MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN BISNIS

Tahun Ajaran 2023/2024

Disusun Oleh
Kelompok 2:

1. Nabila Akmal R.A (31216930)

2. Zhein Nimas Pramesti (31216973)
3. Nurma Aulia (31216976)

Universitas 17 Agustus 1945 (UNTAG) Banyuwangi

Jl. Laksada Adi Sucipto, Kabupaten Banyuwangi, Jawa Timur
Telp. (0333)411248

i
 KATA PENGANTAR
Pertama – tama marilah kita panjatkan puji syukur kepada Allah SWT karena
atas rahmat dan hidayah-Nya sehingga makalah ini dapat kami selesaikan. Shalawat
serta salam tidak lupa kita curahkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW.
Kami mengucapkan terima kasih kepada Dosen mata kuliah Komunikasi
Bisnis, Muhammad Riza Pahlevi yang telah mengemban amanat baik.
Kami ucapkan terima kasih kepada teman – teman dan semua pihak yang telah
terlibat serta medukung kami dalam pembuatan makalah ini. Makalah ini bertujuan
untuk mengetahui Pengorganisasian dan Revisi Pesan Bisnis dalam komunikasi bisnis.
Kami juga berharap semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi setiap
pembaca. Demikian yang dapat kami sampaikan. Apabila terdapat kesalahan dalam
penyusunan makalah ini, kami mohon maaf dan kami selaku penyusun dan penulis
dengan lapang dada menerima saran dan kritikan dari Dosen, teman – teman dan
pembaca. Terimakasih.

Banyuwangi, 23 Oktober 2023

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................ ii

DAFTAR ISI ....................................................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ................................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah ........................................................................... 2
1.3 Tujuan .......................................................................................... 2
1.3 Manfaat .......................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN .......... ......................................................................... 3

2.1 Mengorganisasikan Pesan Bisnis .................................................... 3
2.2 Memformulasikan Pesan Bisnis ...................................................... 6
2.3 Revisi Pesan Bisnis ......................................................................... .9

BAB III PENUTUP . ........................................................................................... 12

3.1 Kesimpulan .................................................................................... 12
3.2 Saran ................................................................................................ 13

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 14

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada

para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-
pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa
yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-
tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi,
motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah
suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator.

Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik

sebagai berikut: Subjek dan tujuan harus jelas, semua informasi harus berhubungan
dengan subjek dan tujuan, ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara
yang logis, semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Revisi dalam organisasi atau perusahaan sangat diperlukan agar pesan-pesan

bisnis yang telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau
disempurnakan untuk menghindari terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan lainnya,
sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki. Menulis pesan-pesan
bisnis sangat berbeda dengan menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi. Dalam
menulis pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga, dan waktu
yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan-pesan bisnis cenderung
dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun
format penulisannya.

Keterampilan dalam merevisi pesan-pesan bisnis sangat diperlukan oleh para

pelaku bisnis agar maksud dan tujuan yang dikehendaki bisa sesuai dengan apa yang
direncanakan. Pemilihan kata yang tepat dan pengembangan paragraf yang efektif
sangat diperlukan dalam pembuatan revisi pesan-pesan bisnis yang efektif.

1
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang di atas dapat diambil rumusan masalah antara
lain,
1. Bagaimana cara mengorganisasikan pesan bisnis?
2. Bagaimana cara memformulasikan pesan bisnis?
3. Bagaimana cara merevisi pesan bisnis?
1.3. Tujuan Penelitian
Berdasarkan pemilihan rumusan masalah di atas dapat di ambil tujuan ,antara lain,
1. Mengetahui penjelasan mengenai pengorganisasian pesan bisnis.
2. Mengetahui cara memformulasikan pesan bisnis.
3. Mengetahui bagaimana cara merevisi pesan bisnis.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat sebagai berikut.
1. Bagi penulis
Makalah ini diharapkan dapat bermanfaat dalam pembelajaran untuk lebih
mengenal tentang pengorganisasian dan revisi pesan bisnis.
2. Bagi Mahasiswa
Makalah ini diharapkan dapat bermanfaat untuk memperluas dan
menambah pengetahuan tentang pengorganisasian dan revisi pesan bisnis.
3. Bagi Universitas
Makalah ini diharapkan bermanfaat untuk pihak universitas dalam
memberikan kesempatan belajar mahasiswa tentang pemahaman
pengorganisasian dan revisi pesan bisnis.
4. Bagi Masyarakat
Makalah ini diharapkan dapat bermanfaat bagi masyarakat dalam
menerapkan pengporganisasian dan revisi pesan bisnis dalam sehari-hari.

2
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengorganisasian Pesan Bisnis
Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi,
peneglompokan, dan urutan butir-butir pesan. Pesan yang tidak diorganisasikan
dengan baik akan sulit dipahami dan dapat berakibat adanya frustasi pada penerimanya.

Hal – hal berikut bisa menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis.

1. Bagian awal terlalu panjang

Sering kali pesan pembuka terlalu panjang hingga beberapa paragraf. Bagian
awal yang terlalu panjang akan menyulitkan penerima dalam memahami ide
pokoknya. Terlebih lagi apabila ide pokok disajikan terlalu ringkas.
2. Memasukkan hal – hal yang tidak relevan dan tidak logis
Hal – hal yang tidak relevan dan tidak logis hanya akan memperpanjang pesan
bisnis, membuang waktu, dan mengamburkan pesan pokok.
3. Informasi penting terlupakan.
Informasi penting sering terlupakan karena perhatian terpusat pada penyajian
ide – ide pendukung atau pelengkap.
4. Peneglompokan dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis.
5. Butir – butir pesan bisnis yang idak dikelompokkan dengan baik dan tidak
disajikan secara kronologis bisa membingungkan penerima satu sama lain.

Pesan bisnis berorientasi pada penerima. Tujuan pesan bisnis adalag

pemahaman penerima, bukan semata – mata menghasilkan pesan bisnis. Oleh
karena itu mengorganisasikan pesan dengan baik akan mempercepat dan
meningkatkan efisiensi penyusunan pesan. Pesan yang diorganisasikan dengan
baik akan memberikan beberapa manfaatm yaitu: (1) membantu audiens
memahami pesan, (2) membantu audiens menerima pesan, (3) menghemat waktu
audiens dan (4) menyederhanakan tugas komunikasi (Bovee dan Thill, 2003:136)

3
 Bagaimana cara mencapai pengorganisasian pesan yang baik?
Mengorganisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan melalui tiga langkah
berikut :

1. Menetapkan ide/gagasan pokok

semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan spesifik. Setiap
pesan bisnis memiliki satu ide/gagasan pokok. Ide/gagasan pokok merupakan
inti atau tema sentral pesan. Dalam bab 5 telah disebutkan adanya tiga teknik
untuk menentukan ide/gagasan pokok, yaitu brainstroming, minta petunjuk
atasan dan mengulang kebiasaan.
2. Mengelompokkan ide/gagasan
Ide pokok biasanya didukung oleh beberapa ide pendukung. Dalam
menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks, pembuatan diagram skematis
atau kerangka akan membantu membayangkan hubungan antara bagian- bagian
pesan.
3. Memtusukan pola atau pendekatan urutan gagasan.
Setelah menetapkan ide pokok dan mengelompokkan ide, perlu diputuskan
pola atau pendekatan yang dipergunkan dalam menentukan urutan penyajian
ide /gagasan. Terdapat 2 pola atau pendekatan yang dapat digunakan, yaitu:
a. Pendekatan deduktif atau langsung (direct apporch)
Pendekatan deduktif merupakan pola urutan penyajian ide dimana ide
pokok ditempatkan dibagian awal, baru kemudian diikuti ide-ide
pendukung atau argumentasi atau bukti – bukti. Pendekatan ini
dipergunakan apabila penerima pesan diperkirakan akan berekasi netral
atau merasa senang saat menerima pesan tersebut.
b. pendekatan induktif atau tak langsung (indirect appoarch)
pada pendekatan induktif, argumentasi atau bukti – bukti pendukung disajikan
dibagian awal diikuti oleh ide pokok. Pendekatan induktif dipergunakan untuk
pesan – pesan yang diperkirakan bisa menimbulkan rekasi negatif atau untuk

4
berita yang tidak menyenangkan atau penerima diperkirakan akan menolak
gagasan yang disampikan kemudian bersikap skeptis.
Kedua pendekatan tersebut bisa digunakan dalam sebuah pesan singkat
(informal) maupun pesan panjang (formal).

Berdasarkan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan bisnis,

yaitu:
1. Direct request
Direct request atau permintaan langsung adalah pesan yang
penyampaiannya langsung pada poin yang dituju, dapat berbentuk surat
dan memo. Misalnya, membuat surat penawaran kepada audiens yang
tertarik dan memiliki hasrat tinggi terhadap suatu produk. Permintaan
langsung sebaiknya menggunakan pendekatan langsung.
2. Pesan rutin, good news atau good will.
Pesan rutin adalah pesan atau informasi yang disampaikan
secara rutin yang merupakan bagian dari bisnis tetap. Penerima pesan
rutin pada umumnya bersikap netral. Good news atau good will adalah
berita yang menimbulkan reaksi positif dari penerima. Misalnya,
informasi penerunan harga, undangan, ucapan selamat, dan lain- lain.
Pesan – pesan seperti itu sebaiknya disusun dengan pendekatan
langsung karena reaksi audiens netral atau positif.
3. Bad News
Bad news adalah pesan – pesan yang tidak menyenangkan dan
berpotensi menimbulkan kekecewaan. Misalnya penolakan lamaran
kerja, penolakan kredit, penurunan pangkat, dan rasionalisasi pekerja.
Pesan seperti itu sebaiknya menggunakan pendekatan tak langsyng. Inti
pesan dibuat dengan bahasa halus dan tidak ditempatkan di bagian awal.
4. Pesan persuasif
Pesan persuasif bertujuan membujuk dan penerima tidak tertarik
pada pesan tersebut. Ada kemungkinan penerima akan bereaksi

5
 negatif.oleh karena itu, sebaiknya pesan disusun dengan pendekatan tak
langsung.

2.2 Memformulasikan Pesan Bisnis

Setelah mengikuti tiga langkah pengorganisasian tersebut di atas, selanjutnya

dilakukan penyusunan naskah bisnis. Ketika menyusun naskah pertama kali, hal-hal
yang harus diperhatikan adalah gaya dan nada. Walaupun dapat diperhalus dalam
tahap revisi, gaya dan nada sebaiknya ditentukan sejak awal untuk menghemat
waktu penulisan ulang. Pilihan kata kata disesuaikan dengan nada yang dikehendaki.

1. Mengendalikan Gaya dan Nada

Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan secara
keseluruhan. Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada yang sesuai dengan
peristiwa. Struktur kalimat dan kosakata yang dipergunakan disesuaikan dengan sifat
pesan dan hubungan dengan penerima. Gaya dan nada yang sopan dan bersahabat
memungkinkan jalur komunikasi tetap terbuka.

Kemampuan penggunaan bahasa dapat menunjukkan kualitas pribadi dan ciri khas
seseorang. Gaya yang jelas, ringkas, dan benar yang secara tata bahasa dipadukan
dengan norma-norma kelompok atau organisasi. Setiap organisasi pada umumnya
memiliki gaya tersendiri dan menggunakan kosakata tertentu yang cenderung sama.
Meskipun berbagai situasi memerlukan nada yang berbeda, dewasa ini komunikator
bisnis pada umumnya menggunakan nada percakapan yang terdengar praktis, tidak
terlalu formal dan membosankan. Penggunaan bahasa sederhana yang mirip bahasa
percakapan akan lebih mudah dipahami.

Untuk mencapai nada yang hangat dan praktis. hendaknya tidak lalu ditunjukkan
keakraban atau keintiman, humor digunakan dengan sangat hati-hati tidak berkotbah,
dan tidak menggunakan bahasa berlebihan agar tidak terkesan sombong. Agar
komunikasi berhasil, komunikator bisnis harus dapat menjaga kredibilitas agar bisa
dipercaya. Kredibilitas bisa ditentukan dari interaksi yang selama ini telah terjadi.

6
Namun bila belum saling mengenal, informasi biasanya mengenai kredibilitas
komunikator yang bisa diperoleh dari pihak lain. Pemahaman terhadap situasi dan
penggunaan kata-kata yang menggambarkan rasa percaya diri dapat meningkatkan
kredibilitas komunikator.

Komunikasi yang efektif memegang peranan penting dalam bisnis. Komunikasi

bisnis tertulis dikatakan efektif apabila memenuhi karakteristik sebagai berikut
(Quible, et. all, 1996: 27):

1. Courtesy (sopan santun)

Nada sopan dan santun akan membuat penerima merasa dihargai dan dihormati.
Penggunaan kata-kata berkonotasi positif, gender-neutral (penggunaan kata tidak
membedakan jenis kelamin), dan permohonan maaf yang tulus akan meningkatkan
citra komunikator.

2 Correctness (tepat/benar)

Tidak terdapat kesalahan dalam penulisan, format, tanda baca, penggunaan kata, ejaan,
dan tata bahasa. Penggunaan kata-kata dan istilah (jargon) yang tidak familiar akan
membingungkan para audiens.

3. Conciseness (ringkas)

Menggunakan kata, kalimat, dan paragraf yang relevan secara ringkas. Tidak
menggunakan kata-kata vang mubazir dan tidak mengulang kata kata yang tidak perlu.
Penggunaan kalimat aktif diutamakan karena lebih mantap, ringkas, dan secara umum
lebih mudah dipahami. Kalimat pasif hanya dipergunakan untuk memperlunak berita
buruk.

4 Clarity atau Clearness (jelas)

Kata-kata mudah dimengerti hanya dengan sekali baca dan tidak menimbulkan
keraguan. Kalimat-kalimat tidak terlalu panjang dan bertalian secara logis (coherence).

7
 5. Concreteness (tepat)

Tidak menimbulkan kesalahan interpretasi karena disajikan secara spesifik dan tidak
biasa.

6. Completeness (lengkap)

Memberikan informasi lengkap sesuai kebutuhan dan keinginan penerima. Informasi

yang tidak lengkap bisa mengakibatkan kerugiaan (misalnya, gagalnya penjualan, rugi
waktu, pengembalian barang, dan kehilangan pelanggan potensial)

2. Mengembangkan Paragraf yang Logis

Paragraf adalah kumpulan dari kalimat yang berhubungan dengan satu topik umum.
Paragraf adalah satu kesatuan unit pemikiran. Setiap paragraf merupakan bagian
penting dari keseluruhan pesan. Panjang dan bentuk paragraf amat bervariasi.
Komunikasi dapat dilakukan secara efektif hanya dengan satu paragraf pendek atau
paragraf panjang hingga beberapa halaman. Pada umumnya, paragraf pendek lebih
mudah dibaca dan dipahami dibandingkan paragraf panjang.

Paragraf umumnya terdiri atas tiga unsur, yaitu kalimat topik, kalimat pendukung
topik, dan unsur peralihan. Kalimat topik mengungkapkan subjek dari paragraf dan
bagaimana subjek akan dikembangkan. Paragraf di kembangkan melalui deretan
kalimat berkaitan yang menyediakan rincian atau dukungan mengenai kalimat topik.
Agar paragraf dapat diatur dalam urutan yang logis dan terpadu, diperlukan beberapa
unsur peralihan, seperti penggunaan kata sambung, ungkapan, kata ganti, dan kata-kata
yang sering dipasangkan (misalnya, kata maksimum dengan minimum, untung dengan
rugi, legal dengan ilegal).

Paragraf bisa dikembangkan dengan banyak cara. Terdapat lima teknik yang paling
umum dipergunakan untuk mengembangkan paragraf, yaitu

1. Ilustrasi: mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasi atau contoh-contoh

8
yang dapat memperjelas ide pokok.

2. Perbandingan atau kontras: mengembangkan paragraf dengan menguraikan

persamaan dan perbedaan.

3. Sebab akibat: mengembangkan paragraf dengan teknik sebab-akibat dan

memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.

4. Klasifikasi: mengembangkan paragraf dengan memecah ide umum menjadi

beberapa kategorii spesifik.

2.3 Revisi Pesan Bisnis

Revisi (perbaikan) pesan merupaan tahap terkhir dalam tahap penyusunan
pesan bisnis. Pada tahap ini, dilakukan kegiatan menyunting atau editing,
menulis ulang pesan, memproduksi pesan, dan mencetak pesan. Tahap revisi itu
perlu dilakukan untuk memastikan bahwa pesan yang direncanakan dan disusun
sudah bebas dari kesalahan.
1. Menyunting pesan (editing)
Menyusun pesan bisnis memerlukan proses yang sangat hati-hati. Draft
pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang atau review dan diperbaiki
lagi, baik dari sudut isi maupun gaya Bahasa yang digunakan,
ogrnaisasi, serta format penulisannya. adapun 2 langkah dalam
menyunting pesan antara lain :
a. Mengevaluasi isi dan organisasi
b. Meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan

2. Menulis ulang pesan

Dokumen bisnis dapat meningkatkan citra perusahaan. Dokumen yang
ditulis ulang umumnya lebih mantap dan kuat. Namun, perhatan dan

9
 waktuyang digunakan untuk melakukan perbaikan kata dan kalimat
hendaknya disesuaikan dengan batasan waktu (deadline).
Ketika menulis ulang, perhatian ditujukan pada setiap kata yang
memberikan kontribusi pada kalimat yang efektif dan pengembangan
kalimat agar menjadi paragraph yang bersambung secara logis. Banyak
dokumen bisnis membengkak karena menggunakan kata-kata dan
ungkapan yang tidak perlu. Bagian bagian yang mengganggu
dihilangkan atau dihapus, tentunya setelah terlebih dahulu menyimpan
arsip versi sebelumnya.
Setelah penulisan ulang dlakukan dengan baik, dokumen bisnis
kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula.
Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap, dan kuat.

3. Memproduksi pesan
Setelah puas dengan isi pesan, organisasi, gaya, kemudahan dibaca,
pilihan kata, pengembangan paragraph, menulis ulang pesan, dan proses
pembuatan pesan belum selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau
diketik secara manual atau elektronik.
Pada masa sekarag ini, sebagian besar dokumen bisnis diproduksi
menggunakan computer. Berbagai aplikasi dipergunakan untuk
membuat desain agar pesan lebih menarik.
Desain yang efektif akan memberi pedoman kepada pembaca dalam
menyimak seluruh isi dokumen. Desain yang menarik belum tentu
efektif, oleh karena itu, desain yang menarik dan efektif menjadi sasaran
penting dalam memproduksi pesan. Perlu hal-hal yang diperhatikan
agar desain pesan bisnis lebih efektif:
a. Konsistensi
b. Seimbang
c. Terkendali

10
 d. Rincian
4. Mencetak pesan
Setelah menyusun pesan dari awal sampai akhir, langkah terakhir
adalah mencetak pesan. Mencetak dokumen yang belum final (proof
sheet) dengan printer dapat dilakukan menggunakan pilihan print
quality yang lebih rendah atau (economode) untuk menghemat toner
atau tinta. Membaca cetakan percobaan atau (proof reading) dilakukan
untuk memeriksa kebenaran seluruh isi pesan, organisasi, format, dan
desain. Setelah puas, pesan dicetak kembali dengan best quality dan
selanjutnya didistribusikan kepada penerima.

11
 BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Dalam menjalankan tugasnya di perusahaan seseorang akan melakukan
berbagai tugas Komunikasi, baik secara lisan maupun tulisan.Apapun tugas kita dan
seberapa kompleks tugas Komunikasi yang harus dijalankan, Komunikasi efektif
merupakan kunci untuk berhasil. Selain itu, Pesan-pesan bisnis harus hidup, ringkas
dan mudah dibaca untuk mendapatkan perhatian yang diinginkan dari pembaca.
Sasaran penulisan yang efektif adalah menyatakan gagasan bukan mengesankan
penerimaan. Cara terbaik untuk melakukan penulisan pesan bisnis yang efektif adalah
mengikuti proses penulisan sistematis. Komunikator bisnis yang efektif melakukan
sejumlah langkah sistematis ketika menyusun komunikasi tertulis. Kemampuan
menulis pesan-pesan bisnis merupakan modal yang sangat berharga untuk tercapainya
tujuan komunikasi bisnis yang efektif. Memahami dasar-dasar komunikasi tertulis
sangat penting dan kritikal karena pentingnya penulisan yang baik dalam aktifitas
bisnis sehari-hari yang bersifat rutin mengetahui apa yang akan anda katakan atau
sampaikan dan bagaimana anda menyampaikannya juga sama pentingnya. Jadi anda
perlu mendesain pesan-pesan yang mempunyai makna yang jelas dan dapat
menciptakan impresi/kesan yang menguntungkan.

12
3.2. Saran
Bagi penyusun bisa menambah referensi sehingga tidak terpaku pada
satu materi saja dan bisa eksplor materi lebih banyak sehingga bisa
tersampaikan secara detail dan lugas.

Bagi teman-teman pembaca materi yang kami sampaikan bisa

bermanfaat dan menambah ilmu baru tentang pengorganisasian dan revisi pesan
bisnis .

Bagi dosen alangkah baiknya jika menyarankan referensi buku atau

jurnal yang berkaitan dengan materi sehingga penyusun tidak kebingungan dan
tidak terpaku hanya pada satu referensi saja.

13
 DAFTAR PUSTAKA
Dewi, S. (2007). KOMUNIKASI BISNIS. Yogyakarta: C.V ANDI OFFSET.

14