Cara Merevisi Pesan-Pesan Bisnis

Sumber : http://xerma.blogspot.com/2014/04/cara-merevisi-pesan-pesan-bisnis.html
A. Keterampilan Merevisi
Menulis pesan-pesan bisnis tidaklah semudah menulis surat kepada saudara kandung, orang
tua, atau teman akrab. Menulis surat bisnis tidak bisa ditulis sekali jadi. Menulis surat bisnis
bukanlah permainan sulap, bim salabim langsung jadi. Untuk membuat surat bisnis yang baik
perlu suatu proses yang cukup. Apabila penulisan draft telah diselesaikan, masih diperlukan
penelaahan (review) dan perbaikan lagi, baik dari sudut isi maupun pengorganisasian, gaya
(style) bahasa yang digunakan, susunan bahasa, serta format penulisannya :
1. Cara Mengedit Isi dan Pengorganisasiannya
Untuk mengevaluasi aktivitas suatu pesan bisnis secara menyeluruh, keseluruhan dokumen
perlu terlebih dahulu dibaca dengan cepat. Pada saat melakukan evaluasi, perlu dipusatkan
perhatian pada isi, organisasi, dan alur surat-surat bisnis tersebut. Dilain pihak, dalam
komunikasi bisnis, perlu Anda perhatikan bahan-bahan yang perlu, penting, dan relevan
dengan pesan-pesan yang ingin Anda sampaikan. Jangan sekali-kali Anda memasukkan
bahan-bahan yang tidak perlu, tidak penting, dan tidak relevan dengan pesan-pesan yang
Anda sampaikan.
Pada fase awal pengeditan, perlu perhatian secara seksama terutama pada pesan-pesan awal
dan akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunyai pengaruh besar terhadap audiens.
Perhatikan bahwa pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan
reaksi pada pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama
mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.
2. Mengedit Gaya Penulisan
Setelah Anda merasa yakin terhadap isi dan pengorganisasian suatu pesan-pesan bisnis, maka
Anda perlu memusatkan perhatian pada gaya penulisan. Cobalah tanya pada diri sendiri,
apakah Anda telah mendapatkan suatu kesan yang baik bagi audiens Anda? Gunakan katakata frasa yang mampu menghidupkan pesan-pesan Anda, sehingga semakin menarik bagi
audiens Anda. Pada saat yang sama, Anda perlu mencek apakah pesan-pesan yang
disampaikan. jelas, tidak membingungkan, dan mudah dipahami oleh audiens, apakah
informasi penting sudah dinyatakan, dan apakah transisi yang digunakan di antara kalimat
dinyatakan secara jelas?
Di samping itu, untuk lebih memudahkan audiens Anda menangkap pesan-pesan Anda, maka
perlu dibuat judul, sub-subjudul, indentasi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring, huruf
berwarna, tabel, gambar, dan sejenisnya.
3. Mengedit Format
Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan-pesan bisnis adalah mengedit format secara
keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahankesalahan tulis, dan tanda baca, maka format penulisannya tidak boleh diabaikan begitu saja.
Kalau format penulisannya menarik, maka audiens Anda akan senang membacanya. Terlebih
lagi, format penulisan yang ditata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang
digunakan berkualitas baik.
B. Memilih Kata Yang Tepat

Pemilihan kata merupakan cara memilih kata-kata yang dipergunakan untuk mencurahkan ide
atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang
disampaikan kepada orang lain mudah untuk dimengerti, Anda harus dapat memilih kata-kata
dengan sebaikbaiknya.
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, peranan kata menjadi penting
artinya. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat asing bagi audiens,
bukan saja pemborosan atau membuang-buang waktu, tetapi yang lebih penting dari itu
adalah penyampaian maksud/tujuan komunikasi menjacti terganggu. Oleh karena itu, agar
maksud komunikasi dapat tercapai, maka perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini :
1. Pilihlah Kata yang Sudah Familiar/Dikenal
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis gunakanlah kata-kata yang sudah familiar, katakata yang umum, kata-kata yang lazim digunakan, sehingga mudah dipahami oleh audiens.
Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang nampaknya mentereng, bombastis, tetapi
justru hanya membuat bingung audiens.
2. Pilihlah Kata-Kata yang Singkat
Di samping Anda memilih kata-kata yang sudah familiar, Anda perlu juga memilih kata-kata
yang singkat untuk penyampaian pesan-pesan Anda. Penggunaan kata-kata yang singkat,
selain efisien juga mudah dipahami oleh audiens.
3. Hindarkan Kata-Kata yang Bermakna Ganda
Dalam memilih kata-kata untuk menyarnpaikan pesan-pesan bisnis, Anda perlu juga
menghindarkan kata-kata yang memiliki berbagai pengertian. Pernilihan terhadap kata-kata
tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam-macam pada audiens. Akibat
selanjutnya adalah kernungkinan tidak tercapainya maksud penyarnpaian pesan-pesan bisnis
Anda.
C. Membuat Kalimat Efektif
Kalimat merupakan sarana untuk menyampaikan pesan kepada orang lain. Dengan kalimat
Anda dapat memanggil, memarahi, menasehati, mengemukakan pendapat, menyuruh orang
lain, memperingatkan orang lain, dan mengumumkan sesuatu. Agar pesan yang Anda
sampaikan dapat dengan mudah dimengerd pembaca, kalimat harus disusun secara efektif
Apa yang dimaksud dengan kalimat efektif (effective sentence)? Kalimat efektif merupakan
bentuk kalimat yang secara sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang
tepat dan baik.
Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan
susunan, dan kelogisan. Sebagaimana Anda ketahui bahwa senap kalimat paling tidak terdiri
atas subjek dan predikat. Masing-masing subjek dalam suatu kalimat akan menjawab
pertanyaan "siapa" atau "apa yang dilakukan oleh kata kerja. Subjek (subject) merupakan
topik suatu bahasan atau sesuatu-yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
Bagaimana Anda dapat mengenali subjek suatu kalimat? Untuk dapat mengenali subjek suatu
kalimat, Anda dapat mengajukan pertanyaan "siapa" atau "api" sebelum kata kerja. Sebagai
contoh sederhana adalah sebagai berikut:
Johni Mathis adalah penyanyi temama di Amerika Serikat.
Sumarni berbelanja di Pasar Klewer Solo.

Siapa penyanyi ternama di Amerika Serikat? Siapa yang berbelanja di Pasar Klewer Solo?
Jawaban atas kedua pertanyaan tersebut merupakan subjek kalimat. Jadi, Johni Mathis dan
Sumami adalah subjek suatu kalimat.
Predikat (predicate) biasanya kata kerja, berkaitan erat dengan apa yang menjadi subjeknya.
Ia menjelaskan tentang apa yang dilakukan oleh subjek. Bagaimana Anda dapat mengenali
predikat? Anda dapat mengenali predikat iengan cara mengaJukan pertanyaan "melakukan
apa" setelah subjek.
Manto membeli permen di toko Pqjok.
Seorang polisi menangkap pencuri ayam.
Manto melakukan kegiatan apa? Seorang polisi melakukan kegiatan apa? Jawaban atas kedua
pertanyaan tersebut merupakan predikat dalam kalimat tersebut. Kedua kata tersebut,
membeli dan menangkap, adalah kata. kerja yaitu suatu kata yang melakukan tindakan
(action).
Di samping subjek dan predikat, suatu kalimat dapat dilengkapi dengan pelengkap
(complements) yang akan memperjelas arti suatu kata kerja. Ada beberapa jenis pelengkap
antara lain objek langsung (direct object) dan objek tik langsung (indirect object). Untuk
dapat mengetahui objek langsung, Anda dapat mengajukan pertanyaan "siapa" atau "apa'
setelah kata kerja. Sebagai contoh adalah sebagai berikut:
Jamal Mirdad menerima piala Citra.
Sumaryono terpilih sebagai ketua karang taruna.
Jamal Mirdad menerima apa? Sumaryono terpilih sebagai apa? Jawaban terhadap kedua
pertanyaan tersebut, merupakan objek langsung.
Bagaimana dengan objek tak langsung? Objek tak langsung adalah kata benda yang
menjelaskan kepada siapa atau kegiatan apa yang dilakukan oleh kata kerja. Sebagai contoh
adalah sebagai berikut:
Ia menulis surat untuk Johny.
Majikan memberi bingkisan kepada karyawan.
la menulis surat untuk siapa? Majikan mernberi bingkisan kepada siapa? Jawaban terhadap
kedua pertanyaan tersebut merupakan objek tak langsung.
1. Tiga Jenis Kalimat
Secara umum, ada tiga jenis kalimat, yaitu kalimat sederhana, kalimat majernuk, dan kalimat
kompleks.
a. Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana (simpk sentence) hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah
predikat. Namun, tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik
langsung maupun tak langsung.
b. Kalimat Majemuk

Kalimat majernuk (compound sentence) berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak
mernpunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan anak kalimat yang dapat berdiri
sendiri atau mernpunyai pengertian yang utuh. Sedangkan klausa dependen adalah anak
kalimat yang tidak dapat berdiri sendiri, sehingga tidak memiliki pengertian yang utuh. Suatu
kalimat majemuk dihubungkan dengan kata penghubung i dan, tetapi, atau.
c. Kalimat Kompleks
Kalimat kompleks (complex sentence) berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih
klausa dependen.
Dalam menyusun suatu kalimat, gunakanlah jenis kalimat mana yang paling tepat atau sesuai
dengan pernikiran atau ide yang Anda miliki. Jika Anda mempunyai dua buah ide yang
memiliki tingkat kepentingan yang sama, maka Anda dapat memilih kalimat majernuk atau
penggabungan kedua kalimat sederhana. Namun, jika salah satu ide memiliki tingkat
kepentingan yang lebih rendah ketimbang yang lain, maka Anda dapat memilih kalimat
kompleks.
2. Cara Mengembangkan Paragraf
Secara urnum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan suatu
paragraf, yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan
mengemukakan berbagai alasan terlebih dahulu, kemudian baru dibuat kesimpulan.
Sedangkan pendekatan deduktif dimulai dari kesimpulan kemudian baru diikuti dengan
alasan-alasannya. Lebih lanjut, suatu paragraf dapat dikembangkan dengan memberikan
ilustrasi atau contoh, perbandingan (persarnaan dan perbedaan), pernbahasan sebab-akibat,
klasifikasi, dan Pernbahasan pernecahan masalah. Pendekatan mana yang akan Anda pilih
sangat tergantung pada subjek Anda, maksud audiens, dan maksud suatu pesan.
a. Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf, Anda dapat menggunakan suatu ilustrasi atau contoh
yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan urnum.
b. Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan suatu paragraf dengan cara membandingkan persarnaan
maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran.
c. Pembahasan Sebab-Akibat
Ketika Anda mengembangkan suatu paragraf, Anda dapat memfokuskan perhatian. pada
alasan-alasan terhadap sesuatu hal. Mengapa sesuatu hal. tersebut harus dipilih atau
dilakukan? Apa alasan yang mendasari suatu keputusan?
d. Klasifikasi
Paragraf dapat dikembangkan dengan cara. melakukan klasifikasi atau pengelompokan ideide urnum ke dalam ide-ide yang lebih khusus.
e. Pembahasan Pemecahan Masalah
Cara lain untuk mengembangkan paragraf adalah dengan menyajikan masalah, kernudian
disajikan bagaimana cara pernecahan masalah tersebut.
Satu hal yang perlu diperhatikan dalam kaitannya dengan pengaruh yang Anda berikan
kepada audiens adalah dengan memusatkan ide/gagasan tunggal (kesatuan ide) untuk setiap

paragraf dan perlu tetap dijaga agar suatu parag penulisannya singkat saja. Oleh karena tidak
ada ketentuan secara pasti bera kalimat untuk setiap paragraf, maka Anda dapat
mengembangkan sendid berbagai macam variasi, jangan terlalu singkat namun juga jangan
terlalli panjang. Yang penting suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan
yang utuh, jelas, dan menggunakan kata-kata transisi sebagai penghubung antara kalimat
yang satu dengan yang lainnya.