanya mnjm diri dan
komitmen dari setiap orang melalui partisipasi
pada setiap tingkatan manajemen dlm penentuan
tujuan.
Kelemahan MBO
1.MBO dianggap menyederhanakan kegitan
dengan berusaha untuk meyelesaikan segala
sesuatu.
2. MBO secara cepat akan ditolak oleh manajer
yg memiliki gaya otoriter dan mereka
menerapkan birokrasi yg tdk fleksibel dan
ketat.
3. MBO memerlukan waktu dan usaha dlm
implementasinya.
4. MBO dpt menjadi tantangan bg manajer yg
kurang memiliki kualifikasi yang baik.
Beberapa Alat Bantu Bagi Perencanaan
Beberapa alat manajemen guna melakukan
perencanaan adalah :
1. Bagan Arus (flow chart)  sering digunakan
bg mereka yg mendalami teknik komputer,
teknik dan sistem informasi. Pendekatan ini jg
digunakan dlm dunia manajemen. Flow chart
adalah model grafis yg menunjukkan model
sistem yg menggambarkan kejadian yg
berkesinambungan (sequencial) dan keputusan
ya – tidak.
2. Penjadwalan melalui Bagan Gantt
(Gantt Chart)  penjadwalan adalah salah
satu bagian terpenting dlm perencanaan.
Kegiatan organisasi begitu banyak dan
berkesinambungan satu dgn yg lain, Gantt
Chart membantu untuk mengatur melalui
proses penjadwalan, sehingga secara
sederhana Gantt Chart menjadwalkan
secara grafis atas berbagai rencana
kegiatan.
3. Perencanaan dengan Jaringan PERT (Pert
Network)  keberhasilan Gantt Chart
dikembangkan dan dikoreksi oleh alat bantu
perencanaan lain yg dikenal dgn jaringan pert.
PERT adalah singkatan dari Program Evaluation
Review Technique. PERT merupakan alat bantu
perencanaan melalui penjadwalan dan
penggambaran rencana kerja secara kronologis
dan berkelanjutan bg pekerja yg sifatnya tdk
rutin, berskala besar dan komplek. Ada 4
konsep yg hrs dipahami dlm PERT yaitu Even,
Activity, Time dan Chritical Path
EVENT atau Kejadian adalah indikator dr
performa pekerjaan baik sebelum maupun
sesudah pekerjaan dilakukan sekaligus juga
menunjukkan apakah suatu pekerjaan lain
dpt dilakukan atau sebaliknya berdasarkan
indikator ini contoh bagian produksi
menerima bahan baku.
ACTIVITY atau kegiatan  adalah bagian
dr berbagai pekerjaan yg sedang dlm
pekerjaan dr keseluruhan pekerjaan yg
berkesinambungan.
TIME atau waktu waktu menunjukkan
perkiraan masa pengerjaan yg sdg dlm
pengerjaan dr seluruh kegiatan sebagaimana
diatur dalam jaringan PERT. PERT Time adalah
rata2 dr 3 komponen waktu berdasarkan
kerangka pert yaitu : (1) Optimistic time (TO) 
masa yg diperlukan ketika pelaksanaan pekerjaan
dilakukan dlm kondisi terbaik. (2) Most likely
time (TM)  masa yg diperlukan ketika
pelaksanaan pekerjaan dilakukan dalam kondisi
normal. (3) Pesimistic time (Tp)  masa yg
diperlukan ketika pelaksanaan dilakukan dlm
kondisi tdk normal / darurat
CRITICAL PART atau indikator krisis
menunjukkan waktu krisis bagi pengerjaan
kegiatan dlm rangka part yg dapat
diterima. Waktu krisis menunjukkan batas
tolenransi akan suatu pekerjaan yg
dilaksanakan. Ketika waktu krisis dilewati
atau pekerjaannya lebih lama maka akan
berdampak kpd terhambatnya pengerjaan
pekerjaan lain hingga waktu pengerjaan
secara keseluruhan akan terlambat.
Penentuan tujuan diawali oleh manajer puncak. Proses
perencanaan secara keseluruhan dimulai dgn
pernyataan misi dan tujuan trategis untuk organisasi
sebagai satu kesatuan.(Robbins, 2010)
Misi  pernyataan tujuan organisasi
Langkah-langkah dlm penetapan tujuan :
1. Mereview misi atau tujuan organisai
2. Mengevaluasi sumber daya yg tersedia
3. Menentukan tujuan secara individu atau dgn
masukan dr pihak lain
4. Menulis tujuan dan mengomunikasikan kpd semua
yg perlu tahu
5. Mereview hasil dan apakah tujuan telah tercapai.