BAB I

PENDAULUAN

A. Latar Belakang

Setiap organisasi dalam pelaksanaannya perlu melakukan suatu

perencanaan (planning) dalam setiap kegiatan organisasinya, baik perencanaan

dalam produksi, perencanaan dalam rekrutmen karyawan atau anggota baru,

perencanaan dalam program penjualan produk baru, maupun perencanaan dalam

anggarannya. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi organisasi

untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh

karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai

sebelum melakukan proses proses perencanaan.

Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi,

sebab perencanaan merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil

suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam jenis kegiatan baik

kegiatan oranisasi, perusahaan, maupun kegiatan di masyarakat, dan perencanaan

ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya

dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam

perencanaan.

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi

manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah

dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan

prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat

(dugaan).

1
 Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus

dijalankan oleh sebuah organisasi, disamping fungsi lainnya yaitu

pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan. Perencanaan dinilai sebagai salah

satu fungsi manajemen yang penting dan mempunyai keterkaitan yang erat

dengan setiap fungsi manajemen lainnya. Hal ini mengingat bahwa perencanaan

memuat segala sesuatu yang bersifat menyeluruh sebagai pedoman untuk

melaksanakan semua aktivitas organisasi. Perencanaan pun seringkali juga

dikatakan sebagai fungsi manajemen yang utama karena menjadi dasar bagi

semua fungsi manajemen lainnya yang dilakukan oleh para manajer (Rusniati,

2014).

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan

organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan

rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari

semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain seperti

pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tidak akan dapat berjalan.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, dapat diambil rumusan masalah

sebagai berikut:

1. Apa pengertian perencanaan?

2. Apa kegunaan perencanaan?

3. Bagaimana ciri-ciri perencanaan?

4. Bagaimana proses perencanaan?

5. Apa saja jenis-jenis perencanaan?

2
 6. Apa saja bentuk-bentuk perencanaan?

7. Bagaimana efektivitas perencanaan?

8. Bagaimana langkah-langkah dalam menyusun perencanaan?

9. Apa saja faktor-faktor yang membatasi perencanaan?

10. Apa saja hambatan dalam perencanaan, dan bagaimana mengatasinya?

C. Tujuan Penulisan

Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan penulisan makalah ini

adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui pengertian perencanaan.

2. Untuk mengetahui kegunaan perencanaan.

3. Untuk mengetahui apa saja ciri-ciri perencanaan.

4. Untuk mengetahui proses perencanaan.

5. Untuk mengetahui jenis-jenis perencanaan.

6. Untuk mengetahui apa saja bentuk-bentuk perencanaan

7. Untuk mengetahui efektivitas perencanaan.

8. Untuk mengetahui bagaimana langkah dalam menyusun perencanaan.

9. Untuk mengetahui faktor yang membatasi perencanaan.

10. Untuk mengetahui apa saja hambatan perencanaan dan cara mengatasinya.

3
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Perencanaan

Perencanaan secara garis besar diartikan seagai proses mendefinisikan tujuan

organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai, dan

mengembangkann rencana aktivitas kerja organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud

perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan seperti apa yang

direncanakan (what), siapa yang akan melakukan perencanaan (who), kapan

perencanaan akan dilakukan (when), dimana perencanaan akan dilakukan (where),

mengapa perencanaan harus dilakukan (why), dan bagaimana cara melakukan suatu

perencanaan (how). Jadi perencanaan merupakan fungsi seorang manajer yang

berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan

tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan

(Griffin, 2003).

Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen

karena tanpa perencanaan berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal atau

secara formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan

merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal

adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu

tertentu. Rencana formal adalah merupakan bersama anggota korporasi, artinya

setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal

4
dibuat untuk menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan (Rusniati,

2014).

Berikut pengertian perencanaan oleh para ahli menurut Azwar (2010):

1. Robbin & Mary Coulter: Perencanaan mencakup mendefinisikan sasaran

organisasi, menetapkan strategi menyeluruh untukmencapai sasaran itu, dan

menyusun serangkaian rencana yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan

mengkoordinasikan pekerjaan organisasi.

2. Harold Koontz dan Cyril O’Donnel: Perencanaan adalah fungsi seorang manajer

yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan,

prosedur-prosedur, dan program-program dari alternatif-alternatif yang ada.

3. Billy E. Goetz: Perencanaan adalah kemampuan untuk memilih satu

kemungkinan dari berbagai kemungkinan yang tersedia dan yang di pandang

paling tepat dalam mencapai tujuan.

4. Stoner: Perencanaan adalah suatu jenis pembuatan keputusan untuk masa depan

yang spesifik yang dikehendaki oleh manajer pada suatu organisasi dan proses

menetapkan sasaran dan memilih cara untuk mencapai sasaran yang ingin

dicapai.

5. Drs. H. Malayu S.P Hasibuan: Perencanaan adalah sejumlah keputusan

mengenai keinginan dan berisi pedoman pelaksanaan untuk mencapai tujuan

yang diinginkan. Jadi, setiap rencana mengandung dua unsur, yaitu: ”tujuan dan

pedoman”.

6. Handoko: Perencanaan adalah suatu proses dasar dimana manajemen

memutuskan tujuan dan cara mencapainya suatu tujuan.

5
7. Le Breton: Perencanaan adalah pekerjaan yang menyangkut penyususnan

konsep serta kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan demi masa depan yang lebih baik.

8. Maloch dan Deacon: Perencanaan adalah upaya menyusun berbagai keputusan

yang bersifat pokok yang dipandang paling penting dan yang akan dilaksanakan

menurut urutannya guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

9. Ansoff dan Brendenburg: Perencanaan adalah proses menetapkan pengarahan

yang resmi dan menetapkan berbagai hambatan yang diperkirakan ada dalam

menjalankan suatu program guna dipakai sebagai pedoman dalam suatu

organisasi.

10. Drucker: Perencanaan adalah suatu proses kerja yang terus menerus yang

meliputi pengambilan keputusan yang bersifat pokok dan penting dan yang akan

dilaksanakan secara sistematik, melakukan perkiraan-perkiraan dengan

mempergunakan segala pengetahuan yang ada tentang masa depan,

mengorganisir secara sistematik segala upaya yang dipandang perlu untuk

melaksanakan segala keputusan yang telah ditetapkan serta mengukur

keberhasilan dari pelaksanaan keputusan tersebut dengan membandingkan hasil

yang dicapai terhadap target yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan umpan

balik yang diterima dan yang telah disusun secara teratur dan baik.

11. Levey dan Loomba: Perencanaan adalah suatu proses menganalisis dan

memahami sistem yang dianut, merumuskan tujuan umum dan tujuan khusus

yang ingin dicapai, memperkirakan segala kemampuan yang dimiliki,

menguraikan segala kemungkinan yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan

6
 yang telah ditetapkan, menganalisis efektivitas dari berbagai kemungkinan

tersebut, menyusun perincian selengkapnya dan kemungkinan yang terpilih,

serta mengikatnya dalam suatu sistem pengawasan yang terus-menerus sehingga

dapat dicapai hubungan yang optimal antara rencana yang dihasilkan dengan

sistem yang dianut.

B. Ciri-ciri Perencanaan

Perencanaan yang baik, mempunyai beberapa ciri yang harus

diperhatikan.Ciri-Ciri yang dimaksud secara sederhana dapat diuraikan sebagai

berikut:

1. Bagian dari sistem administrasi

Suatu perencanaan yang baik adalah yang berhasil menempatkan

perencanaan sebagai bagian dari sistem administrasi secara

keseluruhan.Sesungguhnyalah, Perencanaan pada dasarnya merupakan salah

satu dari fungsi administrasi yang amat penting. Pekerjaan administrasi yang

tidak didukung oleh perencanaan, bukan merupakan pekerjaan administrasi yang

baik.

2. Dilaksanakan secara terus menerus dan berkesinambungan

Suatu perencanaan yang baik adalah yang dilakukan secara terus

menerus dan berkesinambungan. Perencanaan yang dilakukan hanya sekali

bukanlah perencanaan yang dianjurkan. Menurut Mary Arnorld ada hubungan

yang berkelanjutan antara perencanaan dengan berbagai fungsi administrasi lain

yang dikenal. Disebutkan perencanaan penting untuk pelaksanaan, yang apabila

7
 hasilnya telah dinilai, dilanjutkan lagi dengan perencanaan. Demikian seterusnya

sehingga terbentuk suatu spiral yang tidak mengenal titik akhir.

3. Berorientasi pada masa depan

Suatu perencanaan yang baik adalah yang berorientasi pada masa

depan.Artinya, hasil dari pekerjaan perencanaan tersebut, apabila dapat

dilaksanakan,akan mendatangkan berbagai kebaikan tidak hanya pada saat ini,

tetapi juga pada masa yang akan datang.

4. Mampu menyelesaikan masalah

Suatu perencanaan yang baik adalah yang mampu menyelesaikan

berbagai masalah dan ataupun tantangan yang dihadapi. Penyelesaian masalah

dan ataupun tantangan yang dimaksudkan di sini tentu harus disesuaikan dengan

kemampuan. Dalam arti penyelesaian masalah dan ataupun tantangan tersebut

dilakukan secara bertahap, yang harus tercermin pada pentahapan perencanaan

yang akan dilakukan.

5. Mempunyai tujuan

Suatu perencanaan yang baik adalah yang mempunyai tujuan yang

dicatumkan secara jelas. Tujuan yang dimaksudkan di sini biasanya dibedahkan

atas dua macam, yakni tujuan umum yang berisikan uraian secara garis besar,

serta tujuan khusus yang beisikan uraian lebih spesifik.

6. Bersifat mampu kelola

Suatu perencanaan yang baik adalah yang bersifat mampu kelola, dalam

arti bersifat wajar, logis, objektif, jelas, runtun, fleksibel serta telah disesuaikan

8
 dengan sumber daya. Perencanaan yang disusun tidak logis serta tidak runtun,

apalagi yang tidak sesuai dengan sumber daya, bukanlah perencanaan yang baik.

C. Kegunaan Perencanaan

Dibandingkan dengan fungsi-fungsi yang lain, perencanaan sangat penting

sebab merupakan fungsi dasar bagi fungsi-fungsi tersebut. Adapun kegunaan dari

pada perencanaan menurut Handoko (1999), adalah:

1. Mengurangi Ketidakpastian Serta Perubahan pada Waktu Mendatang

Waktu yang akan datang bersifat tidak statis, akan tetapi selalu bersifat

dinamis dan berubah-ubah, oleh karena itu diperlukan adanya perencanaan.

Sebelum melakukan sesuatu untuk waktu yang akan datang, lebih dulu dibuat

suatu pedoman atau dasar atau standard dimana standard ini dapat dipakai

sebagai ukuran. Walaupun demikian sering terjadi bahwa kejadian-kejadian di

masa mendatang kurang sesuai atau timbul penyimpangan dari rencana semula.

Dalam hal ini, yang penting adalah memilih suatu cara yang dianggap paling

tepat untuk mencapai tujuan.

2. Mengarahkan Perhatian Pada Tujuan

Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah dalam

mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan demikian jelaslah bahwa

perencanaan mempunyai fungsi untuk mengarahkan perhatian kepada tujuan

tersebut. Perencanaan yang baik akan memberikan arah dari masing-masing

bagian dalam organisasi menuju kepada satu sasaran/tujuan yang telah

ditetapkan.

3. Meringankan Biaya

9
 Dengan adanya perencanaan memungkinkan diadakan penghematan

ongkos-ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

4. Merupakan Sarana Untuk Mengadakan Pengawasan

Hasil kerja yang telah dicapai oleh seseorang sulit untuk diukur

keefektifannya tanpa adanya perencanaan. Seperti telah di uraikan di muka,

bahwa pengawasan dilakukan dengan membandingkan apa yang telah dilakukan

dengan apa yang telah direncanakan.

D. Proses Perencanaan

Sebelum para manajer dapat mengorganisasi, memimpin, atau

mengendalikan, terlebih dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan

arah pada setiap kegiatan organisasi. Pada tahap perencanaan para manajer

menentukan apa yang akan dikerjakan, kapan akan mengerjakan, bagaimana

mengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya.

Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan

semakin mengingkat pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana

perencanaan itu mempunyai kemungkinan dampak yang paling besar pada

keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top manajer pada umumnya mencurahkan

hampir semua waktu perencanannya jauh ke masa depan dan pada strategi-strategi

dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih rendah merencanakan

terutama untuk subunit mereka sendiri dan untuk jangka waktu yang lebih pendek.

Untuk membuat suatu perncanaan harus memerhatikan kemungkinan-

kemungkinan, karena dalam proses menetapkan sasaran didalamnya terdapat

pembuatan keputusan dimana perencana harus memperhatikan adanya unsur

10
kepastian, ketidakpastian, dan mengandung resiko. Proses perencanaan melibatkan

dua elemen penting yaitu tujuan (goals) dan rencana (plan).

1. Tujuan (Goals)

Tujuan (goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat

diraih atau dicapai oleh individu, kelompok, atau seluruh organisasi. Dalam

pengertian bahasa Inggris, kadangkala dibedakan antara objectives dan goals.

Objectives diartikan sebagai tujuan dan goals diartikan sebagai target. Bahkan

kadangkala kedua istilah juga digantikan dengan istilah seperti purposes, aims,

dan destination, yang ketiganya memiliki arti yang kurang lebih juga sama.

2. Rencana (plan)

Rencana (plan) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang

menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya

perusahaan akan dialokasikan, penjadwalan dari proses pencapaian tujuan,

hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuan. Sebagai seorang

manajer perencanaan, tujuan dan rencana adalah sesuatu yang harus dirumuskan.

Tahap-tahap Perencanaan menurut Mudjahidin (2005) yaitu :

1) Melakukan kegiatan yang meliputi analisis pihak-pihak berkepentingan,

kemudian merumuskan visi, misi dan tujuan serta merumuskan hasil utama.

2) Melakukan kegiatan yang meliputi analisis posisi yang mengkaji faktor-faktor

eksternal dan internal serta pembahasan analisis kekuatan dan kelemahan, serta

peluang dan tantangan.

3) Penyusunan rencana dengan merumuskan sasaran baik berupa asumsi maupun

kebijakan tertentu, kemudian menentukan strategi dan membuat program kerja.

11
 4) Implementasi rencana.

5) Evaluasi dan umpan balik melalui kegiatan pengendalian dan evaluasi.

Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang

tergantung pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan khusus

manajer. Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih menaruh perhatian

pada perencanaan jangka panjang daripada perusahaan lokal. Akan tetapi pada

umumnya organisasi perlu mempertimbangkan keseimbangan antara perencanaan

jangka panjang maupun perencnaan jangka pendek. Karena itu penting bagi para

manajer untuk mengerti peranan perencanaan secara keseluruhan.

Menurut T. Hani Handoko (1999), kegiatan perencanaan pada dasarnya

melalui empat tahap sebagai berikut:

1) Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.

2) Merumuskan keadaan saat ini.

3) Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.

4) Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

E. Jenis-jenis Perencanaan

Pada hakikatnya setiap perencanaan yang dibuat oleh organisasi memiliki

dasar pijakan yang kuat terkait dengan apa yang ingin dicapai oleh organisasi

tersebut. Setiap perencanaan yang dibuat selalu mengambil peranan penting dalam

rangka mewujudkan kesuksesan organisasi. Setiap organisasi boleh jadi memiliki

perencanaan yang berbeda, namun yang tak boleh terlupakan adalah bahwa

perencanaan tersebut selalu dibuat dengan bertumpu pada pemikiran tentang

kesuksesan organisasi. Perencanaan yang dibuat akan menentukan isi rencana itu

12
sendiri. Ada dua tipe rencana yaitu (1) rencana-rencana strategik (strategic plan),

yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas dan (2) rencana-

rencana operasional (operational planning), penguraian lebih terperinci bagaimana

rencana-rencana strategik akan dicapai. (Rusniati, 2014)

Jenis perencanaan tentu banyak macamnya dan jumlah perencanaan tidak ada

batasnya. Hal ini sesuai dengan seribu tujuan yang hendak dicapai dengan seribu

macam pekerjaan pula. Menurut Herujito (2006), jenis perencanaan dapat ditinjau

dari beberapa aspek berikut ini:

1. Ditinjau dari Tempat Pelaksanaan Pekerjaan

Bila dilihat dari sudut tempat pelaksanaan pekerjaan pada umumnya

dibedakan sebagai berikut:

a. Perencanaan Nasional (National Planning)

Perencanaan nasional diadakan di pusat pemerintahan dan

diperuntukkan untuk seluruh negara, contoh dari perencanaan nasional ialah

perencanaan social ekonomi lima tahun di Indonesia dan perencanaan

pembangungan masyarakat desa.

b. Perencanaan Regional (Regional Planning)

Perencanaan regional menitikberatkan pada eksplorasi atau pada

eksploitasi sumber-sumber alam, ekonomi dan lain-lain yang memeberi

penghidupan pada masyarakat di daerah-daerah. Contohnya seperti

perencanaan mengenai pembuatan waduk-waduk (misalnya Waduk

Cacaban) atau penggalian sumber-sumber emas.

c. Perencanaan Kota (City Planning)

13
 Perencanaan kota menitikberatkan pada masalah-masalah arsitektur,

keindahan kota dan pembagian tanah-tanah di kota. Untuk

menyelenggarakan tugas itu pada umumnya kota-kota yang mempunyai

bagian khusus (bagian planologi) juga mengadakan perencanaan serta

mengawasi pelaksanaan perencanaan itu. Pembangungan anak kota

Kebayoran atau anak kota Grogol atau dalam pengaturan pembagian tanah

untuk tempat tinggal, sekolah, pasar, dan took adalah contoh perencanaan

kota.

2. Ditinjau dari Segi Objek

Bila diklasifikasikan menurut objek maka perencanaan dapat dibedakan

menjadi:

a. Perencanaan social ekonomi (sosio economic planning)

Membahas pembangunan bidang social dan ekonomi bangsa dan negara.

b. Perencanaan pendidikan (educational planning)

Membahas soal-soal pendidikan mulai anak-anak sampaid ewasa.

c. Perencanaan industrialisasi (industrial planning)

Membahas industrialisasi negara.

3. Ditinjau dari Segi Tingkatan Perencanaan

Dalam membuat perencanaan maka dapat dibedakan tingkatan-tingkatan

perencanaan sesuai dengan urutannya sebagaimana disebutkan oleh Phiffner,

John M, dan Robert Presthus berikut ini:

a. Perencanaan Politik atau Perencanaan Strategi (policy planning)

14
 Perencanaan politik membahas kebijakan secara umum dan garis-

garis besar. Di Indonesia dapat diambil contoh perencanaan pembangunan

lima tahun yang menentukan garis besar yang harus dilaksanakan dalam

lima tahun, seperti pembagian dalam sector swasta dan sector pemerintah.

Perencanaan strategi adalah perencanaan secara menyeluruh,

komprehensif dan terintegrasi antara berbagai fungsi organisasi sehingga

menjadi pedoman bagi unit usaha dan fungsi operasional lainnya. Dapat

pula penentuan tentang macam-macam industri, pertanian dan masyarakat

desa yang harus dibangun. Selain itu, digambarkan pula bagaimana cara

pelaksanaannya. Demikian pula perencanaan politik yang harus dikerjakan

oleh badan-badan politik, yaitu pemerintah.

b. Perencanaan Kerja atau Program (program planning)

Perencanaan kerja adalah penjelasan perencanaan politik. Pada

umunya penyelenggaraan perencanaan kerja dilakukan oleh kabinet atau

bagian khusus yang harus melaksanakan kebijaksanaan yang disebutkan

dalam perencanaan politik tersebut.

Perencanaan program memuat:

1) Suatu ikhtisar program untuk menentukan volume pekerjaan yang harus

dilakukan.

2) Inventarisasi sumber-sumber yang ada dan bahan yang bias digunakan

dalam mengerjakan suatu program, seperti anggaran, pegawai,

organisasi, iklim dan situasis ekitar program.

3) Penentuan prosedur yang diperlukan.

15
 4) Penentuan struktur organisasi yang diperlukan untuk mendapatkan

efisiensi yang sebesar-besarnya , jabatan yang harus mengerjakannya

dan fase-fase program itu.

c. Perencanaan Operasi (operational planning)

Perencanaan operasi menitikberatkan pada “technical know how”,

dan garis besarnya memuat:

1) Analisis program untuk menunjukkan fungsi-fungsi yang dimuat di

dalamnya.

2) Penentuan prosedur yang spesifik untuk pelaksanaan, prosedur-

prosedur itu sedapat mungkin distandarisasi menurut jumlah, waktu dan

mutu.

3) Penunjukkan orang-orang untuk melaksanakan pekerjaan menurut

prosedur yang telah ditetapkan.

4. Ditinjau dari Segi Waktu

Bila ditinjau dari segi waktu, perencanaan dapat dibagi menjadi tiga bagian:

a. Perencanaan jangka panjang (long range planning)

Rencana untuk jangka waktu lima tahun, namun disiapkan pula rencana

untuk tahun demi tahun.

b. Perencanaan jangka menengah (intermediate range planning)

Rencana untuk jangka waktu satu tahun atau lebih sampai dengan lima

tahun.

c. Perencanaan jangka pendek (short range planning)

16
 Biasanya perencanaan untuk masa satu tahun atau kurang dari satu tahun.

Sedangkan menurut Zagloel (2008), macam-macam perencanaan dalam

manajemen dibagi menjadi 2, yaitu:

1. Perencanaan Organisasi

a. Perencanaan Strategis

Rencana strategis yaitu rencana yang dikembangkan untuk mencapai

tujuan strategis. Tepatnya, rencana strategis adalah rencana umum yang

mendasari keputusan alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah-langkah

tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.

b. Perencanaan Taktis

Adalah rencana yang ditujukan untuk mencapai tujuan taktis,

dikembangkan untuk mengimplementasikan bagian tertentu dari rencana

strategis. Rencana strategis pada umumnya melibatkan manajemen tingkat

atas dan menengah dan jika dibandingkan dengan rencana strategis,

memiliki jangka waktu yang lebih singkat dan suatu fokus yang lebih

spesifik dan nyata.

c. Perencanaan Operasional

Adalah rencana yang menitikberatkan pada perencanaan rencana

taktis untuk mencapai tujuan operasional. Dikembangkan oleh manajer

tingkat menengah dan tingkat bawah, rencana operasional memiliki fokus

jangka pendek dan lingkup yang relatif lebih sempit. Masing-masing

rencana operasional berkenaan dengan suatu rangkaian kecil aktivitas.

17
 2. Perencanaan Kontijensi

Jenis perencanaan lain yang juga penting adalah perencanaan kontinjensi

(contingency planning) yaitu penentuan serangkaian tindakan alternatif jika

suatu rencana tindakan secara tidak terduga terganggu atau dianggap tidak sesuai

lagi.

F. Bentuk-bentuk Perencanaan

Perencanaan ditetapkan sekarang dan dilaksanakan serta digunakan untuk

waktu yang akan datang. Dengan mendasarkan diri kepada pengertian ini, maka

perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut :

1. Tujuan (Objective), merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan dan

diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu. Semua

orang harus mengetahui tujuan dalam organisasi yang hendak dicapainya, agar

kegiatan-kegiatan yang dilakukannya tidak saling bertentangan. Cara yang

mereka tempuh dapat berbeda-beda sesuai dengan pembagian tugas masing-

masing orang.

2. Kebijaksanaan (Policy), adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk

menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan

untuk mencapai tujuan. Karena kebijaksanaan ini biasanya tidak tertulis, maka

sering kali sulit untuk dipahami oleh para bawahan.

3. Strategi, merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Perlu

diadakan penyesuaian ini disebabkan oleh adanya berbagai macam reaksi. Oleh

karena itu dalam membuat strategi haruslah memperhatikan beberapa faktor

18
 seperti ketepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan lain

sebagainya.

4. Prosedur, merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu

mendatang. Jadi, prosedur ini lebih menitik beratkan pada suatu tindakan.

Adanya prosedur akan lebih memudahkan pelaksanaan semua aktivitas dalam

organisasi.

5. Aturan (Rule), adalah suatu tindakan yang spesifik yang merupakan bagian dari

prosedur. Aturan-aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokkan menjadi

satu golongan, disebut prosedur.

6. Program, merupakan campuran antara kebijaksanaan, prosedur, aturan dan

pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget), semuanya ini

akan menciptakan adanya tindakan. Dalam organisasi biasanya program dibuat

dua macam, yakni program umum dan program khusus. Program umum meliputi

seluruh organisasi, sedangkan program khusus hanya mencakup kegiatan-

kegiatan dari masing-masing bagian yang ada dalam organisasi tersebut

G. Efektifitas Perencanaan

Perencanaan yang baik dan efektif akan berjalan baik dan baik atau tidaknya

menurut George R Terry dapat diketahui melalui pertanyaan-pertanyaan dasar

mengenai perencanaan, yaitu 5W+1H :

19
1. What (apa), Membicarakan masalah tentang apa yang menjadi tujuan sebuah

perencanaan dan hal-hal yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan

perencanaan tersebut.

2. Why (mengapa), Membicarakan masalah mengapa tujuan tersebut harus dicapai

dengan mengapa beragam kegiatan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut

3. Where (dimana), Membicarakan masalah dimana program dalam perencanaan

tersebut dilaksanakan

4. When (kapan), Membicarakan masalah kapan kegiatan tersebut akan

dilaksanakan dan diakhiri.

5. Who (siapa), Membicarakan masalah siapa yang akan melaksanakan program

tersebut.

6. How (bagaimana). Membicarakan masalah bagaimana cara melaksanakan

program yang direncanakan tersebut.

Dengan melakukan kategori di atas, maka seorang manager akan mudah

dalam melaksanakan program atau kegiatan yang direncanakannya. Hal ini

dikarenakan, metode yang dilakukannya terpola secara baik dan berkesinambungan

yang melibatkan berbagai macam objek penunjang pelaksanaan program atau

kegiatan.

Dilain hal, sebuah perencanaan yang baik dan efektif haruslah memiliki

kriteria-kriteria sebagai berikut:

1. Logis dan Rasional, artinya apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan

oleh sebab itu maka perencanaan tersebut bisa dijalankan.

20
 2. Komprehensif, perencanaan yang baik juga harus memenuhi syarat

komprehensif. Artinya menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang

terkait langsung terhadap perusahaan. Perencanaan yang tidak hanya terkait

dengan bagian yang harus kita jalankan, tetai juga dengan mempertimbangkan

koordinasi dan integrasi dengan bagian lain di perusahaan.

3. Fleksibel, artinya perencanaan yang baik diharapkan dapat beradaptasi dengan

perubahan dimasa yang akan datang, tapi bukan berarti perencanaan itu dapat

diubah seenaknya.

4. Komitmen, perencanaan yang baik harus merupakan dan melahirkan komitmen

terhadap seluruh anggota organisasi untuk bersama-sama berupaya mewujudkan

tujuan organisasi. Komitmen dapat dibangun dalam sebuah perusahaan jika

seluruh anggota di perusahaan beranggapan bahwa perencanaan yang

dirumuskan telah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi.

5. Realistis, perencanaan yang baik perlu memenuhi persyaratan realistis. Artinya,

apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk

dicapai dalam kondisi tertentu yang dihadapi perusahaan.

H. Langkah dalam Menyusun Perencanaan

Langkah-langkah yang harus diambil untuk menyusun perencanaan adalah

sebagai berikut:

1. Menyadari Adanya Peluang

Artinya, kesadaran akan suatu kesempatan merupakan titik awal yang

sebenarnya dari perencanaan. Hal itu meliputi suatu pandangan pendahuluan

terhadap kemungkinan adanya peluang-peluang di hari depan dan kemampuan

21
 untuk melihatnya dengan jelas dan lengkap, suatu pengetahuan tentang dimana

kita berdiri pada sudut kekuatan dan kelemahan kita, suatu pengertian tentang

mengapa kita ingin memecahkan ketidakpastian, dan suatu visi tentang apa yang

menurut harapan kita akan kita dapatkan.

2. Menentukan Tujuan

Artinya, tujuan-tujuan yang menentukan hasil-hasil yang diharapkan

menggambarkan hal-hal akhir yang harus dilakukan, dimana penekanan penting

harus ditempatkan, dan apa yang harus dicapai oleh jaringan strategi, kebijakan,

prosedur, peraturan, anggaran dan program-program.

3. Menyusun anggapan-anggapan (premising)

Menciptakan, mencari kesesuaian penggunaan dan menyebarkan

anggapan perencanaan. Langkah ini merupakan salah satu prinsip pokok dari

perencanaan akan lebih tekoordinir apabila makin banyak individu yang terlibat

didalam perencanaan, dimana mereka berusaha untuk mengetahui dan

menggunakan anggapan secara acak. Anggapan yang dicari adalah anggapan

yang diperkirakan dapat memberikan pengaruh terhadap suatu rencana.

4. Menentukan berbagai alternatif tindakan

Mencari dan memeriksa arah-arah alternatif dalam tindakan, khususnya

yang tidak nampak dengan segera

5. Mengadakan penilaian terhadap alternatif tindakan yang sudah dipilih

Dalam langkah ini dilakukan usaha-usaha untuk mencari alternatif mana

yang akan memberikan hasil maksimal dengan pengeluaran tertentu.

6. Mengambil keputusan

22
 Setelah diadakan penilaian dengan mengadakan pembanding serta

pertimbangan-pertimbangan yang masak terhadap berbagai alternatif, barulah

diambil keputusan tentang alternatif mana yang diharapkan dapat mencapai

tujuan.

7. Menyusun rencana pendukung

Di buatnya suatu perencanaan membutuhkan dukungan dari perencanaan

yang lain. Contohnya Perusahaan Jawatan Kereta Api (PJKA) telah memutuskan

untuk menambah kereta api baru pada jalur-jalur di jawa dengan tujuan untuk

meningkatkan pelayanan angkutan kepada masyarakat.Adanya rencana tersebut

PJKA masih harus merencanakan jumlah kebutuhan tenaga kerja yang melayani

kereta api tersebut, pemeliharaan, dan jadwal perjalanan.

I. Faktor Yang Membatasi Perencanaan

Selain kelebihan, perencanaan juga mempunyai kelemahan-kelemahan.

Adanya kelemahan ini disebabkan oleh beberapa faktor yang mempunyai sifat

membatasi perencanaan antara lain:

1. Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teiliti

Kesulitan mencari anggapan secara teliti merupakan salah satu faktor

yang membatasi perencanaan. Keadaan mendatang yang penuh dengan ketidak

pastian sulit untuk diramalkan secara pasti dan tepat. Oleh karena itu anggapan-

anggapan yang tepat pun sulit untuk ditentukan. Sedapat mungkin diusahakan

untuk menghindari adanya penyimpangan-penyimpangan namun demikian

kesalahan-kesalahan masih mungkin terjadi

2. Perubahan Yang Sangat Cepat

23
 Suatu kehidupan yang bersifat dinamis dapat dikatakan baik. Akan

tetapi, jika perubahan yang terjadi terlalu cepat, maka dapat menimbulkan

berbagai kesulitan dalam menyusun suatu perencanaan.jadi perubahan yang

sangat cepat dapat membatasi perencanaan.

3. Kekakuan Internal

Kekakuan internal merupakan kekakuan yang tercipta dan berasal dari

dalam organisasi perusahaan dapat berupa kekakuan psikologis kekakuan karena

adanya prosedur kebijaksanaan, serta kekakuan sumberdaya dan dana.

a. Kekakuan Psikologis

Kadang-kadang orang kalau sudah mempunyai suatu pendapat sulit

untuk di ubah demikian pula cara berfikirnya. Sedangkan kita semua

mengetahui bahwa keadaan bersifat tidak statis akan tetapi dinamis yang

menuntut pula cara berfikir secara dinamis.

b. Kekakuan karena adanya prosedur kebijaksanaan

Sekali prosedur dan kebijaksanaan ini dibuat dan dapat diterima oleh

orang banyak, maka sulitlah untuk diubah. Ini disebabkan karena adanya

perubahan akan menuntut pula adanya penyesuaian. Sedangkan penyesuaian

sangat mempengaruhi mereka secara psikologis.

c. Kekakuan sumber daya dan dana

Sekali modal ditanamkan pada aktiva tetap, kemampuan untuk

menyesuaikan diri dengan perubahan di waktu mendatang menjadi sangat

24
 terbatas. Sedangkan investasi itu sendiri seharusnya merupakan anggapan

perencanaan.

4. Kekakuan Eksternal

Kekakuan eksternal ini sangat sulit untuk dikendalikan dan diawasi oleh

para manager karena sangat berkaitan dengan masalah-masalah sosial-politik,

teknologi, kebudayaan, geografi, perekonomian, dan sebagainya. Dengan

demikian faktor tersebut sangat membatasi suatu perencanaan.

5. Waktu dan Biaya

Waktu yang harus dikeluarkan untuk menyusun suatu perencanaan,

menilai berbagai alternatif atau aspek-aspek lain dari perencanaan dapat

dikatakan tidak terbatas. Namun kemampuan manusia untuk mengguanakan

waktu yang ada sangat terbatas. Oleh karena itu perlu diadakan prioritas mana

yang perlu dkerjakan lebih dahulu. Jadi waktu yang tersedia untuk menyusun

perencanaan pun terbatas. Fator biaya perlu juga diperhatikan dalam menyusun

perencanaan. Faktor biaya ini sangat berkaitan dengan waktu. Makin lama

waktu yang dibutuhkan makin besar pula biayanya. Demikian pula sebaliknya

yang dibutuhkan tidak terlalu lama biayanya pun akan lebih rendah.

J. Hambatan dalam Perencanaan dan Cara Mengatasinya

Menurut Stoner (1996), yang menjadi hambatan dalam proses perencanaan

diantaranya adalah sebagai beriku:

1. Tujuan yang Tidak Tepat

25
 Tujuan yang tidak tepat mempunyai banyak bentuk. Tujuan juga tidak

tepat jika tujuan itu menepatkan terlalu banyak penekanan pada ukuran

kuantitatif maupun kualitatif dari keberhasilan.

2. Sistem Penghargaan yang Tidak Tepat

Dalam beberapa lingkungan, sistem penghargaan yang tidak tepat

merupakan hambatan dalam penetapan tujuan dan perencanaan.

3. Lingkungan yang Dinamis dan Kompleks

Sifat dari suatu lingkungan organisasi juga merupakan hambatan bagi

penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif. Perubahan yang cepat, inovasi

teknologi, dan persaingan yang ketat juga dapat meningkatkan kesulitan bagi

suatu organisasi untuk secara akurat mengukur kesempatan dan ancaman di

masa mendatang

4. Keengganan untuk Menetapkan Tujuan

Hambatan lain terhadap perencanaan yang efektif adalah tujuan bagi

mereka sendiri dan untuk unit-unit yang merupakan tanggung jawab mereka.

Alasan untuk ini mungkin adalah kurangnya rasa percaya diri atau takut akan

kegagalan. Jika seorang manajer menetapkan suatu tujuan spesifik, ringkas, dan

berhubungan dengan waktu, maka apakah ia mencapai atau tidak mencapai

tujuan tersebut akan tampak nyata. Manajer yang secara sadar atau tidak sadar

berusaha untuk menghindari tingkat tanggung jawab ini lebih mungkin untuk

menghindari usaha perencanaan organisasi. Pfizer, suatu perusahaan farmasi

besar, mengalami masalah karena manajernya tidak menetapkan tujuan untuk

penelitian dan pengembangan. Sebagai akibatnya, organisasi tersebut jauh

26
 tertinggal di belakang karena manajer tidak memiliki cara untuk mengetahui

seberapa efektif usaha penelitian dan pengembangan mereka sebenarnya.

5. Penolakan terhadap Perubahan

Hambatan lain dalam menetapkan tujuan dan perencanaan adalah

penolakan terhadap perubahan. Perencanaan pada intinya terkait dengan

perubahan sesuatu dalam organisasi. Avon Products hampir membuat dirinya

sendiri bangkrut beberapa tahun yang lalu karena perusahaan bersikeras

melanjutkan kebijakan pembayaran deviden yang besar kepada para pemegang

sahamnya. Ketika laba mulai turun, manajer menolak memotong deviden dan

mulai melakukan pinjaman untuk membayar deviden tersebut. Hutang

perusahaan meningkat dari $3 juta menjadi $1,1 miliar dalam waktu delapan

tahun. Pada akhirnya, manajer terpaksa menyelesaikan masalah dan memotong

deviden.

6. Keterbatasan

Keterbatasan (constraints) yang membatasi apa yang dapat dilakukan

organisasi merupakan hambatan utama yang lain.

Berdasarkan hambatan-hambatan tersebut di atas, maka langkah-langkah

yang dapat diambil untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam perencanaan adalah

sebagai berikut:

1. Pemahaman Maksud Tujuan dan Rencana

Salah satu cara terbaik untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses

perencanaan adalah dengan maksud dasarnya. Manajer seharusnya juga

mengetahui bahwa terdapat keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan

27
 pembuatan rencana. Penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak selalu

memastikan keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari waktu

ke waktu.

2. Komunikasi dan Partisipasi

Meskipun mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan dan rencana

tersebut harus dikomunikasikan kepada pihak yang lain dalam organisasi. Setiap

orang yang terlibat dalam proses perencanaan seharusnya tahu landasan apa

yang mendasari strategi fungsional, dan bagaimana strategi-strategi tersebut

diintegrasikan dan dikoordinasikan. Orang-orang yang bertanggung jawab untuk

mencapai tujuan dan mengimplementasikan rencana harus didengar

pendapatnya dalam mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang hampir

selalu memiliki informasi yang berharga untuk disumbangkan / dan karena

mereka yang akan mengimplementasikan rencana / keterlibatan mereka sangat

penting orang biasanya lebih berkomitmer pada rencana yang pembentukannya

mereka bantu .bahkan ketika suatu organisasi agar bersifat sentralistis atau

menggunakan staf perencanaan, manajer dari berbagai tingkan dalam organisasi

seharusnya dilibatkan dalam proses perencanaan.

3. Konsistensi, Revisi, dan Pembaruan

Tujuan seharusnya konsisten baik secara horizontal maupun secara

vertikal. Konsistensi horizotal berarti bahwa tujan seharusnya konsisten

diseluruh organisasi dari satu departemen ke departemen lainnya. Konsistensi

vertikal berarti bahwa tujuan seharusnya konsisten dari atas hingga ke

bawah organisasi: tujuan stategis, taktis, dan operasional harus selaras. Karena

28
 penetapan tujuan dan perencanaan merupakan proses yang dinamis, tujuan dan

perencanaan juga harus direvisi dan diperbarui secara berkala. Banyak

organisasi melihat perlunya merevisi dan memperbarui dengan frekuensi yang

semakin sering.

4. Sistem Penghargaan yang Efektif

Secara umum, orang seharusnya diberi penghargaan baik karena

menetapkan tujuan dan rencana yang efektif, maupun karena berhasil

mencapainya. Karena kegagalan terkadang berasal dari faktor-faktor di luar

pengendalian manajemen, orang seharusnya dipastikan bahwa kegagalan dalam

mencapai tujuan tidak akan selalu memiliki konsekuensi hukuman.

BAB III

29
 PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi

untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai, dan mengembangkann rencana

aktivitas kerja organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu

memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan seperti apa yang direncanakan

(what), siapa yang akan melakukan perencanaan (who), kapan perencanaan akan

dilakukan (when), dimana perencanaan akan dilakukan (where), mengapa

perencanaan harus dilakukan (why), dan bagaimana cara melakukan suatu

perencanaan (how).

2. Kegunaan dari pada perencanaan adalah: mengurangi ketidakpastian serta

perubahan pada waktu mendatang, mengarahkan perhatian pada tujuan,

meringankan biaya, dan sebagai sarana untuk mengadakan pengawasan.

3. Tahapan proses perencanaan melalui empat tahap yaitu: menetapkan tujuan atau

serangkaian tujuan, merumuskan keadaan saat ini, mengidentifikasikan segala

kemudahan dan hambatan, dan mengembangkan rencana atau serangkaian

kegiatan untuk pencapaian tujuan.

4. Jenis perencanaan dapat ditinjau dari brbagai macam aspek, yaitu ditinjau dari

tempat pelaksanaan pekerjaan, ditinjau dari segi objek, ditinjau dari segi

tingkatan perencanaan, dan ditinjau dari segi waktu.

5. Bentuk-bentuk perencanaan yaitu tujuan (objective), kebijaksanaan (policy),

strategi, prosedur, aturan (rule), prosedur, dan program.

30
 6. Sebuah perencanaan yang baik dan efektif haruslah memiliki kriteria-kriteria:

logis dan rasional, artinya apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan

oleh sebab itu maka perencanaan tersebut bisa dijalankan. Komprehensif

fleksibel, komitmen, dan realistis.

7. Langkah-langkah yang harus diambil untuk menyusun perencanaan adalah

menyadari adanya peluang, menentukan tujuan, menyusun anggapan-anggapan

(premising), menentukan berbagai alternatif tindakan, mengadakan penilaian

terhadap alternatif tindakan yang sudah dipilih, mengambil keputusan, dan

menyusun rencana pendukung

8. Faktor yang membatasi perencanaan adalah sulitnya mencari anggapan secara

teiliti, perubahan yang sangat cepat, kekakuan internal, kekakuan eksternal, dan

waktu dan biaya.

9. Hambatan dalam perencanaan adalah tujuan yang tidak tepat, sistem

penghargaan yang tidak tepat, lingkungan yang dinamis dan kompleks,

keengganan untuk menetapkan tujuan, penolakan terhadap perubahan, dan

keterbatasan. langkah-langkah yang dapat diambil untuk mengatasi hambatan-

hambatan dalam perencanaan adalah pemahaman maksud tujuan dan rencana,

komunikasi dan partisipasi, konsistensi, revisi, dan pembaruan dan sistem

penghargaan yang efektif

B. Saran

Sebaiknya dalam mengambil keputusan dan tindakan dalam berbagai bentuk

organisasi dan pekerjaan menggunakan proses dasar manajemen berupa

perencanaan. Tetapi, dalam sebuah prencanaan perlu memperhatikan sifat rencana

31
yang baik untuk mencapai hasil yang diinginkan, selain itu perlu diperhatikan apa

saja hambatan dalam perencanaan dan cara mengatasinya.

32
 DAFTAR PUSTAKA

Herujito, Yayat M. 2006. Dasar-dasar Manajemen. Grasindo: Jakarta.

Griffin. 2003. Pengantar Manajemen. Penerbit Erlangga: Jakarta.

Azwar, Azrul.2010. Pengantar administrasi Kesehatan Edisi Ketiga. Binarupa aksara:

Tangerang.

Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen. BPFE: Yogyakarta

Terry, George R., 2009. Prinsip-Prinsip Manajemen cetakan 10. Bumi Aksara: Jakarta.

Stoner, James A.F. 1996. Manajemen (Terjemahan). Penerbit Erlangga: Jakarta.

Mudjahidin, 2008. Perencanaan Bisnis; Organisasi, Lingkungan Bisnis, Manajemen,

Dan Sumber Daya Manusia, Vol. 4, No. 2, Hal. 141-146.

Rusniati. 2014. Perencanaan Strategis Dalam Perspektif Organisasi, Jurnal INTEKNA,

Vol. 15, No.2, Hal. 102-109.

Zagloel, Yuri T. 2008. Perencanaan Strategis Dalam Upaya Menyelaraskan Tujuan

Organisasi Dan Tujuan Karyawan Dengan Pendekatan Total Performance
Scorecard, Jurnal Teknik Industri, Vol. 10, No. 2, Hal. 138-150

33