Mengedit format penulisan

Langkah terakhir dalam mengedit pesan – pesan bisnis adalah mengedit format secara keseluruhan.
Jika format penulisan menarik, penerima pesan akan tertarik untuk membacanya. Sebagaimana
diketahui bahw bentuk formt penulisan surat menyurat yang lazim digunakan dalam dunia bisnis
yaitu Full-block style ( bentuk lurus penuh ), Semi-block style ( bentuk setengah lurus ), Block-style
( bentuk lurus ), Indented style ( bentuk bertekuk ) dan hanging parahraph style ( bentuk paragraf
menggantung ).

Disamping pemilihan format penulisannya, masalah kerapian, kebersihan ( tidak penuh coretan ),
dan pemilihan kertas yang berkualitas baik juga tidak boleh diabaikan begitu saja, karena semua
menjadi daya tarik tersendiri bagi pembaca untuk memberikan tanggapan yang baik dengan segera
-pembacanya.

Membuat kalimat yang efektif

Agar pesan yang disampaikan dapat dengan mudah dipahami pembaca, kalimat harus di susun
secara efektif.

Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai
daya informasi yang tepat dan baik. Kalimat efektif harus sesuai dengan kaidah bahasa ( minimal
memiliki unsur subjek dan predikat ), singkat ( tidak berbelit- belit ), serta enak dibaca dan sopan.

Dalam menyusun kalimat perlu diperhatikan tiga hal yaitu, kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan
kelogisan. Untuk membuat kalimat efektif, kita harus memahami pengelompokan kalimat dan
bagaimana mengembangkan suatu paragraf.

3 jenis kalimat

1. Kalimat sederhana

Kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat. Namun tidak
menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.
Contoh : saya membeli buku komunikasi bisnis di toko buku “ Berkah “ kemarin

2. Kalimat majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa indepeden dan tidak mempunyai kalusa
dependen. Kalusa indepeden merupakan anak kalimat yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai
pengertian utuh, sedangkan klausa dependen adalah anak kalimat yang tidak dapat berdiri sendiri,
sehingga tidak memiliki pengertian yang utuh.

3. Kalimat Kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen
sebagai anak kalimat. Contohnya, meskipun gaji tidak naik, para pegawai bekerja sebagaimana
mestinya
Cara mengembangkan paragraf

Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan suatu paragraf,
yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan
berbagai alasan terlebih dahulu, kemudian baru dibuat kesimpulan. Sedangkan pendekatan deduktif
dimulai dari kesimpulan baru di ikuti dengan alasan – alasannya.

Lebih lanjut, suatu paragraf dapat dikembangkan dengan memberikan ilustrasi atau contoh,
perbandingan ( persamaan dan perbedaan ),pembahasan sebab – akibat, klasifikasi, dan
pembahasan pemecahan masalah. Pendekatan yang dipilih sangat tergantung pada subjek anda,
maksud pembaca, dan maksud suatu pesan

1. Ilustrasi

Pemberian contoh terhadap sesuatu topik bahasan yang relavan akan memberikan
gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh pembaca.

Contoh, yang diberikan dalam penyampaian pesan bisa diambil dari lingkungan pembacanya sendiri,
supaya mereka leboh mudah mencernanya.

Misalnya, membahas teknologi komunikasi yang mengalami perkembangan cukup pesat akhir akhir
ini, anda dapat menambahkan contoh penggunaan telepon seluler( ponsel ) dan surat elektronik
( email )

2. Perbandingan ( Persamaan dan perbedaan )

Cara pengembangan paragraf memerlukan wawasan berfikir yang luas bagi penyampai
pesan- pesan bisnis. Penyampai pesan – pesan bisnis yang memiliki wawasan berfikir luas tentunya
akan dapat membuat perbandingan yang berkaitan dengan persamaan maupun perbedaan terhadap
suatu pokok bahasan tertentu. Misalnya, jika tpoik bahasannya adalah belanja online, anda dapat
mengembangkannya dengan membandungkan hal itu dengan sistem belanja yrsdisioanl baik di
pasar maupun pertokoan.

3. Pembahasan sebab – akibat

Ketika mengembangkan suatu paragraf , anda dapat memfokuskan perhatian pada alasan
alasan mengenai suatu hal. Mengapa hal tersebut harus dipilih atau dilakukan? Apa alasan yang
mendasari suatu keputusan? Mengapa suatu keputusan yang baru diberlakukan dibatalkan? Apa
akibatnya kalau suatu keputusan di tunda? Dan masih bnyak lagi. Paling tidak, pola pengembangan
paragraf dengan sebab- akibat akan membantu memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok
bahasan tertentu

4. Klasifikasi

Paragraf dapat dikembangkan dengan cara melakukan klasifikasi atau pengelompokan ide –
ide umum ke dalam ide – ide yang lebih khusus. Misalnya, jika poik bahasannya tenang masalah
internet, pengertian internet, keunggulan dan kelemahan internet, sistem pengamanannya serta
bagaimana internet kedepannya.
5. Pembahasan pemecahan masalah

Cara lain untuk mengembangkan paragraf adalah dengan menyajikan masalah, kemudian
menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut. Cara pengembangan paragraf ini akan mampu
memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan oleh seorang dalam pengambilan keputusan –
keputusan penting bagi suatu organisasi. Dengan kata lain memberikan arah sistematis.