MODUL 7

FUNGSI PERENCANAAN
BAGIAN 1

PERENCANAAN

Tujuan Pembelajaran Umum:

 Mahasiswa Mampu Memahami pentingnya perencanaan dan dapat mengaplikasikan
membuat sebuah perencanaan organisasi.

Tujuan Pembelajaran Khusus:

1. Mahasiswa dapat memahami pengertian perencanaan dalam organisasi

2. Mahasiswa dapat menjelaskan dan mengerti alasan pentingnya perencanaan di dalam
organisasi.
3. Mahasiswa dapat membuat sebuah perencanaan organisasi

1. Pendahuluan

Di dalam sebuah organisasi diperlukan adanya suatu perencanaan yang matang untuk
membantu tercapainya tujuan organisasi tersebut, tidak hanya dalam organisasi namun juga
dalam kehidupan kita. Perencanaan adalah proses yang digunakan untuk memilih tujuan dan
menentukan cakupan pencapaiannya. Merencanakan berarti mengupayakan penggunaan
sumber daya manusia (human resources), sumber daya alam (natural resources), dan sumber
daya lainnya (other resources) untuk mencapai tujuan (Siswanto,2005).
Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan
organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru, program
penjualan produk baru, maupun perencaan anggarannya. Perencanaan (planning) merupakan
proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara
mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak
dicapai sebelum melakukan proses-proses perencanaan.
Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen,
terutama dalam menghadapi lingkungan ekternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi
ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan
hanya pada intuisi dan firasat (dugaan). Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat
program-program yang akan dijalankan untuk meningkatkan kemungkinan tercapainya
tujuan-tujuan organisasi di waktu yang akan datang. Perencanaan organisasi harus aktif,
dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi terhadap
lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.
Pengantar Manajemen 8- 1
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN
Pokok pembahasan dalam modul ini ini berfokus pada perkenalan konsep
perencanaan, alasan pentingnya perencanaan dalam mencapai tujuan dan bagaimana
mengefektifkan perencanaan tersebut. Perencanaan yang efektif didasarkan atas fakta,bukan
didasarkan atas institusi. Fakta yang tepat dikumpulkan dan dianalisis,aktivitas yang
diusulkan didasarkan atas kondisi yang diberikan oleh fakta. Perencanaan juga berhubungan
dengan aktivitas yang akan dilakukan pada masa yang akan datang. Perencanaan bertalian
dengan hal-hal yang akan terjadi dari keputusan sekarang. Melalui perencanaan, anggota
organisasi berusaha melihat ke depan, mengetahui lebih dahulu hal-hal yang mungkin terjadi,
mempersiapkan hal-hal yang tidak tentu menggambarkan aktivitas,dan memberikan arahan
kronologis untuk pencapaian tujuan (Siswanto,2005).
2. Pengertian Perencanaan
Banyak pengertian manajemen yang diungkapkan oleh para ahli manajemen mengenai
perrncanaan di dalam organisasi. Louise E. Boone dan David L. Kurtz (1984) bahwa:planning
may be defined as the proses by which manager set objective, asses the future, and develop
course of action designed to accomplish these objective. Sedangkan T. Hani Handoko (2005)
mengemukakan bahwa : “ Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan
organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem,
anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Menurut Newman (2006)
perencanaan (planning) is deciding in advance what is to be done. Sedangkan menurut
A.Allen (2001), planning is the determination of a course of action to achieve a desired result.
Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-
pertanyaan apa ( what ) siapa ( Who ) kapan (When) dimana ( When ) mengapa ( why ) dan
bagaimana ( How ) jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan
pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-
kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.
Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan organisasinya,
baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru, program penjualan
produk baru, maupun perencaan anggarannya. Perencanaan (planning) merupakan proses
dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya.
Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai
sebelum melakukan proses-proses perencanaan.

Pengantar Manajemen 8- 2
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN
Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen,
terutama dalam menghadapi lingkungan ekternal yang berubah dinamis[2]. Dalam era
globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis
dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan). Salah satu maksud dibuat perencanaan
adalah melihat program-program yang akan dijalankan untuk meningkatkan kemungkinan
tercapainya tujuan-tujuan organisasi di waktu yang akan datang. Perencanaan organisasi harus
aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi
terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.
Pokok pembahasan dalam modul ini berfokus pada perkenalan konsep perencanaan, alasan
pentingnya perencanaan dalam mencapai tujuan dan bagaimana mengefektifkan perencanaan
tersebut.

3. Konsep Perencanaan
Berikut diungkapkan beberapa pandangan mengenai proses menetapkan tujuan yang
merupakan konsep di dalam membuat sebuah perencanaan.
a. Proses menentukan bagaimana sistem manajemen akan mencapai tujuan-
tujuan,menentukan bagaimana organisasi dapat mencapai apa yang ingin ditujunya
(certo, 2003)
b. Proses menetapkan tujuan-tujuan dan rancangan tindakan, membangun peraturan-
peraturan dan prosedur, dan memperhitungkan hasil-hasil yang akan terjadi dimana
yang akan datang (Dessler, 2001)

Dari kedua pendapat ahli tersebut dapat kita simpulkan bahwa perencanaan
merupakan proses awal bagi sistem manajemen untuk mencapai tujuan-tujuannya. Hal ini
disebabkan perencanaan merupakan proses menentukan rancangan tindakan bagaimana
organisasi membangun aturan-aturan dan prosedur demi tercapainya tujuan organisasi tanpa
melupakan kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi dalam pelaksanaan perencanaan.
Perencanaan yang dilakukan oleh organisasi harus bersifat fleksibel. Artinya
perencanaan tersebut bisa menyesuaikan terhadap lingkungan eksternal yang dinamis. Sebab
faktor eksternal merupakan hambatan terhadap pelaksanaan rencana yang akan dilakukan
organisasi, sehingga perencanaan itu sedikit banyak bisa diubah tanpa mengubah tujuan untuk
apa perencanaan itu dilakukan.

Pengantar Manajemen 8- 3
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN

4. Alasan Pentingnya Perencanaan Dalam Manajemen

Ada beberapa alasan mengapa perencanaan begitu penting terhadap manajemen
organisasi, dan juga melihat bagaimana kuatnya peran perencanaan di dalam manajemen.
1. Tujuan menjadi jelas dan terarah
Perencanaan sebagai langkah awal dari pencapaian tujuan akan memberikan arah dan
kejelasan tujuan tersebut, sehingga semua komponen ataupun elemen-elemen dalam
organisasi mengetahui dengan baik tujuan yang hendak dicapai.
2. Semua bagian yang ada dalam organisasi akan bekerja ke arah satu tujuan yang sama
Ketika semua elemen atau bagian dalam organisasi mengetahui tujuan organisasinya
dengan jelas dan benar, maka mereka akan bekerja ke satu arah yang sama. Artinya mereka
memahami prosedur apa saja yang akan dilakukan sebagaimana yang telah mereka sepakati
dalam perencanaan.
3. Menolong mengidentifikasikan berbagai hambatan dan peluang
Dengan adanya perencanaan maka organisasi mampu mengidentifikasi berbagai
hambatan dan peluang yang ada di lingkungan luar organisasi. Adanya hambatan dan peluang
yang datang akan menuntut organisasi mempersiapkan tindakan-tindakan antisipasi ke depan
sehingga mereka tetap berada di lajur menuju tujuan awal.
4. Membantu pekerjaan menjadi lebih efisien dan efektif
Perencanaan memberikan pandangan bagi organisasi mengenai tindakan apa saja yang
harus mereka lakukan demi tercapainya tujuan, termasuk di dalamnya biaya dan lamanya
waktu yang dibutuhkan sehingga tujuan terealisasi. Hal ini akan membantu organisasi
menjadi lebih efektif dan efisien dalam mencapai tujuan.
5. Perencanaan sendiri dapat diartikan aktivitas pengawasan
Ketika prosedur kerja sudah ada dan jelas, tentu hal ini menjadi sebuah control
terhadap pelaksanaan di lapangan. Artinya mereka akan bekerja sesuai prosedur sebab
perencanaan sebagai pengawasan.
6. Perencanaan juga membantu untuk mengurangi resiko dan ketidakpastian
Dalam mencapai sebuah tujuan, terdapat berbagai macam resiko dan ketidakpastian
yang akan menghadang dalam pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, adanya
perencanaan akan memperjelas tindakan-tindakan dan prosedur kerja sehingga ketidakpastian
tersebut dapat diminimalisir.

Pengantar Manajemen 8- 4
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN
5. Proses Perencanaan
Sebelum para manager dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan,
terlebih dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan
organisasi. Pada tahap perencanaan manager menentukan Apa yang akan dikerjakan, Kapan
akan dikerjakan, Siapa yang akan mengerjakan dan Bagaimana mengerjakannya. Kebutuhan
akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan semakin meningkat pada
tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana perencanaan itu mempunyai kemungkinan
dampak yang paling besar pada keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top manajer pada
umumnya mencurahkan hampir semua waktu perencannannya jauh ke masa depan dan pada
strategi-strategi dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih rendah
merencanakan terutama untuk sub-unit mereka sendiri dan jangka waktu yang lebih pendek.
Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang tergantung
pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan khusus manajer[10].
Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih menaruh perhatian pada perencanaan
jangka panjang daripada perusahaahn local. Akan tetapi pada umumnya organisasi perlu
mempertimbangkan keseimbangan antara perencanaan jangka panjang maupun perencanaan
jangka pendek. Karena itu penting bagi para manajer untuk mengerti peranan perencanaan
jangka pendek dan jangka panjang dalam pola perencanaan secara keseluruhan. Menurut T.
Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap sebagai
berikut:
1. Menetapkan tujuan atau serangkian tujuan.
Tanpa rumusan dan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumberdaya
secara tidak efektif
2. Merumuskan keadaan saat ini.
Tahap ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik, yang
didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.
Tahap ini untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatn untuk mencapai kegiatan.
Pengembangan dan pemilihan alternatif kegiatan terbaik

6. Keberhasilan Perencanaan Dalam Mencapai Tujuan

Pengantar Manajemen 8- 5
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN
Dalam mencapai tujuan organisasi, terdapat cara-cara agar tujuan itu dapat terealisasi
dengan baik dan optimal, dilakukan dengan cara:
1. Bahwa pimpinan dan bawahan organisasi harus bekerja sama merumuskan perencanaan,
menentukan tujuan, menentukan standar kerja, dan memilih kegiatan yang akan dilaksanakn
demi mendorong tercapainya tujuan organisasi.
2. Kemudian dalam tahap pelaksanaan kerja, bawahan atau karyawan harus menunjukkan
kinerja terbaik dan memberikan kemampuan maksimal demi tercapainya tujuan. Di sisi lain
pimpinan juga harus memberikan pengarahan bagi karyawan dengan cara yang baik dan harus
mampu memotivasi para karyawan.
3. Setelah tujuan terealisasi, pimpinan dan bawahan hendaknya mengevaluasi tujuan
tersebut. Tujuan evaluasi adalah menemukan kekurangan dan kelemahan organisasi dalam
pelaksanaan tujuan, mengurangi resiko yang sama untuk tujuan berikutnya, dan sebagai bahan
pembelajaran.
7. Manfaat dan Kelemahan Perencanaan
Banyak manfaat yang dapat di berikan kepada perusahaan dengan adanya
perencanaan, diantaranya:

a. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan

lingkungan.
b. Membantu dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah-masalah utama.
c. Memungkinkan manejer memahami keseluruhan gambaran operasi agar lebih jelas.
d. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.
e. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi
f. Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian organisasi.
g. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
h. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
i. Menghemat waktu usaha dan dana.

Selain manfaat dari perencanaan ada juga kelemahan dengan adanya perencanaa diantaranya
dapat diuraikan:
a. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan dalam
konstribusi nyata.
b. Perencanaan cenderung menunda kegiatan.
c. Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan
berinovasi.

Pengantar Manajemen 8- 6
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN
d. Kadang-kadang hasil yang baik didapatkan oleh penytelesaian situasi
individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah itu terjadi.
e. Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

8. Hubungan Perencanaan dengan Fungsi-fungsi Manajemen Lainnya

a. Pengorganisasian dan penyusunan oersonalia
Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya
keuangan dan manusia dalam organisasi.
Perencanaan menunjukan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber
dayasumber daya tersebut untuk mencapai efektifitas paling tinggi.
b. Pengarahan
Fungsi pengarahan selalu berkaitan erat dengan perencanaan-perencanaan menetukan
kombinasi yang baik dari faktor-faktor,kekuatan-kekuatan,sumber daya dan
hubungan-hubungan yang diprlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan.
c. Pengawasan
Pengawasan sangat penting sebagai produk perencanaan efektif.Pengawasan bertindak
sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.Pengawasan juga
menjadi bagian dari rencana baru.
Tujuan dari setiap rencana adalah membantu sumber daya-sumber daya dalam
konstribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.
10. Pembagian Perencanaan menurut fungsi dan kegiatannya
Secara umum, perbedaan pokok antara perencanaan strategik dan perencanaan
operasional dapat diursikan lagi sebagai berikut. Karakteristik dari perencanaan operasional
bisa dilihat dari perbedaannya dengan perencanaan strategik. Perencanaan operasional lebih
menitikberatkan pada masalah-masalah operasional/ nyata, yang dihadapi saat ini. Sasaran
dari perencanaan operasional adalah untuk mendapatkan keuntungan pada saat ini.
Keuntungan jangka panjang sudah ditetapkan oleh perusahaan pada perencanaan startegik
.Ruang lingkup perencanaan operasional meliputi semua hal yang terjadi pada saat sekarang
pada organisasi, sedangkan sumber dan hasil yang diharapkan adalah adanya efisiensi kerja
dan stabilitas pada kegiatan-kegiatan yang sedang dijalankan oleh organisasi.Sehingga, ketika
suatu organisasi itu menjaga kestabilan dan efesiensi maka focus organisasi tersenut adalah
keuntungan saat ini. Informasi yang dihasilkan dari perencanaan operasional akan digunakan
pada saat ini. Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa karakteristik yang utama dari
perencanaan operasional adalah orientasinya pada jangka waktu pendek/ saat ini. Lebih
Pengantar Manajemen 8- 7
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN
menekankan pada kestabilan dan efesiensi sehingga sifat dari organisasi kepemimpinan
tersebut adalah stabil. Pemecahan masalah yang bisa dijadikan pilihan, ketika organisasi
dihadapkan pada masalah/tantangan adalah dicari solusi yang berdasarkan pengalaman/ sudah
pernah dilakukan sebelumnya, didasarkan pada kebiasaan organisasi dengan resiko yang
relative rendah karena didasarkan pada pertimbangan-pertimbangan masa lalu. menurut
Bernard Taylor adalah sebagai tabel berikut:
Tabel 2.1 Perencanaan strategi dan perencanaan operasional

Perencanaan
Perencanaan Strategik
Operasional

Pusat Perhatian Kelangsungan dan Masalah-masalah

pengembangan jangka pelaksanaan
panjang operasional

Sasaran Keuntungan jangka Keuntungan saat ini

panjang

Ruang lingkup Akan datang Saat sekarang

Sumber dan hasil yang Pengembangan Efisiensi dan

diharapkan Potensi yang akan stabilitas
dating

Informasi Saat akan datang Saat ini

Organisasi/kepemimpinan Interpreunership Birokrasi

Luwes Konservatif

Orientasi perubahan Stabil

Pemecahan masalah Antisipasif Berdasarkan

pengalaman
Menentukan
pendekatan Kebiasaan

Resiko tinggi Resiko rendah

Jenis Perencanaan Operasional

Ada dua jenis rencana operasional:

Pengantar Manajemen 8- 8
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN
1. Rencana Tunggal (sekali pakai)

Rencana tunggal adalah rencana yang dilakukan untuk sekali pakai sebagai contoh
ketika perusahaan merencanakan ekspansi, pembuatan pabrik baru, penarikan tenaga kerja
batu, dll. Bentuk utama rencana sekali pakai, antara lain sebagai berikut yaitu :

a. Program

Program mencakup serangkaian aktivitas yang relatif luas. Suatu program

menjelaskan:

 Langkah-langkah utama yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan.

 Unit atau anggota yang bertanggun jawab untuk setiap langkah
 Urutan serta pengaturan waktu setiap langkah

b. Proyek

Proyek adalah bagian program yang lebih kecil dan mandiri. Selain proyek memiliki
cakupan terbatas dan petunjuk yang jelas mengenai tugas dan waktu. Setiap proyek
akan menjadi tanggung jawab setiap individu yang ditunjuk dan diberi sumber daya
spesifik dan dalam batas waktu tertentu. Anggaran adalah pernyataan tentang sumber
daya keuangan (financial resources) yang disediakan untuk kegiatan tertentu dalam
waktu tertentu pula. Anggaran terutama merupakan alat untuk mengendalikan aktivitas
suatu organisasi. Oleh karena itu, anggaran merupakan komponen penting dari setiap
program dan proyek. Anggaran mendeskripsikan pendapatan dan biaya. Dengan
demikian,anggaran menentukan target aktivitas seperti hasil penjualan,biaya tiap
bagian atau investasi baru.

2. Standing Plan

Standing plan adalah rencana yang dipakai berulang-ulang. Rencana ini bisa menghemat
waktu dan tenaga diterapkan pada situasi yang sama. Bentuk rencana tetap antara lain sebagai
berikut yaitu :

 Kebijakan

Pengantar Manajemen 8- 9
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN
Kebijakan adalah suatu pedoman umum dalam pengambilan keputusan. Kebijakan
menentukan apakah keputusan dapat diambil atau tidak dapat diambil. Yang berhak
membuat kebijakan dalam suatu organisasi adalah manajer puncak (Top Manager).
Manajer puncak membuat kebijakan disebabkan karena hal-hal berikut:

1. Kebijakan tersebut akan meningkatkan efektivitas organisasi

2. Harapan bahwa beberapa aspek organisasi dapat mencerminkan nilai pribadi mereka.

3. Perlu menghilangkan adanya kontradiksi atau kekacauan yang terjadi pada hirerarki
yang lebih rendah dalam organisasi yang bersanbgkutan.

 Prosedur Standar

Implementasi kebijakan dilakukan melalui garis pedoman lebih detail yang disebut
prosedur standar atau metode standar. Suatu prosedur memberikan seperangkat petunjuk
detail untuk melaksanakan urutan tindakan yang sering atau biasa terjadi

 Peraturan

Peraturan adalah pernyataan bahwa suatu tindakan harus dilakukan atau tidak boleh
dilakukan dalam situasi tertentu. Peraturan merupakan rencana tetap yang paling jelas dan
bukan merupakan pedoman pemikiran atau pengambilan keputusan.

Ruang Lingkup Perencanaan Operasional

Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan perencanaan strategi. Di dalam
perencanaan operasional dapat disusun dengan menjawab 5W, 1H dan 1B.
What :Apa sasaran yang akan dicapai dan indicator kinerjanya disesuaikan dengan strategi
yang dikembangkan dalam Renstra
Why :Mengapa sasaran itu yang utama. Alasan atau manfaat atau kaitannya dengan misi atau
untuk mencegah hambatan tersebut.
How :Bagaimana cara mencapainya. Caranya dengan menerapkan strategi yang tepat dan
menjabarkannya menjadi rencana kegiatan yang tepat dilakukan.
Where :Di mana kegiatan itu dilakukan atau bidang tugas atau unit mana yang bertanggung
jawab menyelesaikannya
Who :Siapa yang diberikan tanggung jawab melakukan (orang yang tepat kualifikasi)
When :Kapan dimulai dan selesai.

Pengantar Manajemen 8- 10
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN
Budget :Biaya yang dibutuhkan.

Rencana kegiatan yang disusun minimal menjawab What (apa sasaran dan
indicator), how bagaimana mencapainya (dengan menentukan stategi dan rencana
kegiatan), who (siapa yang diberi tanggung jawab melaksanakan kegiatan), when (kapan
dimulai dan selesai) dan budget (biaya).

11. Penutup
Dari uraian di atas dapat kita simpulkan betapa pentingnya perencanaan dalam usaha
mencapai tujuan organisasi. Adanya perencanaan akan memberikan arah dan tujuan yang
jelas, memberikan pemahaman terhadap pimpinan dan bawahan sehingga bisa saling bekerja
sama demi terealisasinya tujuan organisasinya.
Namun di samping itu, perencanaan hanya salah satu fungsi dalam manajemen. Oleh karena
keberhasilan pencapaian tujuan bukan berarti hanya tergantung pada satu fungsi perencanaan
saja, tetapi ada fungsi-fungsi lainnya, seperti pengorganisasian, mengarahan dan pengawasan.
Keberhasilan perencanaan akan sangat mungkin tercapai apabila pimpinan dan bawahan
bekerja sama dan dapat saling memotivasi sehingga kinerja masing-masing semakin tinggi
demi tercapainya tujuan organisasi

Pengantar Manajemen 8- 11
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN
BAGIAN 2

PENETAPAN
TUJUAN ORGANISASI
Tujuan Pembelajaran Umum:
 Mahasiswa mampu memahami pentingnya penetapan tujuan organisasi agar organisasi
dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan.

Tujuan Pembelajaran Khusus:

a. Mahasiswa dapat memahami proses penetapan tujuan dalam organisasi bisnis

b. Mahasiswa dapat menjelaskan dan mengerti alasan pentingnya tujuan dan misi organisasi
bisnis.

Para manajer sering membuat kesalahan yang sama. Mereka memulai kegiatan-
kegiatan dan membuat keputusan-keputusan tanpa penetapan kerangka tujuan-tujuan terlebih
dahulu, dimana hal ini akan mengarahkan pembuatan keputusan dalam organisasi. Tujuan itu
sendiri adalah hasil akhir, atau segala sesuatu yang akan dicapai. Seorang manajer personalia
mungkin mrempunyai tujuan untuk menarik 14 orang operator mesin bulan depan, atau
seorangh mekanik pemeliharaan mempunyai tujuan untuk menyelesaikan pekerjaan
penyetelan mesin minggu ini. Setiap tujuan kegiatan-kegiatan tersebut juga dapat disebut
“sasaran” atau “target”.

Tujuan memiliki pengertian lebih luas, sedangkan sasaran lebih khusus.Istilah tujuan
dan sasaran menunjukkan hasil akhir yang di capai.

MISI DAN TUJUAN ORGANISASI

Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tenatang maksud organisasi.Misi suatu
organisasi adalah suatu maksud khas dan mendasar yang membedakan dari organisasi-
organisasi lain dan mengidentifikasi ruang lingkup dalam hal produk dan pasar. Misi
merupakan perwujudan dasar filsafat para pembuat keputusan strategi perusahaan,
mencerminkan sikap diri perusahaan , serta menunjukkan bidang-bidang produk atau jasa
pokok dan kebutuhan-kebutuhan langganan utama yang akan dipuaskan perusahaan.

Pengantar Manajemen 8- 12
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN

Contah pada suatu pusat

Teoritik penerbangan

Misi organisasi Melayani penerbangan

sebanyak mungkin
penumpang

Tujuan umum dan

menyeluruh Tarif rendah untuk
peningkatan pasar

Tujuan khusus, strategi,

kebijaksanaan, program, Meningkatkan pasar
dan rencana pada jakarta-denpasar, tarif
tingkatan terendah minimum, menambah
frekuensi penerbangan,
meningkatkan
produktivitas

Etzioni mendefenisikan tujuan organisasi sebagai “ suatu pernyataan tentang keadaan yang
diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan” dan sebagai “ pernyataan
tentang keadaan di wakgtu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas
mencobau untuk menimbulkannya”. Tujuan organisasi merupakan pernyataan tentang
keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang tetapi dimaksudkan untuk dicapai di waktu
yang akn datang melalui kegiatan-kegiatan organisasi.

Dua unsur penting tujuan adalah :

1. Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang

2. Usaha-usaha sekarang diarahkan
Tujuan umum

Sering disebut juga strategisecara operasional tidak dapat berfungsi sebelum di

jabarkan terlebih dahulu ke dalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan
jenjang manajemen.

Tujuan khusus

Meski secara fungsional berdiri sendiri, secara operasional terangkai dalam suatu
jaringan kegiatan yang memiliki arah yang sama yaitu memberikan pedoman pencapaian

Pengantar Manajemen 8- 13
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN
tujuan organisasi. Penetapan tujuan-tujuan strategi organisasi merupakan tahap paling kritis
dalam proses perencanaan strategi. Sering ditetapkan oleh manajer puncak.ada banyak tipe
tujuan yang banyak dipilih seperti tingkat pertumbuhan atau volume penjualan,
pengembangan produk atau jasa baru, atau bahkan tujuan yang lebih abstrak

Faktor-faktor yang mempengaruhi proses penetapan tujuan strategi

bb
Misi organisasi

Nilai-nilai Tujuan-tujuan Kesempatan dan

manajer puncak strategik ancaman dalam
organisasi

Kekuatan dan
kelemahan
organisasi
Berbagai fungsi tujuan organisasi

1. Pedoman bagi kegiatan

Tujuan berfungsi sebagai pesdoman bagi kegiatan pengarahan dan penyaluran usaha-
usaha dan kegiatan-kegiatan para anggota organisasi
2. Sumber legitimasi
Pengakuan atas legitimasi akan meningkatkan kemapuan organisasi untuk mendapatkan
berbagai sumber daya dan dukungan dari lingkungan sekitar.
3. Standar pelaksanaan
Bila tujuan jelas dan di pahami, hal ini akan memberikan standar langsung bagi penilaian
pelaksanaa kegiatan organisasi.
4. Standar pelaksanaan
Tujuan dapat berfungsi sebagai sumber motivasi dan sumber identifikasi karyawan yang
penting.
5. Dasar rasional pengorganisasian
Tujuan organisasi dan struktur organisasi berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan yang
diperlukan untuk pencapaian tujuan, pola penggunaan sumber daya, implementasi
berbagai unsur perancangan orgamnisasi.
Pengantar Manajemen 8- 14
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN

Tipe – Tipe Tujuan :

1. Tujuan kemasyarakatan
Berkenaan dengan kelas-kelas organisasi luas yang memenuhi kebutuhan masyarakat
2. Tujuan keluaran
Berkenaan dengan jenis-jenis keluaran tertentu dalam bentuk fungsi-fungsi konsumen
3. Tujuan sistem
Tidak tergantung pada barang dan jasa yang diproduksi
4. Tujuan produksi
Berbagai karakteristik barang-barang atau jasa yang di produksi
5. Tujuan turunan
Digunakan untuk meletakkan kekuasaannya dalam pencapaian tujuan-tujuan lain
Proses penetapan tujuan
Unsur dasar yang menterbelakangi penetapan tujuan :
1. Barang dan jasa yang diproduksi akan dapat memberikan berbagai manfaat paling
sedikit sama dengan harganya.
2. Barang dan jasa dapat memuaskan kebutuhan konsumen
3. Teknologi yang dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan
kualitas bersaing
4. Dengan kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat
beroperasi dengan lebih baik dari sekedar menjaga kelangsungan hidup
5. Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang menguntungkan,
sehingga mereka bersedia menanamkan modal
6. Perusahaan mempunyai konsep diri yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan
kepada karyawan dan pemegang saham
Bidang-bidang Tujuan:
1. Posisi pasar
Bagian pasar yang baik dapat ditentukan melalui analisa:
a. Langganan dang produk atau jasa
b. Segmen pasar
c. Saluran distribusi
2. Produktifitas
Rasio antara pemasukan dan pengeluaran organisasi
Pengantar Manajemen 8- 15
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN
3. Sumber daya pisik dan keuangan
Tujuan harus ditetapkan dengan memperharikan mesin dan peralatan serta penyediaan
bahan baku.
4. Profitabilitas
Tujuan laba untuk mencapai tujuan lain, menyangkut :
a. Penelitian dan pengembangan untuk inovasi
b. Keuangan untuk menganti mesin dan peralatan
c. Pengupahan yang dibutuhkan untuk menarik personalia
5. Inovasi
Walaupun sesuatu yang baru selalu mengandung resiko, tetapi juga mempunyai
kemungkinan hasil yang tinggi
6. Prestasi dan pengembangan manajer
Kelangsungan hidup organisasi banyak bergantung dengan kekuatan manajemen dan
inovat
7. Prestasi dan sikap karyawan
Oganisasi perlu menetapkan tujuan yang menyangkut factor-faktor karyawan seperti
keluhan per karyawan, kualitas produk, dan tingkatan semangat kerja yang
memberikan kegunaan bagi manajemen dalam pencapaian efektifitas
8. Tanggung jawab social dan politik
Tujuan-tujuan ditetapkan untuk menangani boikot public, kegiatan-kegiatan hokum,
kelompok-kelompok berkepentingan, dan sebagainya.

Kebutuhan Penyeimbangan Tujuan

dalam proses penetapan tujuan, manajemen harus menentukan keseimbangan atau campuran
optimum tujuan-tujuan, dan memadukan berbagai kepentingan sumber-sumber atau pihak-
pihak yang terlibat dalam organisasi. Tujuan organisasi tidak terbatas padapemenuhan
kepoentingan manajemen saja, tetapi juga kepentingan pemegang saham yang menginginkan
dividen atau harga saham di pasar modal.Para langganan ingin memperoleh barang atau jasa
dengan kualitas lebih baik pada harga yang wajar, para karyawan ingin mendapat balasan
yang sesuai, par penyedia ingin memperoleh kepastian pesanan dan pembayaran dan
masyarakat memperoleh bernagai manfaat untuk meningkatkan standar hidup mereka.

Pengantar Manajemen 8- 16
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN
Perumusan Tujuan

Perumusan merupakan hasil usaha perpaduan untuk memuaskan semua pihak, atau himpunan
berbagai tujuan individu dan organisasi. Tujuan ditentukan oleh “tawar-menawar” terus
menerus di antara berbagai koalisi

n
Langganan Penyedia
Pemegan (supplies)
(konsumen g saham
)

organisasi

Atasan

Pemerintah Rekan Manajer spesialis Serikat

sejawat kerja

Bawahan

Asosiasi Masyaraka Kelompok-

peofesional t kelompok lain
Perumusan tujuan efektif, manajer perlu memperhatikan ketentuan berikut ini :

1. Proses perumusan tujuan hendaknya

melibatkan individu-individu yang bertanggung jawab terhadap tercapainya tujuan
2. Manajer puncak hendaknya bertanggung
jawab untuk menurunkan tujuan-tujuan pada tingkatan yang lebih rendah

3. Tujuan harus realistic, diselaraskan dengan lingkungan internal dan eksternal

4. Tujuan hahrus jelas, beralasan dan bersifat menantang anggota
Pengantar Manajemen 8- 17
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN
5. Dinyatakan secara sederhana agar mudah di pahami
6. Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum
7. Manajemen harus selalu meninjau kembali tujuan yang telah ditetapkan

Koalisi eksternal
- Pemegang
Nbbbb
saham atau
pemilik modal
- Penyedia
(supplier)
- Langganan
- Masyarakat
- Dan lain-lain

Manajer
pelaksana tujuan
(eksekutif)
Koalisi Internal
- manajemen
- Manajer
- Karyawan
- Dan lain-lain System nilai

Tujuan individu vs
anggota

MANAGEMENT BY OBJECTIVES (MBO)

Pertama kali diperkenalkan oleh oleh Peter Dracker dalam bukunya the practice of
management.Pada hakekatnya MBO menekankan pentingnya peranan tujuan dalm
perencanaan efektif.Dimulai dengan penetapan tujuan san dilanjutkan dengan serangkaian
kegiatan sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan.

Pengantar Manajemen 8- 18
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN
Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif
melibatkan manager dan para anggota pad setiap tingkatan organisasi. MBO membantu
menghilangkan atau mengatasi berbagai hambatan perencanaan.
Pengertian MBO
Secara umum esensi system MBO terletak pada penetapan tujuan tujuan umum oleh
para manager dan bawahan yang bekerja bersama , penentuan tanggung jawab yang utama
setiap individu yang dirumuskan secara jelas dalam bentuk hasil-hasil dapat diukur yang
diharapkan, dan pengguna ukuran-ukuran tersebut sebagai ppedoman penbgoperasian satuan-
satuan kerja serta penilaian sumbangan masing-masing anggota.
Di lain pihak, sdalam MBO perencanaan efektif bergantung pafda penentuan tujuan
setiap manager yang diterapkan terutama sebagai fungsinya dalam organisasi. Setiap tujuan
manager juga harus menyumbang kepada tujuan manajemen yang lebih tinggi.Menerut
drucker, hubungan antar setiap tujuan individual dengan tujuan umum adalah sangat penting,
karena maksud utama penerapan MBO adalah untuk mencapai efesiensi operasi seluruh
organisasi.
Sukses penerapan MBO terutam adidasrkan pada dua hipotesis :
1. Bila seseorang melekat kuat pada tujuan, dia akan bersaedia mengeluarkan usaha
untuk meraihnya dibandingkanbila seseorang meras atidak terikat
2. Kapan saja seseorang memperkirakan sesuatu akan terjadi dia akan melakukan apa
saja untuk membuatnya terjadi.
MBO juga didasarkan konsep bahwa orang lebih menyukai nilai meurut kriteri realistic yang
mereka terima dan standar yang mereka pandang dapat dicapai
Sistem MBO formal
Program MBO sangat bervariasi. Banyak dirancang untuk kerja kelompok, tapi
banyak juga digunakan un tuk organisasi secara keseluruhan. Dalam MBO ada perbedaan
dalam penekanan. Unsure-unsur yang selalu ada dalam berbagai system MBO yang efektif:
1. Komitmen pada program
Mensyaratkan komitmen pada manajer di setiap tingkat organisasi terhadap
penc apaian tujuan-tujuan pribadi dan organisasi serta MBO
2. Penetapan tujuan manajemen puncak
Dimulai dari manager punck yang menetapkan tujuan-tujuan pendahuluan
setelah berkonsul;tasi dengan para anggota.
3. Tujuan-tujuan perseorangan
Pengantar Manajemen 8- 19
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN
Setiap manager dan bawahan menetapkan tanggung jawab tujuan jabatan
mereka secara jelas.
4. Partisipasi
derajat parrisipasi bawahan dalam penetapan tujuan yang sangat bervariasi
5. Otonomi dalam implementasi rencana
Individu memiliki keleluasaan dalam pemilihan peralatan untuk pencapaian
tujuan.Dengan batasan normal kebijaksanaan organisasi, manager harus bebas
untuk mengembangkan dan mengimplentasikan program-program pencapaian
tujuan mereka tanpa campur tangan atasannya langsung.
6. Peninjauan kembali prestasi
Manager dan bawahan secara periodic bertemu untuk meninjau kembali
kemajuan terhadap tujuan.
Kekuatan dan kelemahan MBO :
1. Memungkinkan para individu untuk mengetahui apa yang diharapkan mereka
2. Membantu dalam pereencanaan dengan membuat para manager menetapkan
tujuan dan sasaran
3. Memperbaiki komukasi antara manager dan bawahan
4. Membuat individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi
5. Membuat proses operasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada
pencapaian tujuan tertentu
Bila seluruh tingkatan organisasi membantu dalam penetapat tujuan, tujuan dan
sasaran akan lebih realistic. Perbaikan komunikasi hasil dari MBO juga dapat membantu
organisasi mencapai tujuannya dengan lebih mudah, karena kegiatan-kegiatan nya akan
dikoordinasi lebih baik. Akibatnya organisasi secara keseluruhan mempunyai rasa kesatuan
yang lebih tinggi.
MBO tentu saja tidak memecahkan seluruh masalah suatu organisasi.Penilaian
terhadap bawahan adalah bidang yang sulit, karena hal ini menyangkut status, penggajian
damn promosi. Ada dua kategori kelemhan-kelemahan khas untuk organisasi yang
mempunyai program-program MBO formal :
1. Kelemahan-kelemahan yang melekat pada proses MBO. Ini mencakup konsumsi
waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses belajar untuk menggunakan teknik-
teknik MBO, serta biasanya peningkatan banyaknya kertas kerja.

Pengantar Manajemen 8- 20
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN
2. Kelemahan-kelemahan seharusnya tidak ada tetapi sering dijumpai dalam
pengembangan dan implementasi program-program MBO. Masalah-masalah pokok
yang harus dikendalikan agar program MBO sukses :

a. Gaya dan dukungan manajemen

b. Penyesuaian dan perubahan
c. Keterampilan-keterampilan antara pribadi
d. Deskripsi jabatan
e. Penetapan dan pengkoordinasian tujuan
f. Pengawasan metode pencapaian tujuan
g. Konflik antar kreativitas dan MBO
Membuat MBO efektif
Seharusnya tidak dianggap sebagai obat mujarab bagi berbagai kebutuhan
perencanaan, motivasi, evaluasi dan pengawasan suatu organisasi. Pengakuan terhadap
penggunaan MBO terutama karena MBO memberiakan mekanisme penetapan tujuan dan
evaluasi manajerial, serta integritas tujuan-tujuan pribadi dalam organisasi.
Karena banyak manajer yang akan menghadapi berbagai macam program penetapan
tujuan dalam organisasi, penting memperhatikan unsure-unsur yang diperlukan bagi
efektivitas MBO.
Hal yang di pandang sebagai tahap pokok yang diperlukan manajer tingkat atas yang
terlibat program :
1. Mendidik dan melatih manager
Manajer harus dididik tentang prosedur dan kebaikan-kebaikan serta
keterampilan untuk memahami kegunaan MBO
2. Merumuskan tujuan secara jelas
Manajer dan bawahan harus dipuaskan bahwa tujuan adalah realistic dan
mudah dipahami serta dapat digunakan untuk mengevaluasi prestasi
3. Menunjukkan lomitmen manajemen puncak sefara kontinyu
Penerimaan dan antusiasme mula-mula para karyawan terhadap program MBO
mungkin akan hilang dengan cepat kecuali manajer puncak melakukan usaha-
usaha bersama untuk menjaga system tetap hidup dan berfungsi sepenuhnya
4. Membuat umpan balik efektif

Pengantar Manajemen 8- 21
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN
System MBO tergantung pada para partisipan yanmg mengetahui posisi
mereka dalam hubungannya dengan tujuan
5. Mendorong partisipasi
Manajer harus menyadari bahwa partipasi bawahan dalam penetapan tujuan
bersama dapat mengandung implikasi pengalokasian kembali kekuasaan

Pengantar Manajemen 8- 22
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN
BAGIAN II
PETUNJUK KERJA

A. PETUNJUK PRE-TEST
1. Kerjakan soal dan latihan pre-test yang ada pada Modul 9.

2. Mahasiswa dapat dengan sukarela menjawab pertanyaan secara bergantian atau

ditunjuk langsung oleh dosen.

B. PETUNJUK POST-TEST

Dalam tugas ini, saudara diminta dapat memberikan pengertian mengenai pertanyaan
yang diberikan beserta menjelaskan seperti yang dimaksud dalam pertanyaan post-test
dibawah ini.
BAGIAN 3
PRE-TEST
Jawablah pertanyaan berikut ini

1. Apa pentingnya perusahaan harus membuat perencanaan ?

2. Jelaskan tahap-tahap di dalam membuat perencanaan?
3. Sebutkan kelemahan dan keunggulan dari perencanaan !
4. Sebutkan proses penetapan tujuan organisasi ?

BAGIAN 4
POST-TEST

Jawablah pertanyaan berikut ini:

1. Apa yang dimaksud perencanaan ?

2. Jelaskan perencanaan operasional dan perencanaan strategik ?
3. Jelaskan mengenai Manajemen By Objectives (MBO) ?
4. Jelaskan kekuatan dan kelemahan MBO di dalam perusahaan ?
5. Jelaskan ruang lingkup perencanaan operasional ?

Pengantar Manajemen 8- 23
 MODUL 7
FUNGSI PERENCANAAN
Daftar Pustaka
Newman BI, 2006, An Assessment of The 2000 US Presidential Election : A Set of Political
Marketing Guidelines, Journal of Public Affairs 1(3)
Arief Bowo PK, SE., MM. “Perencanaan”. Jakarta: Universitas Mercu Buana, 2008
Ernie Tisnawati Sule, Kurniawan Saefullah. “Pengantar Manajemen”. Jakarta: Kencana,
2005

Pengantar Manajemen 8- 24