PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN

BISNIS

KOMUNIKASI BISNIS

BAYU DWI PRASETYO, S.E, M.M.

Disusun oleh :
KELOMPOK 4 (3B AKUNTANSI)

 022120056 - Erik Permana

 022120071 - Delva Ryanti
 022120073 - Annisa Nur Faizah

UNIVERSITAS PAKUAN BOGOR

FAKULTAS EKONOMI dan BISNIS
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
2021
1. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis mencakup antar lain : Beberapa hal yang

menyebabkan pesan-pesan tak terorganisir dengan baik; Pentingya pengorganisasian
pesan-pesan dengan baik; Penorganisasian pesan-pesan melalui outline. Pengorganisasian
pesan-pesan yang baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

2. HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK TERORGANISASI

DENGAN BAIK

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada

bawahannya, kadangkala tak terorganisir dengan baik. Hal tersebut dapat menyebabkan
pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran, atau hasilnya tidak sesuai dengan
apa yang dikehendaki. Beberapa hal yangmenyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi
dengan baik :

a. Bertele-tele
Pesan yang bertele-tele membuat pembaca memerlukan waktu yang cukup lama
untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan.
b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
Adanya informasi yan tidak relevan, tidak penting dalam pesan-pesan yang
disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan selai membuang-buang
waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak
jelas dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan
dan penting saja yang disampaikan kepada audiens.
c. Menyajikan ide-ide secara tidak logis
Penyebab selanjutnya yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisir, adalah
adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topic bahasan yang
disampaikan pada audiens. Hal tersebut menyebabkan ketidak lancaran komunikasi,
karena audiens sulit mengerti pesan-pesan yang disampaikan.

d. Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan

Apabila pesan-pesan yang tidak relevan dan pesan-pesan yang tidak penting tidak
penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada
kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan.
Karena sedang membahas poin-poin yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung
 saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi
terabaikan.

3. PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK

Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada 4 hal yang harus
diperhatikan, yaitu :

a. Subjek dan tujuan haruslah jelas

b. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan
c. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis
d. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup

Manfaat menyusun pesan dengan baik :

a. Membantu audiens memahami suatu pesan

Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis
dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens akan
mudah memahami maksud/tujuan pesan.
b. Membantu audiens menerima suatu pesan
Pengorganisasian pesan-pesan baik, disamping membantu audiens dalam memahami
maksud/tujuan pesan, sudah disusun secara logis, tapi audiens tidak dapat menerima
isi pesan tersebut. Hal tersbut kemungkinan karena gaya bahasa yang digunakan
terlalu menusuk pada sasaran (to the point).
c. Menghemat waktu
Dengan menyampaikan informasi yang relevan, maka waktu audiens akan dihemat.
Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang
disampaikan, tanpa harus memeras otak danmengerutkan dahi.
d. Mempermudah pekerjaan komunikator
Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan mengetahui cara
menyampaikannya, rasa percaya komunikator akan meningkat, dan ini menyebabkab
semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan.

4. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE

Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan,
yaitu pendefinisian dan penggolongan ide-ide; dan penetapan urutan ide-ide dengan
perencanaan organisasional yang terpilih secara hati-hati.
a. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide
 Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar yang harus
dipecahkan oleh setiap komunikator. Jikamateri yang disajikan lemah, apalagi tidak
memiliki suatu gaya yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur. Cepat atau
lambat, audience akan menyimpulkan bahwa yang disampaikan benar-benar tidak
bernilai sedikitpun. Semua kegiatan komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf
surat, atau menulis laporan 200 halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi
materinya. Semakin panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan, semakin
penting tahap pertama ini.
Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat
diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat outline akan
membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang
lain. Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan sehinga komunikator
dapat menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien dan efektif.
Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu komunikator
mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga audience akan mengerti dan
memehami pola piker komunikator.
Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga
golongan, yaitu :
1) Mulailah dengan ide pokok
Ide pokok (main idea) akan membantu menetapkan tujuan dan strategi
umum dari suatu pesan. Idde pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal
yaitu: (a) hal-hal apa yang diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh
audience, (b) alasan yang mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau
memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.
2) Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua
adalah menyusun poin-poin penting lainnya, sebagai pendukung ide pokok.
3) Ilustrasi dengan bukti-bukti
Tahapan ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi
dengan mengemukakan bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti
yang dapat disajikan, semakin baik outline yang dibuat.
b. Menentukan urutan dengan rencana organisional
Setelah selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya
adalah menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan
penyampaian materi, ada dua pendekatan penting yang dapat digunakan, Yaitu:
 a. Pendekatan langsung
Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif, di
mana ide pokok muncul paling awal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.
b. Pendekatan tidak langsung
Sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti-bukti
muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya.

Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat
(memo dan surat) maupun pesan formal/panjang (laporan, usulan, dan presentasi).
Untuk menentukan pendekatan yang akan digunakan, reaksi audience terhadap
maksud/tujuan pesan dan tipe/jenis pesan yang akan disampaikan harus dianalisis
terlebih dahulu.

Secara umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para audience

mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang akan
disampaikan. Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan, lebih baik digunakan
pendekatan tak langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audience positif, gunakanlah
pendekatan langsung; dan sebaliknya, jikareaksi audience negatif, gunakanlah
pendekatan tak langsung

Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu

pendekatan umum, langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional
yang paling cocok diantara bebagai model berikut:

a. Direct request
Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang
langsung pada poin yang dituju. Direct Request dapat bebentuk surat maupun
memo. Misalnya, anda tertarik terhadap suatu produk baru dan anda berkelilingan
mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut, sepeti karakteristik, harga, cara
pembayaran, dan sebagainya, maka anda dapat membuat surat permintaan
langsung. Bila para audience akan menjadi tertarik atau memiliki hasrat yang luar
biasa, dapat digunakan Permintaan langsung (direct request). Permintaan langsung
menggunaka pendekatan langsung pada poin yang dituju.
b. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill
Jika memberikan informasi rutin adalah bagian dari bisnis tetap, para audience
mungkin akan menjadi netral sikapny ,m a terhadap pesan yang diberikan.
Tetapi pesan-pesan yang berisi berita baik (good news) atau berisi goodwill
 seperti pengumuman penurunan harga, suatu undangan, atau ucapan selamat dari
teman sejawat, akan diterima dengan senang hati oleh para audience. Dari
penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa untuk menyampaikan pesan-pesan
jenis ini lebih cocok digunakan pendekatan langsung karena reaksi audiencenya
positif
c. Pesan-pesan bad news
Jika mareti yang diumumkan berisi berita buruk (bad news) seperti penolakan
suatu lamara, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat,
audience pada umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh
karena itu,pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Jika
harus menyampaikan berita yang kurang menyenangkan (bad news) cobalah
untuk menempatkaanya pada bagian pertengahan surat, dan gunakanlah bahasa
yang halus.
d. Pesan-pesan persuasif
Bila audience benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang
disampaikan, maka pesan-pesan persuasi (persuasive messages) dengan
pendekatan tak langsung dapat digunakan. Untuk melakukan penagihan pinjaman
dan penjualan produk, pendekatan yang digunakan adalah persuasi. Komunikator
perlu membuka pikiran audience dengan melakukan persuasi, sehingga mereka
dapat memahami fakta yang ada

Kebanyakan pesan-pesan singkat dapat memnggunakan salah satu dari empat

dasar rencana organisasional. Tetapi, untuk pesan-pesan yang lebih panjang,
seperti pembuatan laporan atau presentasi, diperlukan pola yang lebih kompleks
untuk menangani semakin banyaknyaimformasi yang disampaikan. Pola-pola
tersebut dapat dibedakan kategori Informasional dan kategori analitikan.

Pada umumnya laporan atau presentasi yang paling mudah adalah yang bersifat
informasional karena hanya sekedar menyajikan fakta-fakta yang berhasil
ditemukan. Yang termasuk kedalam kategori informasional antara lain instruksi
operasi, laporan status, deskripsi teknis dan penjabaran prosedur dalam suatu
perusahaan.

Pesan-pesan informasional yang panjang jelas memiliki suatu ide pokok, yang
selanjutnya dikembangkan kedalam subtopik-subtopik yang disusun secara
kronologis, geografis, atau berdasarkan tingkat kepentingannya.
Secara umum, lebih sulit untuk mengorganisasi laporan dan presentasi anatikal
(secara analitis) yang didesain ke arah suatu kesimpulan tertentu. Manakala tujuan
komunikator adalah untuk melakukan kolaborasi dengan audience untuk
memecahkan suatu masalah, atau melakukan persuasi untuk suatu tindakan
tertentu, komunikator harus memilih rencana organisasional yang dapat
mmberikan argumen yang logis.

Rangkuman penyusunan jenis-jenis pesan ialah setiap rencana organisasional,

pembuka, body, dan penutup, mempunyai peranan penting dalam penyampaian
pesan-pesan.