Review Materi Komunikasi Bisnis Bab 6 dan Bab 7

Mata kuliah : Komunikasi Bisnis

Semester/kelas : II / Manajemen E

Disusun oleh : Kelompok 6

1. Qonitah Zalfa P. (F0220109)
2. Rizkya Indri Taufiq H. (F0220121)

Universitas Sebelas Maret

Surakarta
 BAB 6
Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis

A. Penyebab pesan tidak terorganisasi dengan baik

Dalam sebuah organisasi, tentu banyak pesan yang disampaikan. Pesan-pesan
yang disampaikan perlu diorganisasi dengan baik untuk memperlancar komunikasi yang
akan dilakukan. Pesan-pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik akan menyebabkan
pesan yang ingin disampaikan tidak mengenai sasaran sehingga hasilnya tidak akan
sesuai dengan yang diharapkan. Berikut beberapa hal yang dapat menyebabkan hal itu
terjadi:
1. Bertele-tele
2. Hal yang disampaikan tidak relevan
3. Ide yang tidak logis
4. Informasi penting tidak tercakup pada bahasan
B. Pentingnya pengorganisasian pesan yang baik
Dengan menghindari hal-hal itu maka pesan yang akan disampaikan akan
diterima dengan baik. Mengorganisasi pesan secara baik merupakan sebuah tantangan
untuk komunikator. Suatu pesan yang diorganisasikan dengan baik akan bermanfaat bagi
organisasi tersebut. Berikut beberapa manfaat yang akan didapatkan apabila pesan
disusun dengan baik:
1. Membantu audiens memahami pesan
2. Membantu audiens menerima pesan
3. Menghemat waktu
4. Mempermudah pekerjaan komunikator
C. Pengorganisasian pesan melalui outline
Untuk mencapai pengorgansisasian pesan yang baik diperlukan dua tahap, yaitu:
1. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide
Langkah awal dalam penyusunan pesan adalah menentukan pesan apa
yang akan disampaikan. Semakin panjang dan kompleks maka semakin penting
tahap ini. Penyusunan pesan akan lebih mudah dengan menggunakan outline.
 Outline akan membantu dalam memvisualisasikan pesan secara sistematis, efektif
dan efisien. Secara garis besar, penyusunan outline dibagi menjadi tiga, yaitu:
a. Mulai dengan ide pokok
Ide pokok akan membantu dalam menetapkan tujuan dari suatu pesan. Ide
pokok merupakan titik awal dari sebuah outline. Ide pokok mencakup
tujuan tentang apa yang akan dipikirkan atau dilakukan audiens dan alasan
kenapa hal itu harus terjadi.
b. Menyatakan poin-poin pendukung yang penting
Setelah menentukan ide pokok dari sebuah pesan, komunikator harus
menentukan poin-poin yang mendukung ide pokok yang ada.
c. Mengilustrasikan dengan bukti
Tahap ketiga penyusunan outline adalah menyajikan ilustrasi dengan
mengemukakan bukti yang diperoleh.
2. Menentukan urutan dengan rencana organisasional
Berikut pendekatan yang umum digunakan dalam menyampaikan pesan:
a. Pendekatan langsung
Pendekatan langsung atau sering disebut pendekatan deduktif memuat ide
pokok di awal kemudian diikuti oleh bukti pendukung. Pendekatan ini
digunakan ketika audiens memberikan reaksi positif dan menyenangkan.
b. Pendekatan tidak langsung
Pendekatan tidak langsung atau pendekatan induktif, dimana bukti-bukti
dimunculkan terlebih dahulu dan diikuti oleh ide pokok. Digunakan ketika
reaksi audiens cenderung tidak menyenangkan atau negatif.

Macam pendekatan tersebut dapat digunakan pada pesan singkat maupun

pesan panjang/formal. Penggunaan pendekatan ditentukan melalui analisis
terhadap reaksi audiens pada tujuan dan pesan yang akan disampaikan. Setelah
menganalisis reaksi audiens dan memilih suatu pendekatan umum, yang
dilakukan adalah menentukan rencana organisasional yang cocok. Berikut
macam-macam rencana organisasional:
a) Direct request
 Merupakan tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan yaitu dengan
menyampaikan langsung poin yang dimaksud. Bentuk dari direct request
bisa dalam bentuk surat maupun memo. Permintaan langsung
menggunakan pendekatan langsung karena langsung menyampaikan
tujuan yang dimaksud.
b) Pesan rutin, good news dan goodwill
Menulis pesan-pesan baik yang berupa surat-surat untuk kalangan
internal maupun eksternal perusahaan dan memo merupakan hal yang
rutin. Penyampaian pesan-pesan rutin, good news dan goodwill dapat
dilakukan dengan pendekatan langsung (direct approach) karena audiens
akan cenderung bersifat netral bahkan positif.
c) Pesan bad news
Pesan-pesan yang memiliki tujuan untuk memberikan informasi yang
tidak menyenangkan seperti penolakan lamaran dan penurunan pangkat.
Hal ini dapat menerapkan pendekatan tidak langsung dengan menaruh ide
pokok di tengah pesan dengan menggunakan bahasa halus.
d) Pesan persuasif
Pesan persuasif merupakan pesan yang bisa mempengaruhi audiens untuk
mengikuti ajakan yang ada. Pesan ini digunakan untuk menarik audiens
yang tidak menunjukkan ketertarikan. Pendekatan tidak langsung adalah
pendekatan yang tepat untuk digunakan karena kita bisa memaparkan
fakta-fakta yang ada sehingga audiens akan terbuka pikirannya.
 BAB 7
Revisi Pesan-Pesan Bisnis

A. Keterampilan Merevisi
Penyampaian pesan-pesan bisnis melalui surat, memo, proposal, dan laporan bisnis
dibutuhkan persiapan yang cukup matang karena surat bisnis tidak bisa sekali jadi. Tahap
pembuatan surat bisnis dibutuhkan langkah yang lengkap disertai dengan revisi yang perlu
untuk dilakukan. Tahap awal berupa mempersiapkan draft dan konsep dasar dari pesan yang
ingin disampaikan, lalu pada tahap selanjutnya adalah penelaahan (review) dan perbaikan
ulang.
Revisi bisnis dilakukan dalam tahap-tahap ini adalah agar terhindar dari kesalahan
dan kekeliruan fatal dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis. Merevisi pesan-pesan bisnis
harus dilakukan dengan seksama dan tidak boleh dianggap remeh atau enteng. Hal-hal yang
digunakan dalam merevisi pesan-pesan bisnis yaitu mengedit isi dan pengorganisasiannya,
gaya kepenulisan, dan mengedit format penulisan surat.
1. Mengedit isi dan pengorganisasiannya
Revisi tahap ini dilakukan dengan melakukan cek ulang substansi yang berpotensi
menimbulkan kesalahan fatal yang dapat mengganggu hubungan baik antarpihak dan
menimbulkan pencitraan yang tidak baik dan tidak profesional bagi perusahaan.
Dokumen dibaca lebih dahulu dengan cepat dan memfokuskan pada review, isi
(substansi), pengorganisasian, dan alur penulisan pesan. Perlu diperhatikan juga pada
bahan-bahan yang perlu dan penting untuk disampaikan seperti pada bagian pesan-pesan
awal dan akhir yang juga mempunyai pengaruh terbesar terhadap penerima pesan. Hal ini
termasuk pada paragraf-paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi
bahan.
2. Mengedit gaya penulisan (style)
Gaya penulisan pesan bisnis lebih bersifat formal dengan dilengkapi kaidah-kaidah
kebahasaan yang tentunya harus tetap bisa menarik perhatian. Gaya kepenulisan yang
baik dapat mempermudah penerima pesan dalam memahami pokok bahasan pada suatu
pesan. Hal ini dapat dilakukan dengan membuat judul, sub judul, sub-sub judul, indentasi,
huruf tebal, garis bawah, dan sebagainya.
 3. Mengedit Format
Pesan bisnis kemudian direvisi dengan memperhatikan format pesan bisnis secara
keseluruhan. Format penulisan yang menarik akan mendorong orang untuk membacanya.
Hal ini juga tidak lepas dari memberikan perhatian pada masalah kerapian, kebersihan,
dan kualitas kertas yang dapat menjadi daya tarik sendiri bagi pembaca untuk segera
membacanya. Format penulisan yang baik juga menjadi bentuk apresiasi dari pengirim
pesan kepada pihak penerima pesan yang akan membacanya.
B. Pemilihan Kata yang Tepat
Penggunaan kata yang tepat pada kalimat akan menyalurkan ide atau gagasan
yang tepat juga dalam sebuah pesan. Pesan yang tepat ini bertujuan untuk memudahkan
penerima untuk memahami pesan bisnis yang disampaikan. Tujuan pesan-pesan bisnis ini
dapat terganggu apabila penulis pesan menggunakan kata-kata yang asing, boros, dan
bertele-tele yang membuang waktu penerima pesan
1. Memilih kata-kata yang sudah familiar/dikenal
Pesan bisnis diusahakan hadir tanpa membuat bingung pembaca dengan
menghindari kata atau istilah yang kurang umum. Analsis pembaca perlu dilakukan
dalam memilih kata-kata yang familiar. Analisis ini terkait latar belakang pembaca baik
itu latar belakang pendidikan, budaya, dan pengalaman pembaca. Pemahaman akan latar
belakang pembaca yang baik dapat berpengaruh baik pada proses penyampaian bisnis
hingga mudah dipahami oleh pembaca.
2. Memilih kata-kata yang singkat.
Penggunaan kata-kata yang singkat dan tepat dapat membuat pesan bisnis lebih
efisien dan mudah dipahami oleh pembaca. Kaidah penulisan yang tepat juga harus
diperhatikan memilih kata-kata yang singkat dan tepat. Kaidah ini disesuaikan juga
dengan pangkat dan kedudukan penerima pesan tersebut, baik itu seperti kata sapaan
Bapak, Ibu, Saudara, maupun Anda. Hal ini menunjukkan bentuk kearifan dan
kedewasaan berpikir seseorang dalam korespondensi bisnis
3. Memilih kata-kata yang bermakna tunggal
Kata-kata adakalanya memiliki makna ganda, hal ini sebaiknya dihindari dalam
penulisan pesan bisnis. Ini dilakukan agar tidak mengakibatkan penafsiran dan persepsi
yang bermacam-macam, atau bahkan tidak tersampaikannya maksud penyampaian pesan-
 pesan bisnis tersebut. Maka, kata-kata dalam pesan bisnis harus menggunakan kata yang
bermakna jelas, tegas, dan dengan memperhatikan makna positif dan negatif kata terkait
konteks bahasan dan budaya dalam wilayah bisnis tersebut.

C. Membuat Kalimat yang Efektif

Kalimat disusun secara efektif agar pembaca pesan dapat memahami maksud dari
pesan bisnis tersebut. Kalimat efektif dibentuk secara sadar dan sengaja disusun untuk
memuat dan memberi daya informasi yang baik dan tepat. Kalimat efektif harus disesuaikan
dengan kaidah bahasa terkait unsur subjek dan predikat, singkat, tidak berbelit-belit, enak
dibaca dan sopan.
Penyusunan kalimat efektif memperhatikan tiga hal khusus yaitu, kesatuan pikiran,
kesatuan susunan, dan kelogisan. Dalam kalimat efektif, topik suatu bahasan digambarkan
melalui subjek dan bisanya berupa kata benda dari pertanyaan “apa” atau “siapa”.
Kemudian, predikat digambarkan dengan kata kerja yang menerangkan kegiatan dari subjek.
Kalimat efektif juga dilengkapi dengan pelengkap yang memperjelas arti suatu kata kerja,
baik itu objek langsung (direct object) maupun objek tidak langsung (indirect object). Objek
langsung diwakilkan dengan kata tanya “apa” sedangkan subjek tidak langsung dengan kata
tanya “siapa”. Pembuatan kalimat efektif juga termasuk pemahaman akan pengelompokkan
kalimat dan bagaimana mengembangkan suatu paragraf.

1. Jenis Kalimat
a. Kalimat Sederhana
Kalimat sederhana merupakan kalimat yang tersusun oleh sebuah subjek dan
sebuah predikat dan bisa saja dilengkapi oleh kalimat pelengkap berupa objel langsung
maupun objek tidak langsung.
b. Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk biasanya terdiri atas dua atau lebih klausa independen dan
tidak mempunyai klausa dependen. Kalimat majemuk dihubungkan dengan kata
penghubung. Klausa independen termasuk anak kalimat yang dapat berdiri sendiri dan
mempunyai pengertian yang utuh. Sedangkan klausa independen berupa anak kalimat
 yang tidak memiliki arti yang utuh dan tidak dapat berdiri sendiri. Kalimat ini
dibentuk karena dua buah ide memiliki tingkat kepentingan yang sama.

c. Kalimat Kompleks
Kalimat kompleks merupakan kalimat yang terdiri dari satu klausa independen
dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat. Kalimat ini dibentuk ketika
dua buah ide pesan bisnis memiliki tingkat kepentingan yang berbeda.
2. Cara Mengembangkan Paragraf
Paragraf dikembangkan dengan dua pendekatan yaitu pendekatan induktif dan
deduktif. Pendekatan Induktif identik dengan penjelasan berbagai alasan terlebih dahulu
di awal baru selanjutnya ada kesimpulan di akhir. Sedangkan pendekatan deduktif
merupakan sebaliknya yaitu dengan kesimpulan di awal lalu diikuti alasan-alasannya.
Suatu paragraf dalam pesan bisnis dapat menggambarkan ilustrasi, perbandingan pada
kesamaan dan perbedaan, pembahasan sebab akibat, klasifikasi dan pemecahan masalah.
a. Ilustrasi
Ilustrasi pada pesan bisnis memberikan gambaran tentang ide atau gagasan
umum dengan topik bahasan yang relevan dengan gambaran yang lebih jelas dan
mudah dipahami oleh pembaca. Ilustrasi biasanya diambil berdasarkan lingkungan
terdekat pembacanya itu sendiri, jadi pesan dapat mudah tercerna dan terserap dengan
baik.
b. Perbandingan
Pada beberapa pesan bisnis juga digunakan pendekatan perbandingan dari
sebuah pemikiran yang ingin disampaikan dalam pesan bisnis, baik itu
membandingkan persamaan maupun perbedaan. Perbandingan butuh pandangan dan
wawasan yang luas sehingga topik perbandingan yang dibahas dapat terkupas secara
jelas dalam pesan-pesan bisnis yang disampaikan.
c. Pembahasan Sebab Akibat
Pesan bisnis juga bisa memuat penjelasan akan hubungan mengenai sebab
akibat suatu hal yang hendak disampaikan sebagai maksud dari pesan bisnis itu
sendiri. Pembaca dapat diarahkan dalam keputusan tertentu terkait bahasan yang
 sedang dibicarakan dalam sebuah pesan bisnis. Pembahasan sebab-akibat dapat
menuntun pada pertanyaan lebih lanjut pada suatu bisnis yang ingin disampaikan.
d. Klasifikasi
Topik bahasan pada pesan-pesan bisnis dapat juga difokuskan dan diarahkan
dengan melakukan pengelompokan maupun klasifikasi ide-ide umum ke arah ide-ide
yang lebih khusus. Hal ini dapat mempermudah pemahaman pembaca mapun pengirim
akan maksud dari pesan-pesan bisnis itu. Pola pengembangan ini dilakukan dengan
menambahkan beberapa sub topik pada sebuah topik utama dalam pesan bisnis
e. Pemecahan Masalah
Cara penyampaian pesan-pesan bisnis dalam bentuk pemecahan masalah
digambarkan dengan suatu bahasan masalah yang kemudian dicari bagaimana cara
pemecahan masalahnya melalui pesan bisnis tersebut. Hal ini bisa memberikan
pengaruh pada pembaca dengan penyajian analitis yang diberikan untuk mengambil
keputusan-keputusan penting yang sistematis dalam masalah yang diangkat sebagai
pesan bisnis.

Menurut kalian faktor apa si yang membuat kita sebagai yang menyampaikan pesan bisnis
menjadi tidak efektif atau terkesan bertele-tele? Nah terus menurut kalian efektif ga kalo
misalnya kita tidak merevisi pesan yang telah di kirim kepada klien atau karyawan?