Penyampaian Gagasan Proses Penulisan 3x3 Secara Tertulis,

Lisan, Sistematis, dan Etis

Oleh:

Kelompok 6 :
1. Ni Putu Nia Juniantari ( 2007311005 )
2. Ni Made Gita Nandini ( 2007311010 )
3. Ni Putu Sri Lindayani ( 2007311026 )
4. P. W. Darmaningsih ( 2007311028 )

Diploma III Akuntansi

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Udayana Denpasar

Tahun 2021/2022

1
 Daftar Isi

Daftar Isi...........................................................................................................................................i
BAB I...............................................................................................................................................1
PENDAHULUAN...........................................................................................................................1
BAB II.............................................................................................................................................2
PEMBAHASAN..............................................................................................................................2
Beradaptasi Terhadap Tanggung Jawab Legal............................................................................2
Mengorganisasikan dan Menulis Pesan Bisnis............................................................................2
PENUTUP.....................................................................................................................................11
Kesimpulan....................................................................................................................................11
Daftar Pustaka................................................................................................................................13

2
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Salah satu tanggung jawab utama dalam menulis untuk organisasi atau diri
anda sendiri adalah menghindari bahasa yang bisa menyeret anda kepengadilan.
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan langkah strategis bagi pencapaian
organisasi secara menyeluruh, Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu
panjang hingga mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan.
Dengan kata lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca
memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang
disampaikan.
Adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan-pesan
yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, disamping
membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan
menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya
informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada audiens.
1.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana cara beradaptasi terhadap tanggung jawab legal?
2. Bagaimana cara mengorganisasikan dan menulis pesan bisnis?
3. Hal-Hal apa saja yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisasi dengan
baik?
4. Bagaimana pentingnya pengorganisasian yang baik?
5. Bagaimana pengorganisasian pesan-pesan terhadap outlet?
6. Apa dan bagaimana cara merevisi pesan?
1.3 Tujuan
1. Bagaimana cara beradaptasi terhadap tanggung jawab legal?
2. Bagaimana cara mengorganisasikan dan menulis pesan bisnis?
3. Hal-Hal apa saja yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisasi dengan
baik?
4. Bagaimana pentingnya pengorganisasian yang baik?
5. Bagaimana pengorganisasian pesan-pesan terhadap outlet?
6. Apa dan bagaimana cara merevisi pesan?

3
 BAB II

PEMBAHASAN

Beradaptasi Terhadap Tanggung Jawab Legal

Salah satu tanggung jawab utama dalam menulis untuk organisasi atau diri anda sendiri
adalah menghindari bahasa yang bisa menyeret anda kepengadilan. Dalam lingkungan bisnis
saat ini, dimana banyak sekali tuntunan perkara, banyak diantaranya disebabkan oleh
penggunaan dan penyalah gunaan bahasa. Anda dapat melinduyngi diri anda sendiri dan
menghidari tuntutan hukum dengan mengetahui apa yang legal dan mengadaptasi dan sesuai
dengannya.

Mengorganisasikan dan Menulis Pesan Bisnis

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan langkah strategis bagi pencapaian organisasi
secara menyeluruh, terencana dengan baik agar mempermudah tujuan komunikasi. Setelah
memahami proses komposisi dan perencanan, maka tahap selanjutnya adalah
pengorganisasian pesan bisnis.

Berikut beberapa tahapan dalam mengorganisasikan dan menulis pesan bisnis :

a. Mencari Data dan Menghasilkan Ide

Proses pengumpulan informasi disebut sebagai riset (research). Riset perlu dilakukan
sebelum mulai menulis karena informasi yang dikumpulkan membantu membentuk
pesan. Menemukan data-data penting setelah sebuah pesan setengah selesai sering berarti
akan mulai dari awal lagi dan mengorganisasikan ulang.
b. Mengorganisasikan Data
Pesan yang diorganisasikan dengan baik adalah dengan mengelompokkan poin-poin
yang mirip, ide-ide mengikuti urutan yang membantu pembaca memahami hubungan dan
menerima pandangan penulis. Dua teknik sederhana bisa mambantu dalam
mengorganisasikan ide dengan membuat daftar dan bagan. Keuntungan Menyusun
sebuah bagan adalah dapat memberikan kita kesempatan untuk mengorganisasikan
pemikiran kita sebelum kita macet dala memilih kata dan struktur kalimat. Format
alfanumerikan yang lazim menggunakan angka romawi, huruf dan nomor untuk
menunjukkan ide utama dan pendukung.

4
c. Mengorganisasikan Ide kedalam Pola
1. Pola langsung untuk audience reseptif
Penjelasan dan rincian sebaiknya mengikuti pembukaan, yang penting adalah
bergerak ke ide utama secepat mungkin. Metode langsung ini mempunyai kelebihan
yaitu menghemat waktu pembaca, menetapkan bingkai berpikir yang tepat dan
mencegah frustasi pembaca.
2. Pola tidnk langsung untuk audience yang tidak reseptif
Pendekatan ini paling baik digunakan untuk jenis pesan good news, ide yang
bersifat membujuk dan berita sensitive terutama yang dikirim kepada atasan. Pola
tidak langsung memiliki kelebihan yaitu menghargai perasaan audience, mendorong
penerimaan yang baik dan meminimalkan reaksi negative.

1. Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik

Beberapa hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik, yaitu :

a. Bertele-tele
Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai
beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan-
pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup
lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan.
b. Memasukkan Bahan-bahan yang Tidak Relevan
Adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan-pesan
yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, disamping
membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan
menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya
informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada audiens.
c. Menyajikan Ide-Ide Secara Tidak Logis
Penyebab selanjutnya yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi
adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang
disampaikan kepada audiens. Hal tersebut menyebabkan ketidaklancaran komunikasi
karena audiens akan sulit mengerti pesan- pesan yang disampaikan.
d. Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercantum di dalam Pembahasan
Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan
pesan- pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin -poin

5
 yang penting justru terlupakan dalam topik pembahasan. Karena fokus membahas hal-
hal yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang scharusnya
memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan. Keempat masalah tersebut
sering terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh karena itu, hal-hal tersebut perlu
memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.
2. Pentingnya Pengorganisasian Pesan yang Baik

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para
bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang
disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki.
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan
akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi
audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi
tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan
yang baik sebagai berikut:

a. Subjek dan tujuan harus jelas.

b. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
c. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
d. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal
berikut ini :

1. Memahami pesan yang disampuikan

Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara
logis dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan,
maka audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan.
2. Membantu audiens menerima pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiens dalam
memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan
tersebut.
3. Menghemat waktu audiens
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan
menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang
baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya

6
 menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat.
Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang
disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
4. Mempermudah pekerjaan komunikator
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan
komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini
merupakan factor yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan
berjalan dengan baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui apa yang ingin
disampaikan, dan menetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator
akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan
efisien dalam menyelesaikan pekerjaan.
3. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline

Pengorganisasian pesan dapat dilakukan dengan membuat outline yang memuat hal-hal
sebagai

berikut :

a. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap
komunikator yang harus dipecahkan. Jika materi yang disajikan lemah dan tidak memiliki
suatu gaya yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur. Semua kegiatan komunikasi,
baik menelpon, membuat tiga paragraph surat, atau menulis 200 halaman, harus dimulai
dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks materi yang
disampaikan, semakin penting tahap pertama ini. Apabila pesanyang disusun panjang dan
kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Susunan suatu
outline secara garis besar terdiri dari tiga tahap, yaitu :

1) Mulai dengan ide pokok (main idea) akan membantu dalam menetapkan tujuan dan
strategi umum dari suatu pesan.

2) Nyatakan poin-poin pendukung yang penting.

3) Ilustrasi dengan bukti-bukti. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, semakin baik
outline yang dibuat.

b. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

7
Setelah mengelompokkan ide-ide, lungkah selanjutnya adalah menentukan urutun- urutan
terhadap ide-ide tersebut agar selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan
yaitu :

1) Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan deduktif,
dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya.
Pendekatan ini biasanya digunakan apabila reaksi audiens cenderung positif atau
menyenangkan.

2) Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering discbut dengan pendekatan
induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru diikuti dengan ide pokok.
Biasanya pendekatana ini digunakan saat reaksi audiens cenderung negatif atau tidak
menyenangkan. Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri
audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya
adalah menentukan jenis pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar jenis
pesan yang dapat di sampaikan meliputi dibawah ini :

 Direct Request

Jenis atau tipe pesan bisnis yang paling sering digunakan adalah penyampaian yang
langsung pada hal yang dituju. Pesan ini dapat berbebtuk surat dan memo. Contoh dari pesan
permintaan langsung ini dat terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin, aduan
atau klaim, permintaan kredit rutin dan lain-lain.

 Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill

Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam
kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan
karyawan, konsumen, klien dan para pemegang saham. Surat permintaan rutin mempunyai
potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi
perusahaan. Oleh karena itu, ketika menulis suatu surat permintaan rutin, anda harus menjaga
maksud/ tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan anda. Anda harus bertanya pada diri
sendiri apa yang anda ingi sendiri apa yang anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka
memahami pesan yang anda sampaikan.

 Pesan-pesan Bad News

8
 Pesan-pesan bad news merupakan pesan yang menginformasikan kabar buruk atau berita
yang tidak menyenangkan, contohnya seperti penolakan surat lamaran,menolak
kredit,melakukan perampingan karyawan,atau menurunkan pangkat. Jika anda membuat
pesan bad news, cobalah untuk menempatkannya pada bagian pertengahan surat dengan
menggunakan bahasa yang kalus.

 Pesan-pesan persuasif

Perseasif merupakan suatu usaha mengajak/mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakan

audiens untuk mencapai suatu tujuan secara sederhana, pesan persuasif yang efektif adalah
kemapuan untuk menyampaikan suatu pesan didalam suatu cara yang membuat audiens
(pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju. Contoh
penyampaian pesan persuasif yaitu pada pesan dalam kegiatan untuk mendapatkan dana dan
kerjasama.Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung
mempertahankan ide atau gagasannya.Pesan-pesan persuasive umumnya lebih lama,lebih
rinci,dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat.

Revisi (perbaikan) pesan merupakan tahap terakhir dalam proses penyusunan pesan bisnis
pada tahap ini. Akan dilakukan kegiatan menyunting (editing), menulis ulang pesan,
memproduksi pesan, mencetak pesan. Pada saat tahap revisi itu perlu dilakukan untuk dapat
memastikan nahwa pesan yang direncanakan dan disusun sudah bebas dari kesalahan.

a) Menyunting pesan (editing)

Setelah naskah pertama selesai, kebanyakan orang menganggap pekerjaan
Menyusun pesan telah selesai dan mulai beralih ke pekerjaan lainnya. Hal yang
sesungguhnya tidaklah demikian. Menyusun pesan bisnis memerlukan proses yang
dilakukan dengan hati-hati. Draf pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang (riview)
dan diperbaiki lagi, baik dari sudut isi maupun gaya bahasa yang digunakan,
organisasi, serta format penulisannya.
 Mengevaluasi isi dan organisasi
Idealnya naskah pertama dibiarkan selama beberapa saat sebelum memulai
proses penyuntingan. Evaluasi dimulai dengan membaca secara tepat dan
memusatkan perhatian pada isi, organisasi, dan format pesan.
 Menunjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan

9
 Setelah puas denga nisi, organisasi dengan dan format pesan, berikutnya
dievaluasi gaya dan kemudahan pembacaan. Apakah gayanya sudah menimbulkan
nada yang sesuai dengan peristiwa? Untuk memastikan kemudahan pembacaan,
periksa Kembali kosakata, Panjang kalimat dan paragraph, dan struktur kalimat. Perlu
dicari kemungkinan-kemungkinan pesan lebih menarik melalui penggunaan kata-kata
dan ungkapan yang lebih kuat dan bersemangat.

b) Menulis Ulang Pesan

Telah disampaikan bahwa dokumen bisnis dapat meningkatkan citra
perusahaan. Dokumen yang ditulis ulang umumnya lebih mantap dan kuat. Namum,
perhatian dan waktu yang digunakan untuk melakukan perbaikan kata dan kalimat
hendaknya disesuaikan dengan Batasan waktu (deadline).
Ketika menulis pesan ulang, perhatian ditujukan pada setiap kata yang
memberikan kontribusi pada kalimat yang efektif dan pengembangan kalimat agar
menjadi paragraf yang berkaitan secara logid. Banyak dokumen bisnis membengkak
karena menggunakan kata-kata dan ungkapan yang tidak perlu, bagian-bagian yang
menggangu sebaiknya dihilangkan atau dihapus, tentunya setelah terlebih dahulu
menyimpan arsip versi sebelumnya.
Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik, dokumen bisnis kemungkinan
akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih
ringkas, mantap, dan kuat.

c) Memproduksi Pesan
Setelah puas dengan isi pesan, organisasi, gaya, kemudahan dibaca, pilihan
kata, pengembangan paragraf, dan menulis pesan, proses pembuatan pesan belum
selesai. Draf ditulis dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis.
Pada masa sekarang ini, Sebagian besar dokumen bisnis diproduksi menggunakan
computer. Berbagai aplikasi bisa dipergunakan untuk membuat desain agar pesan
lebih menarik. Misalnya, Ms. Word, deskop, publishing, photoshop, dan lain-lain.
Desain pasar yang efektif akan memberiakn pedoman kepada pembaca dalam
menuimak seluruh isi dokumen. Desain yang menarik belum tentu efektif. Oleh
karena itu, desain yang menarik dan efektif menjadi sasaran penting dalam
memproduksi pesan.
Agar desain pesab bisnis efektif, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
10
 Konsistensi
Pemakaian desain yang konsisten dalam seluruh isi dokumen untuk elemen
desain yang muncul berulang-ulang. Misalnya penggunaan marjin, jenis huruf, besar
huruf,bspasi, dan garis.
 Seimbang
Supaya desain terlihat menyenagkan, perlu dijaga keseimbangan ruang antara
teks, gambar, dan ruang kosong.
 Terkendali
Desain diusahakan sederhana. Terlalu banyak elemen desain atau terlalu
banyak sentuhan dekoratif akan menyebakan dokumen menjadi kacau.
 Rincian
Desain yang baik akan memberi kemudahan bagi pembaca untuk mencari
rincian pesan. Rincian pesan yang ingin ditampilkan akan mempengaruhi desain.

d) Mencetak Pesan
Setelah Menyusun pesan dari awal sampai akhir, Langkah terakhir adalah
mencetak pesan. Teknologi layer computer saat ini memang sudah WYSWYG ( What
You See Is What You Get). Namun, mencetak dokumen di atas kertas perlu dilakukan
untuk memastikan marjin, penampilan, keberanian nomor halaman, judul, gambar,
dan rincian lainnya.
Mencetak dokumen yang belum final dengan printer dapat dilakukan menggunakan
pilihan print quality yang lebih rendah untuk menghemat toner atau tinta.

11
 PENUTUP

Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan diatas, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Setelah memahami proses komposisi dan perencanaan, maka tahap selanjutnya adalah
pengorganisasian pesan bisnis. Beberapa tahapan dalam mengorganisasikan dan menulis
pesan bisnis adalah : a) Mencari Data dan Menghasilkan Ide, b) Mengorganisasikan Data dan
c) Mengorganisasikan Ide kedalam Pola.

2.Beberapa hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik, yaitu :

a. Bertele-tele, yakni pesan-pesan awal terlalu panjang sehingga pembaca lambat memahami
maksud pesan

b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan, yakni adanya informasi yang tidak relevan
dan tidak penting dalam pesan-pesan yang disampaikan kepada audiens

c. Menyajikan ide-ide secara tidak logis, yakni adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak
terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada audiens d. Informasi penting kadang
kala tidak tercantum di dalam pembahasan, yakni lebih

banyaknya pembahasan mengenai informasi yang tidak relevan sehingga informasi

yang lebih penting kadang terlupakan.

3. Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang baik penting, karna hal tersebut dapat
membantu audiens dalam memahami pesan yang disampaikan dengan disajikannya informasi
yang jelas dan benar, membantu audiens menerima pesan dengan diorganisasikannya pesan
dengan baik dan mudah di baca, menghemat waktu audiens dengan menyampaikan ide-ide
yang relevan sehingga mudah dan cepat dipahami serta mempermudah pekerjaan
komunikator dengan terorganisirnya pesan-pesan bisnis maka akan mempercepat pekerjaan
komunikator.

4. Pengorganisasian pesan dapat dilakukan dengan membuat outline yang memuat hal-hal
sebagai berikut :

a. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide

12
Semakin panjang dan kompleks materi yang disampaikan, semakin penting tahap pertama ini.
Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan
menjadi penting artinya.

b. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah mengelompokkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah menentukan urutan urutan

terhadap ide-ide tersebut agar selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan
yaitu pendekatan langsung dan pendekatan tidak langsung.

5. Setelah tahap perencanaan, pengorganisasian, dan pembuatan (penulisan) pesan-pesan

bisnis langkah selanjutnya adalah melakukan koreksi, penyempurnaan atau perbaikan (revisi)
terhadap pesan-pesan bisnis.

13
 Daftar Pustaka

Marhadi. 2012. Komunikasi dalam Dunia Bisnis. Pekanbaru : Alaf Riau. Pratminingsih, Sri
Astuti. 2006. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta : Graha Ilmu.

https://reviindah.wordpress.com/2015/05/16/vii-pengorganisasian-dan-revisi-pesan-pesan
bisnis/

14