Chapter 6 : Completing Business Messages

1. Revising Your Message : Evaluating The First Draft

Sebelum sampai ke tahap desain, penting untuk menyempurnakan konten yang
telah Anda teliti, atur, dan buat. Komunikator yang sukses mengakui bahwa draf
pertama jarang sama ketat, jelas, dan menarik seperti yang seharusnya.
Tugas revisi agak bervariasi, tergantung pada media dan sifat pesan Anda.
Untuk pesan informal ke audiens internal, terutama ketika menggunakan pesan instan,
pesan teks, email, atau blogging, proses revisi seringkali sesederhana memeriksa
pesan Anda dengan cepat untuk memperbaiki kesalahan sebelum mengirim atau
mempostingnya.
A. Evaluating Your Content, Organization, Style, And Tone
Saat Anda memulai proses revisi, fokuskan perhatian Anda pada konten,
organisasi, gaya, dan nada. Untuk mengevaluasi konten pesan Anda, jawab
pertanyaan ini :
1) Apakah informasinya akurat?
2) Apakah informasi itu relevan dengan audiens?
3) Apakah ada informasi yang cukup untuk memenuhi kebutuhan pembaca?
4) Apakah ada keseimbangan yang baik antara informasi umum dan informasi
spesifik?
Ketika Anda puas dengan isi pesan Anda, Anda dapat meninjau organisasinya.
Jawab serangkaian pertanyaan lain:
1) Apakah semua poin tercakup dalam urutan paling logis?
2) Apakah ide yang paling penting mendapat ruang paling banyak, dan apakah
mereka ditempatkan di posisi yang paling menonjol?
3) Apakah pesan akan lebih meyakinkan jika disusun dalam urutan yang
berbeda?
4) Apakah ada poin yang tidak perlu diulang?
5) Apakah detail dikelompokkan bersama secara logis, atau sebagian masih
tersebar melalui dokumen?
Yakinkan :
1) Luangkan beberapa saat ekstra di awal dan akhir pesan Anda.
 2) Pastikan bahwa pembukaannya relevan, menarik, dan disesuaikan dengan
kemungkinan reaksi pembaca.
3) Dalam pesan yang lebih panjang, pastikan beberapa paragraf pertama
menetapkan subjek, tujuan, dan penyusunan materi.
4) Tinjau kesimpulannya untuk memastikan bahwa itu merangkum ide utama
dan membuat audiens terkesan.
B. Evaluating, Editing, And Revising The Work Of Others
Sebelum Anda terjun ke pekerjaan orang lain, kenali tanggung jawab ganda
yang diperlukan. Pertama, pastikan input Anda berfokus pada membuat karya itu
lebih efektif. Kedua, pastikan Anda memahami maksud penulis sebelum Anda
mulai menyarankan atau membuat perubahan.
Dengan kedua hal tersebut, jawab pertanyaan ini untuk mengevaluasi tulisan
seseorang :
1) Apa tujuan dari dokumen atau pesan ini ?
2) Siapa target audiensnya ?
3) Informasi apa yang diperlukan audiens ?
4) Apakah dokumen menyediakan informasi ini secara baik dan terorganisir ?
5) Apakah tulisan tersebut mendemonstrasikan sikap ‘Anda’ kepada audiens ?
6) Apakah intonasi dari tulisan sesuai untuk audiens ?
7) Dapatkah keterbacaan ditingkatkan ?
8) Apakah tulisannya benar ? Jika tidak, bagaimana cara memperbaikinya ?
9) Apakah tulisan telah ringkas seperti seharusnya ?
10) Apakah desain mendukung pesan yang dimaksudkan ?
2. Revising To Improve Readability
Selain menggunakan kata-kata pendek dan kalimat yang sederhana, Anda dapat
membuat pesan Anda lebih mudah dibaca dengan membuat dokumen yang menarik
dan mudah untuk dibaca sepintas (skim). 4 teknik yang dapat anda gunakan :
A. Varying Sentence Length
Keuntungan :
1) Short Sentences : Lebih mudah di proses dan lebih mudah diinterpretasikan
oleh translator dan pembicara asing
2) Medium Length Sentences : Lebih berguna dalam menunjukkan hubungan
antar kalimat
 3) Long Sentences : Lebih berguna untuk menyampaikan ide kompleks,
menyampaikan beberapa poin yang berhubungan atau menyimpulkan
informasi
Kerugian :
1) Short Sentences : Membuat tulisan terlihat terpotong-potong
2) Medium-Length Sentences : Tidak memiliki keefektifan short sentences dan
tidak memiliki informasi seperti long sentences
3) Long Sentences : Lebih sulit dimengerti karena lebih panjang dan memiliki
struktur kalimat yang lebih kompleks
B. Keeping Your Paragraphs Short
Short paragraphs, biasanya 100 kata atau kurang, lebih mudah untuk dibaca
dibanding yang panjang, dan membuat tulisan Anda terlihat mengundang. Anda
dapat menekankan ide dengan menempatkannya dalam paragraf pendek dan kuat.
C. Using Lists and Bullets To Clarify and Emphasize
List memiliki beberapa kegunaan seperti :
1) Dapat memperlihatkan urutan dari ide anda
2) Menyoroti dampak visual
3) Meningkatkan kemungkinan pembaca menangkap kunci utama
4) Menyederhanakan subjek kompleks
5) Menyoroti poin utama
6) Memecahkan halaman secara visual
7) Memudahkan skimming
8) Memberikan istirahat kepada pembaca
D. Adding Headings and Subheadings
Heading adalah judul singkat yang memberitahu pembaca tentang konten dari
seksi setelahnya. Subheading adalah bawahan dari heading, menunjukkan sebseksi
dari seksi yang lebih besar. Heading dan Subheading memiliki fungsi penting,
yaitu :
1) Organization. Headings menunjukkan pembaca bagaimana dokumen disusun
dalam sekejap.
2) Attention. Headings yang informatif, mengundang, dan membangkitkan minat
meraih perhatian pembaca, membuat teks lebih mudah dibaca, dan membantu
pembaca mencari bagian yang dibutuhkan.
 3) Connection. Menggunakan headings dan subheadings bersamaan membantu
pembaca melihat hubungan antara ide pokok dan bawahan sehingga pesan
lebih mudah dipahami.
Heading dan Subheading terbagi lagi menjadi 2 yaitu :
1) Descriptive Heading, mengidentifikasi topik
2) Informative Heading, memandu pembaca untuk berpikir dengan cara tertentu
tentang suatu topik
3. Editing for Clarity and Conciseness
A. Editing For Clarity
Verifikasi bahwa setiap kalimat menyampaikan pesan yang dimaksud dan bahwa
pembaca dapat mengekstraksi makna itu tanpa perlu membacanya lebih dari satu
kali. Untuk memastikan kejelasan, perhatikan susunan paragraf, struktur kalimat,
dan pilihan kata.
1) Break up overly long sentences. Kalimat yang panjang bisa jadi memberikan
terlalu banyak informasi sekaligus, sebaiknya kalimat tersebut dipermudah
untuk dibaca.
2) Rewrite hedging sentences. Hedging berarti menulis pernyataan dengan tidak
percaya diri (misalnya kata “mungkin”).
3) Impose parallelism. Parallelism menunjukkan bahwa ide-ide tersebut terkait,
memiliki kepentingan yang sama, dan pada tingkat yang sama secara umum.
4) Correct dangling modifiers. Perhatikan agar tidak membuat kalimat yang
tidak memiliki penghubung kepada subyek kalimat tersebut.
5) Reword long noun sequences. Usahakan menggunakan kata-kata yang lebih
singkat.
6) Replace camouflaged verbs. Dalam bahasa Inggris, perhatikan kata-kata yang
diakhiri –ion, -tion, -ing, -ment, -ant, -ent, -ence, -ance, dan –ency karena arti
sebuah kata dapat berbeda.
7) Clarify sentence structure. Pastikan subyek dan predikat kalimat berdekatan
agar tidak diperlukan pengulangan membaca.
8) Clarify awkward references. Hindari referensi yang tidak jelas, contohnya
“Seperti yang dijelaskan diatas”, namun gunakan referensi yang spesifik,
contohnya “Seperti yang telah dijelaskan di paragraf kedua halaman 210”.
 B. Editing For Conciseness
Langkah selanjutnya adalah memeriksa teks dengan tujuan untuk mengurangi
jumlah kata, pembaca lebih menyukai tulisan yang efisien.
1) Delete unnecessary words and phrases. Untuk menguji apakah sebuah kata
penting atau tidak, coba hapus kata tersebut dari kalimat. Jika artinya tidak
berubah, maka hilangkan kata tersebut.
2) Shorten long words and phrases. Kata-kata yang pendek lebih jelas dan mudah
dibaca daripada yang panjang.
3) Eliminate redundancies. Tidak perlu mengkombinasikan kata jika maknanya
sama.
4) Rewrite “It is/There are” starters. Kalimat yang diawali dengan kata tersebut
dapat dipersingkat.
4. Producing Your Message
A. Designing for Readability
Desain memengaruhi keterbacaan dalam dua cara penting. Pertama, elemen
desain yang dipilih secara hati-hati dapat meningkatkan efektivitas pesan.
Sebaliknya, keputusan desain yang buruk dapat bertindak sebagai penghalang
komunikasi. Kedua, desain visual mengirimkan pesan nonverbal kepada audiens,
memengaruhi persepsi mereka tentang komunikasi sebelum mereka membaca satu
kata pun.
Desain yang efektif membantu membangun nada dokumen dan membantu
memandu pembaca melalui pesan. Untuk mencapai desain yang efektif,
perhatikan baik – baik elemen desain berikut:
o Consictency. Dalam pesan, konsisten dalam pengunaan margin, typeface,
type size, dan space.
o Balance. Keseimbangan visual bisa terlalu formal, tepat, atau terlau
informal.
o Restraint. Usahakan desain yang sederhana.
o Detail. Perhatikan detail yang mempengaruhi desain demikian juga pesan.
1) White Space : Semua ruang yang tidak terdapat text atau ilustrasi didalamnya,
baik cetak maupun online.
2) Margins : Ruang disekitar teks dan diantara kolom teks.
 3) Typeface : Desain visual dari huruf, angka dan karakter teks lainnya. Contoh
serif typefaces, sans serif typefaces, dan specialty typefaces.
4) Type Style : Semua modifikasi yang memberikan kontras atau penekanan pada
tipe. Contoh boldface, underlining, color, dll.

B. Formatting Formal Letters and Memos

Surat bisnis formal biasanya mengikuti konvensi desain tertentu. Sebagian
besar surat bisnis dicetak pada alat tulis kop surat, yang mencakup nama
perusahaan, alamat, dan kontak informasi lainnya.
Hal pertama yang muncul setelah kop surat adalah tanggal, diikuti oleh
alamat. Berikutnya adalah salam, pesan, diikuti oleh penutupan (biasanya hormat).
Dan yang terakhir adalah tanda tangan, diikuti oleh nama dan gelar pengirim.
C. Designing Messages for Mobile Devices
1) Berpikir dalam potongan kecil
2) Memanfaatkan white space
3) Format sederhana
4) Mempertimbangkan layout vertikal atau horizontal
5. Proofreading Your Message
Proofreading adalah tahap pemeriksaan kualitas untuk dokumen Anda,
kesempatan terakhir Anda untuk memastikan bahwa dokumen Anda siap untuk
membawa pesan dan reputasi Anda kepada audiens yang dituju. Jumlah waktu yang
Anda perlu habiskan untuk pemeriksaan tergantung pada panjang dan kerumitan
dokumen dan situasinya. Mengenal dua jenis masalah:
o kesalahan tidak terdeteksi dari tahap penulisan, desain dan tata letak
o kesalahan yang terjadi selama produksi
Gunakan teknik ini dari korektor profesional untuk membantu memastikan hasil
berkualitas tinggi :
 Make multiple passes  membaca dokumen beberapa kali, fokus pada aspek
yang berbeda setiap kali
 Use perceptual tricks  coba membaca tiap halaman dari belakang (bawah ke
atas), meletakkan jari diatas setiap kata dan membacanya dalam diam,
membuat celah di selembar kertas yang menunjukkan satu baris saja,
membaca dokumen dengan keras dan mengucapkan setiap kata perlahan.
  Double-check high priority items  periksa ejaan nama dan keakuratan
tanggal, alamat, dan nomor apa pun yang dapat menyebabkan kesedihan jika
salah
 Give yourself some distance  jika mungkin, jangan mengoreksi cetakan
segera setelah menyelesaikan dokumen biarkan pikiran Anda berkeliaran ke
topik baru dan kemudian kembali lagi nanti
 Be vigilant  hindari membaca materi dalam jumlah besar sekaligus, dan
cobalah untuk tidak mengoreksi ketika Anda lelah
 Stay focused  berkonsentrasi pada apa yang Anda lakukan, cobalah untuk
memblokir gangguan dan fokus selengkap mungkin pada tugas proofreading
Anda
 Review complex digital documents on paper  beberapa orang mengalami
kesulitan untuk mengoreksi halaman web, laporan online, dan dokumen digital
lainnya di layar. jika Anda mengalami kesulitan, cetak materi yang dapat Anda
ulas di atas kertas
 Take your time  proofreading cepat bukanlah proofreading yang hati-hati
6. Distributing Your Message
Setelah tahap produksi selesai, Anda siap untuk mendistribusikan pesan Anda.
Seperti halnya dengan setiap aspek lain dari komunikasi bisnis, pilihan Anda untuk
distribusi berlipat ganda dengan setiap kemajuan teknologi. Namun, Anda perlu
merencanakan distribusi dengan hati-hati agar pesan Anda diterima oleh semua orang
yang membutuhkannya. Ketika memilih cara untuk mendistribusikan pesan,
pertimbangkan faktor-faktor berikut :
 Cost  biaya bukanlah masalah bagi sebagian besar pesan, tetapi untuk
laporan yang panjang atau produksi multimedia mungkin saja
 Convenience  berapa banyak pekerjaan yang terlibat untuk Anda dan
audiens Anda. misalnya, jika Anda menggunakan file-compression utility
untuk memperkecil ukuran lampiran email, pastikan penerima Anda memiliki
sarana untuk expand file saat diterima
 Time  seberapa cepat pesan perlu sampai ke audiens. jangan buang uang
untuk pengiriman semalam jika penerima tidak akan membaca laporan selama
seminggu. Dan berbicara tentang waktu, jangan tandai pesan yang dicetak atau
digital sebagai "mendesak" jika tidak benar-benar mendesak
  Security and Privacy  untuk pesan yang paling sensitif, perusahaan Anda
mungkin akan membatasi orang yang dapat menerima pesan dan cara yang
dapat Anda gunakan untuk mendistribusikannya

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)