Beberapa hal yang harus ditelaah ulang adalah isi maupun pengorganisasiannya,
gaya bahasa yang dipakai, susunan bahasanya serta format penulisannya. Untuk
penggunaan kata hendaknya memilih kata yang sudah dikenal, singkat dan
menghindari kata-kata yang bermakna ganda.
Revisi sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat
dapat sesuai dengan yang dikehendaki. Revisi ini berlaku terhadap seluruh
komunikasi menulis, maupun untuk komunikasi berbicara terutama yang
memerlukan persiapan tertulis seperti presentasi.
Bagian awal dan akhir memiliki dampak yang paling besar bagi penerima. Pastkan
bahwa bagian awal relevan, menarik dan sesuai dangan kemungkinan reaksi
penerima. Bagian akhir dikain ulang untuk memastikan bahwa gagasan pokok telah
dirngkas dengan baik dan memberikan kesan positifpada penerima.
Setelah kita merasa yakin dengan isi dan organisasi dari pesan bisnis kita,
selanjutnya kita perlu memperhatikan gaya penulisan. Apakah gayanya sudah
menimbulkan nada yang sesuai dangan peristiwa? Untuk memastikan kemudahan
pembacaan, periksa kembali kosa kata, panjang kalimat dan paragraph dan struktur
kalimat. Perlu dicari kemungkinan-kemungkinan pesan lebih menarik melalui
penggunaan kata-kata dan ungkapan yang lebih kuat dan bersemangat.
Dalam menyampaikan pesan bisnis, peranan kata menjadi sangat penting artinya.
Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat asing bagi audiens,
bukan saja pemborosan atau membuang waktu, tetapi yang lebih penting dari itu
adalah penyampaian maksud komunikasi menjadi terganggu. Ada beberapa yang
perlu dicermati sehubungan dengan pemilihan kata dalam sebuah pesan bisnis.
Kalimat yang efektif adalah kalimat yang memenuhi dua syarat berikut:
Mampu mewakili pikiran atau perasaan pembicara atau penulissecara tepat.
Mampu menimbulkan pengertian yang sama tepat dalam pikiran atau perasaan
pendengar atau pembaca seperti yang dipikirkan atau dirasakan oleh pembicara
atau penulis.
Jika kedua syarat ini dipenuhi maka kemungkinan terjadinya salah paham antara
mereka yang terlibat dalam komunikasi dapat diminimalkan atau bahkan
dihilangkan. Untuk menciptakan sebuah kalimat yang efektif ada beberapa hal yang
harus diperhatikan, yaitu: kesatuan gagasan, kepaduan yang baik, penekanan,
variasi, paralelisme, dan penalaran.
Kesatuan gagasan di sini diartikan sebagai adanya satu atau lebih pokok pikiran.
Secara praktis sebuah kesatuan gagasan diwakili oleh Subjek, predikat dan
plus/minus objek. Kesatuan yang diwakili oleh subjek, predikat dan plus/minus objek
itu dapat berbentuk kesatuan tunggal, kesatuan gabungan, kesatuan pilihan, dan
kesatuan yang mengandung pertentangan.
Contoh:
Kepaduan yang baik adalah hubungan timbal-balik yang baik dan jelas antara
unsur-unsur (kata atau kelompok kata) yang membentuk kalimat itu. Ada bagian
kalimat yang memiliki hubungan yang lebih erat sehingga tidak boleh dipisahkan,
ada yang lebih renggang kedudukannya sehingga boleh ditempatkan di mana saja,
asal jangan disisipkan antara kata-kata atau kelompok kata yang rapat
hubungannya.
Contoh:
Adik saya yang paling kecil memukul anjing di kebun kemarin pagi, dengan
sekuat tenaganya (Kepaduan yang baik)
Adik saya yang paling kecil memukul dengan sekuat tenaganya kemarin pagi di
kebun anjing (Kepaduan tidak baik)
C. Memproduksi Pesan
Konsistensi
Pemakaian desain yang konsisten dalam seluruh isi dokumen untuk elemen desain
yang muncul berulang-ulang. Misalnya, penggunaan margin, jenis huruf, besar
huruf, spasi dan garis.
Seimbang
Supaya desain terlihat menyenangkan,perlu dijaga keseimbangan ruang antara
teks, gambar dan ruang kosong.
Terkendali
Desain diusahakan sederhana. Terlalu banyak elemen desain atau terlalu banyak
sentuhan dekoratif akan menyebabkan dokumen terlihat kacau.
Rincian
Desain yang baik akan memberi kemudahan bagi pembaca untuk mencari rincian
pesan. Rincian pesan ingin ditampilkan akan mempengaruhi desan.
D. Mencetak Pesan
Setelah menyusun pesan dari awal sampai akhir, langkah terakhir adalah mencetak
pesan. Tekhnologi layar computer saat ini memang sudah WYSWYG (What you see
is what you get). Namun, mencetak dokumen diatas kertas perlu dilakukan untuk
memastikan marjin, penampilan, kebenaran nomor halaman, judul, gambar, dan
rincian lainnya.
Mencetak dokumen yang belum final (Proof sheet) dengan printer dapat dilakukan
menggunakan pilihan print quality yagn lebih rendah (economode) untuk
menghemat toner atau tinta. Membaca cetakan percobaan (proof reading)
dilakukan untuk memeriksa kebenaran seluruh isipesan, organisasi, penulisan,
format, dan desain. Setelah puas, pesan dicetak kembali dengan pilihan best quality
dan selanjutnya didistribusikan kepada penerima.