6.

1 BERADAPTASI TERHADAP TANGGUNG JAWAB LEGAL

Salah satu tanggung jawab utama anda dalam menulis untuk organisasi atau diri andasendiri adalah
menghindari bahasa yang bisa menyeret anda kepengadilan. Dalamlingkungan bisnis saat ini, dimana
banyak sekali tuntunan perkara, banyak di antaranya disebabkan oleh penggunaan dan penyalah gunaan
bahasa. Anda dapat melindungi diri andasendi dan menghindari tuntunan hukum dengan mengetahui
apa yang legal dan mendaptasi bahasa anda sesuai dengannya.Komunikator yang berhati-hati harus
mengakrabkan dirimereka dengan informasi dalam empat bidang informasi : Investasi, Keamanan,
Pemasarandan Sumber daya manusia.

6.2 Mengorganisasikan dan menulis pesan bisnis:

Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi, pengelompokan, dan urutan
butir-butir pesan. Pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik akan sulit dipahami dan dapat berakibat
adanya rasa frustasi pada penerima.

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan langkah strategis bagi pencapaianorganisasi secara

menyeluruh, terencana dengan baik agar mempermudah tujuankomunikasi. Setelah memahami proses
komposisi dan perencanaan, maka tahapselanjutnya adalah pengorganisasian pesan bisnis.

Hal-hal berikut yang menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis :

• Bagian awal terlalu panjang Bagian awal yang terlalu panjang akan menyulitkan penerima dalam
memahami ide pokoknya. Terlebih lagi apabila ide pokok disajikan terlalu ringkas.

• Memasukkan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis Hal yang tidak relevan dan tidak logis hanya
akan memperpanjang pesan bisnis, mem-buang waktu, dan mengabaikan pesan pokok.

• Informasi penting terlupakan Sering kali informasi penting terlupakan karena perhatian terpusat
pada penyajian ide pendukung atau pe-lengkap.

• Pengelompokan dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis Inti pesan
bisnis yang tidak dikelompokkan dengan baik akan membingungkan penerima. Butir pesan seolah
terlepas dan sulit dikaitkkan satu sama lain.

Hal-hal berikut yang menyebabkan baiknya suatu pesan bisnis:

• Urutan Waktu Urutan waktu penting untuk menggambarkan perkem-bangan suatu proyek dan
dalam memberikan instruksi untuk mencapai inti dari tujuan pesan.
• Urutan Ruang (spatial) Menekankan pada bentuk atau deskripsi fisik untuk membantu audiens
dalam menjalankan instruksi dengan mudah dari komunikator.

• Urutan Logis Urutan mempresentasikan ide atau analisis dari suatu masalah, komunikator harus
memutuskan bagaimana menghubungkan pikiran audiens. Biasanya dilakukan dengan mengkaji ulang
materi dan aspek-aspek yang berhubungan dengan urutan logis seperti dalam ko-munikasi tertulis
dan komunikasi lisan yang dimulai dari pembukaan, isi, penutup atau kesimpulan.

Berikut beberapa tahapan dalam mengorganisasikan dan menulis pesan bisnis :

6.3 Mencari data dan menghasilkan ide.

Proses pengumpulan informasi disebut sebagai riset (research). Riset perlu dilakukansebelum mulai
menulis karena informasi yang dikumpulkan membantu membentuk pesan. Menemukan data-data
penting setelah sebuah pesan setengah selesai sering berarti akan mulai dari awal lagi dan
mengorganisasikan ulang.

6.4 Mengorganisasikan data.

Mengorganisasikan DataPesan yang diorganisasikan dengan baik adalah dengan mengelompokkan poin-
poinyang mirip, ide-ide mengikuti urutan yang membantu pembaca memahami hubungandan menerima
pandangan penulis. Dua teknik sederhana bisa mambantu dalammengorganisasikan ide dengan
membuat daftar dan bagan. Keuntungan menyusunsebuah bagan adalah dapat memberikan kita
kesempatan untuk mengorganisasikan pemikiran kita sebelum kita macet dala memilih kata dan struktur
kalimat. Formatalfanumerikan yang lazim menggunakan angka romawi, huruf dan nomor
untukmenunjukkan ide utama dan pendukung.

6.5 Mengorganisasikan ide kedalam pola

Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan Setelah menetap-kan ide pokok dan
mengelompokkannya, perlu diputuskan pola atau pendekatan yang digunakan dalam
menentukan urutan penyajian gagasan. Pola pendekatan yang digunakan, yaitu:

a. Pendekatan deduktif/langsung (direct approach) Merupakan pola urutan penyajian ide dimana ide
pokok ditempatkan dibagian awal, kemudian diikuti ide pendukung. Pendekatan ini digu-nakan
apabila penerima pesan akan bereaksi netral atau senang saat menerima pesan tersebut.
 b. Pendekatan induktif/tak langsung (indirect approach) Pendekatan ini digunakan untuk pesan
yang dapat menimbulkan reaksi negatif atau untuk berita yang tidak mengenakkan. Pendekatan
ini disajikan di bagian awal kemudian diikuti ide pokok