10 Pengantar Manajemen

MODUL 2
PERENCANAAN (PLANNING)

A. Pengertian Perencanaan
Perencanaan adalah suatu proses menetapkan tujuan dan sasaran,
menentukan pilihan-pilihan tindakan yang akan dilakukan dan mengkaji cara-cara
terbaik untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Proses-proses
tersebut didefinisikan seperti tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai
tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Pada dasarnya
yang dimaksud perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan
apa (what), siapa (who), kapan (when), dimana (where), mengapa (why), dan
bagaimana (how). Rencana dapat berupa rencana informal atau secara formal.
Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan
bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana
tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu.
Rencana formal adalah merupakan bersama anggota korporasi, artinya setiap
anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat
untuk mengurangi kesalahpahaman dan menciptakan kesepahaman tentang apa
yang harus dilakukan.
Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen
karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan
pengontrolan tak akan dapat berjalan. Dalam sebuah perencanaan terdapat unsur-
unsur perencanaan. Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam
pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan. Unsur pertama adalah
tindakan apa yang harus dikerjakan, kedua ada sebabnya tindakan tersebut harus
dilakukan, ketiga dimana tindakan tersebut dilakukan, keempat kapan tindakan
tersebut dilakukan, kelima siapa yang akan melakukan tindakan tersebut, dan yang
terakhir bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut. Pokok pembahasan
dalam paper ini berfokus pada perkenalan konsep perencanaan, alasan pentingnya

Fakultas Ekonomi – Universitas Borobudur

11 Pengantar Manajemen

perencanaan dalam mencapai tujuan dan bagaimana mengefektifkan perencanaan

tersebut.

B. Perencanaan Dalam Manajemen

Ada beberapa alasan mengapa perencanaan begitu penting terhadap manajemen
organisasi, yaitu sebagai berikut:
1. Tujuan menjadi jelas dan terarah
Perencanaan sebagai langkah awal dari pencapaian tujuan akan memberikan
arah dan kejelasan tujuan tersebut, sehingga semua komponen ataupun elemen-
elemen dalam organisasi mengetahui dengan baik tujuan yang hendak dicapai.
Ketika karyawan mengetahui apa yang berusaha dicapai oleh organisasi atau
unit kerja mereka dan apa yang harus kontribusikan untuk mencapai tujuan itu,
mereka dapat mengkoordinasikan kegiatannya, saling bekerja sama, dan
melakukan apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
2. Semua bagian yang ada dalam organisasi akan bekerja ke arah satu tujuan
yang sama
Ketika semua elemen atau bagian dalam organisasi mengetahui tujuan
organisasinya dengan jelas dan benar, maka mereka akan bekerja ke satu arah
yang sama. Artinya mereka memahami prosedur apa saja yang akan dilakukan
sebagaimana yang telah mereka sepakati dalam perencanaan. Tanpa
perencanaan, departemen dan perorangan harus bekerja lintas tujuan serta
mencegah organisasi mencapai tujuannya secara efisien.
3. Menolong mengidentifikasikan berbagai hambatan dan peluang
Dengan adanya perencanaan maka organisasi mampu mengidentifikasi berbagai
hambatan dan peluang yang ada di lingkungan luar organisasi. Adanya hambatan
dan peluang yang datang akan menuntut organisasi mempersiapkan tindakan-
tindakan antisipasi ke depan sehingga mereka tetap berada di lajur menuju
tujuan awal.
4. Membantu pekerjaan menjadi lebih efisien dan efektif
Perencanaan memberikan pandangan bagi organisasi mengenai tindakan apa
saja yang harus mereka lakukan demi tercapainya tujuan, termasuk di dalamnya

Fakultas Ekonomi – Universitas Borobudur

12 Pengantar Manajemen

biaya dan lamanya waktu yang dibutuhkan sehingga tujuan terealisasi. Hal ini
akan membantu organisasi menjadi lebih efektif dan efisien dalam mencapai
tujuan.
5. Perencanaan sendiri dapat diartikan aktivitas pengawasan
Ketika prosedur kerja sudah ada dan jelas, tentu hal ini menjadi sebuah control
terhadap pelaksanaan di lapangan. Artinya mereka akan bekerja sesuai prosedur
sebab perencanaan sebagai pengawasan.
6. Perencanaan juga membantu untuk mengurangi resiko dan ketidakpastian
Dalam mencapai sebuah tujuan, terdapat berbagai macam resiko dan
ketidakpastian yang akan menghadang dalam pencapaian tujuan organisasi. Oleh
karena itu, adanya perencanaan akan memperjelas tindakan-tindakan dan
prosedur kerja sehingga ketidakpastian tersebut dapat diminimalisir.

Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan

semakin meningkat pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana
perencanaan itu mempunyai kemungkinan dampak yang paling besar pada
keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top manajer pada umumnya mencurahkan
hampir semua waktu perencanannya jauh ke masa depan dan pada strategi-strategi
dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih rendah merencanakan
terutama untuk sub unit mereka sendiri dan untuk jangka waktu yang lebih pendek.
Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang
tergantung pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan
khusus manajer. Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih menaruh
perhatian pada perencanaan jangka panjang daripada perusahaan lokal. Akan tetapi
pada umumnya organisasi perlu mempertimbangkan keseimbangan antara
perencanaan jangka panjang maupun perencanaan jangka pendek. Karena itu
penting bagi para manajer untuk mengerti peranan perencanaan secara
keseluruhan.

Fakultas Ekonomi – Universitas Borobudur

13 Pengantar Manajemen

C. Tujuan Perencanaan
Tujuan (sasaran) adalah hasil yang diinginkan atau targer. Hal itu memandu
keputusan manajemen dan membentuk kriteria terhadap hasil kerja yang diukur.
Karena itulah tujuan sering disebut dasar perencanaan. Anda harus tahu targer
atau hasil yang diingkan sebelum anda dapat menentukan rencana utuk
mencapainya.
Berikut ini beberapa jenis tujuan dari perencanaan, yaitu:
1. Standar Pengawasan, yaitu mencocokan pelaksanaan dengan perencanaanya.
2. Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan.
3. Mengetahui siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya ), baik
kualifikasinya maupun kuantitas nya.
4. Mendapat kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan.
5. Meminimalkan kegiatan kegiatan yang tidak produktif dan menghemat biaya,
tenaga dan waktu.
6. Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan.
7. Menyerasikan dan memadukan beberapa sub kegiatan.
8. Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui.
9. Mengarahkan pada pencapaian tujuan.

D. Jenis-Jenis Perencanaan
Berikut ini beberapa jenis perencanaan, yaitu:
1. Objective
Sesuatu sasaran manajerial yaitu tujuan yang diingini yang melukis kanskop
yang jelas, serta memberikan arah pada usaha-usaha seorang manajer (G.R
Terry & Harold Koontz &Cyril O’Donnel ).
2. Policy
Policy merupakan pernyataan-pernyataan / pengertian-pengertian umum
yang memberikan bimbingan berpikir dalam menentukan keputusan. (Harold
Koontz)

Fakultas Ekonomi – Universitas Borobudur

14 Pengantar Manajemen

Policy merupakan pedoman yang menyeluruh baik lisan maupun tulisan

yang memberikan suatu batas umum dan arah tempat managerial action akan
dilakukan. (G.R.Terry)
Kebijaksanaan berfungsi untuk menandai lingkungan di sekitar keputusan
yang dibuat, sehingga memberikan jaminan bahwa keputusan-keputusan itu
akan sesuai dan menyokong tercapainya arah dan tujuan.
3. Prosedur
Prosedur merupakan Rangkaian tugas yang mewujudkan urutan waktu dan
rangkaian itu harus dilaksanakan. (G.R.Terry)
Prosedur merupakan rencana, karena prosedur menunjukkan pemilihan
cara bertindak dan berhubungan dengan aktivitas-aktivitas masa depan.
Merupakan petunjuk-petunjuk untuk tindakan (detail-detail) suatu aktivitas
tertentu yg harus dilaksanakan. Esensinya adalah tindakan yang diatur secara
kronologis / berurutan.
4. Rule
Peraturan-Peraturan yang telah ditetapkan dan harus ditaati. Kadang-
kadang ditimbulkan oleh prosedur, tetapi keadaannya tidak sama.
Perbedaannya terletak dalam hal rule tidak memuat urutan tindakan dan
waktu pelaksanaan pekerjaan.
Persamaannya memberikan bimbingan untuk bertindak yangg baik.
Perbedaan rules dengan policies. Policies bertujuan memberikan bimbingan/
menentukan pemikiran dalam pengambilan keputusan dengan menetapkan
batas-batas lapangan kebijaksanaan.
Rule tidak dimaksudkan untuk membimbing pemikiran melainkan
memberikan bimbingan agar setiap tindakan jangan menyimpang.
5. Metode
Metode merupakan hal yang paling fundamental bagi setiap tindakan dan
berhubungan dengan prosedur. Metode Sebagai hasil penentuan cara
pelaksanaan suatu tugas dengan suatu pertimbangan yang memadai
menyangkut tujuan, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan jumlah penggunaan
waktu, uang dan usaha.

Fakultas Ekonomi – Universitas Borobudur

15 Pengantar Manajemen

6. Program
Program merupakan Suatu rencana yang pada dasarnya telah
menggambarkan rencana yang konkret. Karena dalam program sudah
tercantum baik sasaran, kebijaksanaan, prosedur maupun anggaran. Program
merupakan usaha-usaha untuk mengefektifkan rangkaian tindakan yang harus
dilaksanakan menurut bidangnya masing-masing.
7. Budget
Budget merupakan suatu rencana yang menggambarkan penerimaan
dan pengeluaran yang akan dikeluarkan pada setiap bidang (Hendaknya
tercantum besar biaya dan hasil yang akan diperoleh dan anggaran harus
rasional).
Traditional Budget : Cara-cara menyusun data kebutuhan akananggaran
yang tidak didasarkan atas pemikiran dan analisa tentang rangkaian kegiatan
yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Performance budget : Menggambarkan maksud dan tujuan penggunaan
dana-dana, biaya-biaya, program-program yang diusulkan untuk mencapai
tujuan tersebut, serta data kualitatif yang mengatur penyelesaian pekerjaan
yang ditetapkan pada setiap program.
8. Strategy
Strategi adalah juga rencana karena akan menentukan tindakan-tindakan
pada masa datang untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Strategi pada
dasarnya adalah penentuan cara yang harus ditempuh agar memungkinkan
memperoleh hasil yang maksimal, efektif dan dalam jangka waktu yang relatif
singkat serta tepat menuju tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.
Faktor-faktor penting yang harus diperhatikan dalam menentukan strategi :
a. Keadaan lingkungan intern dan ekstern yang mempengaruhi perusahaan
b. Faktor-faktor ekonomis, sosial dan psikologis
c. Faktor-faktor sosio-kultural, hukum
d. Faktor ekologis dan grafis

Fakultas Ekonomi – Universitas Borobudur

16 Pengantar Manajemen

Menurut Marwan Asri dan John Suprihanto bahwa perencanaan dapat

dipecah menjadi beberapa macam:
1. Menurut jangka waktunya
Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokkan menjadi:
a. Perencanaan jangka panjang.
Perencanaan ini meliputi jangka waktu hingga 10 tahun keatas dalam
perencanaan ini belum di tampilkan sasaran sasaran yang bersifat
kuantitatif tetapi lebih kepada proyeksi atau perspektif atas keadaan ideal
yang di inginkan dan pencapaian keadaan yang bersifat pundapental.
Contoh: Propenas.
b. Perencanaan jangka pendek.
Jangka waktunya 1 tahun. Perencanaan ini di sebut juga perencanaan
operasional tahunan. Contoh: proyek- proyek.
2. Menurut ruang lingkupnya
Menurut ruang lingkupnya, perencanaan dapat dibagi menjadi 3 macam:
a. Perencanaan fisik.
b. Perencanaan fungsional.
c. Perencanaan menyeluruh.

3. Melihat tingkat hierarkis, ada 3 jenis perencanaan:

a. Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis yaitu suatu proses dimana eksekutif atau top
manajer meramal arah jangka panjang dari suatu entitas dengan
menetapkan target spesifik pada kinerja, dengan mempertimbangkan
kondisi internal dan eksternal untuk melakukan tindakan perencanaan.
b. Perencanaan Taktis
Perencanaan Taktis yaitu proses yang berkelanjutan, yang bertujuan dalam
waktu dekat, merampingkan pengambilan keputusan dan menentukan
tindakan. bagian ini dilakukan secara sistemik karena merupakan totalitas
yang dibentuk oleh sistem dan subsistem, seperti yang terlihat dari sudut
pandang sistemik.

Fakultas Ekonomi – Universitas Borobudur

17 Pengantar Manajemen

c. Perencanaan Operasional
Perencanaan Operasional yaitu perencanaan yang dilakukan pada
karyawan tingkat terendah dalam organisasi. Mengidentifikasi prosedur
spesifik, dan proses yang diperlukan di tingkat bawah organisasi,
menyajikan rencana aksi atau rencana operasional. Hal ini dihasilkan oleh
tingkat organisasi yang lebih rendah dengan fokus pada kegiatan rutin
perusahaan, oleh karena itu rencana dikembangkan dalam waktu yang
singkat.

4. Jenis perencanaan dilihat dari segi luasnya usaha kegiatan

a. General Planning, suatu rencana yang dibuat secara garis besar dan
menyeluruh untuk kegiatan kerja sama yang lebih luas. Misalnya rencana
Kepala Bidang Kanwil untuk satu tahun pelajaran.
b. Special (Concentrated) Planning, suatu rencana mengenai kegiatan
khusus, misalnya perencanaan yang dilakukan oleh kepala sekolah untuk
mengatasi kesulitan belajar dikelas IPA).

E. Langkah-Langkah dalam Penetapan Perencanaan

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui beberapa langkah
berikut ini.
1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau
kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang jelas,
organisasi akan menggunakan sumber dayanya secara tidak efektif. Dibuat
tujuan secara umum kemudian baru di pecah-pecah menjadi beberapa tujuan
untuk masing-masing bagian.Tujuan menggambarkan tentang apa yang
diharapkan dapat dicapai dan merupakan suatu titik akhir tentang apa yang
dikerjakan.
2. Merumuskan keadaan saat ini
Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak di capai
atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan adalah
sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang.

Fakultas Ekonomi – Universitas Borobudur

18 Pengantar Manajemen

Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan
untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini
memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik yang didapat
melalui komunikasi dalam organisasi.
3. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu
diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai
tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan
ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya atau yang
mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi
keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu
mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian
tujuan
Tahap ini dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif
kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan
pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif
yang ada.
5. Mengambil keputusan
Setelah diadakan penilaian dengan mengadakan pembanding serta
pertimbangan-pertimbangan yang masak terhadap berbagai alternatif, barulah
diambil keputusan tentang alternatif mana yang diharapkan dapat mencapai
tujuan.
6. Menyusun rencana pendukung
Dibuatnya suatu perencanaan membutuhkan dukungan dari perencanaan yang
lain. Contohnya Perusahaan Jawatan Kereta Api (PJKA) telah memutuskan untuk
menambah kereta api baru pada jalur-jalur di jawa dengan tujuan untuk
meningkatkan pelayanan angkutan kepada masyarakat.Adanya rencana tersebut
PJKA masih harus merencanakan jumlah kebutuhan tenaga kerja yang melayani
Kereta api tersebut , pemeliharaan, jadwal perjalanan.

Fakultas Ekonomi – Universitas Borobudur

19 Pengantar Manajemen

F. Pendekatan Penetapan Tujuan

Jenis – jenis perencanaan berdasarkan pendekatan popular yang sering
digunakan, adalah:
1. Manajemen menurut tujuan (Management by objectives = MBO)
MBO adalah metode yang digunakan manajer dan karyawan untuk menjelaskan
tujuan dari setiap departemen, proyek, dan orang serta menggunakannya untuk
mengawasi kinerja berkelanjutan. Empat kegiatan utama harus ada agar
pelaksanaan MBO dapat berhasil :
a. Menetapkan tujuan
b. Mengembangkan rencana pelaksanaan
c. Meninjau kemajuan yang dicapai
d. Penghargaan atas kinerja keseluruhan
2. Rencana Sekali Pakai (Single-Use Plan)
Single Use Plan adalah rencana yang dikembangkan untuk mencapai sejumlah
tujuan yang tidak akan diulangi di masa depan.
3. Rencana Untuk Beragam Kegunaan (Standing Plan)
Standing Plan adalah rencana yang sedang dijalankan, digunakan untuk member
bimbingan bagi tugas-tugas yang dilakukan berulang kali dalam organisasi.
4. Rencana Berkesinambungan atau berskenario (contingency plan)
Contingency plan adalah rencana yang menunjukkan respons perusahaan
terhadap situasi tertentu, seperti keadaan darurat, atau kondisi yang tidak
diharapkan lainnya.
5. Penetapan tujuan tradisional
Tujuan yang ditetapkan oleh manajer puncak kemudian diturunkan ke bawah
dan menjadi subtujuan bagi setiap area organisasi. Perspektif tradisional ini
mengasumsikan bahwa manajer puncak mengetahui apa yang terbaik akrena
mereka melihat “gambaran besarnya”.

Fakultas Ekonomi – Universitas Borobudur

20 Pengantar Manajemen

G. Hambatan dalam Penetapan dan Tujuan Perencanaan

Dalam penetapan dan tujuan perencanaan tidak luput dalam beberapa
hambatan sebagai berikut ini.

1. Tujuan yang Tidak Tepat

Tujuan yang tidak tepat mempunyai banyak bentuk.
2. Sistem Penghargaan yang Tidak Tepat
Dalam beberapa lingkungan, sistem penghargaan yang tidak tepat merupakan
hambatan dalam penetapan tujuan dan perencanaan.
3. Lingkungan yang Dinamis dan Kompleks
Sifat dari suatu lingkungan organisasi juga merupakan hambatan bagi penetapan
tujuan dan perencanaan yang efektif. Perubahan yang cepat, inovasi teknologi,
dan persaingan yang ketat juga dapat meningkatkan kesulitan bagi suatu
organisasi untuk secara akurat mengukur kesempatan dan ancaman di masa
mendatang.
4. Keengganan untuk Menetapkan Tujuan
Hambatan lain terhadap perencanaan yang efektif adalah tujuan bagi mereka
sendiri dan untuk unit-unit yang merupakan tanggung jawab mereka. Alasan
untuk ini mungkin adalah kurangnya rasa percaya diri atau takut akan
kegagalan. Jika seorang manajer menetapkan suatu tujuan spesifik, ringkas, dan
berhubungan dengan waktu, maka apakah ia mencapai atau tidak mencapai
tujuan tersebut akan tampak nyata. Manajer yang secara sadar atau tidak sadar
berusaha untuk menghindari tingkat tanggung jawab ini lebih mungkin untuk
menghindari usaha perencanaan organisasi. Pfizer, suatu perusahaan farmasi
besar, mengalami masalah karena manajernya tidak menetapkan tujuan untuk
penelitian dan pengembangan. Sebagai akibatnya, organisasi tersebut jauh
tertinggal di belakang karena manajer tidak memiliki cara untuk mengetahui
seberapa efektif usaha penelitian dan pengembangan mereka sebenarnya.
5. Penolakan terhadap Perubahan
Hambatan lain dalam menetapkan tujuan dan perencanaan adalah penolakan
terhadap perubahan. Perencanaan pada intinya terkait dengan perubahan

Fakultas Ekonomi – Universitas Borobudur

21 Pengantar Manajemen

sesuatu dalam organisasi. Avon Products hampir membuat dirinya sendiri

bangkrut beberapa tahun yang lalu karena perusahaan bersikeras melanjutkan
kebijakan pembayaran deviden yang besar kepada para pemegang sahamnya.
Ketika laba mulai turun, manajer menolak memotong deviden dan mulai
melakukan pinjaman untuk membayar deviden tersebut. Hutang perusahaan
meningkat dari $3 juta menjadi $1,1 miliar dalam waktu delapan tahun. Pada
akhirnya, manajer terpaksa menyelesaikan masalah dan memotong deviden.
6. Keterbatasan
Keterbatasan (constraints) yang membatasi apa yang dapat dilakukan organisasi
merupakan hambatan utama yang lain.

Fakultas Ekonomi – Universitas Borobudur