MAKALAH NEGOSIASI DAN KOMUNIKASI BISNIS

“Cara Mengavaluasi Isi, Organisasi Pesan, Gaya Ketepatan Kata

Dalam Bisnis”

DISUSUN OLEH:

KELOMPOK I
1. ADINDA
2. ALDI REVALDO
3. ANDI ANINDITA KHAIRUNNISA

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

INSTITUT TEKNOLOGI DAN BISNIS NOBEL INDONESIA
MAKASSAR

2023
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat ALLAH SWT yang telah
memberi rahmat dan karunia-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah
ini yang berjudul “ Cara Mengavaluasi Isi, Organisasi Pesan, Gaya Ketepatan
Kata Dalam Bisnis”. Kami mengucapkan terima kasih kepada dosen pengampu
kami ibu Dosen Nur Andini Sudirman S. Psi., M. Psi., kelompok kami sangat
berharap semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi
pembaca. Bahkan kami berharap lebih jauh lagi agar makalah ini bisa di
praktikkan dalam kehidupan sehari-hari. Bagi kami sebagai penyusun merasa
bahwa masih banyak kekuragan dalam penyusunan makalah ini karena
keterbatasan pengetahuan dan pengalaman kami. Untuk itu kami sangat
mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi
kesempurnaan makalah ini.

Makassar, 30 Oktober 2023

Kemolok I

ii
DAFTAR ISI

iii
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Bisnis merupaka kegiatan usaha yang dijalani seseorang baik bidang
perdagangan(niaga), perindustrian maupun kegiatan usaha. Dalam bisnis
memerlukan beberapa tahapan seperti perencanaan(planning) maupun forcasting
(peramalan). Dan dalam bisnis juga mmembutuhkan komunikasi yang baik antara
atasan dengan bawahan (vertikal) ataupun bawahan dengan sesamanya
(horisontal). sebab komunikasi merupakan faktor utama tercapainya planning
akan bisnis yang dijalani baik dala pencapaian visi dan misi perusahaan.
Komunikasi dapat dilakukan secara langsung maupun tidak langsung.
Dimana komunikasi langsung biasanya berupa intruksi maupun perintah. Namun
bentuk komunikasi itu sendiri dapt berupa verbal maupun nonverbal. Dan hasil
yang dikirimkan dan diterima dari komunikasi tersebut bisa disebut pesan. Pesan
bisnis itu sendiri ada yang tertulis maupun lisan. Namun dalm menyusun pesan
bisnis membutuhkan pengorganisasian yang baik. Dimana pengorganisasian yang
baik dalam pesan bisnis mampu membantu audience memahami pesan, membantu
audience menerima pesan dengan mudah, menhemat waktu audience,
mempermudah pekerjaan komunikator.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan paparan latar belakang permasalahn diatas, maka rumusan
masalah dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Apa pengertian Perencanaan pesan-pesan bisnis?
2. Apa tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis?
3. Mengapa pengorganisasian sangat penting dalam membuat pesan-
pesan bisnis?
4. Apa manfaat pengorganisasian pada pesan-pesan bisnis?
5. Bagaimana cara memilih gaya ketepatan kata pada pesan-pesan
bisnis?
C. Tujuan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah di atas maka tujuan pembuatan makalah
sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui apa itu perencanaan pesan-pesan bisnis
2. Untuk mengetahui tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis
3. Untuk mengetahui pentingnya pengorganisasian dalam membuat
pesan-pesan bisnis
4. Untuk mengetahui manfaat pengorganisasian pada pesan-pesan
bisnis
5. Untuk mengetahui cara memilih gaya ketepatan kata pada pesan-
pesan bisnis

2
 BAB II
PEMBAHASAN
1. TINJAUAN PUSTAKA
A. PENGERTIAN PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah srategi bagi
pencapaain tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu
faktor penentu keberhasilan komukaksi. Pesan-pesan bisnis yang terencana
dengan baik akan memepermudah pencapaian tujuan komunikasi.
Menurut Murfhy, agar penyampaian pesan-pesan bisnis dapat dilakukan
secara efektif, beberapa tahapan penting berikut ini harus diperhatikan:
mengetahui apa tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis, bagaimana menganalisis
audiens, memilih dan menentukan ide, gagasan, atau pesan-pesan bisnis apa yang
akan disampaikan kepada pihak lain, bagaimana mengumpulkan fakta atau
tamuan penting guna mendukung pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan
kepada pihak lain, dan bagaimana membuat outline pengorganisasian pesan-pesan
bisnis. Perencanaan pesan-pesan yang baik harus mempertimbangakan beberapa
tahapan penting agar penyampaian pesan-pesan bisnis itu efektif dan efesien.

A. Proses komunikasi
Proses komposisi (composition process), pesan bisnis yang disampaikan
kepada pihak yang lain memerlukan komposisi yang sesuai dengan tujuan dan
kepentingan yang hendak dicapai. Dalam dunia bisnis komunikasi telah
merupakan aktivitas rutin, meskipun demikian pesan komunikasi perlu disusun
dalam komposisi yang menjadikannya efektif dan efesien. Penata komposisi pesan
dalam komunikasi bisnis perlu memperhatikan tiga tahapan yaitu:
1. Perencanaan
Dalam fase perencanaan (planning phase), diperkirakan hal-hal yang
cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi. Audiens yang akan
menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, dan
saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan.
Disamping itu, intonasi yang perlu diatur, apakah melemah,mendatar, atau

3
 meninggi. Yang terpenting adalah menyiasati yang ada, sehingga tujuan
yang dikehendaki dapat dicapai.
2. Organisasi dan komposisis
Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana
mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya dituangkan dalam bentuk draft
yang berkaitan dangan komitmen pikiran anda yang dimulai dengan
merangkai kata, kalimat, paragraf dan memilih ilustrasi yang diperlukan
untuk mendukung ide pokok bahasannya.
Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau
pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karenanya perlu
diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kaliamat, dan paragraf
yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si
penerima pesan.
3. Rivisi
Setelah ide-ide dituangakan dalam kata-kata, kaliamat, maupun paragraf ,
perhatikan apakah kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah
diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah
kembali baik dari sisi subtansi pesan yang ingin disampaikan, tetapi juga
bagaimana gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan
bagaimana tingkat pemahamannya.
Kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/
perbaikan-perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan
sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

Oleh karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka
penyampaian pesan-pesan bisnis perlu tatap memperhatikan bagaimana
perencanaan, pengorganisasian dan mengomposisi, serta revisi pesan-pesan bisnis
secata jelas dan seefektif mungkin.

B. TUJUAN PENYAMPAIAN PESAN-PESAN BISNIS

4
 a. menganalisis audiens
setelah menentukan maksud dan tujuan penyampaian pesan-pesan
bisnis, tahapan berikutnya adalah bagaimana menganalisis audiens( pembaca),
yaitu apa, siapa, bagaimana, dan kapan sebaiknya pesan-pesan bisnis itu
disampaiakan. Apa yanag diinginkan atau diharapkan audiens terhadap suatu
pesan-pesan bisnis? Apa latar belakang (pendidikan, usia, jenis kelamin, jabatan,
pekerjaan, dan budaya) audiens?. Siapa yang menerima pesan-pesan bisnis?.
Bagaimana audiens dengan mudah dapat menerima pesan-pesan bisnis? Kapan
sebaiknya pesan-pesan bisnis disampaikan kepada audiens? Dengan pemahaman
yang tepat terhadap audiens akan dapat mempermudah dan memperlancar
penyampaian suatu pesan-pesan bisnis.
b. menentukan ide/gagasan/pesan-pesan bisnis
setelah menganalisis audiens, tahap berikutnya adalah menentukan
ide, gagasan, atau pesan-pesan bisnis yang ingin disampaikan kepada pihak lain.
Disini hal yang menjadi fokus adalah subtansi daripesan-pesan bisnis yang ingin
disampaikan kepada pihak lain, yang tentu saja sangat bervariasi tergantung pada
maksud dan tujuan dari penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut. Dalam
kaitannya dengan dunia korespodensi bisnis, pesan-pesan bisnis dapat berupa
antara laian: surat permintaan informasi produk, surat penawaran produk baru,
surat pemesanan produk, surat pengaduan pelangga, surat tanggapan/jawaban
kepada pelanggan, surat pertanyaan, surat gugatan kepada pihak lain, surat
konfirmasi pesanan, surat referensi, dan aneka surat perjanjian.
C. membuat outline pengorganisasian pesan-pesan bisnis
Tahapan terakhir dalam menentukan perencanaan pesan bisnis
adalah membuat outline pengorganisasian pesan-pesan bisnis. Pembuatan sebuah
outline pada dasarnya mencakup tantang poin penting apa yang ingin disampaikan
kepada pihak lain serta bagaimana tata urutan yang logis dan sistematis.
Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang baik, runtut, dan logis akan
mempermudah pemahaman pesan-pesan bisnis bersangkutan.

5
C. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS
a. pentingnya pengorganisasian yang baik
agar dapat mengorganisasiakan pesan-pesan bisnis dengan baik, ada
empat hal perlu diperhatikan, yaitu:
1. subjen dan tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis harus jelas
Pengirim pesan-pesan bisnis harus menentukan pesan-pesan bisnis apa
yang akan disampaiakan kepada pihak lain. Di samping itu, ia juga harus
memahami dengan baik apa maksud dengan tujuan dari penyampaian
pesan-pesan bisnis tersebut. Secara umum, tujuan penyampain pesan-
pesan bisnis adalah menginformasiakan pesan-pesan bisnis,
memepengaruhi penerima pesan, aatau melakuakan kerja sama
(kalaborasi) dengan pihak lain.
2. Semua pesan-pesan bisnis yang di sampaikan haus berhubungan dengan
subjek dan tujuan
Usahakn pesan-pesan bisnis yang di sampaiakan kepada pihak lain
berkaitan dengan subjek dan tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis.
Penyampaian pesan-pesan bisnis yang tidsk fokus pada subjek dan
tujuannya, dengan sendirinya akan menyebabkan pencapaian tujuan
menjadi tidak optimal. Di samping itu, hal tersebut juga dapat menjadiakn
suatu pesan yang disampaikan menjadi bias dan kabur.
3. Ide-ide atau gagasan harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang
logis
Agar pesan-pesan bisnis dapat di pahami dengan mudah oleh penerima
pesan, maka ide/gagasan tersebut harus dikelompokkan secara logis dan
runtut. Di samping itu, pengelompokkan ide/gagasan yang baik juga dapat
membantu mempercepat pencapaian tujuan-tujuan bisnis yang telah
ditetapkan sebelumnya.
4. Semua pesan-pesan bisnis yang penting harus sudah tercakup di dalamnya
Perlu dilakukan pengecekan ulang untuk memastikan bahwa subtansi
pesan-pesan bisnis yang disampaikan benar-benar sudah termasuk di
dalamnya. Dalam praktek, bisa saja terjadi pesan-pesan bisnis yang

6
 penting dan seharusnya di samapaikan menjadi terlipakan, sementara
pesan-pesan bisnis yang tidak penting menjadi dominn dalam suatu pesan.
Apabila hal ini terjadi, pesan-pesan bisnis yang disampaikan akan menjadi
tidak efektif.

D. MANFAAT PENGORGANISASIAN YANG BAIK

1. membantu penerima pesan memahami suatu pesan
Dengan mengemukakan pion-poin penting secara jelas, menyusun
ide-ide secra logis dan runtut, serta memasukkan semua informasi yang
relevan dalam pesan, penerima pesan akan lebih mudah dapat memahami
maksud/tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis secara baik.
2. membantu penerima pesan penerima suatu pesan
Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang baik disamping
membantu penerima pesan dlaam memahami maksud dan tujuan
penyampaian pesan-pesan bisnis, tetapi juga membantu penerima pesan
agar dapat menerima isi pesan tersebut.
3. menghemat waktu
Apabila pesan-pesan bisnis tidak terorganisasi dengan baik,
penyampaiannya akan menghabiskan waktu bagi penerima pesan
(pembaca). Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-
pesan bisnia yang baik adalah menyampaikan informasi atau ide-ide yang
relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan waktu
pembaca akan dapat dihemat. Dismaping itu, penerima pesan juga dapat
dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan-pesan bisnis yang
disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
4. mempermudah pekerjaan komunikator
Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang baik dapat membantu
pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat
waktu. Hal ini merupakan faktor yang sangat penting dalam dunia bisnis,
agar penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dann efesien.
Dengan mengetahui apa yang ingin disampaiakan, rasa percaya diri

7
 komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasapercaya diri
komunikator, semakin cepat dan efesien ia menyeselaikan pekerjaan.

E. PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

Pemilihan kata merupakan cara memilih kata-kata yang akan digunakan
untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan
yang terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain
dengan mudah dapat dipahami., anda harus dapat memiliki kata-kata
dengan sebaik-baiknya.
Dalam menyampaiakan pesan-pesan bisnis kepada pembaca, peran kata
menjadi penting. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau
sangat asing bagi penerima pesan, bukan saj pemborosn atau membuang-
buang waktu, tetapiyang lebih penting dari itu adalah penyampaian
maksud/tujuan pesan-pesan bisnis tersebut menjadi terganggu. Karena itu,
agar maksud penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dapat tercapai,
perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini:
1. memilih kata-kata yang suadah familiar/dikenal
Dalam menyampaiakan pesan-pesan bisnis gunakanlah kata-kata
yang sudah dikenal, umum, dan lazim sehingga mudah dipahami oleh
pembaca. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang nampaknya
mentereg yang justru hanya membuat bingung pembaca. Karena itu,
diperlukan suatu analisisi pembaca terutama yang berkaitan dengan latar
belakang pendidikan, budaya dan pengalaman mereka. Pemahaman yang
baik terhadap latar belakang pembaca akan memberikan pengaruh yang
baik bagi proses penyampaian pesan-pesan bisnis. Jadi, dengan
pemahaman yang baik atas latar belakang penerima pesan, diharapkan
penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dapat dengn mudah dpahami.
2. memilih kata-kata yang singkat
Dismaping memilih kata-kata yang sudah dikenal, anda juga harus
menggunakan kata-kata yang singkat dan dapat dalam penyampaian
pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata yang singkat dan tepat, selain

8
efisien, juga mudah dipahami oleh pembaca. Meskipun pemilihan kata
yang singkat dan tepat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai
kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar. Misalnya, dalam
penggunaan kata sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Anda hendaknya juga
digunakan secara tepat sesuai dengan pangkat dan kedudukan penerima
pesan tersebut, apakah pangkat dan kedudukan penerima pesan (secara
struktural) lebih tinggi, sederajat, atau lebih rendah dengan pengirim
pesan. Sebagai contoh, jika seorang mengirimkan surat kepada orang lain
yang lebih tua, sebaiknya ia menggunakan kata sapaan Bapak atau Ibu,
dan hindari penggunaan kata Anda. Pemilihan dan penggunaan kata yang
tepat dalam korespondensi bisnis merupakan salah satu bentuk kearifan
dan kedewasaan beerpikir seseoran.
3. memilih kata-kata tang bermakna tunggal.
Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian sebaiknya dihindari
dalam penyampaian pesan-pesan bisnis karena penggunaan kata-kata
tersebut akan mengakibatkan terjadinya penafsiran atau persepsi yang
bermacam-macam. Akibat selanjutnya adalah kemungkinan tidak
tercapainya maksu penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut. Untuk
menghindari penafsiran yang bermacam-macam tersebut, sedapat mungkin
usahakan menggunakan kata yang memiliki makna yang jelas dan tegas.
Di samping itu, juga perlu melihat bagaimana kata tersebut digunakan
dalam konteks bahasan tertentu dan budaya di suatu wilayah atau daerah
tertentu. Perhatikan bahwa adakalanya kata tertentu di suatu daerah
bermakna positif(baik), namun di daerah lain bisa bermakna negatif
(kurang baik/sopan)

9
 BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Sebelum menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada hak lain,
pengiriman pesan harus melakukan pesiapan atau perencanaan dengan
sebaik-baiknya agar pesan-pesan bisnis yang ingin disampaikan kepada
pihak lain dapat dipahami dan diterima dengan baik.
Dalam suatu pesan bisnis yang diorganisasikan dengan baik, semua
informasi penting dan maksud/tujuan penulisan pesan-pesan bisnis
dinyatakan secara jelas. Disamping itu, ide-ide juga disajikan secara logis.
Organisasi yang baik penting karena hal itu membuat pesan-pesan yang
disampaikan menjadi lebih efektif dan memudahkan atau
menyederhanakan pekerjaan komunikator.
B. SARAN
Kami harap bagi pembaca bila menemukan kekeliruan atau kata
yang mempunyai makna menyinggung ataupun salah dalam penerapan
dalam kehidupan pembaca/bertentangan maka kami mohon maaf, karena
kami pembuat makalah ini hanya ciptaan yang mungkin masih memiliki
kekurangan.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Drs. Djoko Purwanto, M.B.A, 2017. Buku Komunikasi Bisnis edisi 5.

Diakses di Surakarta, Oktober 2017

11