MAKALAH

KOMUNIKASI BISNIS

“BAB 6 MENYELESAIKAN PESAN BISNIS”

Dosen : Ibu Fera Damayanti, SE, M.Ak

Oleh :

Wiranda Warda Soleha (B1034211028)

Ines Hanida (B1034211006)

Kelas A

Jurusan Akuntansi

Program Internasional

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS TANJUNGPURA

KOTA PONTIANAK

2022

1
 KATA PENGANTAR

Pertama-tama kami panjatkan panjatkan puji dan syukur Tuhan Yang Maha Esa yang
telah melimpahkan berkat dan rahmat-Nya. Atas berkat dan rahmat-Nya serta denagan
berbagai upaya, tugas makalah mata kuliah Komunikasi Bisnis ini yang membahas tentang
“Menyelesaikan Pesan Bisnis” dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu.

Dalam penyusunan makalah ini, ditulis berdasarkan buku yang berkaitan dengan
Menyelesaikan Pesan Bisnis, dan serta informasi dari media massa yang berhubungan dengan
Menyelesaikan pesan bisnis. Mungkin dalam pembuatan makalah ini terdapat kesalahan yang
belum kami ketahui, maka dari itu kami mohon kritik dan saran dari teman-teman maupun
dosen. Demi tercapainya tercapainya makalah yang sempurna.

Akhir kata, semoga makalah ini dapat membawa manfaat untuk pembaca.

Pontianak, 25 Maret 2022

Wiranda & Ines

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................................2

DAFTAR ISI......................................................................................................................3

BAB I PENDAHULUAN..................................................................................................4

A. Latar Belakang.........................................................................................................4
B. Rumusan Masalah....................................................................................................5
C. Tujuan Pembahasan.................................................................................................5

BAB II PEMBAHASAN ..................................................................................................6

A. Merevisi Pesan Dan Daftar Utama dalam Penyelesaian Pesan Bisnis....................6

B. Empat Teknik Menulis untuk Memperbaiki Keterbacaan pada Pesan Bisnis.........9
C. Langkah-langkah untuk Mengedit Pesan agar Jelas dan Ringkas...........................14
D. Pentingnya Membuat Pesan Menjadi Lebih Ringkas dengan Empat Cara.............17
E. Unsur-unsur Desain dalam Menentukan Efektivitas Dokumen..............................19
F. Jenis Kesalahan yang harus dicari ketika Mengoreksi Pesan Bisnis.......................22
G. Faktor-faktor dalam Mendistribusikan Pesan Bisnis...............................................23
H. Pembahasan Jawaban dari Pertanyaan Uji Pengetahuan.........................................25

BAB III PENUTUP...........................................................................................................30

A. Kesimpulan..............................................................................................................30
B. Saran........................................................................................................................31

DAFTAR PUSTAKA........................................................................................................32

3
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam sautu organisasi seringkali pemimpin salah dalam menyampaikan
pesan-pesan kepada bawahan. Hal ini dapat mengakibatkan salah dalam mengartikan
suatu pesan tersebut. Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak
berteletele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhankebutuhan
informasi, motivasi, maupun praktis bagi penerima pesan ataupun kepada para
audiens.
Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi
tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi
pesan-pesan yang baik sebagai berikut: Subjek dan tujuan harus jelas, semua
informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan, ide-ide harus dikelompokkan
dan disajikan dengan cara yang logis, semua informasi yang penting harus sudah
tercakup.
Revisi dalam organisasi atau perusahaan sangat diperlukan agar pesanpesan
bisnis yang telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau
disempurnakan untuk menghindari terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan
lainnya, sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki. Menulis pesan-
pesan bisnis sangat berbeda dengan menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi. Dalam
menulis pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga, dan waktu
yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesanpesan bisnis cenderung
dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun
format penulisannya.
Keterampilan dalam merevisi pesan-pesan bisnis sangat diperlukan oleh para
pelaku bisnis agar maksud dan tujuan yang dikehendaki bisa sesuai dengan apa yang
direncanakan. Pemilihan kata yang tepat dan pengembangan paragraf yang efektif
sangat diperlukan dalam pembuatan revisi pesan-pesan bisnis yang efektif.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa, proses penyelesaian pesan bisnis
sangat penting guna mencapai keberhasilan dalam komunikasi bisnis.

4
B. Rumusan Masalah
1. Mendiskusikan apa saja nilai dari revisi, dan bagaimana cara membuat daftar
tugas utama yang tercakup dalam penyelesaian pesan bisnis?
2. Bagaimana cara membuat daftar empat teknik menulis untuk memperbaiki
keterbacaan pesan?
3. Apa saja langkah-langkah yang dapat di ambil untuk memperbaiki kejelasan
tulisan?
4. Mengapa penting membuat pesan anda lebih ringkas, dan apa saja empat tips
tentang cara mengerjakannya?
5. Bagaimana unsur-unsur desain dapat membantu menentukan efektivitas
dokumen?
6. Apa saja jenis kesalahan yang harus dicari ketika mengoreksi.
7. Apa saja isu paling penting yang harus dipertimbangkan ketika mendistribusikan
pesan?
8. Apa saja jawaban dari pertanyaan yang ada uji pengetahuan di akhir bab?

C. Tujuan Pembelajaran
1. Mengetahui nilai dari revisi, dan memahami cara membuat daftar tugas utama
yang tercakup dalam penyelesaian pesan bisnis.
2. Mengetahui cara membuat daftar empat teknik menulis yang dapat digunakan
untuk memperbaiki keterbacaan pesan.
3. Mengetahui langkah-langkah yang dapat diambil untuk memperbaiki kejelasan
tulisan.
4. Mengetahui alasan pentingnya membuat pesan lebih ringkas dan mengetahui apa
saja empat tips tentang cara mengerjakannya.
5. Memahami tentang bagaimana unsur desain dapat membuat menentukan
efektivitas dokumen.
6. Mengetahui apa saja jenis kesalahan yang harus dicari ketika mengoreksi.
7. Mengetahui apa saja isu paling penting yang harus dipertimbangkan ketika
mendistribusikan pesan.
8. Mampu menjawab pertanyaan dari uji pengetahuan di akhir bab.

5
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Merevisi Pesan Dan Daftar Utama dalam Penyelesaian Pesan Bisnis

Sifat tugas revisi bervariasi berdasarkan media yang digunakan dan sifat pesan itu
masing-masing. Untuk pesan informal ke audiens internal, terutama ketika menggunakan
pesan instan, pesan teks, email, dan blogging, proses revisinya sering sesederhana melihat
pesan untuk mengoreksi setiap kesalahan sebelum mengirim pesan tersebut. Namun,
jangan sampai terjebak pada pikiran bahwa media elektronik, berbeda dan informal
sehingga tidak perlu khawatir pada tata bahasa, pengucapan, kejelasan, dan dasar-dasar
menulis yang baik lainnya. Kualitas ini bahkan lebih penting pada media elektronik,
terutama jika pesan elektronik ini adalah satu-satunya kontak yang dimiliki audiens anda
dengan anda. Audiens cenderung menyamakan kualitas tulisan anda dengan kualitas
pemikiran, pembuatan keputusan, dan kemampuan bisnis lainnya. Lebih dari itu
kesalahan kecil pun dapat mengakibatkan kebingungan, frustasi, dan keterlambatan yang
mahal.

Terhadap pesan yang lebih rumit, cobalah untuk menyisihkan draf hari atau 2 hari
sebelum memulai proses revisi, sehingga dapat menghadapi materi itu dengan lebih
jernih. Kemudian mulai dengan memastikan bahwa dokumen memenuhi tujuan
keseluruhan pesan tersebut dikirim, sebelum kita berpindah ke poin-poin perbaikan
seperti keterbacaan, kejelasan, dan keringkasan. Berikut daftar tugas utama yang tercakup
dalam penyelesaian pesan bisnis yaitu:

1. Mengevaluasi Isi, Pengorganisasian, Gaya dan Nada Pesan

a) Mengevaluasi Isi
Untuk mengevaluasi efektivitas suatu pesan-pesan bisnis secara menyeluruh,
keseluruhan dokumen perlu terlebih dahulu dibaca dengan cepat. Pada saat
melakukan evaluasi, ada beberapa hal yang perlu mendapatkan perhatian. Untuk
membantu memberikan gambaran yang lebih rinci tentang hal-hal apa saja yang
perlu diperbaiki atau disempurnakan, tanyakan diri anda sendiri pertanyaan
berikut:
 Apakah informasi tersebut akurat?
 Apakah informasi tersebut relevan dengan audiens?

6
  Apakah ada cukup informasi untuk memuaskan kebutuhan pembaca pesan?
 Apakah ada keseimbangan yang bagus di antara yang umum dan yang
spesifik?
b) Pengorganisasian
Setelah merasa puas dengan isi pesan langkah selanjutnya yang adalah
meninjau ulang pengorganisasiannya. Tanyakan pada diri sendiri serangkaian
pertanyaan berikut:
 Apakah semua poin tercakup dalam urutan yang benar?
 Apakah ide yang paling penting mendapat tempat yang paling banyak dan
apakah ide tersebut ditempatkan pada posisi yang paling menonjol?
 Apakah pesan akan menjadi lebih meyakinkan bila diatur dalam urutan yang
berbeda?
 Apakah ada point yang tidak perlu diulang-ulang?
 Apakah detail pesan dikelompokkan secara logis atau beberapa detail tetap
tersebar di seluruh dokumen?
 Pastikan pembukaan dan penutupan efektif.
c) Gaya dan Nada Pesan
Setelah yakin terhadap isi dan pengorganisasian suatu pesan bisnis, cobalah
perhatikan gaya dan nada penulisannya. Gunakan frasa dan nada yang mampu
menghidupkan suatu pesan sehingga semakin menarik bagi audiens. Pada saat
yang sama, lakukan pengecekan ulang untuk mengetahui apakah pesan-pesan
yang disampaikan sudah jelas, tidak membingungkan, dan mudah dipahami oleh
audiens. Apakah informasi yang penting sudah dinyatakan dan apakah transisi
yang digunakan di kalimat menyatakan secara jelas.

Luangkan waktu ekstra pada awal dan akhir pesan, bagian ini mempunyai
dampak paling besar pada audiens. Pastikan bahwa pembukaan dokumen telah
relevan, menarik, dan mendorong adanya reaksi dari pembaca. Dalam dokumen
yang lebih panjang, periksalah untuk melihat bahwa beberapa paragraf pertama
membangun subjek, tujuan, dan pengorganisasian materi dokumen. Tinjau ulang
kesimpulan untuk memastikan bahwa kesimpulan tersebut merangkum ide pokok
dan meninggalkan kesan positif pada audiens.

7
2. Meninjau Ulang Keterbacaan
Setelah mengevaluasi isi, pengorganisasian, gaya dan nada pesan, lakukan
putaran kedua untuk melihat keterbacaan pesan Anda. Sebagian besar profesional
dibanjiri dengan lebih banyak materi bacaan dari yang diperkira kan mampu mereka
konsumsi, dan mereka akan menghargai usaha Anda un tuk membuat dokumen Anda
lebih mudah dibaca. Anda juga akan diuntung. kan oleh usaha ini. Bila Anda
memperoleh reputasi sebagai penyusun dokumen yang baik yang menghargai waktu
audiens, orang akan cenderung memben lebih banyak perhatian pada karya Anda.
Lebih dari sekadar mempersingkat kata dan kalimat, Anda dapat meningkat
kan keterbacaan pesan dengan membuat dokumen itu menarik dan mudah dibaca
sepintas. Sebagian besar audiens bisnis terutama para manajer senior yang
berpengaruh-membaca dengan cepat sebagian besar dokumen untuk mencari ide
pokok, kesimpulan, dan rekomendasi. Membaca dengan cepat (skimming) juga
membantu para pembaca menilai apakah dokumen tersebut berharga. Bila mereka
menganggap bahwa dokumen tersebut mengandung informasi berharga atau
membutuhkan respons, mereka akan membacanya lebih teliti ketika ada cukup waktu.
Anda dapat mengadopsi beberapa teknik untuk membuat pesan Anda lebih mudah
dibaca dengan cepat: membuat panjang kalimat bervariasi, menggunakan paragraf
lebih pendek, menggunakan daftar dan bullet sebagai ganti narasi, dan menambahkan
judul dan subjudul yang efektif.

3. Mengedit agar Jelas dan Ringkas

Setelah Anda membaca ulang dan merevisi pesan Anda terkait
keterbacaannya, langkah selanjutnya adalah memastikan bahwa pesan Anda jelas dan
ringkas. Mungkin kalimat tertentu sangat membingungkan sehingga para pembaca
tidak dapat memahaminya. Kata-kata yang digunakan sangat samar samar sehingga
para pembaca dapat menafsirkannya ke dalam beberapa cara. Mungkin kata ganti atau
tenses beralih di tengah kalimat sehingga para pembaca kehilangan jejak tentang siapa
yang sedang berbicara atau kapan peristiwa terjadi. Kalimat B mungkin tidak secara
logis menjadi urutan kalimat A, atau kata yang penting mungkin digunakan dengan
tidak benar.

8
B. Empat Teknik Menulis untuk Memperbaiki Keterbacaan pada Pesan Bisnis
Setelah puas dengan isi, pengorganisasian, gaya, dan ada pesan lakukan
putaran kedua yaitu melihat keterbatasan pesan. Sebagian besar profesional dibanjiri
dengan lebih banyak materi bacaan dari yang diperkirakan mampu mereka konsumsi,
dan mereka akan sangat menghargai usaha untuk membuat dokumen yang lebih
mudah dibaca. Apabila pesan memperoleh reputasi sebagai penyusun dokumen yang
baik serta menghargai waktu, audiens akan cenderung memberi lebih banyak
perhatiannya kepada pesan tersebut.
Sebagian besar audiens bisnis terutama para manajer senior yang berpengaruh
membaca dengan cepat sebagian besar dokumen untuk mencari ide pokok,
kesimpulan, dan rekomendasi. Membaca dengan cepat juga membantu para pembaca
menilai apakah dokumen tersebut berharga. Bila mereka menganggap bahwa
dokumen tersebut mengandung informasi berharga atau membutuhkan respons,
mereka akan membacanya lebih teliti ketika ada cukup waktu. Terdapat beberapa
teknik untuk membuat pesan lebih mudah dibaca dengan cepat yaitu: membuat
panjang kalimat bervariasi, menggunakan paragraf lebih pendek, menggunakan daftar
dan bullet sebagai ganti narasi, dan menambahkan judul dan sub-judul yang efektif.
1. Membuat Variasi Panjang Kalimat
Variasi adalah cara kreatif untuk membuat pesan menarik dan mudah dibaca.
Dengan memilih kata dan struktur kalimat secara hati-hati, menciptakan terima
yang menekankan pada poin penting, menghidupkan gaya tulisan, dan membuat
informasi menarik bagi pembaca. Misalnya, kalimat pendek yang menyoroti
kesimpulan pada akhir paragraf pembuktian penting membuat pesan utama
menonjol. Oleh karena itu, dokumen yang efektif biasanya menggunakan
campuran kalimat pendek (sampai dengan sekitar 15 kata), sedang (15 – 25) kata
dan panjang (lebih dari 25 kata).
Setiap panjang kalimat mempunyai keunggulannya sendiri. Kalimat pendek
dapat diproses dengan cepat dan lebih mudah bagi para penutur dan para
penerjemah untuk menginterpretasikannya. Kalimat yang panjangnya sedang
berguna untuk menunjukkan hubungan antar ide. Kalimat panjang merupakan cara
terbaik untuk menyampaikan ide yang kompleks, membuat daftar multi point
yang sering berhubungan, atau merangkum atau melakukan pra-peninjauan
informasi.

9
 Tentu saja, tiap-tiap panjang kalimat juga mempunyai kelemahan. Terlalu
banyak kalimat pendek berturut-turut dapat membuat tulisan terpotong-potong.
Kalimat sedang tidak mempunyai kekuatan pengaruh pada kalimat pendek dan
kekuatan informasi pada kalimat panjang. Sementara itu, kalimat panjang
biasanya lebih sulit dipahami daripada kalimat pendek karena penuh dengan
informasi yang semuanya harus diserap sekaligus. Karena para pembaca hanya
dapat menyerap beberapa sekali pandang, kalimat yang lebih panjang juga lebih
sulit dibaca dengan cepat. Jadi, semakin panjang kalimat yang anda gunakan,
semakin besar kemungkinan bahwa pembaca yang membaca dengan cepat tidak
akan membaca cukup banyak kata yang benar-benar memahami artinya dengan
dengan memilih panjang kalimat yang terbaik untuk setiap kebutuhan komunikasi
dan selalu ingat untuk mencampur panjang kalimat agar bervariasi, anda akan
dapat menyampaikan pesan sekaligus mempertahankan dokumen tetap hidup dan
menarik.
2. Menjaga Paragraf Tetap Pendek
Blog teks yang besar dapat mematahkan semangat pembaca, karena itu
panjang optimal paragraf adalah pendek jingga sedang pada sebagian besar kasus.
Jika tidak memecah pikiran dengan sejumlah kata saat penulisan pesan, maka
akan berakhir dengan paragraf panjang yang dijamin akan menakutkan bagi
pembaca yang berdedikasi sekalipun. Paragraf pendek, yang biasanya terdiri dari
100 kata atau kurang (paragraf ini memiliki 88 kata dalam bahasa inggris), lebih
mudah dibaca bila dibandingkan dengan paragraf panjang, dan paragraf ini
membuat tulisan pada pesan lebih mengundang untuk dibaca. paragraf pendek
juga membantu audiens membaca dengan lebih cermat serta menekankan ide
dengan mengisolasikan ide tersebut ke dalam paragraf pendek yang kuat.
Namun demikian, jangan terlalu berlebihan dengan paragraf pendek. Berhati-
hatilah dan gunakan paragraf yang berisi satu kalimat hanya sekali saja dan hanya
untuk memberi penekanan. Jika perlu membaca subjek tertentu ke jumlah
potongan agar paragrafnya tetap pendek, pastikan juga membantu pembaca
menangkap ide itu secara berkesinambungan serta memandu mereka dengan
memberikan banyak unsur transisi.
3. Menggunakan Daftar dan Bullet untuk Menjelaskan dan Menekankan Pesan
Alternatif yang efektif untuk menggunakan kalimat konvensional adalah mulai
dengan menuliskan ide penting ke dalam daftar serangkaian kata, nama, atau item
10
lain. Daftar dapat menunjukkan uraian ide anda, menonjolkan dampak ide tersebut
secara visual, dan meningkatkan kemungkinan bahwa pembaca akan menangkap
point utama. Selain itu, daftar penyederhanaan subjek yang kompleks, menyoroti
poin utama, memecah halaman layar secara visual, memudahkan proses membaca
cepat bagi para pembaca yang sibuk, dan memberi pembaca kesempatan istirahat.
Perhatikan perbedaan antara dua pendekatan berikut untuk informasi yang sama:
 Narasi
Memiliki bisnis Anda sendiri mempunyai banyak keunggulan. pertama adalah
kemudahan mendirikan. Keunggulan lain adalah kepuasan bekerja bagi diri
Anda sendiri. Sebagai pemilik tunggal, Anda juga mempunyai keunggulan
privasi karena anda tidak harus mengemukakan informasi dan rencana anda
kepada siapapun.
 Daftar
Memiliki bisnis anda sendiri mempunyai tiga keunggulan:
 Kemudahan mendirikan
 Kepuasan bekerja bagi diri Anda sendiri
 Privasi informasi

Ketika membuat daftar, Anda dapat memisahkan item-item dengan nomor,

huruf, dan bullet (istilah umum untuk setiap jenis unsur grafis yang mendahului
tiap-tiap item). Bullet biasanya lebih disukai daripada nomor, kecuali jika daftar
tersebut berupa urutan logis atau peringkat, daftar item spesifik yang akan dirujuk
kemudian. Tiga langkah berikut harus dilakukan berdasar urutan yang
ditunjukkan, dan penggunaan nomor membuat langkah ini jelas:
1. Cari tahu berapa banyak karyawan yang menginginkan fasilitas pengasuhan
anak di kantor.
2. Tentukan berapa luas yang dibutuhkan untuk fasilitas pengasuhan anak itu.
3. Estimasikan biaya mengubah ruang rapat ke fasilitas pengasuhan anak itu.

Daftar lebih mudah untuk ditempatkan dan dibaca bila seluruh bagian yang
diberi nomor atau bullet dimulai dengan baris kosong sebelum dan sesudahnya,
seperti ditunjukkan oleh contoh diatas. Lebih jauh lagi, ketika menggunakan
daftar, pastikan untuk memperkenalkan daftar tersebut secara jelas sehingga orang

11
tahu apa yang akan mereka baca. Salah satu cara untuk memperkenalkan daftar
adalah dengan membuatnya sebagai bagian dari kalimat pembukaan:

Dewan komisaris bertemu untuk mendiskusikan revisi anggaran tahun. Untuk

menjaga agar pengeluaran sejalan dengan penurunan penjualan, para direktur
mengambil suara untuk:

 Memotong gaji setiap orang sebesar 10%.

 Menutup kafetaria karyawan.
 Mengurangi biaya perjalanan dinas

Cara lain untuk memperkenalkan daftar adalah mendahuluinya dengan kalimat

pendahuluan yang lengkap, yang diikuti dengan titik dua:

Penurunan laba perusahaan disebabkan oleh empat faktor:

 Penjualan ketika liburan lebih lambat

 Naiknya biaya transportasi dan BBM
 Upa karyawan lebih tinggi

Perputaran persediaan lebih lambat

Terlepas dari apa pun format yang dipilih, item yang ada di dalam daftar harus
paralel, yakni, semua item tersebut sebaiknya menggunakan pola tata bahasa yang
sama. Misalnya, bila suatu dafter item dimulai dengan kata kerja, semua item
dalam daftar tersebut harus dimulai dengan kata kerja. Bila item dinyatakan
dengan kata benda, semua item harus dinyatakan ke dalam serasa kata benda.

ITEM DAFTAR NON-

ITEM DAFTAR PARLEL
PARALEL

 Perbaiki garis besar besar masalah

 Perbaiki laba kita
kita

 Pengidentifikasian pasar
 Identifikasi pasar luar negeri baru bagi
luar negri baru bagi produk
produk kita
kita

 Strategi pasar gelobal  Susun strategi pasar global kita

12
  Isu yang berhubungan
 Pecahkan isu penrtapan harga dan
dengan penetapan harga dan
pengemasan
ukuran kemasan

Bentuk paralel lebih mudah dibaca secara cepat. Anda dapat menciptakan
paralelisme dengan mengulang pola kata, frasa, anak kalimat, atau seluruh
kalimat. Seperti pada table berikut:

METODE CONTOH

Surat tersebut disetujui oleh Clausen, Whittaker, Merlin, dab

Kata Paralel
Carlucci.

Kita telah mendapatkan pangsa pasar di pasar swalayan,took

Frase Paralel
serba ada, dan took produk khusus

Saya ingin mendiskusikan isu tersebut setelah Vicki

Anak Kalimat
menyajikan presentasinya tetapi sebelum Marvin
Paralel
menunjukkan slidenya.

Pada tahun 2006, kita mengekspor 30 persen produksi kita.

Kalimat Paralel
Pada tahun2007, kita mengekspor 50 persen.

4. Menambah Judul dan Sub-judul

Judul (heading) adalah kepala singkat yang menceritakan kepada pembaca tentang
isi bagian yang mengikutinya. Sub-judul (subheading) adalah posisi yang lebih
rendah dari judul, yang menunjukkan sub-bagian dari bagian utama. Judul dan
sup-judul mempunyai fungsi penting sebagai berikut:
 Pengorganisasian. Judul menunjukkan kepada pembaca secara selintas
bagaimana dokumen tertentu diatur. Judul tersebut bertindak sebagai label
bagi kelompok paragraf yang saling berkaitan, dan secara efektif
mengorganizer materi dokumen ke dalam bagian-bagian yang lebih pendek.
 Perhatian. Judul yang informatif, mengundang, dan dalam beberapa kasus
mengunggah rasa ingin tahu akan menarik perhatian pembaca, buatlah teks

13
 lebih mudah dibaca, dan buatlah pembaca mencari bagian yang perlu ia baca
atau yang perlu dilewati.
 Koneksi. Penggunaan judul dan sub-judul secara bersamaan membantu para
pembaca melihat hubungan antara ide pokok dan ide bawahannya sehingga
mereka dapat lebih mudah memahami pesan tersebut. Selain itu, judul dan
sub-judul secara visual menunjukkan peralihan dari satu ide ke ide berikutnya.

Judul dapat dibedakan ke dalam dua kategori. Judul deskripsi, seperti

“Pertimbangan Biaya” menunjuk ke topik tetapi hanya sedikit. Judul Informasi,
seperti “Cara Baru Memangkas Biaya,” membawa pembaca tepat ke dalam
konteks pesan tersebut.

Judul informasi membimbing para pembacanya untuk berpikir dengan cara

tertentu tentang topik tertentu. Judul informasi juga membantu pekerjaan anda
sebagai penulis, terutama bila ditulis dalam model pertanyaan yang anda
rencanakan untuk disampaikan dalam dokumen Anda. Namun demikian, judul
informasi lebih sulit diciptakan. Judul informasi yang ditulis dengan baik adalah
judul yang dapat menjelaskan dirinya sendiri. Dengan kata lain, para pembaca
harusnya dapat membaca judul dan sub-judul tulisan anda dan memahaminya
tanpa perlu membaca tulisan selanjutnya dari dokumen tersebut. Misalnya,
“pendahuluan” hanya menyampaikan sedikit informasi, sedangkan judul “Dampak
Ekonomi dari Pengurangan Staf di Bagian Keuangan dan Akunting” memberi
pembaca bersangkutan informasi kunci, menangkap perhatian pembaca, dan
menimbulkan minat. Apa pun tipe judul yang Anda pilih, jagalah agar tetap
singkat, dan gunakan konstruksi paralel seperti yang anda inginkan untuk outline,
daftar, atau serangkaian kata.

C. Langkah-langkah untuk Mengedit Pesan agar Jelas dan Ringkas

Setelah membaca ulang dan merevisi pesan terkait keterbacaannya, langkah
yang selanjutnya adalah memastikan bahwa pesan anda jelas dan ringkas. Mungkin
kalimat tertentu sangat membingungkan sehingga para pembaca tidak dapat
memahaminya. Kata-kata yang digunakan sangat samar-samar sehingga para
pembaca dapat menafsirkannya ke dalam beberapa cara. Mungkin kata ganti atau
tenses beralih di tengah kalimat sehingga para pembaca kehilangan jejak tentang siapa

14
yang sedang berbicara atau kapan peristiwa terjadi. Kalimat B mungkin tidak secara
logis menjadi urutan kalimat A atau kata yang penting mungkin digunakan dengan
tidak benar.
Tanyakan diri anda sendiri apakah kalimat anda mudah diuraikan. Apakah
paragraf anda mempunyai kalimat topik yang jelas? Apakah transisi antara ide jelas?
Apakah pertanyaan anda sederhana dan langsung? Kalimat yang jelas bukan sesuatu
yang kebetulan. Beberapa kalimat muncul dalam benar-benar tepat ketika pertama
kali ditulis, untuk contoh teks sebagai berikut:
 Pecah kalimat yang terlalu panjang. Jangan menghubungkan terlalu banyak
anak kalimat dengan kata “dan”. Jika anda merasa terperangkap dalam kalimat
yang panjang, anda mungkin sedang mencoba membuat kalimat tersebut
melakukan tugas yang lebih dari seharusnya, seperti misalnya mengekspresikan
dua pikiran yang tidak serupa atau membombardir pembaca dengan terlalu banyak
bukti-bukti pendukung sekaligus (apakah ada menyadari berhak betapa sulitnya
kalimat panjang ini dibaca?) anda sering dapat memperjelas gaya tulisan anda
dengan memisahkan jalinan item kalimat tersebut ke dalam kalimat-kalimat secara
individual. Contohnya:
 Tidak efektif
Majalah ini akan di publikasikan tanggal 1 Januari, dan saya sebaiknya
memenuhi tenggat waktu jika saya ingin artikel saya dimulai.
 Efektif
Majalah inik akan dipublikasikan tanggal 1 Januari. Saya sebaiknya memenuhi
tenggat waktu jika saya ingin artikel saya dimulai.
 Tulis kembali kalimat kemungkinan (hedging sentences). Kadang-kadang anda
harus menulis kata mungkin atau kelihatannya untuk menghindari menyatakan
pendapat tertentu sebagai fakta. Namun demikian, ketika anda mempunyai terlalu
banyak mungkin anda berperilaku sebagai orang yang tidak yakin atas apa yang
sedang anda bicarakan. Contohnya :
 Tidak efektif
Saya percaya bahwa pengalaman kerja Mr. Johnson tampaknya menunjukkan
bahwa ia mungkin mampu memegang posisi itu.
 Efektif

15
 Pengalaman kerja Mr. Johnson menunjukkan bahwa ia mampu memegang
posisi itu.
 Tekankan paralelisma. Ketika anda mempunyai dua atau lebih ide untuk
diekspresikan, buatlah ide tersebut paralel. mengulang konstruksi tata bahasa yang
sama menunjukkan bahwa ide tersebut saling berhubungan sama pentingnya, dan
sama tingkat kemauannya. Pararealisme telah didiskusikan di awal begini pada
bagian daftar.
 Perbaiki sangking modufiers (penjelas yang mengacaukan). Kadang-kadang
modifier (penjelas) bukan hanya kata sifat atau kata keterangan tertentu tetapi
seluruh frasa yang menjelaskan kata benda atau kata kerja tertentu. Berhati-hatilah
untuk jangan meninggalkan jenis modifier ini, dangan tidak terkait ke subjek
kalimatnya. Contoh kalimat pertama yang ada di kolom ‘tidak dapat diterima'
pada bagian “Dangling Modifer” menyiratkan bahwa seolah-olah mobil sport
merah mampu mempunyai kantor dan kaki untuk berjalan ke sana. Contoh kedua
menunjukkan penyebab yang sering terjadi pada dangling modifier :konstruksi
pasif.
 Tulis ulang urutan kata benda yang panjang. Bila banyak kata benda
digabungkan bersama dengan “modifier (penjelas) kalimat yang dihasilkan
menjadi sulit dipahami. Anda mungkin mencoba dengan keras untuk menciptakan
dampak yang diinginkan: pertama, lihat apakah penggunaan kata tunggal yang
dipilih dengan baik dapat memberikan dampak yang diinginkan. Bila semua kata
benda penting, pertimbangkan untuk memindahkan satu atau lebih kata benda
tersebut ke frasa penjelas (modifying phrase). Walaupun pada saat membuat pesan
menambah beberapa kata, audiens tidak akan perlu berfikir keras untuk
memahami kalimat tersebut.
 Ganti kata kerja kamuflease. Perhatikan kata bahasa inggris yang berakhir
dengan -ion, - tion, -ing, -ment, -ant, -ent, -ance, and -ency. Akhiran ini sering
mengubah kata kerja menjadi kata benda dan kata sifat, yang mengharuskan untuk
menambah kata kerja agar pesan tersebut dapat dipahami. Untuk memperpendek
dan menghidupkan pesan, gunakan kata kerja sebagai ganti frasa kata benda.
 Perjelas struktur kalimat. Jagalah agar subjek dan predikat kalimat berada
sedekat mungkin. Ketika subjek dan predikat jauh terpisah, para pembaca perlu
membaca kalimat tersebut dia kali untuk mengetahui siapa mengerjakan apa.

16
 Demikian juga, kata sifat, kata keterangan, dan frasa preposisi biasanya memberi
arti yang paling masuk akal bila kata dan frasa tersebut diletakkan berdekatan
dengan kata yang dijelaskannya.
 Perjelas preferensi yang janggal. Dalam usaha menghemat kata, para penulis
tentang masalah bisnis kadang-kadang menggunakan ekspresi seperti yang
disebutkan di atas(the above-mentioned), yang disebutkan sebelumnya (as
mentioned above) yang sebelumnya (the aforementioned), yang disebut di awal
(the firmer), yang belakang (the latter), dan yang berturut-turut (respectively).
Kata-kata tersebut membuat para pembaca melompat dari satu poin kepoin
lainnya, yang menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif. Akan lebih berhasil
jika menggunakan referensi khusus (seperti “seperti yang dijelaskan pada paragraf
kedua di halaman 22”) meskipun berarti harus menambah beberapa kata lagi.
 Kurangi antusiasme anda. Ketika sifat dan kata keterangan kadang-kadang
memperkuat atau menekankan arti kalimat, tetapi terlalu banyak kata seperti itu
dapat menurunkan nilai tulisan dan merusak kredibilitas anda.

D. Pentingnya Membuat Pesan Menjadi Lebih Ringkas dengan Empat Cara

Selain kejelasan, pembaca akan menghargai ke ringkasan pesan bisnis. Kabar
baiknya adalah sebagian besar dari awal dapat dipotong sebanyak 50%. Dengan
mengorganisasikan kembali isi, memperbaiki keterbaca dokumen, dan mengoreksi
struktur kalimat agar lebih jelas, anda telah menghilangkan sebagian besar hal yang
berlebihan. Sekarang waktunya untuk memeriksa setiap kata yang telah anda tulis.
Ketika anda mulai melakukan tugas mengedit, sederhanakanlah, pendekkanlah, dan
aturlah menurut urutan. Empat cara untuk meringkas pesan bisnis sebagai berikut:
 Hapus kata frasa yang tidak perlu. Untuk menguji apakah kata atau frasa
tertentu sangat penting, coba hilangkan dari kalimat itu. Jika maknanya tidak
berubah, buanglah kata kata frasa itu. Contohnya sangat (very) sering berserakan
dimana-mana. Tidak ada gunanya menyebutkan seorang “sangat teratur kerjanya”.
Orang itu teratur kerjanya atau tidak. Selain itu, hindari keberserakan karena
adanya kata ganti relatif (who,that,which) yang terlalu banyak atau penempatan
nya yang buruk. Bahkan kata sedang dapat berlebihan (seperti terlalu banyak kata
the pada daftar item). Namun demikian, kata ganti relatif (relative pronouns) dan
kata sedang yang ditempatkan dengan baik mencegah kebingungan, karena itu

17
 pastikan anda jangan mengacaukan makna kalimat tertentu dengan
menghilangkannya.
 Memperpendek kalimat dan frasa yang terlalu panjang. Kata yang pendek
biasanya lebih jelas dan lebih mudah dibaca dibandingkan dengan kata yang
panjang. Idealnya adalah gunakan kata yang pendek dan sederhana, bukan konsep
yang sederhana. Ditambah lagi dengan menggunakan kata kerja infinitif sebagai
ganti beberapa frasa, hal tersebut bukan hanya memperpendek kalimat, namun
juga membuat kalimat tersebut menjadi lebih jelas.
 Menghilangkan kata yang berlebihan. Dalam beberapa kombinasi kata,
sejumlah kata cenderung mengungkapkan makna yang sama. Misalnya “visible to
the eyes (dapat dilihat dengan mata)“ adalah berlebihan karena visible (dapat
dilihat) sudah cukup tanpa penjelasan selanjutnya yaitu kata “to the eyes (dengan
mata) “ karena tidak menambah apa-apa.
 Menghilangkan permulaan kalimat “it is” dan “there are”. Apabila memulai
kalimat dengan kata ganti yang tidak pasti seperti “it (itu) atau there (ada), “
anehnya adalah kalimat tersebut dapat di per pendek atau dibuat lebih aktif.
Contohnya, “Kami yakin…. “ adalah permulaan kalimat yang lebih kuat daripada
“ Adalah diyakini bahwa…”
Ketika anda menulis ulang, berkonsentrasilah pada bagaimana tiap-tiap kata
memberikan kontribusi untuk membuat kalimat yang efektif dan bagaimana kalimat
tersebut membangun paragraf yang koheren. Pastikan untuk mempertimbangkan
dampak sebenernya dari kata yang akan anda gunakan pada para pembaca. Carilah
peluang untuk membuat materi yang disampaikan lebih menarik dengan
menggunakan kata dan frasa yang kuat dan yang menghidupkan pesan (seperti
dibahas di bab 5 tentang menulis pesan). Untuk meningkatkan tugas yang tercakep
dalam revisi pesan, lihat “daftar periksa merevisi pesan bisnis” di bab ini.

Anda akan menemukan bahwa masalah yang paling sulit dalam kalimat
tertentu dapat dipecahkan hanya dengan membuang masalahnya itu sendiri. Ketika
anda menghadapi unsur yang menyulitkan, tanyalah diri anda sendiri, “apakah saya
membutuhkan unsur ini? “ mungkin tidak. Kenyataannya, anda mungkin mendapati
bahwa unsur itu sangat menyulitkan karena mencoba melakukan tugas yang tidak
perlu. Setelah anda buang unsur yang menyulitkan itu, maka kalimat yang menderita
tersebut akan kembali hidup dan bernafas dengan normal. Tentu saja, sebelum anda

18
 menghapus sesuatu, anda mungkin ingin mempunyai kopi versi terbaru terus anda.
Andalkan fungsi “unduh” dan “redo” pada software untuk melakukan eksperimen
dengan menambah dan membuang unsur-unsur yang bermacam-macam.

E. Unsur-unsur Desain dalam Menentukan Efektivitas Dokumen

Desain dokumen yang memberi dampak pada keterbacaan terbagi ke dalam
dua cara yang penting. Pertama, bila dikerjakan dengan seksama, berbagai unsur
desain visual dapat memperbaiki vitas pesan Anda; bila dikerjakan de ngan ceroboh,
unsur-unsur desain dapat menjadi halangan, yang menutup ko munikasi Anda.
Misalnya, orang yang berumur 65 tahun atau lebih merupa kan segmen konsumen
online yang berkembang paling pesat di AS, tetapi banyak situs web tidak
memperhatikan perubahan alami yang muncul yaitu penglihatan orang yang berumur.
Orang tua sering mengalami kesulitan mem baca huruf kecil yang sering ditemui
dalam situs web-dan banyak situs web membuat kesalahan lebih besar dengan tidak
memberikan kesempatan pe mirsa untuk memperbesar ukuran huruf.
Kedua, desain visual tersebut mengirimkan pesan nonverbal ke para audiens,
yang memengaruhi persepsi mereka terhadap komunikasi, sebelum mereka membaca
satu kata pun. Misalnya, gaya elegan situs web Mercedes-AMG menyabarkan pesan
yang cocok dengan sifat produk tersebut Palet warna hitam, silver, abu-abu, dan putih
tersebut menyampaikan pesan yang berbeda dengan situs web penuh warna yang
bertabrakan.
Untuk membuat pesan bisnis terlihat professional, menarik, dan mutakhir, Anda
dapat menggunakan berbagai unsur desain, seperti ruang kosong, margin, dan
jistifikasi garis, jenis huruf, dan gaya huruf.
 Ruang Kosong
Setiap ruang yang bebas dari teks atau artwork disebut ruang kosong
(white space), dan ruang ini memberikan kontras visual untuk para pembaca
pesan Anda dan (mungkin bahkan lebih penting) memberi mereka titik untuk
istirahat. Ruang kosong meliputi area terbuka di sekitar judul, area margin,
ruang vertikal antar kolom, ruang yang dibuat oleh akhir baris yang tidak rata,
lekukkan (indent) setiap paragraf atau ekstra ruang antara paragraf yang tidak
melekuk, dan spasi horisontal antar baris teks. Untuk meningkatkan
kesempatan bahwa pembaca akan membaca pesan Anda, bermurah hatilah

19
 dengan spasi kosong yang membuat halaman dan layar kurang menakutkan
dan lebih mudah dibaca.
 Margin dan Justifikasi
Margin mendefinisikan ruang di sekeliling teks Anda dan di antara
kolom kolom teks. Margin dipengaruhi oleh cara Anda menempatkan garis
ketikan. yang dapat diatur (1) justified (rata di sisi kiri dan rata di sisi kanan),
(2) sisi kiri rata dengan margin kanan tidak rata, (3) sisi kanan rata dengan
margin kini tidak rata, (4) di tengah. Ketikan yang sisi kiri dan kanan rata
"mempergelap" tampilan pesan Anda, karena panjang baris yang seragam
menyebabkan kurangnya ruang kosong seperti yang diciptakan margin yang
tidak rata. Model itu juga cenderung membuat pesan Anda kelihatan lebih
berupa surat formulir dan tidak seperti pesan yang dibuat khusus. Ketikan
dengan sisi kiri dan kanan yang rata (justified) sering dianggap lebih sulit
dibaca, karena gap yang besar dapat muncul di antara kata-kata dan karena
lebih banyak kata diberi garis hubung. Penggunaan garis hubung (-) yang
terlalu banyak cukup mengganggu dan sulit diikuti. Walaupun demikian,
banyak majalah dan koran menggunakan jenis ketikan ini karena penggunaan
garis hubung dapat mengakomodasi lebih banyak teks di ruang yang ada.
Dokumen yang dipublikasikan secara profesional ini juga memberi manfaat
yang tidak dimiliki oleh komunikator bisnis, dimana waktu dan ketrampilan
dibutuhkan untuk menyesuaikan karakter dan spasi kata untuk mengurangi
masalah yang disebabkan oleh penyesuaian tersebut.
Jenis ketikan dengan margin sisi kiri rata dan margin sisi kanan tidak
rata membuat tampilan pesan Anda "lebih ringan." Jenis ini memberi
dokumen rasa keterbukaan yang informal dan kontemporer. Spasi di antara
kata-katanya berukuran sama, dan hanya kata panjang yang ada di akhir baris
diberi garis hubung (-).
Jenis ketikan yang berada di tengah halaman jarang digunakan untuk
teks dalam paragraf tetapi biasanya digunakan untuk judul dan subjudul. Jenis
ketikan yang rata pada sisi kanan dan tidak rata pada sisi kiri jarang digunakan
pada dokumen bisnis.
 Jenis Huruf

20
 Jenis huruf merujuk pada desain fisik abjad, angka, dan karakter teks
lainnya. Setiap jenis huruf memengaruhi nada pesan Anda, yang membuatnya
terlihat otoriter atau bersahabat, bersifat bisnis atau kasual, klasik atau modem,
dan lain-lain. Pastikan untuk memilih font yang sesuai bagi pesan Anda.
Sebagian besar komputer menawarkan pilihan font atau jenis huruf yang
banyak sekali, tetapi sebagian besar darinya tidak cocok untuk penggunaan
bisnis umum.
Jenis huruf Serif mempunyai crossline (yang disebut serif) kecil pada
setiap akhir abjad. Jenis huruf serif seperti Times Roman biasanya digunakan
untuk teks; huruf tersebut dapat terlihat sibuk dan kusut bila diatur dalam
ukuran besar untuk judul atau display lainnya. Jenis huruf dengan serif bulat
(rounded serif) terlihat lebih bersahabat; huruf jenis serif kotak (squared serif)
terlihat lebih resmi.
Jenis huruf Sans serif tidak mempunyai serif (garis kecil). Huruf
seperti Helvetica dan Arial adalah jenis huruf yang ideal untuk display yang
meng gunakan huruf lebih besar. Jenis huruf sans serif sulit dibaca dalam blok
teks yang panjang. Jenis ini terlihat paling baik ketika dikelilingi dengan
banyak ruang kosong-seperti dalam judul atau baris teks yang spasinya lebar.
Apapun font yang Anda pilih, Anda jangan menggunakan lebih dari
dua jenis huruf dalam satu dokumen, meskipun jika Anda ingin membuat
caption (keterangan) gambar atau unsur teks lain agar menonjol. Anda dapat
menggunakan font lain. Anda tidak terlalu salah menggunakan jenis huruf
serif (seperti Arial) untuk judul dan subjudul, dan jenis huruf serif (seperti
Times New Roman) untuk teks dan caption (keterangan gambar).
Menggunakan terlalu banyak jenis huruf akan mengacaukan dokumen dan
dapat menghasilkan tampilan dokumen yang amatir.
 Model Huruf
Model huruf (type style) merujuk ke modifikasi yang memberikan
kontras atau tekanan pada huruf. Sebagian besar komputer menawarkan huruf
tebal, huruf miring, garis bawah, gaya highlighting (yang menyoroti), dan
gaya dekorasi lainnya. Huruf tebal subjudul digunakan untuk memisahkan teks
yang pan jang. Anda juga dapat menggunakan huruf tebal untuk kata yang
berdin sen diri di tengah blok teks untuk lebih menarik perhatian pada kata

21
 tersebut. Namun demikian, bila Anda mengatur terlalu banyak huruf tebal,
Anda akan menciptakan tampilan "papan catur" dalam paragraf, dan Anda
akan memberi kesan gelap pada tampilan keseluruhan pesan Anda, yang
membuatnya tampak menjadi berat dan tidak menarik.
Gunakan huruf miring untuk memberikan tekanan. Walaupun huruf
miring kadang-kadang digunakan ketika dimaksudkan untuk ironi atau humor,
tan da kutip biasanya yang terbaik untuk tujuan ini. Huruf miring juga dapat di
gunakan untuk mengatur kutipan atau sering digunakan untuk caption. Huruf
tebal dan huruf miring paling efektif bila digunakan untuk kata kunci-yaitu
kata yang membantu para pembaca memahami poin utama teks.

F. Jenis Kesalahan yang harus dicari ketika Mengoreksi Pesan Bisnis

Terdapat dua jenis kesalahan yang harus dicari ketika mengoreksi pesan
bisnis: (1) kesalahan yang tidak terdeteksi dari tahap penulisan, desain, dan tata letak;
dan (2) kesalahan yang terjadi selama produksi. Untuk kategori pertama, Anda dapat
meninjau ulang panduan format dan tampilan pada Appendiks A dan perbaiki dasar
menulis dengan “Handbook of Grammar, Mechanics, and Usage”. Kategori kedua,
dapat meliputi apa saja dari kesalahan komputer seperti font yang hilang atau unsur
halaman yang acak-acakan hingga masalah pada tinta yang digunakan untuk
mencetak. Waspadalah khususnya pada dokumen kompleks dan proses produksi
kompleks yang melibatkan tim dan beberapa komputer. Hal yang tidak wajar bisa
terjadi ketika file berpindah dari komputer satu ke komputer yang lain, terutama
ketika terdapat banyak grafik dan font yang berbeda.
Teknik pengoreksi profesional berikut dapat membantu Anda memastikan hasil yang
berkualitas tinggi:
 Lakukan koreksi berkali-kali. Periksa dokumen beberapa kali, yang
berfokus pada aspek berbeda-beda setiap kali pemeriksaan. Pemeriksaan
pertama mungkin akan melihat kehilangan atau kesalahan konten;
pemeriksaan kedua mungkin memeriksa tipografi, gramatika, kesalahan
pengejaan, dan pemeriksaan terakhir mungkin memeriksa tampilan, spasi,
baris, warna, nomor halaman, margin, dan fitur desain lainnya.
 Gunakan trik persepsi. Anda mungkin pernah mengalami frustrasi ketika
membaca sesuatu beberapa kali dan masih melewatkan kesalahan nyata yang

22
 terpampang didepan mata Anda. Hal ini terjadi karena otak Anda telah
mengembangkan kemampuan menakjubkan yang secara sadar memasok
potongan-potongan dan mengoreksi kesalahan ketika otak "menyadari" apa
yang seharusnya ada di halaman tersebut. Untuk menjaga Anda dari
terkelabuhi otak, Anda perlu mengakalinya dengan mengubah cara Anda
memproses informasi visual. Cobalah (1) membaca setiap halaman dari
belakang, dari bawah ke atas; (2) menempatkan jari Anda di bawah setiap kata
dan bacalah dalam hati; (3) tutupi dengan kertas kosong sehingga hanya
menampilkan baris yang sedang Anda koreksi; dan (4) membaca dokumen
keras-keras dan ucapkan setiap kata dengan teliti.
 Cek-ganda item yang menjadi prioritas utama. Cek ganda pengucapan
nama dan keakuratan tanggal, alamat, dan nomor apa pun yang bisa me
nyebabkan kesalahan fatal jika salah (seperti memberitahu calon pemberi kerja
bahwa Anda akan senang jika Anda akan digaji $5.000 padahal sesungguhnya
$50.000).
 Beri jarak diri Anda sendiri. Jika memungkinkan, jangan lakukan koreksi
sebelum menyelesaikan dokumen; biarkan otak Anda berkelana menuju topik
baru, kemudian kembali ketika merasa segar setelahnya.
 Waspadalah. Hindari membaca materi yang banyak dalam satu waktu, dan
coba untuk tidak mengoreksi ketika Anda capai.
 Tetap fokus. Konsentrasi pada yang Anda lakukan. Cobalah memblokir
gangguan, dan fokus sepenuhnya pada tugas mengoreksi Anda. .
 Tinjau ulang dokumen elektronik pada kertas. Beberapa orang meng
hadapi masalah mengoreksi webpage, laporan online, dan dokument
elektronik lainnya pada layar komputer. Jika Anda mengalami masalah seperti
tersebut di atas, cobalah mencetak materi untuk meninjau ulang nya di kertas.
 Bersantailah. Koreksi yang cepat bukanlah koreksi yang teliti.

G. Faktor-faktor dalam Mendistribusikan Pesan Bisnis

Setelah proses produksi pesan sudah selesai, Anda perlu merencanakan
pendistribusian pesan dengan seksama sehingga pesan Anda diterima oleh setiap
orang yang membutuhkan nya dan hanya untuk orang yang membutuhkannya. Ketika
Anda sedang merencanakan distribusi pesan, pertimbangkan faktor-faktor berikut ini:

23
 Biaya. Biaya tidak akan menjadi masalah bagi sebagian besar pesan, tetapi
untuk produksi laporan yang panjang atau produksi multimedia, biaya dapat
menjadi masalah. Mencetak, menjilid, dan mengirimkan laporan dapat
menjadi hal yang mahal, jadi bandingkan biaya dan manfaat sebelum Anda
memutuskan. Bila Anda sedang mencoba memperoleh klien dengan nilai
transaksi sebesar setengah juta dollar, maka membelanjakan $1,000 untuk
materi presentasi adalah investasi yang bijaksana.
 Kenyamanan. Berapa banyak pekerjaan yang harus dikerjakan oleh Anda dan
audiens Anda? Walaupun sangat mudah untuk melampirkan dokumen pada
pesan e-mail, hal tersebut mungkin tidak mudah untuk orang yang menerima
pesan. Mereka mungkin tidak mempunyai akses ke printer, mengakses pesan
Anda dari hubungan yang lambat di hotel, atau tidak mempunyai peranti lunak
yang dibutuhkan untuk membuka pesan Anda. Bila Anda mengirimkan berkas
yang banyak, seperti lampiran pada IM atau e-mail, gunakan file compression
utility seperti Winzip atau Stuffit untuk memperkecil terlebih dulu pesan
Anda. Untuk file yang luar biasa besar, perhatikan apakah audiens Anda lebih
senang menerima dalam bentuk CD-ROM.
 Waktu. Berapa lama pesan harus diterima oleh audiens? Jangan
mengeluarkan uang untuk pengiriman satu malam bila audiens tidak akan
membaca laporan sampai satu minggu kemudian.
 Keamanan dan privasi. Kenyamanan yang ditawarkan oleh IM, e-mail, dan
teknologi lainnya harus dibandingkan dengan masalah keamanan dan privasi.
Untuk dokumen yang sangat sensitif, perusahaan Anda mungkin membatasi
orang yang dapat menerima dokumen tersebut dan juga saran yang akan
digunakan untuk mendistribusikan dokumen tersebut. Selain itu, sekarang ini
sebagian be sar pengguna komputer sangat berhati-ha dalam membuka
lampiran pesan e-mail. Sela gai ganti mengirim Word files (yang mung sangat
rentan terkena virus makro dan r ko lain), pertimbangkan untuk menggunaka
Adobe Acrobat untuk mengubah dokume Anda ke berkas PDF.

24
H. Jawaban dari Pertanyaan Uji Pengetahuan diakhir Bab
1. Jelaskan apa saja tiga tugas utama dalam revisi pesan bisnis?
Jawaban : 1) Mengevaluasi isi, pengorganisasian, gaya, dan nada
 Pastikan informasi akurat, releva, dan cukup.
 Periksa semua poin penting muncul dalam urutan yang logis.
 Verifikasi yang cukup untuk membuat ide pokok meyakinkan dan menarik.
 Pastikan pembukaan dan penutupan efektif.
 Pastikan bahwa pesan telah mencapai nada yang benar.
2) Meninjau ulang keterbacaan
 Pertimbangkan untuk menggunakan indeks keterbacaan ,untuk memastikan
dalam menafsirkan jawaban dengan teliti.
 Gunakan campuran kalimat pendek dan panjang.
 Jaga agar paragraf tetap pendek.
 Gunakan daftar angka dan bullet untuk memberikan tekanan pada poin kunci.
 Buat dokumen menjadi mudah dibaca cepat dengan menggunakan judul dan
Sub-judul.
3) Mengedit terkait kejelasan dan ke ringkasan
 Pecah kalimat yang terlalu panjang dan tulis ulang kalimat menggunakan
hedging.
 Gunakan paralelisme untuk memudahkan membaca.
 Tulis ulang rangkaian kata benda yang panjang dan ganti kata kerja kamuflase.
 Perjelas struktur kalimat dan referensi yang tidak pas.
 Hapus kata dan frasa yang tidak perlu.
 Perpendek kata dan frasa yang panjang serta Hilangkan kata yang berlebihan.
 Hilangkan permulaan kata “it is/there are”
2. Bagaimana cara anda meningkatkan keterbacaan paragraf anda?
Jawaban : Ada empat teknik yang dapat meningkatkan keterbacaan pada paragraf,
yaitu dengan membuat panjang kalimat bervariasi, menjaga paragraf tetap pendek,
menggunakan daftar dan bullet, dan menambah judul dan sub-judul. Membuat
panjang kalimat bervariasi membantu menjaga agar tulisan tetap segar dan dinamis
sementara itu juga memberi kesempatan untuk menekankan poin yang paling penting.
Paragraf sebaiknya dijaga agar tetap pendek untuk lebih mempermudah para pembaca
mengkonsumsi informasi dalam potongan-potongan yang mudah dikendalikan. Daftar
25
 dan bullet adalah alat yang efektif untuk menggambarkan serangkaian item, langkah-
langkah dalam prosedur, atau kumpulan informasi yang saling berhubungan. Judul
dan sup-judul mengatur pesan, menarik perhatian pembaca pada informasi yang
penting, dan membantu para pembaca membuat hubungan diantara informasi-
informasi yang saling berkaitan.
3. Apa fungsi judul?
Jawaban : Berikut fungsi penting judul:
 Pengorganisasian. Judul menunjukkan kepada pembaca secara selintas
bagaimana dokumen tertentu diatur. Judul tersebut bertindak sebagai label
bagi kelompok paragraf yang saling berkaitan, dan secara efektif
mengorganizer materi dokumen ke dalam bagian-bagian yang lebih pendek.
 Perhatian. Judul yang informatif, mengundang, dan dalam beberapa kasus
mengunggah rasa ingin tahu akan menarik perhatian pembaca, buatlah teks
lebih mudah dibaca, dan buatlah pembaca mencari bagian yang perlu ia baca
atau yang perlu dilewati.
 Koneksi. Penggunaan judul dan sub-judul secara bersamaan membantu para
pembaca melihat hubungan antara ide pokok dan ide bawahannya sehingga
mereka dapat lebih mudah memahami pesan tersebut. Selain itu, judul dan
sub-judul secara visual menunjukkan peralihan dari satu ide ke ide berikutnya.
4. Jelaskan beberapa cara untuk membuat dokumen anda menjadi lebih ringkas?
Jawaban : Berikut ini cara untuk membuat dokumen menjadi lebih ringkas:
 Menghapus kata dan frasa yang tidak perlu. Untuk menguji apakah kata atau
frasa tertentu sangat penting, coba hilangkan dari kalimat itu. Jika maknanya
tidak berubah, maka buanglah kata atau frasa tersebut.
 Memperpendek kalimat dan frasa yang terlalu panjang. Kata yang pendek
biasanya lebih jelas dan lebih mudah dibaca dibandingkan dengan kata yang
panjang. Idealnya adalah gunakan kata yang pendek dan sederhana, bukan
konsep yang sederhana. Ditambah lagi dengan menggunakan kata kerja
infinitif sebagai ganti beberapa frasa, hal tersebut bukan hanya memperpendek
kalimat, namun juga membuat kalimat tersebut menjadi lebih jelas.
 Menghilangkan kata yang berlebihan. Dalam beberapa kombinasi kata,
sejumlah kata cenderung mengungkapkan makna yang sama. Misalnya
“visible to the eyes (dapat dilihat dengan mata) “ adalah berlebihan karena

26
 visible (dapat dilihat) sudah cukup tanpa penjelasan selanjutnya yaitu kata “to
the eyes (dengan mata) “ karena tidak menambah apa-apa.
 Menghilangkan permulaan kalimat “it is” dan “there are”. Apabila memulai
kalimat dengan kata ganti yang tidak pasti seperti “it (itu) atau there (ada),
“anehnya adalah kalimat tersebut dapat di per pendek atau dibuat lebih aktif.
Contohnya, “Kami yakin.... “ adalah permulaan kalimat yang lebih kuat
daripada “ Adalah diyakini bahwa...”
5. Alat komputer apa yang dapat anda gunakan ketika anda merevisi pesan?
Jawaban : Alat-alat yang tersedia di komputer yang dapat digunakan untuk merevisi
pesan seperti, revision marks dan commeting tetap menelusuri usulan perubahan
editing secara elektronik dan memberikan sejarah revisi dokumen. Dalam Microsoft
Word, revisi meluncur dalam warna font yang berbeda dari teks asli, guna memberi
kesempatan untuk meninjau ulang perubahan sebelum menerima atau menolak
perubahan tersebut. Adobe Acrobat memungkinkan melampirkan catatan pada file
Portable Document Format (PDF), merupakan format yang banyak digunakan untuk
berbagai dokumen lewat internet. Revision marks dan commeting feature juga salah
satu alat yang hebat untuk menelusuri perubahan editing atau merevisi suatu dokumen
yang dibuat oleh anggota tim. Fitur ini sangat membantu bila sedang menulis pesan
secara kolaborasi. Program seperti Microsoft Word memungkinkan untuk memilih
warna yang berbeda untuk pening jauh yang berbeda, sehingga dapat langsung
melihat komentar setiap orang.
6. Apa yang dimaksud dengan konstruksi paralel, dan mengapa hal tersebut penting?
Jawaban : konstruksi Parallel adalah kesesuaian atau kesejajaran struktur dalam suatu
kalimat. Maksudnya adalah elemen yang ada dalam suatu kalimat menggunakan pola
gramatikal yang sama. Elemen dalam kalimat bisa berupa noun (kata benda), phrase
(frasa), atau clause (klausa). Mengapa hal ini penting karena konstruksi paralel dapat
mempermudah audiens dalam membaca pesan secara cepat.
7. Mengapa menggunakan frasa kata kerja sebagai ganti frasa kata benda adalah ide
yang bagus?
Jawaban : karena bukan hanya memperpendek kalimat pada pesan, namun juga
membuat kalimat tersebut menjadi jauh lebih jelas. Sehingga memudahkan audiens
memahami informasi yang akan disampaikan.
8. Bagaimana pembaca memperoleh manfaat dari ruang kosong?

27
 Jawaban : Pembaca memperoleh manfaat dari ruang kosong ialah dengan cara ruang
kosong memberikan kontras visual untuk para pembaca dan memberikan titik untuk
mereka istirahat. Ruang kosong meliputi area terbuka disekitar judul, margin, dan lain
sebagainya yang dibuat oleh akhir baris yang tidak rata setiap paragraf dan spasi
horizontal antar baris teks. Untuk meningkatkan kesempatan bahwa pembaca akan
membaca pesan tersebut karena lebih mudah dibaca.
9. Mengapa mengoreksi merupakan bagian yang penting dari proses menulis?
Jawaban : Karena pengoreksian merupakan tahap terakhir dalam proses pemeriksaan
pesan untuk memastikan hal yang penting di dalam pesan telah siap untuk di kirim
kepada pembaca.
10. Faktor-faktor apa yang harus anda pertimbangkan ketika memilih metode distribusi
untuk pesan anda?
Jawaban : Berikut ini faktor-faktor yang harus di pertimbangkan ketika memilih
metode distribusi untuk pesan:
 Biaya. Biaya tidak akan menjadi masalah bagi sebagian besar pesan, tetapi
untuk produksi laporan yang panjang atau produksi multimedia, produksi
dapat menjadi masalah. Mencetak, menjilid, dan mengirimkan laporan dapat
menjadi hal yang mahal, jadi bandingkan biaya dan manfaat sebelum
memutuskan untuk mendistribusi pesan anda.
 Kenyamanan. Bila anda mengirimkan berkas yang banyak, seperti lampiran
pada IM atau e-mail, gunakan file compression utility seperti Winzip atau
Stufflt untuk memperkecil terlebih dahulu pesan anda tersebut. Untuk file
yang luar biasa besar, perhatikan apakah audiens anda lebih senang menerima
dalam bentuk CD-ROM.
 Waktu. Jangan mengeluarkan uang untuk pengiriman satu malam bila audiens
tidak akan membaca laporan sampai satu minggu kemudian.
 Keamanan dan privasi. Kenyamanan yang ditawarkan oleh IM, e-mail, dan
teknologi lainya harus dibandingkan dengan masalah keamanan dan privasi.
Untuk dokumen yang sangat sensitif, perusahaan akan membatasi orang yang
dapat menerima dokumen tersebut dan juga saran yang akan digunakan untuk
mendistribusikan dokumen tersebut. Selain itu, sekarang ini sebagian besar
pengguna komputer sangat berhati-hati dalam membuka lampiran pesan e-
mail. Sebagai ganti mengirim word files (yang mungkin sangat rentan terkena

28
virus makro dan risiko lainnya) pertimbangkan untuk menggunakan Adobe
Acrobat untuk mengubah dokumen anda ke berkas PDF.

29
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang dikaitkan dengan tujuan pembahasan, maka dapat
disimpulkan sebagai berikut:
1. Revisi adalah langkah yang sangat penting dalam memproduksi pesan bisnis yang
efektif; walaupun konsep pertama menyampaikan informasi yang penting,
kemungkinannya adalah konsep tersebut dpat dibuat lebih singkat, lebih jelas, dan
lebih memaksa-yang membuatnya lebih behasil bagi Anda.
2. Ada empat teknik yang dapat memperbaiki keterbacaan pesan bisnis, yaitu
membuat panjang kalimat bervariasi, menjaga paragraf tetap pendek,
menggunakan daftar dan bullet, dan menambah judul dan sub-judul.
3. Ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk memperbaiki kejelasan pesan
bisnis, yaitu (1) pecahlah kalimat yang terlalu panjang, (2) tulis kembali kalimat
yang menggunakan kata “mungkin”, (3) tekankan paralelisme, (4) perbaiki
dangling modifers, (5) tulis ulang rangkaian kata benda yang panjang, (6) gantilh
kata kerja kamuflase, (7) perjelas struktur kalimat, (8) perjelas referensi yang
janggal, dan (9) kurangi antusiasme Anda.
4. Terdapat empat cara untuk membuat pesan lebih jelas dan ringkas yaitu (1)
menghapus kata dan frasa yang tidak perlu, (2) memperpendek kalimat dan frasa
yang terlalu panjang, (3) menghilangkan kata yang berlebihan, dan (4)
menghilangkan permulaan kalimat “It is” dan “There are”.
5. Terdapat unsur-unsur desain, seperti ruang kosong, margin, dan justifikasi garis,
jenis huruf, dan gaya huruf yang dapat membuat pesan Anda lebih professional,
menarik, dan mutakhir.
6. Ada dua jenis kesalahan yang harus dicari ketika mengoreksi pesan bisnis.
7. Terdapat faktor-faktor yang harus dipertimbangkan ketika mendistribusikan
pesan, yaitu biaya, kenyamanan, waktu, dan keamanan.

30
B. Saran
1. Untuk membuat pesan bisnis lebih ringkas, cobalah hanya memasukan materi
yang penting dan menulis kalimat yang jelas.
2. Unsur-unsur desain dapat membantu Anda menentukan efektifitas dokumen.
3. Ketika mengoreksi versi akhir dokumen Anda, selalu perhatikan kesalahan tata
bahasa, penggunaan kata, dan tanda baca. Selain itu, perhatikan juga kesalahan eja
dan kesalahan ketik.
4. Pertimbangkan biaya, keamanan, lama waktu, keamanan dan privasi ketika
memilih metode untuk mendistribusikan pesan bisnis.

31
 DAFTAR PUSTAKA

Bovee dan Thill. (2020). Komunikasi Bisnis edisi kesembilan jilid satu. Jakarta Barat:
PT. Indeks Permata Puri Media.

32